Comment normaliser le travail à distance à l'ère du WFH

Depuis la pandémie de COVID en 2020, les entreprises ont signalé un nombre croissant d'employés travaillant à distance ou souhaitant avoir la possibilité de travailler à domicile. Bien entendu, tout le monde s'est rendu compte que cette situation était logique en raison des complications inconnues d'une pandémie de grande ampleur.

Cependant, de nombreux chefs d'entreprise ont eu l'impression que le désir de travailler à distance était uniquement lié à des préoccupations sanitaires ; ils ont négligé la tendance croissante du travail à distance, une tendance qui a explosé en popularité non seulement depuis la pandémie, mais aussi depuis la prévalence des logiciels d'informatique en nuage.

Que vous choisissiez ou non d'adopter un modèle de télétravail hybride ou de travail à domicile, il est bon de prendre en compte les avantages qui découlent d'un tel recadrage.

Avantages de l'essai de modèles de travail à distance

Même si l'introduction d'options de télétravail présente des avantages et des inconvénients, les avantages globaux du travail à distance sont nombreux :

• Diminution de l'absentéisme car les employés ont la possibilité de se reposer ou de travailler à domicile lorsqu'ils sont malades ou épuisés, ce qui leur permet de rester à jour dans leurs tâches tout en se rétablissant.

• Une confiance accrue entre vous et vos employés lorsque vous leur offrez la liberté et la responsabilité de travailler à domicile.

• Permet aux employés de plaider pour leur propre santé et sécurité, ce qui les rend plus à l'aise pour expliquer leurs besoins et parvenir à un objectif commun.

• Souplesse en cas de maladie, car avec un personnel tournant au bureau, les responsabilités sont partagées plus largement au cas où quelqu'un aurait besoin de remplacer quelqu'un d'autre.

• Une meilleure communication entre les équipes et les départements en raison de l'absence de proximité physique et de vérifications à la fontaine à eau.

• Économiser sur la location de bureaux, qui comprend également les frais d'électricité, de logement, de parking, de nourriture et de fournitures de bureau.

• Création de meilleurs canaux d'approbation pour les projets de travail, car il doit y avoir un processus clair et littéral pour que les projets ou les demandes soient approuvés par la haute direction, et un système ou un programme de tickets clairement défini peut rationaliser ce processus.

• Un pool de recrutement plus large avec de meilleurs talents, car votre équipe n'a plus besoin d'être en contact physique étroit et peut travailler partout dans le monde, depuis théoriquement n'importe quel pays.

• C'est paradoxal, mais les employés ont une meilleure productivité lorsqu'ils travaillent à distance, parce qu'ils peuvent contrôler leur propre environnement, avec plus ou moins de bruit, de confort et d'adaptations selon les besoins, qui ne sont pas nécessairement disponibles dans un environnement de bureau.

• Le travail à distance est respectueux de l'environnement car il permet d'économiser l'essence dépensée pour se rendre au travail et peut aider votre entreprise à se rapprocher des normes net-zero emissions.

Éléments de base à prendre en considération pour un travail à distance normalisé

Quel que soit le modèle de travail à distance/au bureau que vous développez, il existe quelques points fondamentaux communs à prendre en compte lorsqu'il s'agit de personnaliser une norme pour vous et votre équipe :

Flexibilité

Examinez dans quelle mesure le plan final est flexible au cas par cas, en fonction de l'employé et du service. Quelle flexibilité est autorisée, et comment le chef d'équipe communique-t-il les changements d'horaire ?

Si les employés ont l'habitude de modifier leurs horaires à distance à la dernière minute, cela risque d'interrompre les réunions en personne prévues, mais si l'horaire à distance est trop rigide, les employés risquent de ne pas profiter de la liberté promise par le travail à domicile.

Outils et fournitures nécessaires

Renseignez-vous sur l'équipement ou les fournitures que vous êtes prêt à offrir aux employés à distance, qu'il s'agisse d'un ordinateur portable fourni par l'entreprise ou d'une subvention pour un bureau debout, par exemple.

Par ailleurs, l'assistance technique est absolument essentielle pour les employés, qu'ils soient au bureau ou à l'extérieur. Assurez-vous que votre équipe informatique est accessible et joignable pendant les heures de travail afin que les employés travaillant à distance puissent résoudre facilement les problèmes.

Flux de travail

Réfléchissez à la manière dont les réunions seront organisées et à leur fréquence. Votre entreprise utilisera-t-elle un programme unique comme Zoom ? Ou utilisera-t-elle des appels audio sur Slack ? Ce sont des détails qu'il est bon de régler pour qu'il n'y ait pas de confusion lorsqu'il s'agit d'accomplir le travail.

Considérez l'effet du travail à distance en fonction du flux de travail et des besoins des clients.

Par exemple, un représentant du service clientèle peut travailler efficacement depuis son domicile, tandis qu'un représentant commercial peut être tenu de se rendre au bureau certains jours de la semaine en raison de l'organisation de réseaux et de conférences. Certains types d'emploi se prêtent mieux que d'autres à des conditions de travail à distance, et cela doit être déterminé afin que la direction ne fasse pas accidentellement preuve de favoritisme.

Essayez de normaliser les contrôles hebdomadaires ou bihebdomadaires obligatoires avec les membres de l'équipe. Même s'ils ne durent qu'un quart d'heure, vous serez en contact direct avec vos collègues et vous seriez surpris de voir combien de "petits" problèmes sont soulevés et peuvent s'avérer plus importants par la suite.

Maintenir une routine

Combien de normes existantes peuvent rester en place en l'état ?

Vous souhaitez optimiser et normaliser vos processus organisationnels, mais vous ne voulez pas non plus tout changer du jour au lendemain, car cela pourrait représenter un changement trop important pour les travailleurs. Pensez à préserver le confort et l'utilisation de vos programmes pour faciliter la transition des employés vers un nouveau modèle de travail.

Gardez un œil sur les charges de travail actualisées de vos employés pour vous assurer qu'ils obtiennent la collaboration dont ils ont besoin et qu'ils n'ont pas recours de manière excessive aux heures supplémentaires, car ils s'épuiseraient.

Politique classique (dépassée) de normalisation du travail à domicile

Le modèle classique de télétravail hybride/à forte concentration de bureaux est extrêmement restrictif et les employés ont du mal à l'adopter en raison de l'intensité du contrôle qu'il implique généralement. Le modèle classique et dépassé ressemble à ceci :

• Peu de flexibilité au niveau des horaires et disponibilité obligatoire de 9 à 5
• Le temps d'utilisation de l'écran surveillé est perçu comme une atteinte à la vie privée.
• Les exigences excessives en matière de productivité étouffent les solutions imaginatives et augmentent le stress.

Pourquoi les modèles de travail à domicile dépassés ne fonctionnent-ils pas ?

Le modèle hybride WFH dépassé n'est tout simplement pas adapté à l'environnement de travail moderne dans lequel nous vivons aujourd'hui. Ce n'est pas parce que les employés essaient d'échapper au travail, c'est parce que le manque de flexibilité dans les habitudes de travail les limite de plusieurs façons :

1. Elle sape la confiance que vos employés ont dans leur capacité à gérer leur temps et leurs projets.
2. Augmentation de la charge de travail administratif avec peu de bénéfices en termes de liberté.
3. Isole ceux qui pratiquent le télétravail parce que la "culture" est encore très ancrée dans le bureau physique.
4. Sentiment de punition lorsque le travail à domicile est encore possible, mais fortement découragé.
5. En général, la direction ne met pas fondamentalement à jour les demandes ou les procédures des projets, ce qui nuit à la communication entre les employés.

Modèle de normalisation nouveau et amélioré grâce à des applications logicielles

Le nouveau modèle amélioré de travail à distance a un secret qui est stupidement facile : la FMH s'appuie sur les protocoles logiciels basés sur le cloud que l'entreprise utilise actuellement.

En d'autres termes, la création d'un système de travail à distance peut ne pas nécessiter une refonte complète de vos opérations, mais seulement une ou deux mises à jour logicielles pour permettre un accès hors site plus large. Un exemple de l'une de ces solutions est le logiciel d'instructions de travail de VKS, qui héberge des instructions de travail normalisées et numériques dans son package de base, mais qui dispose également d'un écosystème numérique plus intégré pour les entreprises souhaitant introduire davantage de dispositifs IdO en interne et de mise en réseau hors site.

Pourquoi les solutions SaaS profitent-elles aux modèles de travail à domicile ?

Cela semble simple, mais la nouvelle ère du travail à distance est très propice à l'ère numérique dans laquelle nous vivons. Il est tout à fait logique de suivre le mouvement afin d'apporter le meilleur soutien à vos employés et d'obtenir les meilleurs résultats possibles.

Voici pourquoi le nouveau modèle SaaS est le plus adapté au travail à distance :

• Meilleure sécurité/confidentialité grâce à des options logicielles sous licence
• Plus de points d'engagement personnel : fixation d'objectifs, constitution d'équipes, reconnaissance, apprentissage en ligne et invitations et opportunités de mise en réseau.
• S'appuyer sur une infrastructure sécurisée déjà établie
• Stockage des données dans le nuage, accessible de n'importe où
• Peu de changement opérationnel entre le travail au bureau et le travail à distance
• Évolutif et facilement intégrable à d'autres plateformes à l'aide d'API.

Les meilleurs outils et applications de travail à distance

Il existe un nombre infini d'outils et de logiciels disponibles pour vous aider à organiser la nouvelle structure hybride ou à distance de votre entreprise ; voici quelques-uns des meilleurs :

• Slack est idéal pour un espace de messagerie instantanée à méga-canal ;
• Asana a perfectionné son créneau d'organisation ; Trello est également populaire pour ceux qui souhaitent une mise en page légèrement plus esthétique ;
• Teams, Zoom ou Meet sont des outils de vidéoconférence visuelle populaires ;
• Pour les opérations de fabrication qui nécessitent une combinaison d'opérateurs d'équipement en personne et d'analyse en temps réel hors site, VKS Pro est un exemple de MES tout-en-un, avec des API pour combler les lacunes de la plateforme de votre organisation.