Avez-vous déjà joué aux échecs ? Si oui, je suis sûr qu'au moins une fois, vous avez regardé la reine avec envie et souhaité que toutes vos pièces aient la même polyvalence qu'elle.
Si vous avez déjà ressenti la même chose en regardant votre personnel, il est peut-être temps pour vous d'envisager la formation polyvalente.
Bien sûr, je ne parle pas de la formation polyvalente qui implique un entrepôt, des pneus et des cordes de combat. La formation polyvalente dont il est question dans cet article consiste à former les membres de votre personnel afin qu'ils puissent assumer diverses tâches au sein de l'entreprise, ce qui vous donne un avantage stratégique et réduit votre dépendance à l'égard de certains employés.
Éviter l'échec et mat
L'idée derrière la formation polyvalente est de former les membres de votre personnel à effectuer plusieurs tâches au sein de votre organisation. Non seulement cette pratique est bénéfique à tous les niveaux de l'organisation, mais elle vous permettra également d'acquérir une nouvelle perspective sur vos procédures et de voir votre personnel sous un nouveau jour.
Vous offrir des options
Cela s'est produit au moins une fois dans chaque organisation. « Fred » prend ses premières vacances depuis 10 ans, et une fois qu'il est heureux de ne plus être joignable, quelqu'un au bureau se rend compte que Fred était le seul à savoir comment ajouter des clients à SalesForce…
L'objectif de la mise en œuvre d'un programme de formation croisée est d'éviter des scénarios tels que celui ci-dessus, ainsi que des centaines d'autres scénarios similaires. En formant plusieurs employés à la même tâche, vous bénéficiez non seulement d'une plus grande flexibilité dans l'élaboration des plannings, mais vous avez également davantage confiance dans vos dates prévisionnelles, car la livraison ne dépend plus de personnes spécifiques.
Cela vous aide également à détecter de nouveaux potentiels et points forts au sein de votre personnel qui n'auraient peut-être pas été mis en évidence autrement. Par exemple, qui aurait pu imaginer qu'en plus d'être une excellente soudeuse, Sherry était également une excellente inspectrice en matière de santé et de sécurité ? Ces nouvelles connaissances vous aideront en fin de compte à tirer parti des points forts de votre équipe et à exceller dans ses tâches.
C'est également le moment idéal pour recueillir les réflexions des employés qui travaillent sur de nouvelles tâches, car de nouveaux regards apportent de nouvelles idées et innovations.
Maintenir l'engagement du personnel
La science a prouvé que l'apprentissage est finalement bon pour le cerveau, qui y prend généralement plaisir. Cette pratique est donc non seulement bénéfique pour la santé cérébrale de votre personnel, mais elle contribue également à éviter la monotonie et à maintenir l'intérêt et l'engagement des employés dans leur travail. Elle peut même amener les gens à découvrir de nouveaux talents et compétences qui peuvent les mener vers de nouveaux horizons passionnants au sein de l'entreprise.
Elle présente également l'avantage de favoriser le développement d'une empathie plus profonde sur le lieu de travail. En explorant et en apprenant d'autres tâches et en partageant leurs expériences professionnelles avec d'autres travailleurs, vos employés acquerront une meilleure compréhension globale du fonctionnement de votre organisation. Par exemple, un employé peut ne pas voir l'intérêt de remettre son équipement de protection à sa place après son service, jusqu'au jour où il est chargé de l'inventaire de l'équipement de protection.
Partager la charge
Bien qu'il soit réconfortant de croire que nous sommes uniques et irremplaçables dans nos tâches, il est également très rassurant de savoir que l'on peut, en fait, prendre un congé maladie ou partir en vacances sans causer de stress considérable à son équipe ni ralentir la production.
De plus, dans le cas de tâches manuelles, changer régulièrement de tâche peut contribuer à réduire le risque de blessures liées à des mouvements répétitifs, qui restent l'une des principales causes d'arrêts maladie sur le lieu de travail.
Savoir que les autres membres de votre équipe seront là pour vous lorsque vous aurez besoin d'aide aide tout le monde à rester en bonne santé physique et émotionnelle.
D'un point de vue technique : la formation croisée facilitée grâce à VKS
VKS est un excellent outil pour vous aider à former votre personnel de manière croisée, car il facilite le partage des connaissances au sein d'une organisation. Dans cette section, nous aborderons les fonctionnalités spécifiques de VKS qui peuvent vous aider à développer le potentiel de votre équipe.
Instructions de travail visuelles
Tout le monde n'apprend pas de la même manière. Certaines personnes préfèrent lire des textes descriptifs, d'autres sont plus visuelles et préfèrent les images et les vidéos. Heureusement, les guides VKS vous permettent d'utiliser tous ces supports afin de répondre aux besoins d'apprentissage de chacun. Des guides détaillés et complets réduisent également considérablement le besoin de formation en présentiel et font de l'apprentissage à distance une solution viable. C'est un avantage considérable pour votre initiative de formation croisée, car l'apprentissage peut se faire de manière indépendante pendant le temps libre des employés.
Comment ça marche :
- Avec l'aide de vos experts en la matière, créez le guide le plus complet possible tout en intégrant les meilleures pratiques de votre organisation.
- Tirez parti des pièces jointes et des options de lien pour améliorer encore davantage votre guide.
- Utilisez les formulaires intelligents pour recueillir les commentaires et les questions des opérateurs et utilisez ces données pour optimiser le guide.
Utilisez les étapes expertes et le mode expert
Ces paramètres vous permettent d'utiliser le même guide pour les employés expérimentés et les nouveaux stagiaires. Les employés experts pourront naviguer plus rapidement dans les guides, tandis que les nouveaux arrivants pourront utiliser le même guide, mais avec davantage d'étapes et d'informations pour les aider à accomplir cette nouvelle tâche.
Comment cela fonctionne :
- Assurez-vous que tous les utilisateurs expérimentés ont sélectionné le niveau de compétence « Expert » dans leur profil utilisateur.
- Lorsque vous créez des guides, veillez à identifier toutes les étapes essentielles comme des étapes Expert. Cela permettra aux utilisateurs Experts de passer toutes les étapes qui ne sont pas étiquetées comme telles. Notez qu'il s'agit d'une option contrôlée par l'opérateur. Ainsi, si un utilisateur Expert estime avoir besoin d'une remise à niveau, il peut toujours accéder aux étapes supplémentaires.
- Au moment d'utiliser le guide, les opérateurs experts peuvent se rendre dans le menu Options du lecteur de guide et sélectionner l'option « Passer en mode expert ».
Éléments intelligents
Comme mentionné précédemment, l'utilisation de formulaires intelligents peut vous aider à échanger avec les utilisateurs des guides et à optimiser ces derniers pour les futurs utilisateurs. Les formulaires intelligents, lorsqu'ils sont utilisés conjointement avec des règles intelligentes, peuvent également servir à créer des guides exclusivement destinés à la formation, en les transformant en questionnaires interactifs. Le plus intéressant est que les détails et les informations saisis par les personnes qui suivent ces guides sont accessibles dans la section « Rapport de production ».
Comment cela fonctionne-t-il ?
- Créez des quiz dans le guide à l'aide de formulaires intelligents qui permettent aux utilisateurs de répondre aux questions à l'aide de cases à cocher ou de boutons radio.
- Utilisez des règles intelligentes pour contrôler le comportement du guide en fonction des données collectées dans le formulaire intelligent. Par exemple, si un utilisateur répond correctement à une question, il pourra poursuivre la formation. S'il répond incorrectement, il sera redirigé vers la page contenant les informations dont il a besoin.
- Une fois que l'utilisateur a « terminé » le guide de formation, vous pouvez vous rendre sur la page « Rapport de production » et accéder à toutes les données collectées à partir de ce guide, y compris les réponses des utilisateurs et leurs commentaires ou questions éventuels.