Avec la sortie de VKS 7.1, nous introduisons des améliorations ciblées dans le processus d'approbation. Cette mise à jour vise à améliorer les méthodes utilisées par les auteurs pour obtenir l'approbation des guides destinés à l'atelier. Elle offre un processus d'approbation plus efficace, plus flexible et plus personnalisable.
Voyons comment VKS 7.1 fait passer le processus d'approbation au niveau supérieur.
VKS 7.1 : l'évolution des chaînes d'approbation vers les flux d'approbation
Auparavant, les auteurs utilisaient des chaînes d'approbation, qui étaient des séquences prédéfinies de deux groupes ou plus. Bien qu'efficaces pour les tâches linéaires de base, telles que l'acheminement d'un guide vers l'équipe d'ingénierie avant l'équipe de contrôle qualité, ces chaînes pouvaient s'avérer rigides.
Dans VKS 7.1, les chaînes d'approbation sont remplacées par des flux d'approbation. Cette transition introduit trois améliorations clés.
- Page dédiée aux flux d'approbation : un hub centralisé pour gérer tous les flux d'approbation.
- Séquençage des groupes : un meilleur contrôle de l'ordre d'approbation.
- Sélection avancée des membres : un contrôle précis des membres de l'équipe qui sont informés lorsqu'un groupe d'approbation est notifié.
Pourquoi cette mise à jour est-elle importante ?
En s'éloignant des « chaînes », les groupes d'approbation deviennent flexibles, autonomes et réutilisables. Concrètement, les administrateurs peuvent créer des « flux » personnalisés et flexibles parmi lesquels les auteurs peuvent choisir, tandis que ces derniers peuvent sélectionner l'ensemble de l'équipe ou seulement certains membres lorsqu'ils soumettent un guide.
En d'autres termes, les administrateurs n'ont plus besoin de créer de nouveaux groupes et/ou de nouvelles séquences lorsque des modifications sont nécessaires. Les entreprises bénéficient ainsi d'un meilleur contrôle, en s'assurant que seules les personnes concernées sont notifiées lorsque des guides sont soumis.
Avant d'approfondir notre exemple d'utilisation, il peut être utile de définir d'abord ce que sont les groupes d'approbation et les flux d'approbation.
Que sont les groupes d'approbation ?
Un groupe d'approbation est une équipe d'experts en la matière autorisés à examiner et à valider les guides avant leur publication. Ces groupes agissent comme un pare-feu de qualité, garantissant que chaque instruction est précise, sûre et conforme aux procédures opérationnelles standard.
Pourquoi segmenter les groupes d'approbation ?
Dans un environnement de fabrication complexe, une approche « unique » des approbations crée des goulots d'étranglement et conduit à des oublis. Les groupes d'approbation vous permettent de segmenter le flux de travail par service, lieu et/ou expertise.
Pensez-y de cette façon : vous ne voudriez pas qu'un spécialiste de la chaîne de montage valide une procédure de soudage complexe. En acheminant les guides vers le groupe approprié, vous vous assurez que ce sont les personnes possédant l'expertise la plus pertinente qui donnent leur feu vert.
- Définition rapide : les groupes d'approbation sont des ensembles désignés de parties prenantes chargées d'examiner les guides spécifiques à leur centre de travail, leur service ou leur domaine technique. Ils veillent à ce que seules les procédures normalisées vérifiées par des experts parviennent aux travailleurs sur le terrain.
Que sont les flux d'approbation ?
Un flux d'approbation est une séquence personnalisable de plusieurs groupes d'approbation. Les flux d'approbation servent de blocs de construction modulaires qui peuvent participer simultanément à plusieurs soumissions d'approbation, éliminant ainsi le besoin de recréer des groupes redondants pour chaque nouveau processus.
Par exemple, si vous disposez d'un guide qui doit être approuvé par les équipes de soudage et de contrôle qualité, vous souhaiterez très probablement que le groupe d'approbation du soudage examine le guide avant que quiconque du contrôle qualité ne le voie. Une fois que le groupe de soudage aura approuvé le guide, le contrôle qualité recevra une notification pour examiner le processus.
De plus, les auteurs peuvent utiliser les nouveaux flux d'approbation pour sélectionner des personnes spécifiques au sein de chaque groupe d'approbation. Cela permet d'assouplir les groupes d'approbation et de réduire le volume inutile d'e-mails en ne notifiant que les personnes concernées.
- Définition rapide : les flux d'approbation sont des séquences personnalisables de plusieurs groupes d'approbation. Ils permettent également aux auteurs de processus de sélectionner des membres spécifiques du groupe lorsqu'ils soumettent un guide pour approbation.
Cas d'utilisation : les flux d'approbation de précision en action
Imaginez qu'un ingénieur de fabrication vient de finaliser un guide d'assemblage critique. En raison des enjeux importants liés à ce processus, celui-ci nécessite plusieurs niveaux de validation avant d'être mis en œuvre dans l'atelier.
Plutôt que d'envoyer une notification à une longue liste de destinataires, l'ingénieur déclenche un flux d'approbation afin de s'assurer que les bonnes personnes consultent le document au bon moment.
Révision technique : l'ingénieur sélectionne le groupe « Assemblage ». Pour éviter les goulots d'étranglement, il utilise une sélection granulaire pour désigner un opérateur senior spécifique chargé d'effectuer une révision technique ciblée.
Vérification du contrôle qualité : Une fois que l'expert a donné son feu vert, le flux déclenche automatiquement le groupe « Contrôle qualité ». Là encore, l'ingénieur sélectionne uniquement le personnel de contrôle qualité concerné, s'assurant ainsi que la tâche aboutit au bon endroit.
Le résultat : agilité et efficacité
Cette séquence structurée élimine la fatigue liée aux notifications en n'impliquant que les parties prenantes essentielles. Plus important encore, elle renforce l'agilité de l'entreprise. Les administrateurs peuvent désormais réutiliser ces groupes d'approbation dans différents centres de travail, en assemblant des flux personnalisés en quelques secondes sans jamais répéter le travail.
Les avantages des flux d'approbation
Dans le monde en constante évolution de la fabrication intelligente, la rapidité et la précision sont essentielles. La mise à jour VKS 7.1 transforme votre processus d'approbation en un avantage concurrentiel plus rapide et amélioré pour la normalisation de la qualité.
Voici comment ces améliorations renforcent les capacités de votre équipe :
- Efficacité modulaire : créez vos groupes d'experts une seule fois et utilisez-les partout où ils sont nécessaires. Réutilisez un seul « groupe qualité » dans plusieurs flux d'approbation distincts.
- Réduction du « bruit des e-mails »: seuls les réviseurs spécifiquement sélectionnés sont notifiés et autorisés à approuver, ce qui réduit considérablement le volume d'e-mails inutiles.
- Navigation intelligente : utilisez des filtres avancés pour identifier instantanément le flux correct par emplacement ou centre de travail. Que vous gériez un seul site ou plusieurs dizaines, trouver le bon chemin est un jeu d'enfant.
- Flexibilité ultime : choisissez entre le mode « groupe d'approbation unique » traditionnel ou le nouveau « flux d'approbation » en plusieurs étapes pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Grâce à une interface de soumission repensée et à une page de gestion centralisée, la configuration de votre chemin vers la production n'a jamais été aussi simple. VKS 7.1 garantit que vos guides parviennent plus rapidement à l'atelier, en toute transparence et sans friction.
