La fabrication est une activité compliquée, quelle que soit la façon dont vous vous y prenez. Pour réussir dans ce secteur, les fabricants doivent réunir la bonne combinaison de ressources humaines, de machines et de processus dans la séquence la plus efficace pour créer un résultat de valeur. Comment y parvenir? La réponse est simple : en utilisant des vérifications sans papier ou numériques.
Malheureusement, trop souvent, le papier est l’élément qui lie la main-d’œuvre, l’équipement et les processus. En effet, dans la plupart des usines, vous trouverez des dessins d’assemblage sur papier, des procédures opérationnelles normalisées sur papier, des instructions sur papier, des listes de contrôle sur papier, des vérifications sur papier, etc. Bref, de la paperasse partout, du papier pour tout! Le papier s’accompagne d’une augmentation du nombre de processus rien que pour sa gestion, ce qui rend l’opération plus complexe, mais sans valeur ajoutée.
Avant d’aller plus loin, nous aimerions vous faire savoir que le logiciel VKS permet d’éliminer le papier. Nous fournissons aux fabricants une solution électronique, mobile et visuelle. Nous sommes donc très bien placés pour démontrer les avantages de la numérisation des vérifications à l’aide d’exemples concrets. Dans cet article, nous discuterons également de toutes ces nombreuses vérifications qui se déroulent dans votre usine de fabrication et qui prennent trop de temps, car leur création, leur exécution et leur stockage se font avec du papier.
Nous parlons bien sûr des membres de votre équipe qui utilisent un stylo et du papier pour vérifier les conditions sécuritaires, environnementales, organisationnelles ou autres de votre installation. Ces vérifications peuvent être directement associées à votre programme 5S ou être complètement distinctes. En fait, vous devez rapidement abandonner les vérifications sur papier au profit d’une plateforme électronique mobile pour cinq raisons majeures :
1. Intégration
Lorsque nous parlons d’intégration dans le secteur de la fabrication, nous faisons allusion à des outils capables de réunir au même endroit toutes les données précieuses qui entrent et sortent de l’atelier. VKS a l’avantage d’avoir vu le jour dans un atelier pour répondre à ces mêmes besoins précis de gestion de flux de données. Ainsi, toutes les capacités de vérification essentielles sont intégrées au logiciel. Vous vous en rendez compte? L’intégration de votre fonction de vérification à une autre application pratique comme VKS permet de réunir deux flux de processus distincts et de les gérer beaucoup plus facilement, tout en garantissant un accès plus aisé.
Avant de continuer, mentionnons que l’intégration constitue un avantage encore plus significatif si elle est également mobile. Cela permet au logiciel d’être accessible non seulement à partir de divers endroits, mais aussi sur différents types d’appareils. VKS est une application Web qui requiert juste une connexion Internet pour vous offrir l’accès aux formulaires de vérification électronique, réduisant ainsi la transcription de données redondantes et les risques d’erreurs liés à la saisie manuelle.
2. Traçabilité
La traçabilité n’est pas possible sans stockage, et ces deux concepts paraissent simples. Cependant, si vous utilisez des vérifications sur papier, il peut s’avérer très difficile pour vous de retrouver des renseignements précis comme des informations sur une blessure ou sur un problème de qualité relatif à un produit fini qui est imputable à une condition déjà vérifiée. Si vous effectuez vos vérifications sur papier et rangez les résultats dans des classeurs, vous pourriez éprouver des difficultés à trouver une vérification précise effectuée sur une chaîne particulière, pour un produit particulier, par une personne particulière, etc..
Par exemple, ATM, une entreprise au service des industries de l’aérospatiale et de la défense, peinait à enregistrer des informations diverses pour chaque pièce se trouvant sur la chaîne de montage. De plus, ATM devait le faire dans les plus brefs délais afin de répondre aux attentes des clients. Cependant, après la mise en œuvre de la solution VKS, le fabricant a beaucoup aimé le filtre intégré de recherche de rapport qui lui permet de retrouver le numéro de série de chaque pièce, le nom de l’opérateur et d’autres données importantes.
Pour revenir aux vérifications sur papier, imaginez une situation où vous vous souvenez d’un incident qui a eu lieu dans le passé et qui a probablement été consigné lors de la vérification, mais vous n’avez aucune idée de la date de l’incident ni des personnes impliquées. Vous vous retrouvez donc en train de parcourir des centaines, voire des milliers, de pages pour essayer de trouver des informations sur un événement qui a eu une incidence sur la sûreté ou la qualité d’un produit. Non seulement les systèmes numériques offrent un emplacement de stockage électronique unique (adieu, très chers classeurs!), mais aussi les rapports et les bases de données qu’ils intègrent présentent deux avantages supplémentaires.
Tout d’abord, ils offrent une fonction de recherche très simple et efficace qui vous permet notamment de rechercher une observation précise, par exemple : « Fuite de fluide sous la machine 3 ». Vous pourriez rechercher ce groupe de mots dans des milliers de documents.
Par ailleurs, vous pouvez facilement exporter les résultats de la vérification pour en dégager des tendances et les analyser plus en détail. Pensez à toute l’importance des résultats historiques dans la prédiction ou la prévention des résultats futurs.
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3. Économies de coûts
Les investissements dans les solutions de vérification sans papier peuvent s’avérer importants, mais l’avènement relativement récent des applications Web basées sur navigateur a considérablement réduit ces dépenses initiales, ce qui rend le retour sur investissement plus clair que jamais.
Pensez un peu à ce scénario très probable. Vous disposez d’une équipe de vérification talentueuse composée de trois personnes qui gagnent chacune 20 dollars par heure. Or, cette équipe consacre en moyenne une heure par jour à la manipulation du papier : mise à jour, impression, copie, classement, recherche, etc. Vous investissez ainsi un minimum de trois heures ou 60 dollars par jour dans la seule gestion des vérifications sur papier. À priori, ce n’est pas un chiffre alarmant, mais lorsque vous effectuez le calcul sur une année, cela vous fait 15 600 $.
Il s’agit là d’un investissement énorme dans des activités sans valeur ajoutée, et n’oubliez pas que c’est uniquement pour la gestion du papier. Si nous prenons en compte le coût du papier, des imprimantes, de l’encre, des contrats d’entretien, etc., ce chiffre peut facilement doubler. Maintenant, réfléchissez aux coûts d’opportunité liés au manque de visibilité et de traçabilité occasionné par l’usage du papier.
Des études récentes indiquent que la numérisation favorise, entre autres, une meilleure utilisation des actifs et une baisse du coût de la qualité. Ainsi, si vous vous demandez « Est-ce que je pourrais éviter une seule blessure ou un problème de qualité grâce à une transparence accrue dans les résultats de vérification? » La réponse est très probablement « Oui! ». Il est de plus en plus évident que les solutions sans papier sont en fait peu coûteuses et produisent les meilleurs résultats!
4. Sécurité
La sécurité constitue une préoccupation croissante pour les organisations prospères qui souhaitent garder une longueur d’avance sur la concurrence. Dans ce contexte, l’une des pires décisions que vous puissiez prendre c’est d’imprimer des informations essentielles sur vos processus et les garder dans des classeurs. Même fermés, les classeurs demeurent faciles d’accès, ce qui signifie que vos informations ne sont pas à l’abri des regards indiscrets.
Des solutions numériques robustes sécurisent l’accès aux informations grâce à un contrôle d’accès en plusieurs étapes.
- Dans un premier temps, un petit groupe de personnes sélectionnées disposent des autorisations nécessaires pour ajouter de nouveaux utilisateurs au logiciel. Par la suite, ces nouveaux utilisateurs se voient alors attribuer un rôle qui limite leurs privilèges d’accès ou leur accorde des privilèges supplémentaires. Ce niveau de contrôle associe chaque utilisateur à un ensemble de capacités. Pour empêcher l’accès à des informations sensibles, il suffit de modifier ou de supprimer le compte de l’utilisateur.
- Outre le contrôle de l’accès des utilisateurs, de nombreux systèmes permettent ensuite de conserver l’historique des modifications apportées aux documents, de sorte que l’on puisse rapidement remonter jusqu’à l’auteur de toute modification précise.
Dans l’image ci-dessous, vous pouvez voir clairement la fonction d’attribution des rôles que nous vous encourageons à utiliser et à mettre à jour régulièrement.
5. Standardisation
L’élaboration et l’exécution de tout processus de manière standardisée réduisent la variabilité, fournissent à la direction une compréhension nettement plus claire et favorisent la prévisibilité. Le fait de savoir qu’un processus, notamment une vérification, aboutira au même résultat, peu importe qui l’exécute, constitue un énorme avantage.
Vous pouvez commencer par la standardisation des réponses aux questions de vérification afin de dégager des tendances plus facilement. Ensuite, vous pourrez étendre cette standardisation aux vérifications elles-mêmes pour qu’elles se déroulent toujours à la date et à l’heure appropriées. Combien de fois recevez-vous des formulaires papier avec des informations manquantes ou des réponses aux mauvais endroits? Qu’en est-il des erreurs ou des absences de signature, d’heure et de date? Les solutions électroniques éliminent cette variabilité dans votre processus de vérification en exigeant des réponses à des questions précises et en automatisant l’inscription du nom de l’utilisateur, de la date et de l’heure.
La puissance et la flexibilité des logiciels, en particulier des applications Web, réduisent l’investissement initial des fabricants dans les solutions numériques tout en accélérant le rendement du capital investi. Les meilleures de ces applications regroupent des solutions à l’échelle de l’usine dans une plateforme unique. Cela signifie que même les petits fabricants ont accès à des outils qui peuvent réduire les coûts tout en améliorant leur position par rapport à la concurrence..
L’erreur que commettent de nombreux fabricants est de négliger les inefficacités qui réduisent lentement, mais sûrement, la productivité de l’entreprise. Ils acceptent le statu quo sans en mesurer toutes les conséquences. Les fabricants visionnaires sont en train de se tourner vers des solutions numériques. Qu’en est-il de votre entreprise?
Rédigé avec la contribution de Shannon Bennett.
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