Quelle est la différence entre un processus et une procédure?

Que vous le croyiez ou non, les processus, les* procédures* et les instructions de travail font partie de notre quotidien. Ces concepts s’appliquent tant au simple fait de se lever et de se vêtir le matin qu’à une opération aussi complexe que le lancement d’une fusée. Ce sont des facteurs essentiels dans notre interaction avec le monde qui nous entoure.

Cela dit, il existe des différences frappantes entre ces trois termes, même s’ils prêtent souvent à confusion dans leur utilisation. Dans cet article, nous nous intéresserons à chacun des termes, notamment en ce qui concerne la fabrication ou les applications opérationnelles, en faisant ressortir les similitudes et les différences entre eux.

Nous verrons également de ce qui rend les instructions de travail uniques et pourquoi elles sont dans une certaine mesure plus importantes que les processus et les procédures. Nous allons commencer simplement, en définissant chaque terme.

Qu’est-ce qu’un processus et une procédure?

L’Organisation internationale de normalisation (ISO) décrit un processus comme un « ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie ». Le processus constitue donc la première étape qui décrit comment atteindre un objectif précis.

La procédure, en revanche, est l’étape suivante dans l’atteinte d’un objectif donné. Il s’agit d’une description plus détaillée des mesures à prendre par l’opérateur. On parle généralement de procédures opérationnelles normalisées (PON) ou simplement de guide.

Que sont les instructions de travail?

Lorsque vous comparez les instructions de travail aux procédures opérationnelles normalisées afin de déterminer ce qui convient le mieux à vos besoins, il est évident que les PON répondent aux questions QUI?, QUOI? et QUAND? Les instructions de travail quant à elles répondent à la question COMMENT? En règle générale, une instruction de travail décrit explicitement les tâches à accomplir par un opérateur dans le cadre d’un travail particulier.

Bien entendu, certaines organisations disposent de leurs propres définitions et applications internes de chacun de ces termes. Cependant, en général, les descriptions ci-dessus constituent une manière générique et sans risque d’aborder la conversation sur ces concepts. En ce qui concerne la capacité et la valeur réelles et effectives de la normalisation, le plus important n’est pas le nom de chaque concept, mais son application ou sa mise en œuvre. En d’autres termes, un PDG perdra son temps à consulter des instructions de travail si c’est pour prendre des décisions stratégiques, car la quantité de détails spécifiques à une tâche particulière est trop élevée pour ce qu’il doit faire. De même, un opérateur d’atelier recevant un processus général concernant l’ensemble de l’usine, qui manque de détails spécifiques à la tâche, aura du mal à effectuer correctement son travail.

Similitudes et différences

Pour garantir que les documents conviennent à leurs destinataires, les organisations doivent définir clairement la portée et le niveau de détail de chaque document et l’adapter au public visé.

Les processus décrivent en général une vue d’ensemble et, dans le secteur de la fabrication, ils impliquent le plus souvent de nombreuses personnes à différents postes et dans divers services. Ils s’étendent généralement sur des périodes beaucoup plus longues que les procédures et les instructions de travail. En outre, les processus nécessitent de multiples procédures et de nombreuses instructions de travail pour décrire en détail chaque tâche.

Les procédures par contre sont plus détaillées que les processus et fournissent des détails sur la séquence des tâches ou des activités qui constituent un processus. Comme mentionné précédemment, les procédures indiquent de manière explicite QUI (services, fonctions, titres de poste) fait QUOI (tâche) et QUAND.

Les instructions de travail sont plus détaillées que les procédures et les processus. Cela est d’ailleurs particulièrement évident dans le secteur de la fabrication. Généralement présentées en étapes dans l’atelier, les instructions de travail fournissent la plus grande précision quant à la manière (le COMMENT?) d’exécuter chaque tâche.

Les instructions de travail se distinguent par le fait qu’elles peuvent avoir une incidence directe, positive ou négative, sur le produit final livré aux clients. En effet, les processus et les procédures entraînent en général des conséquences plus internes et stratégiques.

Mise en œuvre des instructions de travail

Compte tenu de la capacité unique des instructions de travail à avoir une incidence directe sur la clientèle et de leur utilisation à l’échelle de l’usine, nous allons maintenant nous concentrer sur quelques critères de base pour la mise en œuvre de ces instructions dans votre installation. Le respect de ces critères lors de la mise en œuvre des instructions de travail vous permettra de fournir à vos clients une meilleure qualité à moindre coût. Vous pourrez ainsi leur garantir une plus grande valeur ajoutée.

Il va sans dire qu’une mise en œuvre d’instructions de travail qui fait fi de ces recommandations n’offrira pas ces avantages. Chaque critère énoncé ci-dessous est suivi d’un certain nombre d’avantages qu’il garantit.

Critère no 1 : format électronique

• facile à adopter. Nous vous recommandons l’article Six raisons d’adopter le SaaS.
• compatibilité avec divers appareils; -gestion de versions : grâce à VKS Lite, vous bénéficiez d’une visibilité totale de l’historique des modifications et évitez d’utiliser des documents obsolètes;
• traçabilité de toutes les données saisies;
• responsabilisation.

Critère no 2 : portabilité

• meilleure accessibilité dans l’atelier;
• mobilité : possibilité d’utilisation sur un appareil mobile comme une tablette;
• fiabilité : élimination du risque de détérioration ou de perte de documents;

Critère no 3 : éléments visuels

• convivialité : utilisation d’images et de vidéos pour illustrer certaines étapes de manière claire;
• clarté et précision : inclusion de tous les détails pertinents, ainsi que des formulaires et des dessins potentiellement importants.

Critère no 4 : intégration

• meilleure accessibilité des données;
• capacité de collecte de données : exploitez la puissance de l’IIoT dans votre atelier grâce à VKS Connect;
• suivi de la productivité : contrôle des indicateurs de rendement clés en temps réel ou création de rapports de gestion précis;
• réduction des coûts.

Critère no 5 : accent sur les destinataires des informations

• personnalisation : possibilité de limiter l’accès aux instructions de travail à des groupes d’utilisateurs particuliers;
• rétroaction : collecte de données précieuses sur place auprès de vos opérateurs afin de tirer parti des principes de la production allégée et de l’amélioration continue.

Des instructions de travail bien élaborées sont tout simplement plus faciles à suivre pour accomplir toute tâche. De la création à la gestion et de la mise en œuvre à l’accessibilité, il est essentiel de définir les instructions de travail et de les classer en fonction de leur priorité dans la hiérarchie des documents de votre organisation. Vous garantirez ainsi de la valeur ajoutée et un rendement du capital investi à votre atelier et à vos clients.