Quatre façons de gérer la formation dans le secteur de la fabrication

La capacité à partager les connaissances avec rapidité et efficacité est fondamentale pour la réussite dans l’industrie manufacturière. Pour la plupart des entreprises, la majorité du transfert de connaissances se fait par la formation, qui joue un rôle essentiel dans l’intégration d’un nouvel employé au sein d’une organisation. Cependant, malgré sa grande importance, la formation dans le secteur manufacturier est souvent perçue comme un fardeau par la main-d’œuvre existante.

Alors que les nouvelles recrues sont désireuses d’apprendre et d’assimiler autant de connaissances que possible, les employés chevronnés sont parfois réticents à consacrer de nombreuses heures à la formation et au perfectionnement. Certains craignent en effet de dépenser du temps et de l’énergie pour un former un employé qui partira juste quelques mois après son arrivée.

Outre le roulement incessant de la main-d’œuvre, la formation des nouveaux employés constitue un défi de taille dans le secteur manufacturier. Un autre obstacle réside dans la nécessité de créer des outils permettant d’assurer le suivi des compétences de chaque opérateur et d’évaluer le besoin de formation complémentaire.

Utilisation de VKS comme outil de formation dans le secteur de la fabrication

Il est difficile de penser à la formation dans le secteur manufacturier sans imaginer des milliers de procédures opérationnelles normalisées et autres documents imprimés sur papier.

Et vous savez ce que produisent toutes ces piles de paperasse? Un énorme casse-tête qu’il vaut mieux laisser au fond de douzaines de classeurs.

C’est à ce niveau que l’efficacité de VKS vient à la rescousse. En plus de guider les opérateurs dans les processus de production, VKS peut servir d’outil de formation. Ce logiciel offre les avantages suivants :

1. Optimisation des processus de production manufacturière. Transformez vos instructions de travail en puissants outils de formation pour les nouveaux membres du personnel sans faire perdre de temps à vos employés existants.
2. Tests de connaissances à l’aide de questionnaires sur la fabrication. Évitez les systèmes de gestion de l’apprentissage qui sont très compliqués, et utilisez des questionnaires intelligents pour évaluer les connaissances de vos employés sur les procédures et enregistrer les résultats.
3. Suivi des certifications. - Enregistrez les certifications de vos employés et utilisez-les pour vous assurer que seuls des opérateurs qualifiés travaillent sur la chaîne de production.
4. Option “Formation requise” pour les instructions de travail modifiées. Avertissez les superviseurs et les opérateurs des changements apportés aux guides d’instructions de travail avant la fin des travaux de production grâce à l’option Formation requise.

1. Optimisation des processus de production manufacturière

Les instructions de travail créées à l’aide de notre logiciel servent de guide continu et d’outil de formation que vous pouvez améliorer avec divers éléments multimédias. Elles aident les opérateurs à comprendre les moindres détails de l’opération.

Lorsqu’ils sont utilisés à des fins de formation, les guides peuvent être ouverts en mode Preview (Aperçu). Ce paramètre permet aux opérateurs de parcourir les instructions étape par étape sans affecter les données de production ni les indicateurs de rendement clés.

En outre, grâce à VKS, la création d’instructions qui servent à la fois de guide de travail pour la formation et la production est nettement plus simple. En effet, en activant le mode expert, les utilisateurs peuvent choisir d’ignorer les étapes d’information destinées aux nouveaux utilisateurs et d’afficher uniquement les étapes les plus importantes pour la production.

Principales fonctionnalités
• présentation des guides aux opérateurs qui les utiliseront;
• création facile du matériel de formation;
• amélioration de l’apprentissage grâce à l’ajout d’éléments multimédias.

Mise en œuvre:
Lors de la création de nouvelles instructions de travail numériques, que ce soit dans VKS Lite, VKS Pro, ou VKS Enterprise, il est recommandé d’ajouter autant d’éléments de référence que possible. Cela inclut des images de référence, des légendes, des vidéos, des pictogrammes, ainsi que tout autre élément qui améliore la précision des instructions de travail.

Pour établir une distinction entre les étapes destinées aux nouveaux employés et celles des employés expérimentés, les auteurs d’instructions peuvent marquer certaines étapes comme étant des étapes de niveau Expert. Ces dernières doivent être celles qui sont essentielles à la tâche à accomplir. Lorsque des opérateurs expérimentés possédant le statut Expert ouvrent le guide, ils ont la possibilité de définir le mode de visualisation sur Expert, ce qui leur permet d’ignorer les étapes non essentielles.

Exemple : Création d’instructions de travail à double usage
Vous créez un guide devant servir comme matériel de formation et de production dans l’industrie des biens de consommation. Vous commencez par créer les étapes essentielles à la production de l’article et vous les marquez toutes comme des étapes de niveau Expert. Vous améliorez ces étapes en ajoutant les instructions relatives à l’outil de production dans les pièces jointes afin qu’elles soient disponibles pour tous les ouvriers qui en ont besoin.

YVous utilisez également des pictogrammes pour indiquer les mesures de sécurité à respecter lors de cette étape. Vous ajoutez ensuite de nouvelles étapes vidéo, qui ne sont pas des étapes de niveau Expert, mais qui démontrent les actions à effectuer. Étant donné que ces étapes ne sont pas marquées comme étant de niveau Expert, les utilisateurs expérimentés peuvent les ignorer facilement, tandis que les nouveaux utilisateurs peuvent les utiliser comme référence pour mieux comprendre la tâche.

2. Tests de connaissances à l’aide de questionnaires sur la fabrication

Grâce aux formulaires et aux règles de VKS Pro, les auteurs avancés de VKS peuvent créer des guides de formation classiques de type questionnaire pour la formation à la sécurité ou aux procédures de manipulation d’outils. Les données relatives à ces guides, lorsqu’elles sont créées, sont disponibles dans la section des rapports.

Principales fonctionnalités:
• création de programmes de formation en interne sur la fabrication;
• utilisation des outils familiers pour créer les formations;
• possibilité de répertorier facilement les utilisateurs qui ont suivi une formation.

Mise en œuvre:
La création d’un guide de formation de type questionnaire nécessite l’utilisation de formulaires et de règles spécifiques. Un auteur conçoit des étapes en plusieurs parties qui affichent les informations qu’il souhaite que l’opérateur apprenne. Après chaque section, l’auteur ajoute un formulaire contenant des questions à l’intention de l’opérateur.

Dans la section des règles du formulaire, l’auteur programme la réponse de l’utilisateur afin qu’elle déclenche des actions précises. En cas de réponse correcte, l’utilisateur peut avancer et poursuivre la formation, mais une mauvaise réponse interrompt la progression jusqu’à ce que l’opérateur choisisse la réponse exacte.

Exemple 1 : Questionnaire de formation sur la manipulation des produits chimiques
Votre organisation souhaite créer une formation sous forme de questionnaire sur les procédures de sécurité relatives à la manipulation de certains produits chimiques présents dans l’atelier.

Vous commencez par créer un guide en plusieurs étapes qui se divise en sections. À la fin de chaque section se trouve un formulaire qui présente à l’opérateur une question et une série de boutons radio représentant des réponses potentielles.

Vous utilisez ensuite le moteur de règles du formulaire pour déclencher différentes actions en fonction de la réponse de l’utilisateur. Si l’utilisateur choisit la réponse correcte, il pourra passer à la section suivante. S’il sélectionne la mauvaise réponse, un message contextuel est programmé pour s’afficher et informer l’utilisateur que sa réponse était incorrecte.

L’utilisateur est alors renvoyé à l’étape contenant les informations à connaître pour répondre correctement à la question. La prochaine fois que l’opérateur arrive à l’étape où le test a été interrompu, il devrait avoir la réponse correcte. Une fois que l’opérateur a terminé la formation, les données associées au guide sont disponibles dans la section des rapports.

Exemple 2 : Suivi des besoins de formation supplémentaire
En matière de formation, le plus grand défi de votre entreprise est que vos opérateurs expérimentés possèdent chacun leur propre façon de travailler et, par ricochet, leur propre façon de former des employés moins chevronnés.

Pour pallier ce manque de contrôle dans l’atelier, vous décidez de standardiser la formation afin d’améliorer l’intégration des nouveaux employés. À l’aide du logiciel VKS, vous mettez en œuvre un questionnaire de formation pour apprendre aux nouveaux ouvriers à fabriquer votre produit de même manière cohérente à chaque fois. Grâce aux questionnaires, vous pouvez tester et suivre les connaissances de chaque employé sur les processus et lui offrir une formation complémentaire au besoin.

En fait, l’utilisation de VKS pour créer des questionnaires de formation est l’une des solutions adoptées par Gerber Gear pour résoudre quatre problèmes dans son processus d’assemblage et ses centres de distribution.

3. Suivi des certifications

Les groupes de certification vous permettent de regrouper et de gérer tous les opérateurs qui possèdent, ou doivent obtenir, une certification particulière. Cette fonction vous permet également de limiter l’accès aux instructions de travail aux seules personnes disposant d’une certification active.

Principales fonctionnalités:
• restriction de l’accès aux seuls opérateurs certifiés;
• définition des dates d’expiration des certifications;
• sauvegarde des numéros de certificats.

Mise en œuvre:
Les groupes de certification sont créés au niveau de l’organisation. Chaque groupe représente une certification particulière requise par votre organisation. Une fois le groupe créé, chaque utilisateur du groupe se voit attribuer un certificat indiquant la durée de validité de sa certification. L’administrateur du groupe peut modifier cette durée à tout moment.

Ce groupe peut ensuite servir comme condition d’accès au fichier d’instructions de travail, ce qui bloque de fait l’accès des employés qui ne font pas partie du groupe.

Exemple 1 : Certificat avec une date d’expiration
Vous disposez d’un guide qui oblige les opérateurs à travailler avec un solvant chimique. Pour des raisons de sécurité, vous souhaitez que toutes les personnes travaillant avec ce produit suivent un cours de perfectionnement annuel sur la gestion des déversements de produits chimiques et l’administration des premiers soins appropriés.

Vous créez un groupe de certification intitulé « Formation produits chimiques » et vous y ajoutez tous les opérateurs censés travailler avec le solvant. Vous configurez la certification de chaque opérateur qualifié pour qu’elle expire après un an. Vous créez ensuite les instructions de travail et ajoutez le groupe « Formation produits chimiques » à la liste des groupes autorisés. Cela empêche les utilisateurs qui ne sont pas membres du groupe d’utiliser le guide d’instructions de travail.

Exemple 2 : Certificat sans date d’expiration
Vous avez besoin d’instructions de travail pour le soudage automobile et la politique de l’entreprise stipule que seuls les opérateurs qui ont passé leur test de certification en construction par soudage peuvent utiliser les outils requis. Vous créez ensuite un groupe de certification de nommé « Construction par soudage ».

Dans ce cas, le groupe devrait inclure tous les opérateurs qui ont passé le test de certification, mais il n’y aurait pas de date d’expiration. Vous ajoutez ensuite le groupe de certification « Construction par soudage » à la liste des groupes autorisés. Cela empêche les utilisateurs qui ne font pas partie du groupe d’utiliser les instructions de travail.

4. Option « Formation requise » pour les mises à jour d’instructions de travail

L’option « Formation requise » est une alerte contextuelle qui signale aux opérateurs qu’une modification a été apportée à la dernière version des instructions de travail étape par étape. Pour continuer à utiliser ces instructions, l’opérateur doit obtenir l’autorisation d’un superviseur. Cette autorisation atteste qu’ils sont qualifiés pour accéder à la nouvelle version des instructions de travail.

Principales fonctionnalités:
• mise à jour de la formation de votre main-d’œuvre;
• restriction de l’accès aux seuls opérateurs certifiés;
• enregistrement du nom du superviseur qui autorise les actions de l’opérateur.

Mise en œuvre
L’auteur des instructions de travail ajoute l’option « Formation requise » lors de la création du guide.

Des exigences de formation peuvent être ajoutées pour tous les nouveaux utilisateurs des guides d’instructions de travail. Cet ajout peut également se faire lors de révisions ultérieures.

Exemple : Exigences de formation pour un guide mis à jour
Votre entreprise passe de l’utilisation d’une clé dynamométrique à ToolConnect IoT pour l’assemblage, mais la fonction de sécurité de cet outil est différente de celle de l’outil précédent.

Lors de la mise à jour des instructions de travail, vous ajoutez une notification afin d’avertir les opérateurs qu’une formation est requise pour l’utilisation du nouvel outil. Lorsqu’un opérateur ouvre un bon de travail, un message s’affiche indiquant qu’un superviseur doit d’abord attester qu’il a suivi la formation nécessaire pour utiliser le nouvel outil.

Ce qui compte, ce sont les résultats

Peu importe les fonctionnalités que vous choisissez d’utiliser ou d’ajouter à votre processus, l’important est de privilégier une méthode durable qui s’intègre de façon organique à la culture de votre organisation. Lorsque vos formations sont mieux efficaces, vos employés deviennent plus compétents et plus à l’aise avec leurs tâches. Cela entraîne une diminution des défauts et des erreurs, ainsi qu’une augmentation de la productivité et de la satisfaction au travail.