Toutes les entreprises subissent des cycles de changements importants à un moment donné, au cours de leur histoire. Une crise aussi grave que celle que nous vivons actuellement présente quand même un défi important. Par contre, ça ne veut pas dire que nous ne pouvons pas nous adapter efficacement. En conséquence du COVID-19, les industries du monde entier cherchent à augmenter au maximum le nombre d’employés pouvant travailler à domicile.
Pour vous faciliter la transition, nous avons créé un guide pratique afin de vous montrer comment optimiser au mieux vos expériences de télétravail à distance, avec le logiciel d’instructions au télétravail VKS. Le logiciel VKS est non seulement un excellent moyen de maintenir la productivité des employés à distance, mais il contient également une gamme étendue d’outils qui permettent aux opérateurs de mieux suivre les progrès, de mieux coordonner les tâches et de communiquer efficacement avec les employés.
La Création Des Guides
En créant un guide de travail à distance, il est important de garder à l’esprit les éléments essentiels pour garantir un matériel de qualité. Ce que l’on veut, c’est de créer un guide avec beaucoup de photos et de vidéos, qui seraient de préférence, présentées du point de vue de l’utilisateur. Il s’agit de l’approche la plus efficace pour bien communiquer un processus ou une instruction explicite qui réduit considérablement la tâche de formation des nouveaux employés ou des membres du personnel qui doivent remplacer leurs collègues.
Quoique créer de tels guides sans être présent sur les lieux est bien possible, le processus demande quand même une certaine ingéniosité. Si vous possédez déjà une importante base de données pour vos photos et les vidéos, il est alors temps de vous y plonger et de l’utiliser. Si vous n’avez pas accès à une telle base de données, essayez de contacter des collègues qui sont toujours présents sur les lieux de travail et demandez s’ils peuvent vous aider à rassembler le matériel dont vous avez besoin.
Si vous ne parvenez pas à accéder au matériel d’un guide conventionnel, soyez conscient qu’un manque d’images ou de vidéos n’équivaut pas forcément à un manque de contenu. Vous pouvez par exemple, utiliser vos schémas techniques ou vos modèles en 3D et donc insérer des captures d’écran de ces derniers dans vos démarches.
Vous pouvez également vérifier si d’autres guides contiennent des étapes ou instructions similaires et les transférer à vos instructions actuelles. Vous constaterez que vous disposez probablement déjà de photos d’outils, d’EPI, de pièces génériques, de machines, de panneaux de contrôle et de chaînes de production, pouvant être réutilisés.
Pour introduire des étapes ou des instructions qui ne sont pas accompagnées d’un support visuel, nous suggérons d’ajouter une étape de texte et de décrire ce que l’opérateur peut s’attendre à voir. Cela permet d’ajouter des éléments importants à cette étape, tels que des pièces jointes, des formulaires, des alertes, etc. Une fois que vous aurez de nouveau accès à votre matériel, vous saurez déjà quelles images sont manquantes pour co mpléter votre guide et il ne restera plus qu’à remplacer les éléments textuels par leurs images correspondantes.
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Aujourd’hui, plus que jamais, les employés se retrouvent dans des situations où ils doivent rapidement s’instruire et se former dans de nouveaux processus. Peut-être qu’ils doivent remplacer leurs collègues qui ne peuvent pas être présents sur les lieux, ou reprendre des travaux de production dans un site affilié qui était temporairement fermé, ou encore leur entreprise pourrait réorienter sa production afin de contribuer à l’effort contre la pandémie. Il est donc primordial que les connaissances soient transférées de manière adéquate et qu’elles soient bien intégrées.
Se servir de guides comme matériel de formation est un excellent moyen de transmettre efficacement de l’information et ses connaissances, tout en évitant les salles de classe. Les utilisateurs peuvent maintenant apprendre comment assembler un nouveau produit à partir de pratiquement n’importe quel endroit, sans avoir à entrer en contact étroit avec d’autres employés. Les guides peuvent servir non seulement à former les opérateurs au processus d’assemblage, mais également à transmettre des connaissances sur les procédures de sécurité et de maintenance à travers toute l’entreprise. Qu’il s’agisse de formations sur la manière de désinfecter en profondeur un poste de travail, sur la politique de l’entreprise concernant le maintien de la distance sociale sur les lieux de travail, ces guides proposent de parfaits exemples des avantages que chaque membre de l’entreprise peut tirer d’une formation de télétravail à distance.
En combinant des images et vidéos, vous pourrez transmettre votre message plus efficacement qu’avec un simple texte, comme le faisait le guide classique. Là encore, si vous ne disposez pas du matériel requis, faites appel à la collaboration d’autres personnes ou puisez votre ingéniosité. En ajoutant des liens ou des fichiers PDF à vos procédures de formation, vous pouvez les personnaliser pour mieux répondre aux besoins d’apprentissage de toute une série de participants, d’employés, de groupes et d’individus.
La création d’un guide de formation instructif n’est que la première étape, il est maintenant temps de s’assurer que les éléments transmis ont bien été reçus. Pour vous assister dans cette tâche, nous vous recommandons d’ajouter des questionnaires à la fin des guides. Cette démarche peut être facilement effectuée par la fonction «Formulaires» qui vous permet de présenter aux utilisateurs, des questions à choix multiples, des confirmations, des réponses détaillées, etc.
Mais ce n’est pas tout. En utilisant notre moteur de règles, il est également possible de créer un questionnaire interactif pour détecter les mauvaises réponses et rediriger automatiquement l’utilisateur vers la rubrique appropriée de la formation pour revoir le contenu en question, le tout en temps réel.
Dans ce nouveau contexte, le temps devient une ressource essentielle, vous pouvez donc même configurer votre formulaire de manière à envoyer automatiquement une alerte, aussitôt que les questions ont reçu une réponse correcte.
Communication À L’Échelle De L’Entreprise
Le fait d’être physiquement éloigné de vos collègues ne devrait pas avoir d’incidence sur la rapidité de votre communication. En fait, envoyer un message en ligne est déjà bien plus rapide que d’avoir à se déplacer dans les locaux de l’établissement, ce qui aurait pour effet de ralentir le travail. Comme nous l’avons mentionné dans la section précédente, le temps est un élément essentiel. Vu que la majeure partie de l’équipe de production travaille déjà en ligne et utilise le logiciel VKS, pourquoi ne pas en profiter?
Annonces À L’Échelle De L’Entreprise
L’option de texto au pied de l’écran sur la page d’organisation de VKS offre un moyen pratique d’afficher un message de 150 caractères destiné à chaque utilisateur ayant accès au logiciel VKS. Cette option peut être utilisée pour envoyer des rappels, des alertes ou encore des messages d’encouragement à l’échelle de toute l’entreprise.
Messagerie Pour Les Opérateurs
Pour les opérateurs, le moyen le plus simple de communiquer avec les équipes est de recourir à la fonction «Envoyer un message» disponible dans les guides publiés. Cette option permet aux opérateurs d’entrer en contact avec la personne ou le service désiré.
En utilisant cette méthode, l’utilisateur peut envoyer des messages sans avoir besoin d’un compte de courriel, mais surtout, sans avoir à penser à la personne à qui le message est dirigé. Vous pouvez déjà prédéfinir la liste des groupes d’individus qui pourront recevoir ces messages.
Les formulaires sont un excellent outil de communication qui permet aux rédacteurs des guides de recueillir des renseignements auprès des opérateurs. Les champs du formulaire peuvent être configurés pour être optionnels ou obligatoires, ce qui vous permet de vous assurer que certaines données essentielles ne seront pas négligées.
En ce qui concerne la nature des données recueillies, il peut s’agir de numéros de série scannés ou encore d’une évaluation de l’expérience d’un opérateur quant à l’assemblage. Les formulaires peuvent également contenir des champs d’images, ce qui permet à l’opérateur de partager ce qu’il voit. Vous pouvez créer des formulaires pour permettre aux utilisateurs de signaler des outils brisés ou de témoigner sur la qualité d’un produit.
Pour vous faciliter la tâche, il existe bien sûr certains formulaires préconfigurés (modèles de formulaires) tels que les formulaires de rapport de non-conformité et les formulaires de contrôle d’efficacité. Prenez le temps nécessaire pour examiner les différentes options et apprendre à créer des formulaires qui contribueront à améliorer vos communications.
Les formulaires partagés sont également un outil très efficace pour partager facilement des renseignements importants avec votre communauté d’utilisateurs actuels. Ces formulaires peuvent être intégrés à des milliers de guides, sans nécessiter de réédition. Vous pouvez les configurer de manière à ce que les documents, messages importants et nouveaux règlements à suivre, soient instantanément diffusés dès l’ouverture du guide.
Une fois votre formulaire créé et sauvegardé, les renseignements qu’il contient pourront être consultés dans le rapport de production du guide. Le rapport contient non seulement les renseignements figurant dans le formulaire, mais également le nom de l’utilisateur qui a rempli le formulaire, le guide utilisé, le nom du produit, le poste de travail, des renseignements sur le travail, l’état d’avancement actuel, etc.
Suivi Des Données À Distance
Fini l’époque où vous deviez être présent sur les lieux de travail afin de surveiller la production. Aujourd’hui, grâce à une série de fonctionnalités innovantes, il est possible de suivre les données de production de votre entreprise, à partir de n’importe quel endroit du monde.
Suivi des travaux
En tant que superviseur ou gestionnaire, il est important d’être constamment conscient de l’évolution des postes actuels afin de pouvoir réagir promptement aux imprévus. Ne craignez rien, si vous ne pouvez pas vous rendre sur place, nous vous aiderons à le faire à distance.
Le logiciel VKS vous permet de suivre en temps réel la progression des opérations en cours, le tout depuis le confort de votre domicile. En consultant la rubrique «Bons de travail», un aperçu prompt des opérations et des travaux en cours sera affiché. De cette manière, vous pouvez facilement voir si une tâche est en retard et réagir en conséquence, en évitant de manquer des délais de livraison cruciaux. Cette vue vous indiquera même le nombre de non-conformités actuelles signalées.
Pour obtenir encore plus de détails, un simple clic sur un rapport de travail vous donnera accès aux renseignements concernant la date de début du travail, sa durée, son efficacité, les données saisies et les détails spécifiques concernant ces non-conformités.
Audits
Il est impératif que vous gardiez un bon contrôle sur la qualité de vos opérations pendant votre absence. Grâce à l’une de nos fonctionnalités les plus utiles des formulaires partagés susmentionnés, vous pouvez facilement accomplir cette tâche. En utilisant les formulaires partagés, vous pourrez évaluer et déterminer instantanément si les opérateurs suivent correctement leur démarche.
Vous pourrez maintenant surveiller vos indicateurs clés de performance à l’aide de la fonction intuitive ICP du logiciel VKS et même configurer une présentation visuelle faite à mesure, des données en cours de recueil. Ce logiciel contient une multitude de ICP que vous pourrez générer et ensuite personnaliser en fonction de vos besoins. Il suffit d’ajouter l’un de nos widgets d’indicateurs clés de performance (KPI Widget) puis configurer les paramètres de filtres et le tour est joué!
Vous pouvez également créer des tableaux de contrôle de processus dans le logiciel VKS pour faciliter la surveillance de vos ressources importantes. Cela vous permet de suivre à distance les données qui sont indispensables à votre chaîne de production.
API Et Bien Plus
L’outil API peut se révéler très précieux pour récupérer des renseignements à distance. Utilisez-le pour rechercher des renseignements et des données qui pourront ensuite être exportés vers Excel afin de créer vos propres graphiques et diagrammes personnalisés. Les renseignements des rapports de production peuvent également être exportés vers Excel et être utilisés à peu près de la même manière.
Peu importe où vous vous trouvez, le logiciel VKS vous garantit un accès facile à toutes les données indispensables au bon déroulement de vos activités.
Dans des périodes comme celle que nous traversons, il est primordial de pouvoir transmettre des connaissances sans failles et de mettre en œuvre les meilleures pratiques existantes. Voilà devant nous aujourd’hui, le contexte idéal pour découvrir le logiciel VKS et ses multiples fonctionnalités qui vous aideront à surmonter les obstacles à surmonter. Où que vous soyez, le logiciel VKS peut vous fournir les outils nécessaires pour transmettre et mieux diffuser les connaissances dont votre équipe a tant besoin et pour rassembler les données indispensables pour mieux évaluer l’état de vos opérations.
Pour ceux qui n’ont jamais travaillé avec ces fonctionnalités, le moment est particulièrement opportun. Même si votre production est actuellement réduite, rien n’est perdu en optimisant vos opérations avec le logiciel VKS, en prévision du votre retour à un rythme régulier de production. Prenez le temps de découvrir sa myriade de fonctionnalités et en quoi elles peuvent vous être utiles.
Si vous ne savez pas par où commencer, n’oubliez pas que nos agents chargés de la satisfaction des clients sont là pour vous aider. Qu’il s’agisse d’une question technique ou même conceptuelle, nos représentants se feront un plaisir de vous aider à concrétiser votre logiciel VKS en outil indispensable pour surmonter tout défi de production qui oserait croiser votre parcours!
Rédigé en collaboration avec Sylvie Couture.
