Instructions de travail et procédures opérationnelles normalisées : qu’est-ce qui convient le mieux à votre entreprise?

La documentation dans le domaine de la fabrication revêt de nombreuses formes, et le type de document particulier ainsi que son objectif peuvent varier d’une chaîne de montage à l’autre. Cela dit, entre les instructions de travail numériques et les procédures opérationnelles normalisées (PON), comment choisir ce qui convient le mieux à votre entreprise? Comme il s’agit de deux des types d’instructions les plus répandus, il est important de trouver l’option optimale pour votre entreprise.

Prenez un moment et imaginez-vous en train de parcourir votre entreprise. Que remarquez-vous?

Voyez-vous une multitude de tâches effectuées simultanément, mais destinées à résoudre des problèmes différents? Vous voyez peut-être des opérations de production de masse à forte variabilité et faible volume (HMLV) ou des opérations de production de masse à faible variabilité et volume élevé (LMHV) se dérouler chaque minute dans les ateliers. Dans le même temps, les processus créatifs, comme la préparation de présentations pour les salons professionnels ou les débats sur l’innovation des produits, se déroulent également dans les ateliers.

Examinons le rôle des personnes concernées. Les ateliers regroupent des ingénieurs produits, des comptables, des techniciens, des opérateurs de ligne, et bien d’autres encore. Ces professionnels possèdent tous des connaissances précises que les instructions de travail tentent de recueillir pour les redistribuer à vos autres employés.

Vous supposez peut-être que les processus et les procédures qui régissent et orientent toutes ces différentes activités sont déjà bien documentés. Cela peut être vrai pour certains processus, mais pas vraiment pour bien d’autres.

Si vous êtes plutôt du côté « Mais pas vraiment pour bien d’autres » et que vous commencez tout juste à vous rendre compte que le manque de documentation entraîne des problèmes de qualité et de productivité, sachez que vous n’êtes pas seul.

De nombreuses entreprises ne disposent pas de la documentation nécessaire, et c’est d’ailleurs pour cette raison que VKS existe. Cependant, avant de sauter dans le grand abîme de la documentation (et elle peut effectivement être un abîme si elle n’est pas bien menée), clarifions un point qui est souvent source de confusion, même pour le professionnel le plus expérimenté.

Quelle est la différence entre les instructions de travail et les procédures opérationnelles normalisées?

Plus important encore, comment déterminer la solution la plus adaptée aux besoins de votre entreprise?

Par souci de simplicité, nous allons limiter la comparaison entre les instructions de travail et les procédures opérationnelles normalisées au contexte d’une entreprise de fabrication, et nous donnerons à ce fabricant hypothétique le nom aléatoire suivant : Atelier Sylvie Gauthier inc. ou ASG inc. en abrégé.

ASG inc. fabrique des shorts en jean de manière rentable depuis près de 100 ans, mais aujourd’hui les choses vont changer. Une nouvelle recrue prénommée Stéphanie vient commencer son contrat chez ASG inc. Stéphanie est fraîchement diplômée d’une grande école d’ingénieurs. Quelques minutes après son entrée dans l’atelier, elle commence à remarquer des problèmes. Des employés effectuant les mêmes tâches les font différemment, ce qui produit des résultats incohérents et rend la mise en pratique du kaizen pratiquement impossible.

Lorsque Stéphanie demande aux opérateurs de chaîne de lui présenter leurs procédures, ils n’ont aucune idée de ce dont elle parle. Lorsqu’elle demande au superviseur de chaîne de voir les procédures, il lui montre un classeur rempli de procédures opérationnelles normalisées. Stéphanie se rend vite compte que, même si les procédures opérationnelles normalisées sont complètes et exactes et qu’elles détaillent correctement le QUI, le QUOI et le QUAND pour toutes les opérations de l’usine, il manque quelque chose d’assez important: le COMMENT.

Les opérateurs de chaîne d’ASG inc. doivent comprendre le Qui, le Quoi et le Quand pour gérer leurs tâches, leur chaîne, etc., mais sans le COMMENT, la direction de l’usine laisse une importante zone d’ombre qui pourrait entraîner des interprétations ou des opinions subjectives quant à la méthode qui est la meilleure, la plus rapide, la plus sûre, etc.

Le COMMENT manquant correspond aux instructions de travail, et comprend des instructions détaillées, étape par étape, au niveau des tâches. Les instructions de travail pour l’atelier d’ASG inc. feront bien plus que d’expliquer à l’employé qui travaille sur la ligne de couture que le nombre de points par pouce doit se situer entre 18 et 20, et doit être vérifié toutes les heures.

Cinq avantages des instructions de travail numériques

Avec VKS Lite, les instructions de travail peuvent être configurées pour montrer aux employés d’une chaîne de production les étapes exactes nécessaires pour régler la machine afin d’obtenir les résultats souhaités. Chaque étape ou paramètre ajouté est ensuite lu dans la bonne séquence à chaque fois, en utilisant des images et des vidéos pour simplifier le processus et le rendre plus clair.

Pour ASG inc. et toute entreprise similaire, le déploiement d’un logiciel d’instructions de travail détaillées dans l’atelier présente cinq avantages importants.

1. La possibilité d’appliquer le kaizen: SStéphanie connaît l’état actuel de la production et commence sa collaboration avec l’équipe de l’usine en promouvant une culture d'amélioration continue aet en apportant des améliorations progressives grâce au déploiement du logiciel d’instructions de travail numériques dans toute l’usine.
2. L’amélioration des résultats: la qualité et la productivité deviennent plus cohérentes et plus prévisibles lorsqu’une pratique exemplaire connue est documentée et mise en œuvre à l’échelle de l’usine.
3. La réduction du temps de formation: il existe désormais des formations pour les nouveaux employés et des formations croisées pour l’équipe existante qui sont à la fois plus précises et moins coûteuses qu’avant.
4. La simplification de la soumission des suggestions: Til existe désormais une méthode plus simple pour fournir des rétroactions et recueillir des suggestions du personnel de l’atelier.
5. L’amélioration de la compréhension: le travail est mieux compris par les ingénieurs et la direction, car il est désormais normalisé.

Consciente de l’importance des instructions de travail, Stéphanie s’est mise à documenter en détail la façon dont chaque tâche est effectuée en utilisant des images dans la mesure du possible. Les opérateurs de chaîne ont d’abord été hésitants, mais ont commencé à comprendre l’importance de la normalisation des méthodes de travail et de la mise en application du kaizen, car il permet de réaliser des économies importantes au fil du temps..

Rapidement, ASG inc. commence à fonctionner comme une machine bien huilée. La standardisation du travail et le kaizen ont transformé l’usine en une manufacture efficace et de haute qualité. Pour sa part, Stéphanie a été rapidement promue au poste de directrice des opérations.

Forte de cette promotion et du nouveau statut de ASG inc. en tant que fabricant de classe mondiale, Stéphanie décide d’étendre les efforts de fabrication de l’entreprise à de nouveaux secteurs.

Les instructions de travail et les procédures opérationnelles normalisées sont-elles deux solutions mutuellement exclusives?

Revenons à notre question de départ : votre entreprise a-t-elle besoin d’instructions de travail ou de procédures opérationnelles normalisées? Pour répondre à cette question, nous devons l’envisager sous l’angle de la conciliation. La mise en œuvre des instructions de travail numériques ne nécessite que peu de temps, mais votre organisation est certaine de réaliser des économies immédiates et quantifiables.

Par conséquent, vous avez besoin à la fois d’instructions de travail et de procédures opérationnelles normalisées (PON), mais avec une légère nuance : celles-ci doivent être visuelles et numériques pour rester en phase avec l’évolution constante des réglementations et des pratiques exemplaires.

Nous espérons qu’avec cet exemple simple et pratique, vous aurez une meilleure compréhension de la différence entre les instructions de travail et les procédures opérationnelles normalisées, ainsi que de ce qui vous manque dans votre propre entreprise. Si cet article vous a aidé à identifier des bases pour mettre en œuvre de meilleures instructions de travail et une meilleure gestion des procédures opérationnelles normalisées, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes impatients de partager nos connaissances et les outils nécessaires à cette fin par le biais d’une démonstration de notre logiciel.