La fabrication devient de plus en plus complexe. Avec des clients variés qui souhaitent des produits diversifiés à des moments et à des fréquences variables, l'ère Henry Ford où l'on ne produisait qu'un seul produit est révolue.
Mais cela ne pose aucun problème à des entreprises telles que Reader Precision Solutions.
Pour faire face à cette complexité, Reader Precision Solutions, un fabricant sous contrat basé dans le Wisconsin et spécialisé dans les pièces et composants critiques pour divers secteurs tels que les armes à feu, l'armée, la défense et les dispositifs médicaux, s'est lancé dans la transformation numérique. Afin de garantir la conformité, la qualité et le contrôle des processus, Reader Precision a recherché une solution numérique en 2019 : VKS.
« VKS est un outil très efficace pour créer des instructions de travail détaillées. La solution offre une grande variété de fonctionnalités, vous permettant de mettre en œuvre des solutions adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. »
Samantha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision
Nous avons discuté avec Samatha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision. Elle nous a montré comment son équipe utilise VKS, à quoi ressemblait leur fonctionnement auparavant et les résultats de leur transformation numérique. Dans cet article, nous allons examiner les trois phases clés de la mise en œuvre des instructions de travail VKS par Reader Precision.
- Les principaux défis qui ont conduit à la transformation numérique
- Comment Reader Precision utilise VKS
- Les résultats de l'utilisation d'un logiciel d'instructions de travail numériques
C'est parti !
Les trois principaux défis avant l'utilisation de VKS
Reader Precision a connu une croissance exponentielle ces dernières années. Confrontée à l'emménagement dans de nouveaux locaux de 12 000 m², à l'expansion rapide de son parc de machines et à l'augmentation constante de ses effectifs, Reader Precision s'est heurtée à un défi de taille : son système d'instructions de travail papier, reposant sur des connaissances tribales, ne pouvait pas s'adapter.
Défi n° 1 : les connaissances tribales
Le fait de s'appuyer sur l'expertise de quelques membres de l'équipe de longue date signifiait que les connaissances essentielles n'étaient pas entièrement documentées ou standardisées. Ce système créait une instabilité : si la ou les deux personnes qui connaissaient un processus spécialisé étaient absentes ou en vacances, l'ensemble du processus s'arrêtait.
« Avant VKS, de nombreux processus reposaient fortement sur le « savoir tribal ». Les gens savaient comment les exécuter, mais il fallait aussi beaucoup réapprendre et résoudre des problèmes, ce qui rendait le processus incontrôlable. »
Samantha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision
De plus, lorsque des tâches complexes et peu fréquentes revenaient (parfois seulement après deux ans), les opérateurs devaient redéfinir les étapes précises, ce qui conduisait à une méthodologie non optimisée.
À l'époque, la seule façon de consigner ces meilleures pratiques était d'utiliser des documents Word fastidieux, ce qui posait de nouveaux défis.
Défi n° 2 : le temps nécessaire à la création des instructions de travail
La méthode existante pour documenter les procédures était extrêmement laborieuse. La création d'une seule instruction de travail impliquait de prendre des photos, de les importer dans un document Microsoft Word, de formater soigneusement le texte, d'imprimer la version finale, puis de plastifier manuellement le document pour qu'il puisse être utilisé dans l'atelier.
« Nous avions beaucoup de documents Word avec des images expliquant comment réaliser les processus. Cela prenait beaucoup de temps et n'était pas efficace. »
Samantha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision
L'ensemble de ce processus pouvait prendre près d'une journée de travail pour seulement 5 instructions, ce qui rendait impossible de suivre le rythme des plus de 150 processus nécessitant une documentation et une amélioration continue. Cette charge administrative empêchait activement Samatha et son équipe de maintenir la documentation à jour lorsque de nouvelles révisions entraient en jeu.
Défi n° 3 : faible contrôle des révisions
« Lors de la mise à jour des processus existants, il était difficile de retrouver les documents obsolètes, ou les opérateurs ne savaient pas qu'une nouvelle révision était disponible. Et cela était toujours préoccupant. »
Samantha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision
L'absence de contrôle centralisé des versions posait des risques en matière de conformité et de qualité. Lorsqu'un processus était mis à jour, le créateur du document devait rechercher manuellement et supprimer toutes les copies plastifiées précédentes dans les locaux de Reader Precision. Si un opérateur manquait la notification ou utilisait simplement une instruction obsolète, il procédait à des étapes inexactes.
Conseil de pro : Saviez-vous que VKS Enterprise peut mettre à jour automatiquement les instructions de travail dès qu'une révision est modifiée/mise à jour dans un ERP connecté ? Découvrez les nouvelles fonctionnalités de VKS 7.0 !
4 façons clés dont Reader Precision utilise VKS
Face à la nécessité de stabiliser les processus pendant l'expansion, Samantha Betley et son équipe d'amélioration continue ont donné la priorité au déploiement de VKS dans les domaines où les connaissances tribales étaient les plus élevées.
Ils ont commencé par se concentrer sur les tâches critiques post-usinage, telles que l'ébavurage manuel. À partir de là, la documentation numérique s'est rapidement étendue au-delà de l'atelier et des réglages des machines pour inclure des fonctions administratives et de maintenance critiques.
Aujourd'hui, VKS sert de centre de connaissances centralisé pour de multiples facettes de l'entreprise, garantissant la cohérence à chaque point de contact.
- Procédures de maintenance
- Procédures opérationnelles standard générales
- Procédures de configuration
- Processus d'usinage
- Ébavurage manuel
Solution 1 : vidéos et images pour une meilleure compréhension
Les images statiques ne parviennent souvent pas à rendre compte des nuances de tâches complexes et tridimensionnelles, telles que l'angle spécifique nécessaire pour ébavurer une pièce sans la rayer.
« La possibilité d'ajouter des vidéos aux instructions de travail a également été un atout considérable, car les images ne permettent parfois pas de clarifier entièrement le processus. Nous utilisons donc des images et des vidéos pour tout montrer en détail. »
Samantha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision
Les instructions vidéo résolvent immédiatement cette ambiguïté en démontrant la technique précise, la vitesse et les mouvements subtils nécessaires pour obtenir un résultat parfait. En intégrant de courts clips vidéo à des textes et des images clairs, Reader Precision garantit que les opérateurs n'ont pas à deviner comment utiliser un outil. Cette approche multimédia accélère la formation et est particulièrement efficace pour capturer les connaissances tribales complexes qui, auparavant, ne vivaient que dans la tête des employés expérimentés de longue date.
Solution 2 : contrôle des révisions et ISO 9001
Pour un fabricant de précision, le maintien de la certification ISO 9001 est extrêmement utile. VKS fournit le cadre numérique permettant de répondre à ces exigences strictes.
Notre contrôle de révision robuste garantit que chaque opérateur sur le terrain consulte toujours la dernière version approuvée d'une procédure, éliminant ainsi les risques associés aux documents papier. De plus, VKS crée automatiquement une piste d'audit, enregistrant qui a créé, révisé et approuvé chaque modification, et limitant les privilèges d'édition au personnel qualifié.
« Nous utilisons VKS pour la documentation ISO 9001 car cela nous permet d'avoir un contrôle précis des révisions, où vous pouvez accorder des droits d'édition à certains représentants et également voir qui a modifié les instructions. »
Samantha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision
Cette documentation transparente simplifie le processus de révision et renforce l'engagement de l'entreprise à maintenir le plus haut niveau de gestion de la qualité.
Solution 3 : exemples de qualité
Une méthode efficace de contrôle qualité mise en œuvre par Reader Precision consiste à comparer côte à côte des photos de pièces acceptables et de pièces défectueuses.
« Nous avons commencé à utiliser des photos de bons et de mauvais résultats. Cela permet aux opérateurs de déterminer eux-mêmes quelles sont les pièces conformes et non conformes. Nous pouvons également examiner les besoins du client, puis comparer les photos des pièces conformes et non conformes afin de garantir la qualité. »
Samantha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision
Solution 4 : sur site
Étant donné que Reader Precision fabrique des composants pour le compte du ministère américain de la Défense (DoD), l'entreprise ne pouvait pas utiliser n'importe quelle solution de gestion des instructions de travail. Elle avait besoin d'une solution pouvant être hébergée sur ses propres serveurs (sur site).
Pour un fabricant du secteur de la défense et de l'aérospatiale, la sécurité des données et le contrôle de la propriété sont primordiaux. Étant donné que VKS est utilisé pour stocker des images et des vidéos des pièces et des processus d'usinage requis pour leurs contrats avec le DoD, une solution standard hébergée dans le cloud n'aurait pas donné à Reader Precision la liberté dont elle avait besoin dans une solution d'instructions de travail.
La méthode d'installation sur site garantit que toutes les informations exclusives, en particulier les supports visuels essentiels aux contrôles de qualité et à la formation, restent hébergées par Reader Precision. Cette flexibilité était essentielle pour tirer pleinement parti des capacités multimédias de VKS sans sacrifier la sécurité ou la conformité.
5 résultats puissants de l'utilisation des instructions de travail numériques VKS
Depuis 2019, date à laquelle Reader Precision a commencé à utiliser VKS, Samantha et son équipe ont bénéficié de nombreux avantages, allant de la création plus rapide d'instructions de travail à l'amélioration de la productivité et de la conformité en matière de qualité.
Résultat 1 : création plus rapide des instructions de travail
Le processus lié à l'utilisation de documents Word (un processus manuel en plusieurs étapes comprenant la création, l'impression et le plastifiage) a été immédiatement remplacé par une plateforme de création numérique centralisée et efficace.
« Grâce à VKS, le temps que nous consacrons à la création d'instructions de travail a diminué d'au moins 75 %. VKS rend donc nos opérations beaucoup plus efficaces. »
Samantha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision
Ce changement a permis de libérer beaucoup de temps et de ressources, permettant à l'équipe d'amélioration continue de se concentrer sur l'amélioration réelle des processus plutôt que sur les tâches administratives. En tirant parti des outils intégrés et de l'intégration multimédia de VKS, ils ont pu rapidement créer et déployer des instructions complètes pour leur équipe.
Résultat 2 : meilleur contrôle des révisions
Le principal avantage de VKS en termes de qualité et de conformité a été d'éliminer le risque lié aux instructions obsolètes. VKS garantit une source unique d'informations fiables. Lorsque Samatha et son équipe publient une nouvelle révision, le système alerte instantanément toute personne utilisant actuellement l'ancienne version.
« J'apprécie beaucoup le fait que lorsque vous contrôlez la révision d'un élément et que quelqu'un utilise ce classeur, cette personne reçoit automatiquement une alerte lui indiquant la dernière révision. Cela a changé la donne pour nous. »
Samantha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision
Cette automatisation élimine le risque d'erreur humaine et garantit le bon entretien et le respect des instructions appropriées. Ce niveau d'application est essentiel pour conserver la certification ISO 9001 et offre la certitude que chaque opérateur suit à chaque fois la procédure exacte et actuelle.
Résultat 3 : amélioration de la compréhension et de la productivité
VKS a considérablement amélioré la compréhension et l'efficacité des opérateurs en faisant passer le paradigme d'apprentissage de l'observation passive à l'exécution active et guidée.
Les nouveaux employés et les travailleurs expérimentés ont toujours les bonnes instructions sous les yeux. À bien des égards, les instructions numériques agissent comme un coach permanent et informatif directement sur le lieu de travail.
« Notre équipe comprend plus rapidement nos instructions numériques. Si quelqu'un se contente de vous montrer comment faire, il peut être difficile de retenir ces informations. Mais avec VKS, ils peuvent le faire eux-mêmes et ils ont toujours les instructions sous les yeux, ce qui réduit considérablement la confusion. »
Samantha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision
Ce modèle d'apprentissage accélère l'acquisition de compétences, améliore la compréhension et stimule la productivité globale, aidant ainsi Reader Precision à atteindre ses objectifs de production.
Résultat 4 : amélioration de la qualité
Le VKS a considérablement amélioré la qualité en imposant la standardisation et en apportant une clarté visuelle, s'attaquant ainsi directement aux causes profondes des défauts. Grâce au VKS, Reader Precision intègre des instructions spécifiques et des démonstrations vidéo directement dans le processus de travail.
Un exemple clé a été l'élimination des rayures causées par l'utilisation d'outils à main inappropriés par les opérateurs du département secondaire. Grâce à VKS, ils ont pu « supprimer ce problème » en standardisant le processus. Les opérateurs ne pouvaient utiliser qu'un « outil spécifique » et pouvaient immédiatement voir la bonne façon de l'utiliser dans une vidéo, ce qui évitait toute technique inappropriée. Cette mise en œuvre immédiate et visuelle des meilleures pratiques élimine toute ambiguïté et garantit une qualité constante et sans défaut pour tous les opérateurs.
Résultat 5 : assurer un travail continu grâce à la formation croisée
En documentant les tâches de maintenance des machines, telles que les vidanges d'huile ou le traitement des alarmes, VKS minimise les temps d'arrêt coûteux de la production.
« Nous avons mis en place des procédures de maintenance dans nos départements de conditionnement qui expliquent étape par étape comment changer l'huile d'une machine. Cela nous permet de maintenir nos machines en état de fonctionnement tout au long de la journée. Ainsi, si une alarme se déclenche pendant le deuxième quart de travail, les opérateurs peuvent immédiatement se rendre chez VKS au lieu d'attendre le premier quart. »
Samantha Betley, responsable de l'amélioration continue chez Reader Precision
Au lieu d'attendre l'arrivée de l'équipe de maintenance spécialisée de la première équipe, les opérateurs de la deuxième équipe peuvent accéder à des guides simples et détaillés pour résoudre eux-mêmes les problèmes courants.
Cette formation polyvalente garantit que les machines CNC de grande valeur restent opérationnelles 24 heures sur 24. En ayant immédiatement accès aux procédures critiques, tout opérateur peut effectuer les tâches nécessaires rapidement et correctement, maximisant ainsi le temps de fonctionnement des machines et favorisant une production continue.
Prochaine étape pour Reader Precision : l'évolutivité
Le parcours de Reader Precision témoigne avec force de la nécessité de la transformation numérique dans les environnements de fabrication à forte croissance. Confrontée à une croissance exponentielle (déménagement dans des locaux de 12 000 m², expansion rapide de son parc de machines et embauche de nombreux nouveaux employés), la direction a pris conscience que les processus papier et le recours aux connaissances tribales constituaient des obstacles insurmontables.
En mettant en œuvre VKS, Reader Precision a réussi à numériser ses opérations, à mettre en place un contrôle des révisions essentiel pour la conformité ISO et à faire des progrès significatifs en matière d'assurance qualité. VKS est désormais le fondement essentiel qui garantit que les procédures opérationnelles évoluent au même rythme que l'expansion physique de l'entreprise.
L'avenir de Reader Precision passe par la poursuite de l'intégration de VKS dans tous les départements, y compris l'emballage et l'expédition, afin de normaliser le travail de chacun de ses employés, dont le nombre ne cesse de croître. Son succès mesurable, notamment une réduction estimée à 75 % du temps consacré à la création des instructions de travail, prouve que VKS est plus qu'un simple logiciel : c'est une stratégie essentielle pour maintenir la qualité, l'efficacité et la cohérence alors que Reader Precision accélère sa croissance vers la prochaine génération de fabrication de précision.