Si vous avez déjà essayé de former quelqu'un avec seulement des instructions sur papier et beaucoup d'espoir, vous savez à quel point cela peut être difficile. Chez Phoenix Mecano, cette difficulté se traduisait par une intégration lente et des assemblages incohérents. Mais au lieu de rester coincés dans ce cycle, ils ont changé la donne grâce à un logiciel d'instructions de travail numériques et ont transformé leur site de production avec des flux de travail standardisés et sans papier.
Nous avons discuté avec Camila Deyton, responsable de l'intégration des systèmes, et Will Green, directeur de production, qui ont contribué à la transition entre des procédures opérationnelles standardisées statiques et un savoir-faire tribal vers un système standardisé, visuel et connecté à l'aide du logiciel d'instructions de travail numériques VKS.
Camila a décrit cette transition de la manière suivante :
« Cela a fait une énorme différence en matière de formation et d'intégration. Vous pouvez affecter les opérateurs à la tâche précise qu'ils vont effectuer, avec les étapes déjà définies. Enveloppez avec du papier. Donnez ces instructions écrites à 10 opérateurs différents et vous obtiendrez 10 résultats différents : des pliages, du ruban adhésif et des délais différents. Montrez plutôt une vidéo de 15 secondes et quelques photos du résultat final. Vous obtenez alors 10 articles emballés de manière uniforme. »
Camila Deyton, responsable de l'intégration des systèmes chez Phoenix Mecano
Il ne s'agit pas ici d'une histoire classique sur le passage au zéro papier. Il s'agit plutôt d'intégrations intelligentes, de tableaux de bord en temps réel, de formulaires de qualité facilement traçables et d'une main-d'œuvre qui sait exactement quoi faire sans avoir à solliciter un superviseur ou à interpréter à plusieurs reprises des instructions écrites. Voici comment Phoenix Mecano a opéré cette transition et pourquoi ses employés disent désormais : « Si les photos ne sont pas là, c'est qu'il y a un problème. »
Découvrez Phoenix Mecano
Phoenix Mecano fabrique des composants qui protègent et soutiennent les technologies qui font fonctionner les industries d'aujourd'hui, de l'aérospatiale aux appareils médicaux en passant par l'automatisation industrielle. Dans son usine de Frederick, dans le Maryland, l'équipe assemble des boîtiers industriels, des systèmes de profilés en aluminium et des pièces de précision conçus pour fonctionner dans des environnements exigeants.
Avec un modèle à forte mixité et faible volume, les constructions sur mesure sont la norme, ce qui signifie qu'ils ont besoin d'instructions de travail standardisées et de processus de fabrication allégés pour maintenir la qualité des produits et accélérer la formation des opérateurs.
Si vous avez déjà essayé de faire évoluer la production avec une équipe multilingue et des instructions sur papier, vous savez déjà que les failles apparaissent rapidement. Phoenix Mecano l'a également constaté et a décidé d'agir.
« Le plus gros problème était que nous n'avions que du texte pour expliquer aux employés comment fabriquer quelque chose. Ils se basaient uniquement sur leur mémoire ou sur ce que quelqu'un d'autre leur avait dit. »
Will Green, directeur de production chez Phoenix Mecano
Dans le même temps, l'intégration ralentissait tout. Former de nouveaux employés impliquait de retirer des travailleurs expérimentés de la production et de compter sur eux pour expliquer les étapes en personne. Ce type de formation prenait du temps et, sans référence visuelle cohérente, n'était pas toujours efficace.
Les contrôles qualité posaient également des problèmes. Afin de garantir une bonne tenue des registres, les contrôles qualité étaient soigneusement consignés sur des formulaires papier, qui étaient ensuite archivés au format numérique. Ce processus exigeait un effort particulier de la part de l'équipe, qui devait scanner et enregistrer chaque document avec précision, afin de conserver des archives numériques fiables pour référence future.
De plus, compte tenu de la diversité des produits complexes, de la rotation du personnel et de l'évolution constante des spécifications, l'entreprise avait besoin d'un moyen de s'assurer que chaque opérateur pouvait fabriquer le bon produit, de la bonne manière, à chaque fois.
C'est là qu'est intervenu VKS.
Grâce à VKS, ces tâches sont désormais accompagnées d'illustrations étape par étape et de courtes vidéos, ce qui les rend accessibles à tous les opérateurs sans perte de temps ni de matériaux pour essayer de se souvenir.
Découvrez le logiciel d'instructions de travail VKS
Phoenix Mecano ne voulait pas seulement numériser ses procédures opérationnelles standard, mais aussi mettre en place un processus reproductible et sans erreur dans l'ensemble de ses opérations de fabrication.
Créer de meilleures instructions, plus rapidement
Ils ont commencé par créer des guides dans VKS Enterprise, en commençant par les tâches les plus complexes. Ces procédures opérationnelles standard (SOP) numériques comprennent des instructions visuelles étape par étape, un texte simplifié et une assistance multilingue pour guider chaque opérateur. C'est essentiel lorsque votre équipe comprend des nouveaux employés, des opérateurs multilingues ou des personnes qui passent d'un type de tâche à l'autre au cours d'une même journée de travail. VKS veille à ce que personne n'ait à interpréter un paragraphe lorsqu'une image suffit.
VKS vous permet d'intégrer des photos annotées, des vidéos explicatives, des dessins CAO zoomables et une logique conditionnelle qui adapte le flux de travail en fonction des entrées de l'opérateur, rendant même les constructions complexes simples.
Les opérateurs suivent désormais des instructions visuelles qui montrent exactement les plis, l'utilisation des matériaux et les détails de finition, ce qui réduit la variabilité et améliore le rendement dès le premier passage.
« Nous avons pu élaborer des instructions de travail spécifiques pour des tâches spécifiques. Nous pouvons présenter ce que le client souhaite, ce que l'opérateur doit voir et même expliquer des éléments tels que l'emballage ou des remarques particulières. »
Camila Deyton, responsable de l'intégration des systèmes chez Phoenix Mecano
Ce niveau de détail a permis d'éliminer les approximations qui ralentissaient auparavant le travail.
Standardisation des connaissances tribales dans l'ensemble de l'usine
Et comme la création d'instructions dans VKS est rapide, souvent en seulement 10 minutes lorsque les images sont prêtes, l'équipe peut documenter les processus rapidement sans ralentir la production. Avec VKS, les courtes vidéos et les images annotées font toute la différence. Les opérateurs peuvent suivre à un rythme régulier et faire les choses correctement dès la première fois, sans gaspillage de matériaux ni confusion.
Contrairement aux procédures opérationnelles standardisées statiques ou aux classeurs imprimés, les guides VKS sont également interactifs. Les opérateurs peuvent cocher les tâches, effectuer des contrôles qualité en cours de processus et enregistrer les données de production en temps réel directement dans le système. Cela garantit que chaque action est enregistrée et traçable.
Stimuler l'engagement des opérateurs grâce à des supports visuels
Au fur et à mesure que l'équipe créait de nouveaux guides, elle a remarqué un changement dans la manière dont les opérateurs s'impliquaient dans le processus. Selon Camila, même les membres les plus expérimentés de l'équipe ont commencé à s'appuyer sur les supports visuels.
« Ils se sont habitués à voir les images. Maintenant, s'il manque quelque chose, ils le signalent et demandent : « Où est cette image ? » Cela montre à quel point ils s'appuient sur ces visuels. »
Camila Deyton, responsable de l'intégration des systèmes chez Phoenix Mecano
Les opérateurs considèrent désormais les visuels comme faisant partie intégrante de leur travail quotidien. Si quelque chose ne correspond pas à ce qu'ils ont l'habitude de voir, par exemple une image manquante, une photo floue ou une étape obsolète, ils le signalent immédiatement. Ce type de retour d'information fait désormais partie intégrante de la culture de Phoenix Macano.
Cela montre que les opérateurs font confiance aux guides comme source fiable d'informations. Et lorsque la norme est visuelle, reproductible et toujours précise, il est plus facile pour tout le monde de travailler de la même manière, quel que soit son niveau d'expérience ou sa langue maternelle.
En faisant des visuels la norme plutôt que l'exception, Phoenix Mecano a donné à son équipe un outil fiable et une raison de s'impliquer davantage dans le processus.
Plus qu'un outil de formation
Depuis sa mise en œuvre, le logiciel d'instructions de travail VKS est devenu un élément fondamental de l'atelier. Associé à l'intégration ERP et à la capture de données en temps réel, il n'est plus seulement un outil de formation, mais un système de fabrication qui relie les personnes, les instructions et les données de production à mesure que chaque tâche est accomplie.
Aujourd'hui, VKS est bien plus qu'un simple outil que les opérateurs doivent suivre. C'est un outil utile sur lequel toute l'équipe s'appuie pour assurer le bon déroulement et la cohérence des tâches.
Le suivi manuel de la qualité représentait auparavant un risque. Les signatures sur papier étaient faciles à oublier, ce qui rendait difficile de savoir qui avait effectué les inspections ou enregistré les rebuts. Avec VKS, les points de contrôle qualité sont intégrés directement dans les instructions, ce qui élimine le risque d'oublier des étapes et garantit que chaque enregistrement est traçable et facile d'accès.
Les améliorations visuelles font également une grande différence. Auparavant, les instructions d'acheminement étaient très textuelles et l'ajout d'images était fastidieux. Désormais, l'équipe peut facilement intégrer de courtes vidéos et des images annotées, mettant en évidence les étapes critiques et éliminant toute ambiguïté dans les processus routiniers comme dans les processus complexes.
Et comme VKS capture chaque action au fur et à mesure qu'elle se produit, l'équipe bénéficie d'un niveau de traçabilité sans précédent. Les audits sont plus rapides, les surprises moins nombreuses et la communication entre les équipes est plus claire et plus cohérente.
En bref, VKS permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.
Comment Phoenix Mecano utilise VKS
Lorsque Phoenix Mecano a introduit VKS dans ses ateliers, l'entreprise a mis en place un processus de fabrication standardisé qui fournit les bonnes instructions de travail numériques, au bon format et au bon moment.
La numérisation rationalise la connexion à VKS
Les opérateurs de Phoenix Mecano se connectent à VKS en scannant leur badge, ce qui leur permet d'accéder immédiatement aux ordres de travail filtrés en fonction de leur poste de travail. Chaque guide est personnalisé avec des visuels clairs, des instructions étape par étape et un contenu traduit pour une prise en charge multilingue.
Cette configuration « scan-to-job » rationalise les flux de production en supprimant les connexions supplémentaires nécessaires pour enregistrer avec précision le temps passé sur chaque ordre de travail :
- Elle élimine les approximations en renvoyant directement à la bonne version des instructions de travail.
- Elle garantit que les opérateurs n'ont jamais à demander quels dessins s'appliquent à la tâche.
- Elle s'intègre aux systèmes de codes-barres ou RFID existants, ce qui évite l'achat de nouveau matériel ou la formation des opérateurs.
« Les opérateurs se connectent facilement à la commande, sélectionnent rapidement la tâche à lancer et peuvent commencer la production immédiatement. Grâce à des guides visuels clairs, ils n'ont pas besoin de poser les mêmes questions à plusieurs reprises ni de rechercher des instructions, même s'ils n'ont pas travaillé sur ce produit depuis un certain temps. Les visuels leur permettent de se rafraîchir facilement la mémoire et de travailler en toute confiance. »
Camila Deyton, responsable de l'intégration des systèmes chez Phoenix Mecano
Ce changement a rationalisé la formation et éliminé l'incertitude qui ralentissait auparavant le travail. Au lieu de compter sur un ingénieur pour leur expliquer quoi faire, les opérateurs suivent un processus cohérent, visuel, direct et facile à reproduire.
Connexion de VKS à l'ERP et aux données en temps réel
En coulisses, Phoenix Mecano a connecté VKS à son logiciel ERP et BI. Désormais, les informations sur les tâches sont automatiquement transmises à VKS tandis que les opérateurs saisissent le temps de travail, les quantités et les rebuts au fur et à mesure. Ce niveau d'intégration garantit l'exactitude et l'actualité de toutes les informations.
Ils utilisent les outils de saisie de données intégrés à VKS pour enregistrer :
- Les heures de travail
- Les quantités réalisées
- Les rebuts et les défauts
- Toutes les remarques ou exceptions via des formulaires intelligents
Les fonctionnalités les plus efficaces pour Phoenix Mecano sont les instructions visuelles conviviales, les validations qualité intégrées et le suivi des rebuts en temps réel. Ces fonctionnalités améliorent non seulement la facilité d'utilisation sur le terrain, mais réduisent également les erreurs, facilitent l'assurance qualité et aident l'équipe à réagir plus rapidement aux problèmes de production.
Camila a expliqué comment les données de production sont synchronisées avec des tableaux de bord en temps réel, offrant ainsi aux superviseurs et aux planificateurs une visibilité complète sur les opérations de fabrication.
« C'est là que les tableaux de bord Power BI entrent en jeu pour Will et son équipe. Ils peuvent voir les tâches en cours et le temps qu'elles prennent. »
Camila Deyton, responsable de l'intégration des systèmes chez Phoenix Mecano
En transformant les instructions de travail en un outil interactif basé sur les données, Phoenix Mecano n'a pas seulement amélioré la manière dont les opérateurs suivent les instructions. L'entreprise a également amélioré la manière dont l'ensemble de l'équipe comprend et gère la production en temps réel.
Des résultats qui parlent d'eux-mêmes
Pour Phoenix Mecano, la valeur de VKS s'est rapidement manifestée par des flux de travail plus fluides et des changements mesurables sur le terrain.
Résultat 1 : une intégration plus rapide et plus facile
L'intégration s'est immédiatement améliorée. Grâce à des guides visuels disponibles dès le premier jour, les nouveaux employés ont pu se mettre à niveau plus rapidement, avec moins de questions et moins de recours à l'accompagnement verbal.
« VKS nous a énormément aidés pour l'intégration. Les images sont particulièrement utiles pour les personnes qui ne parlent pas couramment l'anglais. »
Camila Deyton, responsable de l'intégration des systèmes chez Phoenix Mecano
Avec VKS, la formation et l'intégration chez Phoenix Mecano sont plus pertinentes et plus enrichissantes. Grâce à VKS, les employés acquièrent une compréhension claire et visuelle du processus, ce qui leur permet de travailler en toute confiance et de manière autonome, sans avoir besoin d'une supervision constante.
Résultat 2 : une clarté pour tous les employés
Cette clarté visuelle a changé la façon de travailler des opérateurs expérimentés. Plutôt que de se fier à leur mémoire ou à leur improvisation, ils suivent désormais une norme commune et accessible à toutes les équipes. Comme VKS standardise toutes les instructions jusqu'au niveau de l'image, de l'outil et de la pièce, les opérateurs ne travaillent pas seulement plus vite, ils travaillent de la même manière à chaque fois.
« Même nos opérateurs les plus expérimentés consultent les manuels et demandent : « Où est cette image ? » ou « Ce n'est pas comme ça que ça avait l'air la dernière fois. » Cela permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde. »
Camila Deyton, responsable de l'intégration des systèmes chez Phoenix Mecano
Depuis la mise en œuvre de VKS, Phoenix Mecano a constaté une augmentation mesurable du nombre d'heures de travail réalisées, qui est passé de 80 % à 95 %. Grâce à la réduction des erreurs et des retouches, davantage de temps est consacré aux activités à valeur ajoutée et l'efficacité de la production s'est améliorée à tous les niveaux.
Résultat 3 : visibilité en temps réel grâce au suivi numérique
Et puis, il y a les données. Grâce à la centralisation dans un seul système du suivi de l'avancement des tâches, du suivi de la main-d'œuvre et des rapports sur les rebuts, Phoenix Mecano a gagné une visibilité en temps réel dont elle ne disposait pas auparavant. Ce qui était auparavant des suppositions est désormais traçable, horodaté et visible par tous ceux qui en ont besoin.
«Nous avons réduit considérablement le nombre de formulaires papier. Nous savons désormais quand une tâche a été effectuée et nous n'avons plus besoin de courir après les gens pour le savoir. »
Camila Deyton, responsable de l'intégration des systèmes chez Phoenix Mecano
Résultat 4 : une cohérence qui perdure d'une équipe à l'autre
Plus important encore, VKS a permis à l'équipe de contrôler les processus de fabrication standardisés, l'exécution des tâches et la traçabilité. Quels que soient le travail, le produit ou l'opérateur, ils disposent désormais d'un processus visuel cohérent qui perdure d'une équipe à l'autre.
L'avenir pour Phoenix Mecano
Phoenix Mecano ne ralentit pas. Maintenant que VKS fait partie du quotidien de l'usine, l'équipe cherche de nouvelles façons d'étendre les capacités de la plateforme.
Elle continue de créer des instructions de travail visuelles pour un plus large éventail de tâches de fabrication et d'opérations d'assemblage, en particulier dans les domaines où le savoir-faire tribal persiste ou où les exigences de production augmentent. L'objectif est d'éliminer toute ambiguïté, qu'elle se cache dans l'assemblage, l'emballage ou la préparation.
Camila a également souligné le travail d'intégration en cours entre VKS et leur système ERP. Plus ces systèmes communiquent entre eux, moins les employés passent de temps à basculer d'un outil à l'autre et plus les données sont précises.
« Nous avons connecté davantage de points de données entre VKS et notre ERP. Cela nous aide à rationaliser ce que nous voyons, à réduire les non-conformités et à gagner en efficacité. »
Camila Deyton, responsable de l'intégration des systèmes chez Phoenix Mecano
L'équipe souhaite également continuer à améliorer son utilisation des données de production. En intégrant les données VKS dans les tableaux de bord Power BI, elle transforme les activités quotidiennes en informations exploitables. Qu'il s'agisse de suivre les temps de travail, d'identifier les goulots d'étranglement ou de déterminer les besoins en formation, tout est visible.
Mais surtout, elle souhaite continuer à mettre en place un atelier sans papier où personne n'a besoin de deviner ce qu'il doit faire, quelle pièce utiliser ou comment respecter les normes. Tous les opérateurs voient les mêmes visuels, suivent les mêmes étapes et font confiance aux outils qu'ils utilisent.
Prêt à standardiser votre atelier ?
Phoenix Mecano ne s'est pas contenté de corriger quelques points faibles. L'entreprise a redéfini le déroulement des opérations et établi une base évolutive.
Des instructions de travail claires. Une formation visuelle à la fabrication. Des données en temps réel qui garantissent une production sans erreur.
Lorsque votre équipe dispose de ce dont elle a besoin, la qualité s'améliore, l'intégration est plus rapide et les problèmes ne passent plus inaperçus.
C'est exactement le type d'atelier que VKS est conçu pour soutenir. Prêt à en faire le vôtre ?