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5 façons inattendues de tester vos SOPs

Par: Virginia Shram

September 6, 2022

desk with various charts and a notebook titled Standard Operating Procedure

Vous connaissez donc déjà l'importance de créer et maintenir des SOP pour vos opérations de fabrication, mais savez-vous comment tester régulièrement vos SOP pour une communication standard continue ?

Il est malheureusement facile de se retrouver à utiliser des SOP obsolètes - la plupart des changements de procédure au quotidien sont incrémentiels et à peine perceptibles, et puis un jour, un nouveau membre de l'équipe essaie de suivre une liste d'actions en utilisant des ressources dont votre entreprise ne dispose plus !

La solution est simple, bien qu'ennuyeuse : révisez souvent les SOPs pour les élever au niveau des attentes de vos opérations en évolution.

Ugh… Ennuyeux, non ?

Quelques itérations de plus de la même chose et votre cerveau pourrait bien se détourner complètement des SOPs.

Alors secouez les choses avec ces stratégies de réécriture de maintenance, qui vous revigoreront, vous et votre équipe, en ce qui concerne les POS.

1. Expliquez-le à un enfant

!cinq enfants travaillent ensemble pour assembler des appareils électroniques](https://strapi.vksapp.com/uploads/childrenlearning_29a2ea3042.jpeg)

Non, nous ne vous suggérons pas d'inviter des dizaines d'enfants à visiter votre usine (si vous avez un enfant curieux avec un penchant pour la fabrication à proximité, alors bien sûr, mais Willy Wonka a déjà monopolisé cette tactique).

Ce que nous faisons, c'est exploiter l'idée de mémorisation par l'enseignement.

Donnez-vous pour tâche d'expliquer chaque étape du processus à un niveau de lecture de cinquième année - ne supposez pas de connaissances spécialisées ou de formulation difficile. Sinon, faites comme si vous écriviez un livre d'images sur le processus que vous essayez de normaliser.

Combien de détails allez-vous donner avant que l'attention (la mémoire, dans l'analogie avec la fabrication) ne faiblisse ?

Vous souvenez-vous d'expliquer le "comment" plutôt que le "quoi" ? Par exemple, vos instructions consistent-elles à "tourner le bouchon dans le sens inverse des aiguilles d'une montre jusqu'à ce que la pression soit relâchée" ou à "relâcher la pression" ?

Vous pouvez commencer à réaliser que vos procédures opératoires normalisées pourraient donner moins ou plus d'informations en fonction de ce qui prend le plus de temps à expliquer succinctement.

Comment cela peut aider: Ceci teste vraiment votre capacité à utiliser des analogies et à mémoriser par l'enseignement.

Pour en savoir plus sur la construction d'analogies créatives à des fins pédagogiques, consultez notre Guide sur les instructions de travail de fabrication en termes simples.

2. Planifiez un désastre

le superviseur surveille les opérations de l'usine tout en étant au téléphone.

Éloignez-vous de l'alarme incendie ! Ou…

Dans la plupart des écoles, les enfants se préparent à un incendie potentiel en se soumettant à des exercices d'incendie programmés, où il n'y a pas de réel danger, mais où tout le monde passe par les mouvements - ou, les SOPs - pour gérer une urgence soudaine.

Bien sûr, une fois. *Mais pourquoi plusieurs fois par an ? Ce n'est pas que les enfants ont le cerveau d'un poisson rouge, c'est que la mémoire musculaire et la pratique physique standardisée peuvent prendre le dessus lorsque les autres facultés sont mises à mal dans le feu de l'action.

Vous vous êtes déjà retrouvé dans une situation soudaine pour laquelle vous vous êtes entraîné, mais il vous faut une seconde pour vous ressaisir et puiser dans votre mémoire afin d'être performant ? Peut-être êtes-vous si nerveux que vous réfléchissez trop et oubliez une étape cruciale. C'est pourquoi la pratique rend parfait.

Donc, ne mettez pas exactement le feu à quoi que ce soit, mais introduisez plusieurs exercices d'évacuation et pratiques d'intervention d'urgence par an.

Si vous y réfléchissez, la productivité perdue en faisant une quantité semi-fréquente d'exercices pratiques est bien inférieure aux risques pour la productivité totale, vos travailleurs et vos machines si un incident avait lieu et que vous n'étiez pas préparé.

Il ne doit même pas s'agir d'une menace totale nécessitant une évacuation, comme un incendie. Le "désastre" peut être un arrêt de la production dû à un mauvais réglage ou à une panne de machine, par exemple, où un chef d'équipe guide les travailleurs à travers les procédures opérationnelles standard établies pour les urgences.

**Comment cela aide-t-il ? Testez la sensibilisation et le temps de réaction de votre équipe en matière de sécurité.

Pour en savoir plus sur la préparation de vos SOP pour des conditions sous-optimales, consultez Comment le réglage de votre machine affecte la qualité et la performance.

3. Faites-le à l'envers

un ouvrier croise le produit assemblé avec les plans

Cette approche est mieux comprise conceptuellement avec des mathématiques simples :

"Le faire à l'envers", c'est comme dire 9 + _ = 17, au lieu de dire 9 + 8 = _.

Il s'agit de la même fonction, mais la perspective est différente, donc inverser les POS et les pratiquer à l'envers aide les utilisateurs à penser en dehors de la boîte.

Cela permet également de prendre conscience des autres parties mobiles en dehors de leurs postes de travail directs ou de leurs tâches individuelles.

Prenez une chaîne de montage, par exemple. Après un certain temps de travail, il peut être assez facile de l'assembler en utilisant la mémoire musculaire lorsqu'on lui donne les bonnes pièces dans l'ordre. Ce qui est infiniment plus difficile, c'est de demander à l'utilisateur de dresser la liste de toutes les pièces nécessaires, ou de lui demander d'identifier quelle petite pièce manque à un produit presque terminé.

C'est plus difficile, certes, mais lorsque quelqu'un est conscient de la liste des exigences - et des solutions de contournement possibles en cas de ressources limitées - alors chaque rouage de la machine tourne en douceur et influence les rouages environnants pour qu'ils roulent avec eux.

De quels éléments ou items avez-vous besoin pour accomplir une tâche ? Que manque-t-il ?

De combien de temps avez-vous besoin pour cette tâche ? Y a-t-il une liste de contrôle finale pour déterminer si tout a été fait ?

Cette tactique est idéale pour définir l'étendue d'une tâche et ses aspects intermédiaires, comme le passage d'un produit à la station suivante avec les outils nécessaires à son traitement ultérieur.

Chacun est plus impliqué et comprend mieux son processus au sein de l'ensemble.

Comment ça aide: Oriente les membres de l'équipe vers un résultat optimal grâce à la planification rétroactive.

Pour en savoir plus sur le flux de processus dans les formats linéaires et non linéaires, consultez Utiliser l'approche DMAIC pour surcharger continuellement vos SOP.

4. Jouez aux charades

!cinq collègues jouent aux charades](https://strapi.vksapp.com/uploads/businesscharades_f9a0f3c504.jpeg)

Cette tactique surprenante renforce l'intercommunication pour de nombreuses POS. S'il n'est peut-être pas judicieux d'enseigner à un débutant le fonctionnement d'une machine en le mimant, il peut être intéressant d'adopter une approche plus décontractée de l'élaboration des POS.

Essayez de deviner le guide ou le type de travail en demandant aux opérateurs de mimer clairement le processus. Non seulement cela vous donnera un aperçu de l'énergie dépensée par les travailleurs, mais vous pourrez également mieux comprendre le flux de travail général.

Par exemple, la première étape d'une procédure opératoire normalisée exige peut-être d'"alerter" un autre membre de l'équipe de l'achèvement d'une sous-tâche. Bien que cette "alerte" puisse être déclenchée automatiquement par le logiciel de l'entreprise dans les opérations quotidiennes, comment votre équipe communique-t-elle cette information sans signaux verbaux ?

Est-ce qu'un membre de l'équipe fait signe à un collègue destinataire en levant le pouce ? Ou bien ce dernier est-il conscient de la provenance de l'alerte et attend-il plutôt un signal visuel provenant d'un autre endroit ?

Vous découvrirez peut-être que de nombreux liens de communication sont supposés plutôt qu'explicitement compris.

Rappelez-vous que cette tactique ne consiste pas à effectuer des gestes physiques identiques à ceux nécessaires au fonctionnement d'une machine - cette tactique est cruciale pour identifier et renforcer la communication interservices des membres de votre équipe.

C'est resserrer le filet pour que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Comment ça aide: Encourage une compréhension plus large du processus grâce au travail d'équipe.

Pour en savoir plus sur le renforcement de la communication par le travail d'équipe interactif, consultez Qu'est-ce que les instructions de travail interactives?.

5. Demandez à un non-expert

Deux ouvriers de la chaîne de production se tapent dans la main] (https://strapi.vksapp.com/uploads/teamproblemsolving_2268289847.jpeg)

Le rasoir d'Occam est une règle philosophique selon laquelle, entre deux ou plusieurs théories ou explications concurrentes, la plus simple d'entre elles est la bonne réponse. Cette règle est utile car elle rappelle aux utilisateurs d'éviter les solutions inutilement compliquées.

Pensez à l'adage courant : si vous entendez des sabots, pensez à des chevaux, pas à des zèbres.

Parfois, nous sommes tellement absorbés par les détails ou les écarts potentiels que nous oublions que la solution la plus simple est celle qui se trouve directement devant nous.

Heureusement, il n'est pas nécessaire d'avoir un doctorat en philosophie pour utiliser le rasoir d'Occam - une astuce rapide consiste à demander à un non-expert d'identifier le problème et la solution sur lesquels vous essayez de travailler.

Idéalement, il s'agit d'une personne qui possède un bon esprit critique, mais qui n'est pas dans votre créneau, ni même dans votre secteur.

Peut-être la réponse que vous cherchez est-elle faussement simple, comme le fait de changer deux postes de travail au lieu de sous-traiter à un autre entrepôt, ou de réutiliser les déchets au lieu de trouver de nouveaux matériaux - et vous ne la verrez pas même si elle est à deux pouces de votre nez.

Bouleversez votre perspective !

Comment cela peut aider: Humilie la vision de la solution idéale afin de briser le blocage de la rédaction du POS.

Pour en savoir plus sur la façon de sortir des sentiers battus dans votre stratégie de fabrication, lisez Comment KonMari modernise les 5S de la fabrication au plus juste.

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