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5 Unerwartete Wege, Ihre SOPs zu testen

Geschrieben von: Virginia Shram

September 6, 2022

desk with various charts and a notebook titled Standard Operating Procedure

Sie wissen also bereits, wie wichtig die Erstellung und Pflege von SOPs für Ihre Produktionsabläufe ist, aber wissen Sie auch, wie Sie Ihre SOPs regelmäßig auf eine kontinuierliche Standardkommunikation überprüfen können?

Leider kann es leicht passieren, dass Sie veraltete SOPs verwenden - die meisten alltäglichen Verfahrensänderungen sind schrittweise und kaum spürbar, und dann versucht eines Tages ein neues Teammitglied, eine Liste von Maßnahmen zu befolgen, für die Ihr Unternehmen keine Ressourcen mehr hat!

Die Lösung ist einfach, wenn auch langweilig: Überprüfen Sie die Standardarbeitsanweisungen häufig, um sie an die Erwartungen Ihrer sich entwickelnden Tätigkeiten anzupassen.

*Langweilig, nicht wahr?

Noch ein paar Wiederholungen desselben Vorgangs, und Ihr Gehirn könnte die SOPs ganz und gar abschalten.

Schütteln Sie also die Dinge mit diesen Strategien zur Neuformulierung von Arbeitsanweisungen auf, die Ihnen und Ihrem Team neuen Schwung verleihen werden, wenn es um SOPs geht.

1. Erklären Sie es einem Kind

fünf Kinder arbeiten zusammen, um Elektronik zusammenzubauen

Nein, wir schlagen nicht vor, dass Sie zahlreiche Kinder zu einer Besichtigung Ihrer Fabrik einladen (wenn Sie zufällig ein wissbegieriges Kind mit einer Vorliebe für die Produktion in der Nähe haben, dann sicher, aber Willy Wonka hat diese Taktik bereits monopolisiert).

Was wir hier tun, ist, die Idee des Erinnerns durch Lehren zu nutzen.

Geben Sie sich selbst die Aufgabe, jeden Schritt des Prozesses auf dem Leseniveau einer fünften Klasse zu erklären - setzen Sie kein Fachwissen oder schwierige Formulierungen voraus. Oder stellen Sie sich vor, Sie schreiben ein Bilderbuch über den Prozess, den Sie zu standardisieren versuchen.

Wie detailliert können Sie den Prozess beschreiben, bevor die Aufmerksamkeit (das Gedächtnis, in der Analogie zur Produktion) nachlässt?

Denken Sie daran, eher das Wie als das Was zu erklären? Lauten Ihre Anweisungen zum Beispiel: "Drehen Sie die Kappe gegen den Uhrzeigersinn, bis der Druck nachlässt" oder nur vage "Druck ablassen"?

Sie werden vielleicht feststellen, dass Ihre Standardarbeitsanweisungen weniger oder mehr Informationen enthalten könnten, je nachdem, was am meisten Zeit in Anspruch nimmt, um es kurz und bündig zu erklären.

Wie es hilft: Dies testet wirklich Ihre Fähigkeit, Analogien zu verwenden und sich durch Lehren zu merken.

Lesen Sie mehr über den Aufbau kreativer Analogien zu Unterrichtszwecken in unserem Leitfaden zur Erstellung von Arbeitsanweisungen in einfachen Worten

2. Planen Sie eine Katastrophe

Vorgesetzter überwacht den Fabrikbetrieb während er telefoniert

Gehen Sie vom Feueralarm weg! Oder…

In den meisten Schulen bereiten sich die Kinder auf einen möglichen Brand vor, indem sie an geplanten Brandschutzübungen teilnehmen, bei denen zwar keine wirkliche Gefahr besteht, aber alle die Abläufe - oder SOPs - für den Umgang mit einem plötzlichen Notfall durchgehen.

Sicher, einmal. Aber warum mehrmals im Jahr? Es liegt nicht daran, dass Kinder das Gehirn eines Goldfisches haben - es liegt daran, dass das Muskelgedächtnis und die standardisierte körperliche Übung die Oberhand gewinnen können, wenn andere Fähigkeiten in der Hitze des Gefechts überfordert sind.

Waren Sie schon einmal in einer plötzlichen Situation, für die Sie geübt haben, aber es dauert eine Sekunde, bis Sie sich in den Moment hineinversetzen und auf Ihr Gedächtnis zurückgreifen können, um eine Leistung zu erbringen? Vielleicht werden Sie so nervös, dass Sie zu viel nachdenken und einen entscheidenden Schritt vergessen. Das ist der Grund, warum Übung den Meister macht.

Zünden Sie also nicht unbedingt etwas an, aber führen Sie mehrere Evakuierungs- und Notfallübungen pro Jahr durch.

Wenn Sie darüber nachdenken, ist der Produktivitätsverlust, der durch eine halbwegs regelmäßige Übung entsteht, weitaus geringer als das Risiko für die Gesamtproduktivität, Ihre Mitarbeiter und Ihre Maschinen, wenn es zu einem Zwischenfall kommt und Sie unvorbereitet sind.

Dabei muss es sich nicht einmal um eine totale Bedrohung handeln, die eine Evakuierung erfordert, wie etwa ein Feuer. Die "Katastrophe" könnte z. B. ein Produktionsstopp aufgrund einer schlechten Maschineneinstellung oder eines Ausfalls sein, bei dem ein Teamleiter die Arbeiter durch die für Notfälle erstellten SOPs führt.

Wie es hilft: Testen Sie das Bewusstsein und die Reaktionszeit Ihres Teams in Bezug auf die Sicherheit.

Lesen Sie mehr über die Vorbereitung Ihrer SOPs für suboptimale Bedingungen unter Wie sich Ihre Maschineneinrichtung auf Qualität und Leistung auswirkt

3. Machen Sie es rückwärts

Arbeiter vergleicht montiertes Produkt mit Bauplänen

Dieser Ansatz lässt sich konzeptionell am besten mit einfachen mathematischen Berechnungen verstehen:

"Rückwärts rechnen" ist so, als würde man 9 + _ = 17 sagen, anstatt 9 + 8 = _

Es handelt sich um dieselbe Funktion, aber die Perspektive ist eine andere, so dass das Umdrehen von SOPs und das Rückwärtsmachen den Benutzern hilft, über den Tellerrand zu schauen.

Dadurch wird auch das Bewusstsein für die anderen beweglichen Teile außerhalb ihres direkten Arbeitsplatzes oder ihrer individuellen Aufgaben geschärft.

Nehmen Sie zum Beispiel ein Fließband. Nach einer gewissen Zeit der Arbeit am Fließband ist es vielleicht einfach genug, die richtigen Teile in der richtigen Reihenfolge aus dem Muskelgedächtnis zusammenzusetzen. Unendlich schwieriger ist es, den Benutzer dazu zu bringen, alle benötigten Teile aufzulisten, oder ihn zu bitten, herauszufinden, welches kleine Teil bei einem fast fertigen Produkt fehlt.

Sicherlich ist es schwieriger, aber wenn jemand die Liste der Anforderungen kennt - und mögliche Umgehungsmöglichkeiten im Falle geringer Ressourcen - dann dreht sich jedes Rädchen in der Maschine reibungslos und beeinflusst die umliegenden Rädchen, damit sie mitdrehen.

Welche Elemente oder Gegenstände brauchen Sie, um eine Aufgabe zu erledigen? Was fehlt noch?

Wie viel Zeit brauchen Sie für die Aufgabe? Gibt es eine abschließende Checkliste, um festzustellen, ob alles erledigt wurde?

Diese Taktik eignet sich hervorragend, um den Umfang einer Aufgabe und ihre Zwischenaspekte festzulegen, z. B. die Weitergabe eines Produkts an die nächste Station mit den für die weitere Bearbeitung erforderlichen Werkzeugen.

Jeder ist stärker involviert und hat mehr Verständnis für seinen Prozess innerhalb des Ganzen.

Wie es hilft: Orientiert die Teammitglieder auf ein optimales Ergebnis durch rückwirkende Planung.

Lesen Sie mehr über Prozessabläufe in linearen und nicht-linearen Formaten mit Nutzen Sie den DMAIC-Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung Ihrer SOPs

4. Scharade spielen

fünf Kollegen spielen Scharade

Diese überraschende Taktik stärkt die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern bei vielen SOPs. Auch wenn es vielleicht nicht sinnvoll ist, einem Anfänger einen Maschinenvorgang durch Mimik beizubringen, kann es sich lohnen, einen zwangloseren Ansatz für die Erstellung von SOPs zu wählen.

Versuchen Sie, den Leitfaden oder den Auftragstyp zu erraten, indem Sie die Bediener bitten, den Vorgang deutlich nachzuspielen. Auf diese Weise erhalten Sie nicht nur einen Einblick in die von den Mitarbeitern aufgewendete Energie, sondern Sie können auch den allgemeinen Arbeitsablauf besser verstehen.

So kann es beispielsweise sein, dass der erste Schritt einer Arbeitsanweisung die "Benachrichtigung" eines anderen Teammitglieds über eine abgeschlossene Teilaufgabe erfordert. Während diese "Benachrichtigung" im Tagesgeschäft vielleicht automatisch über die Unternehmenssoftware erfolgt, wie kommuniziert Ihr Team dies ohne verbale Hinweise?

Signalisiert ein Teammitglied einem empfangenden Kollegen mit einem Daumen nach oben? Oder weiß der Empfänger gar nicht, woher die Meldung kommt, und wartet stattdessen auf einen visuellen Hinweis aus einem anderen Bereich.

Sie werden feststellen, dass viele kommunikative Verbindungen eher vermutet als ausdrücklich verstanden werden.

Denken Sie daran, dass es bei dieser Taktik nicht darum geht, identische physische Handgesten auszuführen, wie sie bei der Bedienung einer Maschine erforderlich sind - diese Taktik ist entscheidend, um die bereichsübergreifende Kommunikation Ihrer Teammitglieder zu erkennen und zu stärken.

Sie strafft das Netz, damit nichts durch die Maschen fällt.

Wie es hilft: Fördert ein breiteres Prozessverständnis durch Teamarbeit

Lesen Sie mehr über den Aufbau von Kommunikation durch interaktive Teamarbeit unter Was sind interaktive Arbeitsanweisungen?

5. Fragen Sie einen Nicht-Experten

zwei Fließbandarbeiter geben sich die Hand

Occam's razor ist eine philosophische Regel, die besagt, dass zwischen zwei oder mehreren konkurrierenden Theorien oder Erklärungen die einfachere von ihnen die richtige Antwort ist. Diese Regel ist hilfreich, weil sie die Benutzer daran erinnert, unnötig komplizierte Lösungen zu vermeiden.

Denken Sie an das bekannte Sprichwort: Wenn du Hufe hörst, denke an Pferde, nicht an Zebras.

Manchmal verstricken wir uns so sehr in Details oder mögliche Abweichungen, dass wir vergessen, dass der einfachste Ausweg der ist, der direkt vor uns liegt.

Glücklicherweise muss man keinen Doktortitel in Philosophie haben, um Occams Rasiermesser anzuwenden - ein schneller Trick ist, jemanden zu bitten, der kein Experte ist, das Problem und die Lösung zu identifizieren, mit der Sie arbeiten wollen.

Im Idealfall handelt es sich dabei um jemanden, der über gute Fähigkeiten zum kritischen Denken verfügt, aber ansonsten nicht in Ihrer Nische oder sogar Ihrer Branche tätig ist.

Vielleicht ist die Lösung, die Sie suchen, täuschend einfach, z. B. die Umstellung von zwei Arbeitsplätzen, anstatt sie in ein anderes Lager auszulagern, oder die Wiederverwendung von Schrott, anstatt neues Material zu beschaffen - und Sie sehen sie nicht, obwohl sie nur wenige Zentimeter vor Ihrer Nase liegt.

Verändern Sie Ihre Perspektive!

Wie es hilft: Erleichtert die Vision der idealen Lösung, um die Schreibblockade der SOP zu durchbrechen

Lesen Sie mehr über das Umdenken in Ihrer Fertigungsstrategie mit Wie KonMari die 5S der schlanken Fertigung modernisiert

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