La formation de la main-d'œuvre peut être difficile. Et le suivi de la formation peut être encore pire. Se fier à des papiers volants ou à des fichiers inaccessibles ne suffit plus. Dans un environnement où tout va très vite, vous avez besoin d'un moyen fiable de former vos employés et de suivre leurs qualifications.
Mais allons un peu plus loin. Et si la plateforme que vous utilisez pour suivre les formations pouvait également vous aider à tirer parti des compétences de vos employés ?
C'est dans cet esprit que nous sommes fiers de vous présenter une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de suivre les qualifications de vos employés et de planifier stratégiquement vos effectifs ! Que ce soit dans une salle de classe ou dans l'atelier, la formation du personnel est plus puissante que jamais.
Laissez-nous vous montrer comment cela fonctionne.
Une meilleure connaissance et une meilleure planification
Avant la mise en œuvre de cette nouvelle fonctionnalité, les utilisateurs du logiciel VKS utilisaient la case à cocher Exigences de formation, ce qui était avantageux pour deux raisons :
- Pour les procédures avancées, les opérateurs ne disposant pas de la formation nécessaire ne pouvaient pas accéder à un guide spécifique ;
- Et lorsqu'un processus change, les opérateurs ne peuvent pas accéder au guide tant qu'un superviseur n'a pas vérifié qu'ils sont au courant des changements.
Cela garantit à la direction que les bons employés effectuent les bonnes tâches à tout moment.
Allons un peu plus loin
Mais nous avons décidé d'aller plus loin et de proposer une amélioration simple mais puissante de cette méthode. Nous nous sommes posé la question suivante : et s'il existait un moyen pour la direction de suivre et de mettre à jour facilement les qualifications et la formation de chaque employé ? Et s'ils pouvaient également utiliser ces informations pour effectuer une planification stratégique de la main-d'œuvre et faciliter l'amélioration des compétences de leurs employés ?
Cette nouvelle fonctionnalité vous fournit des informations essentielles sur les capacités de vos employés et vous permet de mettre à jour leurs qualifications pour des guides spécifiques. En outre, elle vous permet également de planifier plus efficacement votre calendrier de fabrication et vos besoins en formation.
Utilisez la liste interactive pour déterminer qui est le meilleur pour des tâches spécifiques et qui a besoin d'une formation supplémentaire. Grâce à une meilleure connaissance de votre main-d'œuvre, vous êtes en mesure de renforcer votre entreprise, votre produit et les personnes qui créent de la valeur.
C'est sur la page Formation mise à jour que la magie opère. Lorsque vous recherchez un guide, vous avez désormais accès à une liste interactive qui détaille qui est formé, qui est un expert, quand il a été formé et qui l'a formé.
Cette nouvelle fonctionnalité est contrôlée par deux interrupteurs à bascule : Formé et Accès au mode expert.
Formé : L'opérateur a accès au guide et est formé au processus. Cela vous permet d'attribuer en toute confiance les bons de travail aux bonnes personnes.
Accès en mode expert : L'opérateur a accès au guide en mode expert. Cela lui permet de se concentrer sur les étapes clés d'un processus et de sauter les étapes décrivant la procédure pour les employés moins expérimentés. Cela vous permet également de savoir quels employés peuvent faciliter la formation sur ce travail spécifique.
Conseil de pro:Si vous formez un grand groupe, utilisez la fonction de groupe pour qualifier tout le personnel de ce groupe.
Attribuer stratégiquement les bons de travail
Avec une liste facile à lire qui détaille les qualifications des travailleurs, attribuer les bons bons ordres de travail aux bons employés est un jeu d'enfant. Toutes les informations se trouvent sur un seul écran ; pas besoin de vérifier ailleurs. Il suffit de rechercher le guide correspondant et de voir lequel de vos opérateurs est formé pour effectuer cette activité.
Vous pouvez maintenant distribuer les tâches avec confiance et détermination.
En outre, cette liste interactive permet de savoir qui n'est pas formé pour une activité spécifique, ce qui présente un avantage unique. En utilisant la liste interactive, vous avez la possibilité de voir s'il y a un manque de travailleurs formés pour une procédure donnée. Cette information vous permet de mettre en œuvre un plan de formation polyvalente efficace qui permet à vos travailleurs de se mettre à niveau sur les tâches qu'ils doivent connaître.
Pour ces raisons et bien d'autres, cette nouvelle fonctionnalité permet de construire une main-d'œuvre plus forte et plus intelligente, préparée, flexible et confiante. La page Formation dans notre logiciel d'instruction de travail est un moyen facile de suivre les qualifications, de stocker les connaissances, d'affecter les bonnes personnes aux bons postes et de former les personnes en fonction des besoins de l'organisation.
Conseil de pro: Utilisez l'expérience de vos employés à votre avantage. Si vous avez besoin qu'un assemblage soit effectué rapidement et avec expérience, affectez un opérateur ayant accès au mode expert pour ce guide. Ou, si vous avez le temps, améliorez continuellement les compétences de votre main-d'œuvre et affectez les travailleurs qui ont besoin de plus d'expérience pour atteindre l'accès au niveau expert.
Les guides sont des outils de gestion de la qualité.
4 Uses Cases : Où cette nouvelle fonctionnalité sera-t-elle la plus utile ?
Comme nous l'avons brièvement évoqué, cette nouvelle fonctionnalité offre divers gains d'efficacité, de productivité et d'intelligence pour vous et vos employés. La mise à jour et le suivi de la formation de la main-d'œuvre sont rapides et efficaces, tandis que les affectations des employés sont axées sur les objectifs.
Les avantages de cette nouvelle fonctionnalité comprennent :
Explorons ces avantages avec 4 cas d'utilisation qui soulignent le potentiel de cette mise à jour innovante.
Cas d'utilisation 1 : Sélection d'un emploi
C'est un tout nouveau lundi et votre chef d'équipe met en place le planning des travaux d'assemblage. Mais certains ordres de travail dans la file d'attente nécessitent que les opérateurs aient une formation spécifique.
Pour une bonne raison, seuls les opérateurs formés sur ces assemblages pourront accéder à ces guides. Votre chef d'équipe devra donc choisir les bonnes personnes ayant la bonne formation et les bonnes qualifications. Votre chef d'équipe tire le guide sur la page Formation dans VKS et obtient une liste de toutes les personnes formées pour ce travail spécifique.
Génial !
Mais les processus ne sont pas toujours aussi simples. En ce moment, votre établissement connaît une période de forte demande et l'échéance arrive à grands pas. Vous avez besoin que le travail soit fait rapidement tout en maintenant vos normes de qualité. Dans ce cas, il sera utile d'utiliser les compétences de vos employés les plus expérimentés.
Comme nous l'avons montré, Accès au mode expert est indiqué à côté du nom de chaque personne. Faire appel à des experts pour effectuer cette tâche permettra d'accélérer les temps de cycle et permettra à votre équipe de respecter les délais. Avec ce plan en tête, votre équipe utilise ces connaissances sur la formation de la main-d'œuvre pour sélectionner des employés experts pour ce travail.
L'assemblage est alors terminé en un temps record. Votre chef d'équipe a accéléré la fabrication pour répondre aux exigences de production actuelles et vos clients sont satisfaits.
La semaine a été incroyable. Grâce à une planification stratégique des effectifs, votre chef d'équipe a trouvé les bonnes personnes pour les bons postes. L'efficacité a atteint des sommets !
En passant en revue et en sélectionnant le personnel qualifié pour chaque poste, votre chef d'équipe remarque que la majorité des opérateurs d'assemblage ne sont pas formés à une certaine tâche complexe. Vous avez vent de cette anomalie et vous réalisez qu'avec tout le temps gagné, vous pourriez épargner quelques employés pour une formation supplémentaire. Vous recherchez alors le guide mentionné et sélectionnez les employés que vous souhaitez former. Sur la même page, vous voyez qui est un expert et vous associez les formateurs et les stagiaires.
Désormais, pendant que les experts effectuent une tâche complexe, ils peuvent former leurs collègues moins expérimentés. Votre main-d'œuvre est plus forte parce que vous avez vu le potentiel et le besoin de formation supplémentaire.
Cas d'utilisation 3 : la maintenance
Maintenant, supposons qu'il y ait un problème avec l'une des machines de votre atelier. Des réparations devront être effectuées immédiatement ! Heureusement, vous vous souvenez que certains de vos opérateurs sont formés pour assurer la maintenance de cette même machine. Vous devez simplement savoir qui.
Vous vous rendez donc à la page Formation de VKS et recherchez les manuels de maintenance des machines correspondants. Et voilà ! Vous avez une liste de trois personnes qualifiées pour effectuer la maintenance de cette pièce d'équipement.
Vous sélectionnez et appelez l'employé le plus proche et il commence à résoudre le problème. Trouver les bonnes personnes a été rapide et efficace et VKS guidera ces employés dans toutes les procédures de maintenance complexes.
Vous avez donc maintenant la tranquillité d'esprit de savoir que les bonnes personnes effectuent les tâches tout en obtenant les bonnes informations au bon moment.
Cas d'utilisation 4 : Formation de la main-d'œuvre pour un groupe
Vous venez d'acheter une toute nouvelle cabine de peinture liquide qui va accélérer votre processus de peinture de 50 %. Vous devez maintenant former et orienter vos 30 employés de peinture sur ses fonctionnalités. Pour cela, il faut organiser une session de formation pour un groupe.
Pour relayer les informations qu'ils doivent connaître, vous utilisez un guide interactif VKS pour former tous vos employés.
Le succès est au rendez-vous ! Tout le monde est maintenant qualifié pour utiliser la nouvelle cabine de peinture liquide.
Le problème est qu'il serait inefficace de marquer 30 personnes individuellement. Vous auriez dû mettre à jour le bouton "formé" de chaque personne, une par une. Mais avec cette nouvelle mise à jour, le marquage de chaque personne comme étant formée peut être réduit de 30 clics à un seul clic.
Tous vos employés chargés de la peinture se trouvent déjà dans un groupe à part dans VKS, comme votre équipe d'assemblage, votre équipe de soudage, etc. Vous pouvez donc sélectionner le groupe de travailleurs intitulé "Équipe de peinture" et marquer l'ensemble du groupe de 30 personnes en un seul clic.
Cette nouvelle fonctionnalité représente une étape innovante pour la formation de la main-d'œuvre et le suivi des qualifications. Qu'il s'agisse de gérer l'atelier ou de former les employés, les connaissances clés sur votre main-d'œuvre sont au bout de vos doigts.
En mettant à jour et en suivant efficacement la formation des employés, vous pouvez exploiter au mieux les compétences de vos employés, fournir un accès fiable aux guides et attribuer des ordres de travail en toute confiance. Comme nous l'avons vu dans les 4 cas d'utilisation avec les instructions de travail visuelles, une formation efficace et les connaissances clés de la main-d'œuvre vous aident, vous et vos travailleurs, à être préparés et capables de relever tous les défis.
