Il ne fait aucun doute que le papier coûte cher. Le pire, c'est qu'il n'est même pas durable. Les documents papier se perdent et se détruisent facilement, et deviennent rapidement obsolètes, ce qui vous oblige à en acheter sans cesse davantage. Quant aux documents que vous souhaitez conserver, vous devez les stocker quelque part, ce qui occupe un espace précieux.
Cela va directement à l'encontre des principes de la production allégée et nuit en fin de compte à vos résultats financiers. Sans compter que la consommation massive et continue de papier ne rend pas service à l'environnement.
Selon l'Université du sud de l'Indiana, un milliard d'arbres sont abattus chaque année rien qu'aux États-Unis pour produire du papier. Cela signifie que malgré les sommes considérables dépensées en papier, nous finissons par en jeter une grande partie chaque année. Quel gaspillage !
Alors qu'il existe des solutions moins coûteuses, plus efficaces et plus respectueuses de l'environnement, nous devons nous poser la question suivante : pourquoi ne pas numériser nos opérations et mettre en place des solutions sans papier ?
Bien que nous nous concentrions ici sur les avantages de la fabrication sans papier, bon nombre de ces concepts peuvent facilement être transposés à d'autres secteurs qui cherchent à réduire leurs coûts, à limiter la mauvaise gestion des documents, à réduire leur empreinte environnementale, à améliorer la précision des données et à renforcer leur position grâce aux principes du lean.
Adopter le lean en passant au zéro papier
Quel que soit votre secteur d'activité, la réduction de la consommation de papier aura des effets positifs et permettra de réduire les dépenses de votre entreprise. Comme nous l'avons vu dans un précédent article de blog, non seulement le papier coûte cher chaque année, mais son stockage et sa récupération sont également coûteux.
Réfléchissez un instant à un scénario très probable. Vous disposez d'une équipe d'audit talentueuse composée de 3 personnes gagnant chacune 20 dollars de l'heure. Cette équipe passe en moyenne 1 heure par jour à traiter des documents papier. Mise à jour, impression, copie, classement, recherche, etc. Dans cet exemple, vous investissez au minimum 3 heures ou 60 dollars par jour uniquement pour gérer les audits papier. Ce n'est pas énorme, jusqu'à ce que vous regardiez le total sur une année : 15 600 dollars. - 5 avantages des audits de fabrication sans papier
Réduire l'utilisation du papier est la première étape pour réduire les déchets et adopter les principes de la production allégée. La mise en œuvre de solutions sans papier telles que les instructions de travail numériques VKS, les audits numériques et la collecte de données permettra à votre entreprise de dépenser moins et de gaspiller moins.
Le gaspillage dans la fabrication est souvent appelé « Muda », un terme japonais qui signifie « futilité, inutilité et gaspillage ». Lorsque l'on discute de l'impact du papier sur les fabricants, il est facile de constater que le papier est source de gaspillage et, dans certaines industries modernes, tout à fait inutile par rapport aux solutions sans papier de l'ère actuelle.
Les 8 formes de gaspillage avant la fabrication sans papier
Il existe 8 catégories principales de Muda, qui peuvent toutes être exacerbées par les processus basés sur le papier ou atténuées par l'utilisation de logiciels de fabrication sans papier tels que les instructions de travail VKS. Nous abordons brièvement ci-dessous chaque Muda et expliquons en quoi la réduction de l'utilisation du papier peut être bénéfique pour vos opérations et votre entreprise.
1. Défauts de production
Une feuille de papier n'est accessible qu'à une seule personne à la fois. Vous pouvez imprimer plusieurs copies pour chaque employé, mais tout ce que les employés ajoutent à leurs feuilles de papier n'est alors pas rapidement accessible à l'équipe. Lorsque vous auditez et évaluez vos processus et équipements à la recherche de défauts, vous avez besoin que toutes les informations pertinentes soient rapidement accessibles à tous les employés.
En passant au zéro papier, la collecte de données et le partage de documents se font en temps réel, ce qui permet une prise de conscience rapide et des réponses rapides aux problèmes de qualité ou aux défauts. Avec VKS, les rapports numériques sont faciles à trouver grâce au filtre de recherche de rapports intégré. Finies les longues recherches qui vous coûtent de l'argent.
Le simple fait de numériser les documents et de réduire l'utilisation de papier permet de réduire plus rapidement, plus facilement et plus précisément les défauts sur votre chaîne de production.
2. Surproduction
Outre l'impression et la copie d'un trop grand nombre de feuilles de papier, une documentation non réglementée conduit à des informations peu fiables, ce qui entraîne une surproduction dans les rapports et potentiellement une surproduction d'un produit.
Grâce à des logiciels de fabrication sans papier tels que VKS, la fiabilité de la production et de la planification des capacités repose sur la demande réelle (JIT) via des connexions virtuelles avec un ERP ou directement avec le client. Le concept de JIT, ou fabrication juste à temps, est utilisé pour prévoir avec précision la demande de produits sur la base d'analyses avancées. Grâce à cette méthode, les besoins en produits et en stocks deviennent prévisibles et moins gaspilleurs.
En réduisant l'utilisation de papier et en mettant en œuvre des solutions sans papier, la surproduction peut être évitée grâce à une documentation réglementée et à des données précises.
3. Attente
Une fois encore, le transfert d'informations et de données via des dossiers et des documents papier est lent. Votre entreprise peut accélérer le flux d'informations en adoptant simplement une solution numérique qui stockera, enregistrera, suivra et analysera les données à votre place.
De plus, grâce à la mise en œuvre de solutions de fabrication sans papier, le suivi en direct de l'avancement de la production devient une réalité. Cela signifie que les informations relatives à votre chaîne de montage sont disponibles en temps réel, ce qui permet aux responsables d'ajuster les ressources pour équilibrer la chaîne grâce à une meilleure visibilité. Plus besoin d'attendre pour obtenir des informations et des données.
4. Ne pas exploiter les talents
Comme nous l'avons vu, la gestion des documents papier demande du temps et de l'énergie. Les employés qui ont les compétences nécessaires pour apporter une plus grande valeur ajoutée se retrouvent sous-utilisés, car ils doivent trier des documents papier.
En réduisant l'utilisation du papier et en adoptant des solutions de fabrication sans papier, vous redistribuez les talents vers des domaines plus productifs de votre entreprise. Cela permet aux employés de progresser dans leur développement professionnel et améliore la flexibilité de la main-d'œuvre, ce qui ajoute de la valeur à votre entreprise.
5. Transport
Les rapports papier ne permettent pas d'analyser en temps réel les inefficacités du transport. En utilisant des solutions multifonctionnelles sans papier qui permettent aux chauffeurs, aux transporteurs et à la direction de se coordonner et d'obtenir des données actualisées, vous obtiendrez un nouvel aperçu des opérations de votre entreprise. Cela vous permettra d'améliorer et d'augmenter constamment la productivité et l'efficacité du transport.
6. Excès de stock
Même si les registres papier sont à jour et correctement stockés, il reste difficile d'avoir une vue d'ensemble complète de vos stocks. Si les documents papier ne sont pas classés correctement, cela peut devenir un véritable cauchemar.
En réduisant l'utilisation du papier et en passant à des solutions de fabrication sans papier, les données relatives aux stocks de votre entreprise seront accessibles, rapides et précises. Vous aurez une connaissance en temps réel des matériaux nécessaires à vos projets, ainsi que de ce qui est nécessaire, quand et où. Cela réduit considérablement les dépenses liées aux stocks sans valeur ajoutée.
7. Gaspillage lié aux mouvements
Lorsqu'ils utilisent des instructions de travail sur papier, les employés doivent constamment interrompre leur travail, prendre le document, le consulter, puis le reposer… et ce, plusieurs fois au cours d'un processus d'assemblage.
Grâce à notre logiciel d'instructions de travail sans papier, les employés ont accès à des instructions numériques mains libres qui évoluent au fur et à mesure qu'ils accomplissent leurs tâches. La révision des instructions de travail devient beaucoup plus rapide.
De plus, grâce à une collecte de données avancée, VKS permettra aux responsables d'identifier et d'isoler rapidement les mouvements inutiles dans les processus en atelier. En offrant une meilleure visibilité sur le flux de production, votre entreprise disposera des outils nécessaires pour améliorer en permanence sa productivité et son efficacité.
8. Traitement excessif
Les instructions de travail ou les documents imprimés sont statiques… jusqu'à ce que vous en imprimiez de nouveaux. Cette réimpression constante de documents devient fastidieuse et coûteuse. Avant la fabrication sans papier, les entreprises étaient obligées soit de réimprimer constamment des documents, soit d'utiliser des registres inexacts, ce qui entraînait des inefficacités et des dissonances dans les processus.
Avec l'une ou l'autre de ces deux méthodes, l'entreprise procède à un traitement excessif.
En réduisant l'utilisation du papier et en mettant en œuvre des solutions numériques pour les instructions de travail, les opérateurs et les employés disposeront toujours des processus les plus récents et les plus efficaces à suivre. Cela réduit considérablement le travail inefficace et le traitement sans valeur ajoutée.
Réduire notre empreinte environnementale en passant au zéro papier
L'utilisation du papier est également néfaste pour l'environnement, d'autant plus qu'une quantité considérable du papier que nous utilisons est jetée, et, espérons-le, recyclée. Voici une brève liste des raisons pour lesquelles la production et le gaspillage de papier ne sont pas bénéfiques pour l'environnement.
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Déforestation
- La demande mondiale en papier a augmenté de 400 % au cours des 40 dernières années, ce qui signifie que 35 % de tous les arbres abattus sont utilisés pour la production de papier.
- À l'échelle mondiale, près de 4 milliards d'arbres sont abattus chaque année pour la fabrication du papier.
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Consommation d'eau et pollution
- Les eaux usées issues de la production de papier, qui contiennent des matières organiques et inorganiques dissoutes, contaminent les lacs et les rivières avec des chlorates et des métaux, notamment du plomb.
- Il faut 17 000 gallons d'eau douce pour fabriquer 1 tonne de papier. C'est plus que ce qui est nécessaire dans toute autre industrie pour produire 1 tonne de produit fini.
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Pollution atmosphérique
- Les usines de fabrication de papier émettent du dioxyde d'azote, du dioxyde de soufre et du dioxyde de carbone, qui contribuent tous aux pluies acides et au changement climatique.
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Énergie
- L'industrie papetière mondiale consomme une quantité énorme d'énergie, représentant à elle seule 4 % de la consommation mondiale d'énergie.