Bâtir des instructions de travail efficaces en 5 étapes avec VKS

Vous souhaitez rédiger des instructions de travail efficaces afin d’améliorer vos méthodes de travail mais vous ne savez pas par où commencer? Voici 5 étapes à suivre ainsi que plusieurs autres conseils utiles qui vous aideront à démarrer dans le processus d'écriture d’instructions de travail complètes.

Les instructions de travail portent autant sur le transfert de connaissances que sur la documentation des processus. Bien sûr, des instructions de travail claires et lisibles sont toujours préférables, mais la problématique ici est que l'instruction de travail est inutile si elle n'est pas systématiquement appliquée par les opérateurs. Dans cette optique, les stratégies suivantes focaliseront sur le processus de mise en œuvre d’instructions de travail efficaces plutôt que sur des techniques spécifiques d’écriture. Il existe de nombreux cas d'instructions de travail bien écrites qui ne sont pourtant pas appliquées, car elles ne répondent pas aux besoins réels de leurs utilisateurs.

La mise en œuvre d’instructions de travail novatrices peut de prime abord sembler être un processus long et complexe, mais grâce à ce guide, aux instructions de travail VKS ainsi qu’à notre équipe de professionnels expérimentés du secteur manufacturier, vous serez surpris de voir à quel point il est facile d’apporter d’importantes améliorations en termes de productivité et de qualité. Afin de guider l’implémentation, nous suggérons de commencer à utiliser le processus DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control; en français: Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler). DMAIC est une approche d'amélioration continue souvent utilisée par les manufacturiers pour perfectionner, optimiser et maintenir l’amélioration de leurs processus. De plus, dans ce cas de figure, DMAIC peut être un outil précieux pour maximiser les gains issus la standardisation des méthodes de travail.

ÉTAPE 1 - DÉFINIR LE PROCESSUS

Ce processus est constitué des deux phases suivantes:

Phase 1: Comprendre le processus

En tant qu'auteur d'instructions de travail, vous devez comprendre le processus que vous avez à documenter afin de déterminer la meilleure méthode pour exécuter le travail. Dans certains cas, l’auteur peut être un expert au sein même de l’usine, avec de l'expérience dans la plupart des départements, sinon tous. Cependant, il s’agit là probablement d’une exception. VKS est une application tellement intuitive que la plupart des utilisateurs se familiarisent rapidement avec ses fonctionnalités, alors que la connaissance exacte du processus de production pourrait être plus difficile. Bien souvent, les auteurs agissent des manières suivantes pour comprendre le processus:

• Passer beaucoup du temps en usine, dans l’atelier de production, là où le travail a effectivement lieu. Les opérateurs vous donneront des informations pratiques et bénéfiques qui feront de votre guide d’instructions une référence précise et importante.
• Collaborer étroitement avec les personnes qui travaillent directement avec le processus. Le niveau de collaboration varie en fonction de la situation. Il pourrait inclure la participation passive du personnel de l’usine pour l'approbation ou la révision des instructions de travail, ou alors leur implication active en tant que membres à part entière de l'équipe en charge de la documentation des procédures.

Phase 2: Comprendre vos utilisateurs

Votre principal public cible est l'opérateur qui va lire et exécuter les instructions de travail. Dans cette optique, les instructions de travail doivent être claires et concises avec très peu de place à l'interprétation. Votre public cible secondaire est l'équipe de qualité/ingénierie qui va s'intéresser aux données qui seront collectées pendant l'exécution du travail, ainsi que de veiller à ce que l'instruction de travail décrive avec précision le processus tel qu'il a été conçu. L'équipe de qualité/ingénierie doit s'assurer que le processus est effectivement bien conçu. Enfin, ils utiliseront ces informations pour prendre des décisions afin d’améliorer le processus.

Your primary audience is the operator who’s going to read and execute the work instructions. With this in mind, the work instructions must be clear and concise with very little room for interpretation. Your secondary audience is the quality/engineering team who is going to be interested in the data that will be collected during the execution of the work, as well as ensuring the work instruction accurately depicts the process as it was designed. The quality/engineering team needs to make sure that the process is designed correctly. Finally, they’ll use that information to make decisions about improving the process.

ÉTAPE 2 - MESURER - QUE VOULEZ-VOUS MESURER?

Dans la plupart des cas, lors de l’utilisation des instructions de travail, des données importantes sont recueillies ou doivent l’être pour diverses raisons. Ce processus comporte une étape critique: définir les exigences spécifiques de collecte de données liées à vos produits, vos processus, votre matériel et aux demandes des clients. Dans le cas de la mise en œuvre des instructions de travail à l'aide de VKS, l’option intégrée de collecte de données offre une excellente occasion d’associer intuitivement la collecte des données d’usine aux activités de l'opérateur. Toutefois, ceci peut représenter un défi de planification lors du déploiement d'instructions de travail intelligentes. À titre indicatif, voici les secteurs qui ont le plus besoin d’une meilleure collecte de données:

• Contrôle de qualité

  • Deux aspects clés des données de contrôle de qualité sont la mesure elle-même ainsi que sa fréquence. VKS permet d’automatiser les deux avec les règles d'affichage des formulaires intelligents.

• Productivité

  • Toute information concernant la productivité doit être claire et facile à utiliser au moment de produire un rapport. Vous pourrez également déterminer les indicateurs clés de performance (ICP; en anglais, KPI pour Key Performance Indicators) pour votre opération et construire votre tableau de bord personnalisé.

• Traçabilité / Responsabilisation

  • Qui, Quoi, Quand et Où sont des questions dont les réponses doivent être visibles dans le système. C’est un élément crucial pour la responsabilisation et l'analyse des causes profondes. Prévoyez où vous aurez besoin d’approbations, de confirmations et d'autres points de référence pour des fins de traçabilité.

ÉTAPE 3 - ANALYSER L'EFFICACITÉ DE VOTRE GUIDE

La collaboration est une fois de plus un élément clé au moment de l’analyse. Parlez aux opérateurs qui utiliseront les instructions de travail afin de vous assurer qu'elles sont efficaces et intuitives. Faites les changements nécessaires en fonction de leurs commentaires. Parlez à vos équipes d'ingénierie et de qualité pour vérifier qu’elles obtiennent les données demandées dans le format désiré. Ce sera votre dernière occasion de valider vos instructions de travail (avant la création et le déploiement concrets de la documentation) avec les deux principaux intervenants internes (opérateurs et l’équipe de qualité-ingénierie). Ignorer l'étape d'analyse peut entraîner plus de modifications, de double travail et d'itérations. Le message ici est de collaborer, collaborer et collaborer!

ÉTAPE 4 - AMÉLIORER LA DOCUMENTATION DE VOTRE PROCESSUS

Vous pouvez maintenant commencer à rédiger vos instructions de travail. Il est essentiel de travailler avec les deux groupes - les opérateurs et l'équipe de qualité et d’ingénierie - afin de bâtir des instructions de travail efficaces, intuitives et de meilleure qualité.

ÉTAPE 5 - CONTRÔLER - MAINTENIR LA NOUVELLE DOCUMENTATION

C’est dans le cycle de contrôle que vous maintenez les changements. C'est la phase où vous vérifiez si votre processus documenté fonctionne réellement et si les gens exécutent les instructions telles que présentées.

Répétez les quatre premiers cycles (Définir - Mesurer - Analyser - Améliorer) autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que votre processus soit stable. Assurez-vous que les bonnes personnes voient les bonnes informations au bon moment. Renforcez le respect des procédures dans l’usine, vous assurant que l'équipe d'opérateurs utilise les instructions de travail en tout temps pendant le processus. Vous devez également créer une boucle de rétroaction pour implémenter les modifications et les mises à jour.

Cette phase de contrôle peut être appuyée par des politiques et procédures internes dans votre organisation qui exigent que vos opérateurs se conforment à VKS. Un système dont les procédures ne sont pas suivies de manière assidue risque de s’effondrer.

Les instructions de travail sont un élément crucial de toute entreprise. Les processus d'affaires documentés améliorent la performance de l'ensemble des opérations, et cela est particulièrement vrai dans le secteur manufacturier où plus de variables et de risques élevés coexistent. Servez-vous du présent document comme d’un guide et, combiné à l'application VKS pour des instructions de travail intelligentes, votre organisation bénéficiera alors d’un avantage concurrentiel clair.