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Préserver les connaissances tribales chez Nidec

13 octobre 2020

Capturing Tribal Knowledge

Nidec, un fabricant de produits très variés à faible volume, avait besoin d’un logiciel d’instructions de travail pouvant s’adapter aux nombreux processus. La formation est un défi en raison de la grande variété de produits fabriqués; le temps qu’un opérateur est entièrement formé pour une machine, il doit changer son fusil d’épaule et apprendre totalement autre chose.

En activité depuis 1896, Nidec a d’abord fabriqué des socs et des embrayages, puis s’est spécialisée dans les presses à estamper, son produit principal. L’entreprise a longtemps utilisé des instructions de travail sur papier, et ce, il y a encore quelques années.

Et malgré une certaine résistance, l’idée d’utiliser un autre mode de fonctionnement a suscité une réaction généralement positive de la part de l’équipe, car la plupart des opérateurs sont enthousiastes à l’idée de transmettre leurs connaissances aux nouveaux venus pour les former plus rapidement avec une précision accrue. Ce n’est que lorsqu’ils ont contacté IMEG, une société d’experts-conseils en ingénierie, que la décision a été prise de passer aux instructions de travail numériques.

Réduction de temps de 60 %Réduction de temps de 60 % Plus précisément, Emily Stroh, directrice de l’ingénierie chez IMEG, explique : « Nous avons déterminé que VKS est le meilleur logiciel d’instructions de travail numériques. » ” Si la rédaction d’instructions de travail prenait au moins cinq heures auparavant, des études menées par Nidec ont montré qu’avec un logiciel d’instructions de travail, il suffit désormais de deux heures pour les rédiger, soit une réduction de temps de 60 %!

« Nous avons déterminé que VKS est le meilleur logiciel d’instructions de travail numériques pour Nidec. »

Emily Stroh

Emily Stroh

Directrice de l’ingénierie chez IMEG

Solution no 1 : préserver les connaissances tribales

Jill Howe, directrice de l’ingénierie de la fabrication chez Nidec, explique qu’« il y a 20 ans, sur notre deuxième équipe, nous avions des opérateurs avec l’équivalent de plus de 30 ans d’ancienneté, mais ce n’est plus le cas. »

Transfert des connaissances chez NidecÀ l’aide de notre logiciel d’instructions de travail, Nidec a désormais la certitude que les connaissances acquises au fil des décennies par les opérateurs chevronnés seront stockées dans ses systèmes. Et malgré une certaine résistance, l’idée d’utiliser un autre mode de fonctionnement a suscité une réaction généralement positive de la part de l’équipe, car la plupart des opérateurs sont enthousiastes à l’idée de transmettre leurs connaissances aux nouveaux venus pour les former plus rapidement avec une précision accrue.

Mais ce n’est pas le seul avantage de la numérisation des connaissances tribales. Jill explique également que le fait « qu’elles soient préservées à jamais » est un atout majeur pour l’entreprise.

Contrairement aux versions papier, qui peuvent être facilement égarées, les instructions de travail numériques présentent l’avantage évident d’être sauvegardées et aisément récupérables. La fonctionnalité de mise à jour en bloc offre à Nidec un moyen rapide de modifier plusieurs guides en un seul clic. Cette méthode est grandement différente de l’ancienne, qui consistait à fouiller dans des classeurs remplis de documents, puis à rayer et à réécrire des renseignements sur des documents papier de procédures opérationnelles.

Solution no 2 : la formation

En raison d’une vague de départs à la retraite et du manque de compétences dans le secteur de la fabrication, la réalité de l’atelier de Nidec a évolué pour ajouter de nouveaux membres à l’équipe. « Il faut beaucoup de temps pour former ces opérateurs, étendre leurs connaissances et leur montrer comment utiliser tous les différents types de machines que nous fabriquons », ajoute Jill. Transférer les connaissances tribales au format numérique va de pair avec la formation des nouveaux employés. Une fois que les connaissances des opérateurs chevronnés sont numérisées, il est plus facile de former les nouvelles recrues.

Étant donné qu’une grande partie de la formation sur la fabrication implique souvent des étapes complexes pour accomplir une tâche particulière, notre logiciel d’instructions de travail offre l’avantage inégalé d’être très visuel. Il est bien connu que les gens apprennent mieux avec des images et des vidéos. En fait, l’aspect visuel est l’une des principales raisons pour lesquelles Jill et son équipe utilisent VKS tous les jours.

Quand nous avons demandé à Jill ce qu’elle préfère du logiciel, elle a répondu sans hésiter : les images. Elle a également ajouté qu’elle aime particulièrement « la structure des instructions de travail, car la mise en page de chacune d’elles est toujours cohérente ». La normalisation de la fabrication est cruciale et, grâce à VKS, Nidec est en mesure de contrôler chaque geste posé.

Grâce à la fonction Rapports, Jill et son équipe sont en mesure d’extraire des données sur chaque tâche effectuée. Par exemple, il leur est possible de voir exactement combien de temps un opérateur passe sur des opérations précises et de s’assurer qu’aucune étape cruciale n’est omise.

Le passage des instructions de travail sur papier à notre logiciel a aussi permis à Nidec d’examiner le temps passé à fabriquer ses presses d’imprimerie. Alors que cela aurait été difficile à réaliser auparavant, Nidec est maintenant en mesure de déterminer de façon claire et organisée le nombre de personnes nécessaires pour une tâche et les instructions de travail exactes requises!

Atelier des machines Minster de Nidec

Solution no 3 : la transmission des connaissances

Comme Nidec possède également des usines en Espagne, en Chine et à d’autres endroits dans le monde, Jill a expliqué que l’un des plus grands avantages des fonctionnalités infonuagiques de VKS est que les instructions de travail sont facilement accessibles de partout. La transmission des connaissances entre les sites est ainsi facilitée. Au lieu d’envoyer des personnes à un autre site et de risquer de se heurter à des barrières linguistiques, il suffit de créer un guide d’instructions de travail et de les faire traduire par le logiciel dans l’une des 28 langues disponibles.

La capacité à transmettre facilement les connaissances d’un endroit à l’autre est également un avantage considérable à une époque où les déplacements ne sont plus aussi aisés qu’avant en raison de l’évolution de la pandémie.

« Le fait de pouvoir visualiser étape par étape le temps passé sur certaines opérations et de veiller à ce que les travailleurs ne se contentent pas de feuilleter le processus » est une autre raison importante pour laquelle VKS augmente la responsabilité de ces derniers à l’endroit de Nidec, selon Jill. Grâce aux rapports générés, les superviseurs peuvent désormais s’assurer que chaque étape des instructions est revue avec diligence et une formation appropriée peut être entreprise si nécessaire.

Grâce à la fonctionnalité de processus d’approbation, les directeurs peuvent se connecter n’importe où dans le monde et vérifier que les renseignements contenus dans chaque guide sont exacts et prêts à être transmis aux opérateurs dans l’atelier, même si celui-ci se trouve de l’autre côté de l’océan!

Solution no 4 : le contrôle des processus

Lorsqu’une entreprise est en activité depuis plus d’un siècle, comme c’est le cas de Nidec, l’un des plus grands problèmes est que les opérateurs s’habituent à effectuer leur travail de la manière dont ils veulent le faire. Même si plusieurs diront que c’est bien tant que le travail est accompli, il n’en reste pas moins que la traçabilité devient très difficile dans ce contexte.

C’est pourquoi le contrôle des processus est l’un des principaux moyens par lesquels VKS aide Nidec. Jill a indiqué qu’auparavant, les superviseurs devaient expliquer clairement aux opérateurs la manière dont un processus était accompli ou un produit fabriqué, alors qu’aujourd’hui, il suffit de consulter les guides pour savoir exactement comment procéder.

« Avant, je demandais aux opérateurs comment ils avaient fabriqué tel produit ou tel autre. Maintenant, je leur demande s’ils ont suivi les instructions de travail. »

Jill Howe

Jill Howe

Directrice de l’ingénierie de la fabrication chez Nidec

Il est désormais plus facile de résoudre les problèmes qui peuvent survenir.

L’implication et la responsabilisation s’en trouvent accrus. « Les gens sont davantage impliqués dans leur travail et la procédure », ajoute Jill. Le travail est plus significatif pour les employés, qui s’y attachent vraiment et qui ont à cœur de bien le faire.

Le résultat : plus de gammes de produits

Nidec étant un fabricant de produits très variés à faible volume, l’intégration de VKS a pris quelques mois. Il s’agissait notamment d’enregistrer chaque détail de la fabrication des machines, puis de soumettre le tout à une révision rigoureuse par les services concernés.

Depuis la mise en œuvre de VKS, Nidec a créé de nouvelles gammes de produits et se réjouit d’en ajouter d’autres ultérieurement, toujours en utilisant VKS pour normaliser ses opérations, renforcer le contrôle des processus et améliorer la qualité des produits.

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