Festhalten von undokumentiertem Wissen für Nidec

Als Hersteller von vielfältigen Produkten mit geringen Stückzahlen brauchte Nidec eine Arbeitsanweisungssoftware, die mit der hohen Vielfalt der Prozesse umgehen konnte. Infolge der hohen Produktvielfalt ist die Schulung eine Herausforderung, denn sobald ein Mitarbeiter eine Maschine vollständig bedienen kann, ist es an der Zeit, etwas ganz anderes zu erlernen.

Nidec ist seit 1896 im Geschäft und begann zunächst mit der Herstellung von Pflugscharen und Kupplungen, bevor es sich schließlich auf sein Hauptprodukt, Stanzpressen, konzentrierte. Da schriftliche Arbeitsanweisungen sehr lange die Norm waren, wurden diese auch noch bis vor ein paar Jahren verwendet.

Trotz einiger Gegenstimmen wurde die Initiative vom Team insgesamt positiv begrüßt, da die meisten Mitarbeiter bereit sind, ihr Wissen unter Beweis zu stellen, um Neuankömmlinge schneller und mit verbesserter Genauigkeit einzuarbeiten. Doch erst als man sich an das Ingenieurbüro IMEG wandte, fiel die Entscheidung zugunsten elektronischer Arbeitsanweisungen.

genauer gesagt, erklärte Emily Stroh, Engineering Manager von IMEG: „Wir erkannten, dass VKS die beste Software für digitale Arbeitsanweisungen ist.“ Während es früher fünf Stunden oder länger dauerte, Arbeitsanweisungen zu erstellen, konnte Nidec im Rahmen von Studien feststellen, dass die Erstellung mit unserer Arbeitsanweisungssoftware nur noch zwei Stunden erfordert – eine Zeitersparnis von 60 %!

„Wir erkannten, dass VKS die beste Software für digitale Arbeitsanweisungen für Nidec ist.“

Emily Stroh

Engineering Manager bei IMEG

Lösung 1: Halten Sie undokumentiertes Wissen fest

„Vor zwanzig Jahren“, so Jill Howe, Manufacturing Engineering Manager bei Nidec, „arbeiteten bei uns in der zweiten Schicht Mitarbeiter mit über 30 Jahren Betriebszugehörigkeit – heute nicht mehr.“

Mithilfe unserer Arbeitsanweisungssoftware kann sich Nidec nun sicher sein, dass das im Laufe der Jahrzehnte erworbene Wissen der erfahrenen Mitarbeiter in den Systemen gespeichert bleibt, wenn diese in den Ruhestand gehen. Trotz einiger Gegenstimmen wurde die Initiative vom Team insgesamt positiv begrüßt, da die meisten Mitarbeiter bereit sind, ihr Wissen unter Beweis zu stellen, um Neuankömmlinge schneller und mit verbesserter Genauigkeit einzuarbeiten.

Doch das ist nicht der einzige Vorteil der Digitalisierung von undokumentiertem Wissen. Jill erklärte auch, dass der Fakt, „dass es für immer erfasst wird“, ein großer Vorteil für das Unternehmen ist.

Im Gegensatz zu schriftlichen Arbeitsanweisungen, die verloren oder schnell verlegt werden können, bieten digitale Arbeitsanweisungen den klaren Vorteil, dass sie problemlos gespeichert und wiederhergestellt werden können. Dank der Massenupdate-Funktion kann Nidec zudem mit nur einem Klick mehrere Handbücher gleichzeitig aktualisieren. Dies unterscheidet sich deutlich von der früheren Herangehensweise, bei der man Schränke voller Dokumente durchsuchen und dann die Informationen in standardisierten, schriftlichen Arbeitsanweisungen durchstreichen und neu schreiben muss!

Lösung 2: Schulung

Infolge einer Reihe von Pensionierungen und des Fachkräftemangels in der Fertigung hat sich die Realität in den Werkshallen von Nidec so verändert, dass ein Zuwachs an Nachwuchskräften im Team zu verzeichnen ist. „Es erfordert viel Zeit, diese Mitarbeiter zu schulen, ihr Wissen zu erweitern und ihnen zu zeigen, wie sie all die verschiedenen Maschinentypen bedienen können, die wir herstellen“, erläuterte Jill weiter. Die Weitergabe von undokumentiertem Wissen in digitaler Form erfolgt Hand in Hand mit der Schulung neuer Mitarbeiter. Wenn das Wissen der erfahrenen Mitarbeiter in digitaler Form vorliegt, lassen sich Nachwuchskräfte leichter einarbeiten.

Da ein Großteil der Schulung in der Fertigung oft aus komplexen Arbeitsschritten besteht, bietet unsere Arbeitsanweisungssoftware den unschlagbaren Vorteil, dass sie sehr anschaulich ist. Es ist wohlbekannt, dass Menschen mit Bildern und Videos am besten lernen. Genau genommen ist der visuelle Aspekt einer der Hauptgründe, weshalb Jill und ihr Team jeden Tag mit VKS arbeiten.

Auf die Frage, welche Eigenschaft ihr am besten gefällt, antwortete Jill, ohne zu zögern: „die Bilder“. Darüber hinaus gefalle ihr vor allem „der Aufbau der Arbeitsanweisungen, da die Formatierung bei jeder einzelnen Arbeitsanweisung immer gleich bleibt“. Die Standardisierung in der Fertigung ist von großer Bedeutung, und dank VKS ist Nidec in der Lage, jede Handlung zu kontrollieren.

Anhand der Berichtsfunktion können Jill und ihr Team Informationen über jeden abgeschlossenen Job abrufen. Beispielsweise können sie genau sehen, wie lange ein Maschinenbediener für bestimmte Arbeitsschritte braucht, und so gewährleisten, dass keine grundlegenden Schritte übersprungen oder versäumt werden.

Die Umstellung von schriftlichen Arbeitsanweisungen auf unsere Arbeitsanweisungssoftware hat es Nidec zudem ermöglicht, den Zeitaufwand für den Bau ihrer Druckmaschinen zu untersuchen. Während solche Studien früher schwierig durchzuführen waren, ist Nidec nun in der Lage, die Anzahl der für einen Job benötigten Mitarbeiter und die genauen Arbeitsanweisungen eindeutig zu bestimmen – und das alles auf eine geordnete Weise!

Lösung 3: Weitergabe von Wissen

Weil Nidec auch Werke in Spanien, China und an anderen Standorten weltweit unterhält, erklärte Jill, dass einer der Hauptvorteile der Nutzung der Cloud-Funktionen von VKS darin liegt, dass die Arbeitsanweisungen überall problemlos abrufbar sind. Die unkomplizierte Bereitstellung von Arbeitsanweisungen von jedem beliebigen Ort der Welt aus erleichtert auch den Wissensaustausch zwischen den einzelnen Standorten deutlich. Statt Mitarbeiter an einen anderen Standort zu delegieren, nur um dort mit Sprachbarrieren zu kämpfen, ist es jetzt so einfach, ein Handbuch für Arbeitsanweisungen zu erstellen und auf die Funktion „Übersetzen“ zu klicken, um die Arbeitsanweisungen in eine der 28 verfügbaren Sprachen übersetzen zu lassen.

Auch die Möglichkeit, Wissen unkompliziert über unterschiedliche Standorte hinweg weiterzugeben, ist ein enormer Vorteil in Zeiten, in denen das Reisen aufgrund der sich ständig verändernden Pandemie nicht mehr so leicht ist wie früher.

„Die Möglichkeit, den Zeitaufwand für bestimmte Vorgänge Schritt für Schritt zu erkennen und so sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den Prozess nicht nur flüchtig erledigen“, ist für Jill ein weiterer Hauptgrund, warum VKS die Zuverlässigkeit von Nidec erhöht. Durch die generierten Berichte können die Vorgesetzten nun gewährleisten, dass alle Anweisungsschritte mit der erforderlichen Genauigkeit angeschaut werden, und gegebenenfalls können notwendige Weiterbildungsmaßnahmen durchgeführt werden.

Mithilfe der Funktion für den Freigabeprozess können sich Manager weltweit einloggen und gewährleisten, dass die Angaben in den einzelnen Handbüchern richtig sind und in den Fertigungsbereich weitergeleitet werden können – selbst wenn dies in einem Werk am anderen Ende der Welt geschieht!

Lösung 4: Prozesssteuerung

Wenn ein Unternehmen, wie Nidec, seit über einem Jahrhundert besteht, liegt eine der größten Herausforderungen darin, dass sich die Mitarbeiter daran gewöhnen, ihre Arbeit so zu verrichten, wie sie es wollen. Auch wenn viele argumentieren würden, dass dies völlig in Ordnung sei, solange die Arbeit verrichtet wird, so bleibt doch die Tatsache bestehen, dass die Rückverfolgung bei dieser Arbeitsweise zur Herausforderung wird.

Daher ist die Prozesssteuerung eine der wichtigsten Aufgaben, die VKS für Nidec übernimmt. Jill erklärte, dass früher die Vorgesetzten mit den Mitarbeitern die Vorgehensweise bei einem Prozess oder der Fertigung eines Produkts abklären mussten, wohingegen es nun genügt, in den Handbüchern nachzulesen, um herauszufinden, wie genau es gemacht werden sollte.

„Ich habe immer gefragt: „Wie haben Sie das gebaut?““ Stattdessen frage ich jetzt: „Haben Sie die Arbeitsanweisungen befolgt?“

Jill Howe

Manufacturing Engineering Manager bei Nidec

Die Fehlerbehebung ist dadurch nun einfacher geworden.

Dadurch gibt es jetzt mehr Engagement und Verantwortung. „Die Mitarbeiter befassen sich intensiver mit ihrer Arbeit und der korrekten Vorgehensweise“, fügt Jill hinzu. Dies bietet den Vorteil, dass die Arbeit bedeutungsvoller wird und die Mitarbeiter stolz auf sie sind und sie richtig ausführen wollen.

Das Ergebnis: Zusätzliche Produktlinien

Aufgrund der komplexen Prozesse bei Nidec, einem Hersteller mit geringen Stückzahlen und hoher Produktvielfalt, dauerte die Integration von VKS einige Monate. Dies umfasste auch die Erfassung jedes einzelnen Details, das in den Bau der Maschinen eingeht, mit anschließender strenger Kontrolle durch die zuständigen Abteilungen.

Seit der Einführung von VKS bietet Nidec nun zusätzliche Produktlinien an und plant, noch weitere einzuführen, da das Unternehmen auch weiterhin VKS einsetzt, um seine Abläufe zu standardisieren, die Prozesssteuerung zu optimieren und die Produktqualität zu verbessern.