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Grâce à VKS, Watchfire Signs a atteint ses objectifs en un an

18 mai 2021

En tant que chef de file du marché du panneau d’affichage numérique, Watchfire Signs est fière de sa réputation d’offrir des affichages de grande qualité, élégamment conçus et adaptés à tous les environnements. Depuis 1932, l’entreprise a évolué au rythme du marché en intégrant les meilleures technologies dans leurs produits.

Tous les produits de Watchfire Signs sont mis au point, conçus, testés et entretenus à l’interne. Qu’il s’agisse de leur processus de sélection des DEL ou de leurs panneaux d’affichage personnalisés pour tous les types d’environnements, Watchfire Signs produit des affichages brillants et colorés, qui transmettent le bon message aux bonnes personnes, de la bonne façon.

Cette même passion pour la qualité a poussé l’entreprise à chercher de nouvelles façons de parfaire les connaissances de ses employés et de renforcer ses ressources de formation.

En une année d’utilisation du logiciel d’instructions de travail, l’entreprise a atteint son objectif d’améliorer la formation, de diminuer le temps de remplissage de documents et de mettre en place un processus d’approbation efficace.

Déployer tous les efforts pour atteindre ses objectifs

Watchfire Signs a adopté un système sans papier quelques années avant de déployer VKS. À cette époque, l’entreprise utilisait des documents Microsoft Word contenant des photos et des instructions écrites.

Après deux ans, les travailleurs ont été forcés d’admettre que ce système était très limité. De fait, les documents Word nécessitent beaucoup de mise en forme pour les transformer en PON ou en instructions de travail. Sans compter le fait que Microsoft Word n’est pas en mesure de faire le suivi des données ni de guider les employés au fil d’un processus complexe sur une plateforme interactive.

Les documents au format Word ne sont simplement pas conçus pour la fabrication moderne.

L’entreprise avait besoin d’une façon plus rapide et plus efficace de créer des documents, de former les employés et d’approuver les processus en équipe. Selon ces critères, Watchfire Signs a opté pour un système d’infonuagique, VKS Enterprise qui permettait de réaliser les quatre objectifs suivants :

  • Simplifier la création et la mise à jour de documents;
  • Améliorer la gestion des approbations en groupe;
  • Utiliser la vidéo pour bonifier les instructions;
  • Améliorer la formation des employés et la conformité aux pratiques exemplaires.

Voyons maintenant comment Watchfire Signs a pu atteindre ces objectifs dans la première année de déploiement du logiciel d’instructions.

Objectif n° 1 : réduire le temps nécessaire pour créer et mettre à jour des documents.

VKS a permis à Watchfire Signs d’accélérer considérablement la création de documents. Durant un entretien que nous avons eu avec Justin Hart, gestionnaire de projet et ingénieur de Watchfire Signs, celui-ci a expliqué qu’avec leur ancien système, simplement éditer un document pouvait prendre plusieurs heures, selon l’ampleur des modifications. La création d’un document prenait encore plus de temps.

Maintenant, VKS fait économiser au moins une heure par document. Au cours de la dernière année, le temps économisé ne se compte plus; il peut maintenant être consacré à autre chose.

« Plus les instructions sont importantes, plus VKS nous aide. La simple mise en forme d’un document Word pour lui donner un aspect professionnel et l’alignement approprié prend du temps. VKS nous évite ce travail. Ainsi, plus le document est volumineux et descriptif, plus VKS nous est utile et plus nous gagnons du temps. »

Justin Hart

Justin Hart

Gestionnaire de projet et ingénieur de Watchfire Signs

En utilisant un programme optimisé pour l’enseignement des processus, les ingénieurs de Watchfire Signs doivent simplement ajouter les images, les vidéos et le texte dans un format facile à lire. Les auteurs d’instructions de travail et les ingénieurs n’ont pas à se soucier de la disposition du texte; ils peuvent maintenant se fier à la disposition de notre logiciel d’instructions de travail.

De plus, le fait de stocker les instructions dans le nuage et de les y consulter permet aux ingénieurs et aux auteurs de mettre à jour leurs instructions et les documents de formation depuis n’importe où. Il est beaucoup plus facile pour tous les intervenants d’améliorer les processus.

Avec cette capacité améliorée de mise en forme des instructions de n’importe où et en tout temps, les documents de processus de Watchfire Signs sont créés, mis à jour et envoyés aux groupes d’approbation en un temps record.

Objectif n° 2 : simplifier le processus d’approbation

Avant qu’un document puisse être utilisé dans l’atelier ou dans le cadre d’une formation, celui-ci doit avoir été approuvé par les bonnes personnes. Justin Hart a mentionné que leur système sans papier précédent comportait quelques inconvénients à cet égard.

« Le processus d’approbation de nos documents Word par notre équipe d’ingénieurs était entièrement inefficace et trop long. Nous voulions passer à un système d’infonuagique, qui faciliterait l’examen des documents par notre équipe. La puissance des commandes de révision et les groupes d’approbation présélectionnés de VKS nous ont énormément aidés à faire approuver plus rapidement nos instructions et nos documents de formation. »

Justin Hart, gestionnaire de projet et ingénieur de Watchfire Signs

L’ancien système informait des employés chaque fois qu’un document devait être approuvé et leur donnait accès à celui-ci. Certains employés recevaient des notifications pour l’approbation d’un processus qui ne les concernait pas. Les ingénieurs devaient parcourir la liste de leurs courriels pour trouver les notifications relatives aux projets auxquels ils participaient. Inévitablement, quelques notifications se perdaient, ce qui ralentissait le processus.

Maintenant, les approbations et les révisions sont organisées par étape et seules les personnes concernées ont accès aux documents à chaque étape. Grâce aux groupes d’approbation présélectionnés, Watchfire Signs a pu organiser efficacement ses instructions et les types de tâches selon les services et les gens. Plus aucune notification n’est perdue et les ingénieurs peuvent repérer et approuver efficacement les bons processus.

Objectif n° 3 : saisissante mise en contexte avec vidéo

La capacité de VKS de tirer profit de la puissance de la vidéo est devenue une des caractéristiques les plus populaires pour les séances de formation, les ressources informationnelles, les PON et les guides. Cette capacité a eu un effet important sur la formation de leurs opérateurs.

« Les processus, et les opérateurs, ont grandement bénéficié de l’utilisation de la vidéo. Il est plus simple de montrer à quelqu’un comment faire le travail que d’avoir à utiliser une description écrite de la procédure. Nous avons la liberté de présenter un contexte étendu dans le cas des tâches complexes. »

Justin Hart, gestionnaire de projet et ingénieur de Watchfire Signs

Les opérateurs ont apprécié le contexte supplémentaire qu’apporte l’aspect visuel de la vidéo. Ils peuvent voir quelqu’un leur montrer comment faire le travail avant de se mettre eux-mêmes à la tâche. En voyant l’exécution précise de la procédure et des pratiques exemplaires, les opérateurs peuvent saisir des aspects du travail qui pourrait être difficile à comprendre avec une explication écrite.

La séquence d’actions présentée au format visuel donne aux opérateurs un aperçu complet de la façon dont une tâche doit être effectuée et ce à quoi doit ressembler l’exécution.

Ces aides visuels faciles à comprendre ont été efficaces autant pour les nouveaux employés que pour les travailleurs expérimentés. Les aides visuels de grande qualité sont un atout puissant pour Watchfire Signs pour le partage de l’information et la formation des employés.

Objectif n° 4 : des produits diversifiés nécessitent des méthodes de formation constantes et répétables

Watchfire Signs produit un vaste éventail d’affiches lumineuses et chacune est construite selon les besoins précis du client. Les dimensions, la taille des pixels, l’espacement, l’angle et beaucoup d’autres facteurs font que chaque produit est unique.

Ils ont donc besoin d’une façon de diffuser les connaissances essentielles auprès des opérateurs tout en atténuant la nécessité d’utiliser des instructions propres à chaque tâche d’assemblage. Ils sont venus à réaliser que même si chaque produit est différent, le rôle de l’opérateur, lui, ne change pas. Il y a énormément de points communs entre les machines, les outils et les procédures.

« En raison de la nature de nos produits, nos instructions de travail doivent porter principalement sur la formation de nos employés sur des machines précises et sur les pratiques exemplaires. VKS est un moyen efficace pour les opérateurs de se former et de conserver cette expérience. »

Justin Hart, gestionnaire de projet et ingénieur de Watchfire Signs

employé de Watchfire Signs

Watchfire Signs utilise VKS pour enseigner aux opérateurs comment utiliser les machines et les outils nécessaires tout en appliquant des pratiques exemplaires. Les opérateurs utilisent ensuite les spécifications de conception en guise de référence pour chaque assemblage tout en appliquant ce qu’ils ont appris avec VKS.

Un excellent exemple est la façon dont les opérateurs construisent la structure pour une affiche à DEL. Les employés de Watchfire Signs utilisent une machine qui transforme de l’aluminium extrudé en perçant des trous et en ajoutant des caractéristiques selon les besoins des clients. Les processus pour insérer les pièces dans la machine, pour utiliser la machine et pour effectuer un contrôle de la qualité de la pièce créée sont les mêmes, peu importe la tâche à réaliser.

Une fois qu’un employé a été formé et certifié pour une procédure, Watchfire Signs a fait en sorte que cet employé puisse toujours consulter des PON intelligentes et des guides de référence au besoin.

VKS est utilisé dans de plus en plus de services.

Watchfire Signs déploie VKS dans chacune de ses zones de production : de la création et l’assemblage de modules jusqu’au choix des DEL et à l’étalonnage des couleurs. Mais les capacités accrues du logiciel d’instruction de travail ont attiré l’attention de services qui ne touchent pas à la production.

Le potentiel de simplification de la formation et des méthodes de travail est attrayant pour d’autres services de l’entreprise, qui ont adapté le logiciel à d’autres secteurs.

Par exemple, l’équipe de marketing. Ses membres ont commencé à enregistrer des vidéos et à créer leurs propres documents de formation pour leurs nouveaux employés. Ces documents conseillent et forment les employés sur leurs interactions avec les clients, sur l’entrée des clients potentiels dans le système et sur la façon d’indiquer au service des ventes qu’il faut communiquer avec de nouveaux clients.

« Ces processus n’avaient jamais été documentés avant. Nous voyons les autres services réaliser à quel point il est facile de créer des instructions visuelles. VKS est entré chez nous comme un outil de documentation de processus de fabrication, mais il s’étend maintenant à d’autres secteurs de l’entreprise. »

Justin Hart, gestionnaire de projet et ingénieur de Watchfire Signs

Qu’est-ce que l’avenir réserve à Watchfire Signs?

Le logiciel a été déployé dans la première moitié de 2020, mais cela n’a pas empêché l’entreprise de faire des pas de géant dans l’atteinte de ses objectifs au cours de l’année, au contraire. et elle continue de récolter des bénéfices, car les employés découvrent des façons nouvelles et innovantes d’intégrer le logiciel à leurs opérations.

Watchfire Signs demeure à la fine pointe de la création d’affiches et de panneaux à DEL durables et de grande qualité. Grâce à la mise en application d’outils innovateurs comme VKS, l’entreprise a été en mesure de simplifier ses processus de création et d’approbation de documents tout en offrant des connaissances supplémentaires à ses employés.

VKS est fière de collaborer avec des entreprises innovantes comme Watchfire Signs, qui font appel à de l’ingénierie élégante et à la précision pour repousser les limites de la fabrication moderne.

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