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Watchfire Signs erreichte innerhalb eines Jahres mit VKS seine Ziele

18 mai 2021

Als führendes Unternehmen auf dem Markt für digitale Werbeschilder zeichnet sich Watchfire Signs durch eine elegante und qualitativ hochwertige Beschilderung für jede Umgebung aus. Seit 1932 hat sich das Unternehmen mit dem wachsenden Markt weiterentwickelt und die besten Technologien in seine Produkte integriert.

Alle Produkte von Watchfire Signs werden intern entwickelt, entworfen, getestet und gewartet. Vom firmeneigenen LED-Auswahlverfahren bis hin zu maßgefertigten Werbeschildern für jede Umgebung produziert Watchfire Signs helle und farbenfrohe Beschilderungen, die die richtige Botschaft auf die richtige Art und Weise an die richtigen Leute bringen.

Dieses Engagement für Qualität und Innovation hat Watchfire Signs dazu veranlasst, neue Wege einzuschlagen, um das Wissen ihrer Mitarbeiter zu erweitern und ihre Weiterbildungsressourcen zu stärken.

Innerhalb eines Jahres konnte das Unternehmen mit der Arbeitsanweisungssoftware seine anfänglichen Ziele erreichen, nämlich die Weiterbildung zu verbessern, die Zeit für die Erstellung von Dokumenten zu verkürzen und ein effizientes Genehmigungsverfahren zu schaffen.

Streben nach Verwirklichung ihrer Ziele

Watchfire Signs hat bereits einige Jahre vor der Einführung von VKS auf ein papierloses System umgestellt. Dazu formatierten sie Microsoft Word-Dokumente mit Bildern und schriftlichen Anweisungen.

Doch nach zwei Jahren erkannten sie die Einschränkungen dieses Systems. Die Verwendung von Microsoft Word erfordert eine intensive Formatierung, um sie an den Zweck einer SOP oder Arbeitsanweisung anzupassen. Darüber hinaus ist Microsoft Word nicht in der Lage, Daten zu verfolgen oder Mitarbeiter auf einer interaktiven Plattform durch komplexe Prozesse zu führen.

Word-Dokumente sind einfach nicht für die moderne Fertigung geeignet.

Was sie brauchten, war eine schnellere und effizientere Möglichkeit, Dokumente zu erstellen, Mitarbeiter weiterzubilden und Prozesse im Team zu genehmigen. Aus diesem Grund entschied sich Watchfire Signs für die Einführung eines Cloud-basierten Systems mit VKS Enterprise mit dem sie die folgenden 4 Hauptziele erreichen konnten:

  • Optimierung der Erstellung und Aktualisierung ihrer Dokumentation
  • Besseres Management von Genehmigungsgruppen
  • Nutzung von Videos für ausführliche Anweisungen
  • Verbesserung der Mitarbeiterschulung und Einhaltung von Best Practices

Werfen wir einen Blick darauf, wie Watchfire Signs diese Ziele innerhalb eines Jahres nach der Einführung der Arbeitsanweisungssoftware erreichen konnte.

Ziel 1: Den Zeitaufwand für die Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten verringern

Mit VKS konnte Watchfire Signs seine Dokumentenerstellung erheblich beschleunigen. Justin Hart, Project Admin Engineer bei Watchfire Signs, erzählte uns, dass die Bearbeitung eines Dokuments mit dem alten System je nach Umfang des Verfahrens Stunden dauern konnte. Die Erstellung neuer Dokumente dauerte sogar noch länger.

Mit VKS spart das Unternehmen jetzt pro Dokument mindestens eine Stunde. Im Laufe des letzten Jahres wurden durch den Einsatz von VKS unzählige Stunden eingespart, die anderweitig genutzt werden konnten.

„Je größer die Anweisung, desto mehr hilft uns VKS. Allein die Formatierung eines Word-Dokuments, damit es professionell aussieht und die Abstände stimmen, kostet Zeit. Dies alles wird durch die Verwendung von VKS hinfällig. Je umfangreicher und ausführlicher das Dokument ist, desto hilfreicher ist VKS für unseren Zweck und desto mehr Zeit sparen wir.“

Justin Hart

Justin Hart

Project Admin Engineer bei Watchfire Signs

Mit einem Programm, das für das Prozessverständnis optimiert ist, können die Ingenieure von Watchfire Signs ihre Bilder, Videos und Texte einfach in ein leicht zu lesendes Format bringen. Die Verfasser der Arbeitsanweisungen und die Techniker müssen sich nicht mehr um die Formatierung kümmern, da sie sich auf das Layout unserer Arbeitsanweisungssoftware verlassen können.

Zudem ermöglicht die Speicherung der Anweisungen in der Cloud und der Zugriff darauf es den Technikern und Verfassern, die Anweisungen und Weiterbildungsunterlagen von überall aus zu aktualisieren. Die Prozessverbesserung ist für alle Beteiligten einfacher und schneller.

Mit dieser neuen Möglichkeit zur mühelosen Formatierung von Anweisungen von überall und zu jeder Zeit werden die Prozessdokumente von Watchfire Signs schneller erstellt, aktualisiert und an Genehmigungsgruppen gesendet.

Ziel 2: Optimierung des Genehmigungsprozesses

Bevor ein Prozessdokument im Fertigungsbereich oder zu Schulungszwecken verwendet werden kann, muss es von den richtigen Mitarbeitern genehmigt werden. Justin Hart berichtete, dass das vorherige papierlose System in diesem Bereich einige spezifische Nachteile aufwies.

„Das Genehmigungsverfahren für die Word-Dokumente durch unser Ingenieurteam war insgesamt ineffizient und langwierig. Wir wollten auf ein cloudbasiertes System umsteigen, das von unserem Team leichter zu überprüfen ist. Die Möglichkeiten der Revisionskontrolle und der voreingestellten Genehmigungsgruppen von VKS haben uns sehr dabei geholfen, unsere Anweisungen und Weiterbildungsunterlagen schneller zu genehmigen.“

Justin Hart, Project Admin Engineer bei Watchfire Signs

Im alten System wurden die Mitarbeiter jedes Mal benachrichtigt und erhielten Zugang, wenn ein Dokument genehmigt werden musste. Das bedeutet, dass einige Mitarbeiter Benachrichtigungen zur Prozessgenehmigung erhielten, die sie nicht betrafen. Die Ingenieure mussten ihre E-Mails durchsuchen, um die entsprechenden Mitteilungen zu den Projekten zu finden, an denen sie beteiligt waren. In der Folge gingen einige Meldungen verloren und der Prozess wurde verlangsamt.

Jetzt werden Genehmigung und Überarbeitung schrittweise organisiert, sodass die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt Zugriff auf die Dokumente haben. Mit den voreingestellten Genehmigungsgruppen ist Watchfire Signs in der Lage, seine Anweisungen und Auftragstypen effektiv an die entsprechenden Abteilungen und Personen zu vermitteln. Es gehen keine Benachrichtigungen verloren, und die Ingenieure können die richtigen Prozesse effizienter finden und genehmigen.

Ziel 3: Aussagekräftiger Kontext durch Videos

Innerhalb von VKS ist die Möglichkeit, Videos zu nutzen, zu einer beliebten Komponente für Weiterbildungspräsentationen, Schulungsunterlagen, SOPs und Handbücher geworden. Diese Funktion hat einen großen Nutzen für die auszubildenden Maschinenbediener.

„Sowohl die Prozesse als auch die Maschinenbediener haben wirklich von der Videofunktion profitiert. Wir können zeigen, wie die Arbeit durchgeführt wird, und müssen uns nicht nur auf eine Beschreibung des Verfahrens verlassen. Das ermöglicht es uns, komplexe Aufgaben in einen größeren Zusammenhang zu stellen.“

Justin Hart, Project Admin Engineer bei Watchfire Signs

Die Maschinenbediener schätzen den zusätzlichen Kontext, den aussagekräftige visuelle Elemente wie Videos bieten. Die Bediener können sehen, wie jemand die Arbeit direkt vor ihren Augen ausführt, bevor sie selbst die Arbeit ausführen. Da die gesamte Aktion und die Best Practices genau dargestellt werden, können die Bediener andere Faktoren aufgreifen, die in einer schriftlichen Auslegung möglicherweise nicht enthalten sind.

Die visuell dargestellte Abfolge von Aktionen hat den Bedienern geholfen, sich einen gründlichen Überblick darüber zu verschaffen, wie eine Aufgabe auszuführen ist und wie es aussehen sollte, wenn sie ausgeführt wird.

Leicht verständliches Bildmaterial hat sich sowohl für neue Mitarbeiter als auch für erfahrene Mitarbeiter bewährt. Watchfire Signs profitiert von der Wirkung hochwertiger Bilder bei der Wissensvermittlung und der Ausbildung seiner Mitarbeiter.

Ziel 4: Vielfältige Produkte erfordern stabile und wiederholbare Weiterbildungsmethoden.

Watchfire Signs stellt eine Vielzahl von beleuchteten Schildern her. Jedes von ihnen ist speziell auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten. Die Größe, der Pixelraster, der Abstand, der Winkel und eine Vielzahl anderer Faktoren machen jedes fertige Produkt einzigartig.

Das Unternehmen benötigte eine Möglichkeit, um den Maschinenbedienern wichtiges Wissen zu vermitteln und gleichzeitig den Bedarf an spezifischen Anweisungen für jeden Montageauftrag zu verringern. Sie stellten fest, dass zwar jedes Produkt anders ist, die Rolle des Bedieners aber bei jedem Produkt gleich bleibt. Es gibt viele Überschneidungen zwischen ihren Maschinen, Werkzeugen und Verfahren.

„Aufgrund der Beschaffenheit unserer Produkte müssen unsere Arbeitsanweisungen darauf ausgerichtet sein, unsere Mitarbeiter für bestimmte Maschinen und Best Practices zu schulen. VKS ist eine effektive Möglichkeit für Bediener, diese Erfahrung zu schulen und zu behalten.“

Justin Hart, Project Admin Engineer bei Watchfire Signs

Mitarbeiter von Watchfire Signs

Watchfire Signs nutzt VKS, um den Bedienern den Umgang mit den erforderlichen Maschinen und Werkzeugen im Rahmen ihrer Best Practices zu vermitteln. Die Bediener verwenden dann die Designspezifikationen als Referenz für jede Montage, wobei sie sich an das halten, was sie mit VKS gelernt haben.

Ein Beispiel dafür ist, wie die Maschinenbediener die Struktur für ein LED-Schild aufbauen. Die Mitarbeiter von Watchfire Signs verwenden eine Maschine, die ein Stück gepresstes Aluminium verarbeitet und je nach den Anforderungen des Kunden verschiedene Löcher und Merkmale fräst. Aber der Prozess des Einlegens des Aluminiumstücks in die Maschine, der Gebrauch der Maschine und die Qualitätskontrolle des Stücks ist bei jedem Auftrag derselbe.

Sobald die Mitarbeiter geschult sind und für ein Verfahren freigegeben sind, hat Watchfire Signs dafür gesorgt, dass die Mitarbeiter jederzeit auf intelligente SOPs und Anweisungen zugreifen können, falls sie diese benötigen.

VKS wird in einer wachsenden Zahl von Abteilungen eingesetzt

VKS wird in jedem Produktionsbereich von Watchfire Signs eingesetzt. Von der Modulerstellung und der Montage bis zur LED-Auswahl und Farbkalibrierung. Aber die erweiterten Möglichkeiten der Arbeitsanweisungssoftware werden auch außerhalb der Produktionsabteilungen wahrgenommen.

Die Möglichkeit, Weiterbildung und Arbeitsmethoden zu optimieren, hat andere Abteilungen des Unternehmens dazu veranlasst, die Software auch in anderen Bereichen einzusetzen.

Ein Beispiel dafür ist das Marketingteam. Sie haben damit begonnen, Videos aufzunehmen und ihre eigenen Schulungsunterlagen für ihre neuen Mitarbeiter zu erstellen. Diese sollen die Mitarbeiter beraten und schulen bezüglich der Interaktion mit Kunden, wie sie Leads in ihrem System umwandeln und die Verkaufsabteilung darüber informieren, dass sie neue Kunden ansprechen sollten.

„Diese Prozesse sind bisher nicht dokumentiert worden. Wir sehen, dass andere Abteilungen entdecken, wie einfach es ist, visuelle Anweisungen zu erstellen. VKS begann als Dokumentationstool für Fertigungsprozesse und wird nun auch in anderen Bereichen des Unternehmens eingesetzt.“

Justin Hart, Project Admin Engineer bei Watchfire Signs

Wie geht es weiter für Watchfire Signs?

Obwohl die Software erst in der ersten Hälfte des Jahres 2020 eingeführt wurde, hat Watchfire Signs in diesem Jahr bereits einige unglaubliche Ziele erreicht. Und die Vorteile scheinen sich fortzusetzen, da sie neue und innovative Wege finden, die Software in ihre Abläufe einzubinden.

Watchfire Signs ist nach wie vor führend in der Herstellung von qualitativ hochwertigen und langlebigen LED- und Werbeschildern. Durch die Einführung innovativer Tools wie VKS konnten sie die Erstellung und Genehmigung von Dokumenten optimieren und gleichzeitig ihren Mitarbeitern mehr Wissen zur Verfügung stellen.

VKS ist stolz darauf, mit innovativen Unternehmen wie Watchfire Signs zusammenzuarbeiten, die mit eleganter Technik und Präzision die Grenzen der modernen Fertigung ausweiten.

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