Haben Sie schon einmal Schach gespielt? Wenn ja, dann haben Sie bestimmt mindestens einmal sehnsüchtig auf die Königin geblickt und sich gewünscht, dass alle Ihre Figuren dieselbe Vielseitigkeit hätten wie sie.
Wenn Sie jemals dasselbe empfunden haben, als Sie Ihre Belegschaft betrachtet haben, ist es vielleicht an der Zeit, über Cross-Training nachzudenken.
Natürlich spreche ich hier nicht von Cross-Training mit Lagerhaus, Reifen und Battle Ropes. Das in diesem Artikel behandelte Cross-Training ist die Praxis, Ihre Mitarbeiter so zu schulen, dass sie verschiedene Aufgaben innerhalb des Unternehmens übernehmen können, was Ihnen einen strategischen Vorteil verschafft und Ihre Abhängigkeit von bestimmten Mitarbeitern verringert.
Schachmatt vermeiden
Die Idee hinter Cross-Training ist es, Ihre Mitarbeiter so zu schulen, dass sie mehrere Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens übernehmen können. Diese Praxis ist nicht nur auf jeder Ebene des Unternehmens von Vorteil, sondern ermöglicht Ihnen auch, neue Einblicke in Ihre Abläufe zu gewinnen und Ihre Belegschaft in einem neuen Licht zu sehen.
Ihnen Optionen bieten
Das ist in jedem Unternehmen mindestens einmal passiert. „Fred” nimmt seinen ersten Urlaub seit 10 Jahren, und sobald er glücklich offline ist, merkt jemand im Büro, dass Fred der Einzige war, der wusste, wie man Kunden zu SalesForce hinzufügt…
Das Ziel der Einführung eines Cross-Training-Programms ist es, Szenarien wie das oben beschriebene sowie Hunderte ähnlicher Szenarien zu vermeiden. Indem mehrere Mitarbeiter für dieselbe Aufgabe geschult werden, sind Sie nicht nur flexibler bei der Erstellung von Zeitplänen, sondern können auch mehr Vertrauen in Ihre geplanten Termine haben, da die Lieferung nicht mehr von bestimmten Personen abhängt.
Dies hilft Ihnen auch dabei, neue Potenziale und Stärken innerhalb Ihrer Belegschaft zu entdecken, die sonst möglicherweise nicht zum Vorschein gekommen wären. Wer hätte beispielsweise gedacht, dass Sherry nicht nur eine hervorragende Schweißerin ist, sondern auch eine großartige Gesundheits- und Sicherheitsinspektorin? Dieses neue Wissen wird Ihnen letztendlich dabei helfen, die Stärken Ihres Teams optimal zu nutzen und Ihre Aufgaben hervorragend zu erfüllen.
Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um die Gedanken der Mitarbeiter zu sammeln, die an neuen Aufgaben arbeiten, da neue Augen neue Ideen und Innovationen mit sich bringen.
Die Belegschaft motivieren
Die Wissenschaft hat bewiesen, dass Lernen letztendlich gut für Ihr Gehirn ist und Ihrem Gehirn im Allgemeinen Spaß macht. Diese Praxis ist also nicht nur vorteilhaft für die Gesundheit der grauen Zellen Ihrer Belegschaft, sondern hilft auch, Monotonie zu vermeiden und das Interesse und Engagement der Mitarbeiter für ihre Arbeit aufrechtzuerhalten. Sie kann sogar dazu führen, dass Menschen neue Talente und Fähigkeiten entdecken, die sie an neue und spannende Orte innerhalb des Unternehmens führen können.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass dadurch ein tieferes Verständnis für den Arbeitsplatz entwickelt wird. Durch das Erkunden und Erlernen anderer Aufgaben und den Austausch von Arbeitserfahrungen mit anderen Mitarbeitern erhält Ihre Belegschaft ein besseres Gesamtverständnis für die Abläufe in Ihrem Unternehmen. Beispielsweise erkennt ein Mitarbeiter möglicherweise nicht den Wert, seine Schutzausrüstung nach seiner Schicht an den richtigen Platz zurückzubringen, bis er eines Tages mit der Inventur der Schutzausrüstung beauftragt wird.
Die Last teilen
Obwohl es ein gewisser Trost ist, zu glauben, dass wir in unseren Aufgaben einzigartig und unersetzbar sind, ist es auch eine große Erleichterung zu wissen, dass man tatsächlich einen Krankheitstag nehmen oder in Urlaub fahren kann, ohne das Team erheblich zu belasten oder die Produktion zu verlangsamen.
Außerdem kann bei manuellen Tätigkeiten ein regelmäßiger Wechsel der Aufgaben dazu beitragen, das Risiko von Verletzungen durch wiederholte Bewegungen zu verringern, die nach wie vor eine der Hauptursachen für krankheitsbedingte Fehlzeiten am Arbeitsplatz sind.
Das Wissen, dass andere Mitglieder Ihres Teams für Sie da sind, wenn Sie Hilfe benötigen, trägt dazu bei, dass alle körperlich und emotional gesund bleiben.
Technisch gesehen: Cross-Training leicht gemacht mit VKS
VKS ist ideal geeignet, um Ihre Mitarbeiter im Cross-Training zu schulen, da es darum geht, den Wissensaustausch innerhalb eines Unternehmens zu erleichtern. In diesem Abschnitt werden wir spezifische VKS-Funktionen vorstellen, die Ihnen dabei helfen können, das Potenzial Ihres Teams zu erweitern.
Visuelle Arbeitsanweisungen
Nicht jeder lernt auf die gleiche Weise. Manche Menschen lesen lieber beschreibende Texte, andere sind eher visuell orientiert und bevorzugen Bilder und Videos. Glücklicherweise können Sie mit den Handbüchern von VKS all diese Medien nutzen, sodass Sie auf die Lernbedürfnisse aller eingehen können. Detaillierte und umfassende Handbücher reduzieren außerdem den Bedarf an Präsenzschulungen erheblich und machen Fernunterricht zu einer praktikablen Lösung. Dies ist ein großer Vorteil für Ihre Cross-Training-Initiative, da das Lernen unabhängig in der Freizeit der Mitarbeiter erfolgen kann.
So funktioniert es:
- Erstellen Sie mit Hilfe Ihrer Fachexperten einen möglichst umfassenden Leitfaden, der die Best Practices Ihres Unternehmens berücksichtigt.
- Nutzen Sie die Anhänge- und Verknüpfungsoptionen, um Ihren Leitfaden noch weiter zu verbessern.
- Verwenden Sie Smart Forms, um Feedback und Fragen von den Anwendern zu sammeln und diesen Leitfaden anhand dieser Daten zu optimieren.
Nutzen Sie Expertenschritte und den Expertenmodus
Mit diesen Einstellungen können Sie denselben Leitfaden sowohl für erfahrene Mitarbeiter als auch für neue Auszubildende verwenden. Erfahrene Mitarbeiter können schneller durch die Leitfäden navigieren, während Neulinge denselben Leitfaden verwenden können, aber mehr Schritte und Informationen erhalten, die ihnen bei dieser neuen Aufgabe helfen.
So funktioniert es:
- Stellen Sie sicher, dass alle erfahrenen Benutzer in ihrem Benutzerprofil die Kompetenzstufe „Experte” ausgewählt haben.
- Achten Sie beim Erstellen von Leitfäden darauf, alle wesentlichen Schritte als Expertenschritte zu kennzeichnen. Auf diese Weise können erfahrene Benutzer alles überspringen, was nicht als Expertenschritt gekennzeichnet ist. Beachten Sie, dass dies eine Option ist, die der Bediener selbst steuert. Wenn ein erfahrener Benutzer das Gefühl hat, eine Auffrischung zu benötigen, kann er weiterhin auf die zusätzlichen Schritte zugreifen.
- Wenn es an der Zeit ist, den Leitfaden zu verwenden, können erfahrene Bediener im Menü „Optionen“ des Leitfaden-Players die Option „Zum Expertenmodus wechseln“ auswählen.
Intelligente Elemente
Wie bereits erwähnt, können Sie mithilfe intelligenter Formulare mit den Nutzern der Leitfäden kommunizieren und die Leitfäden für zukünftige Nutzer optimieren. In Verbindung mit intelligenten Regeln können intelligente Formulare auch dazu verwendet werden, Leitfäden zu erstellen, die ausschließlich als Schulungsleitfäden dienen, indem sie in interaktive Fragebögen umgewandelt werden. Das Beste daran ist, dass die Details und Informationen, die von den Nutzern dieser Leitfäden eingegeben werden, über den Abschnitt „Produktionsbericht” abgerufen werden können.
So funktioniert es:
- Erstellen Sie innerhalb des Leitfadens Quizfragen mit intelligenten Formularen, bei denen die Nutzer Fragen entweder mit Kontrollkästchen oder Optionsfeldern beantworten können.
- Verwenden Sie intelligente Regeln, um das Verhalten des Leitfadens auf der Grundlage der im intelligenten Formular gesammelten Daten zu steuern. Wenn ein Benutzer beispielsweise eine Frage richtig beantwortet, kann er mit der Schulung fortfahren. Bei einer falschen Antwort wird er auf die Seite weitergeleitet, die die benötigten Informationen enthält.
- Sobald der Benutzer das Schulungshandbuch „abgeschlossen” hat, können Sie auf die Seite „Produktionsbericht” gehen und auf alle Daten zugreifen, die aus diesem Handbuch gesammelt wurden, einschließlich der Antworten der Benutzer und etwaiger Rückmeldungen oder Fragen, die sie möglicherweise hatten.