Quatre façons d’améliorer la communication grâce à des procédures opérationnelles normalisées interactives

Par: Ryan Zimmermann

20 juin 2020

Improve Communication with SOPs

Sans les procédures opérationnelles normalisées (PON), aucun fabricant moderne ne serait en mesure de gérer efficacement ses opérations. La complexité des tâches ainsi que la multitude des opérations et des acteurs de l’industrie manufacturière justifient amplement la nécessité des procédures opérationnelles normalisées. De l’installation de machines coûteuses à l’assemblage de produits complexes, les PON interviennent dans toute l’industrie manufacturière pour aider les employés à accomplir leurs tâches.

La création, la gestion et la structuration des procédures opérationnelles normalisées, qui servent un public très diversifié, peuvent se faire de différentes manières pour aider à véhiculer un message particulier. En raison de leur caractère universel, les PON peuvent aider à relever différents défis dans différents secteurs. Toutefois, la fabrication est l’une des industries où les procédures opérationnelles normalisées peuvent constituer la pièce la plus importante du casse-tête.

Les procédures opérationnelles normalisées, ou PON, sont un ensemble d’instructions ou d’étapes à suivre pour exécuter une tâche particulière. Certains d’entre nous ne connaissent peut-être pas bien ce terme, mais les procédures opérationnelles normalisées apparaissent dans presque tous les secteurs industriels pour aider les opérateurs à réaliser leurs tâches quotidiennes. De la fabrication à la gestion des services publics, des soins de santé à l’éducation, de la vente au détail à l’industrie du divertissement, les PON sont incontournables pour l’exécution des opérations.

En fonction de l’industrie, de l’environnement et de l’entreprise, une PON peut porter sur différents éléments. Découvrons quatre façons dont les entreprises peuvent améliorer la communication grâce à des PON interactives.

Défi no 1 : Configuration et changement de machine

Many manufacturing industries rely on automated equipment and machinery to produce their products. De nombreuses industries utilisent un équipement et des machines automatisés pour fabriquer leurs produits. Selon l’industrie et le type d’équipement, ces machines sont fréquemment ou périodiquement configurées et remplacées pour fabriquer différents produits.

À des fins de démonstration, nous prendrons l’exemple d’une entreprise de l’industrie des aliments et boissons, en particulier une brasserie.

Une fois lancé, le brassage de la bière est une opération assez autonome. La configuration des machines et des équipements varie en fonction du type de bière. Dans cet exemple, lors du lancement de la production de la bière phare de l’entreprise, l’opérateur de l’atelier utilise des procédures opérationnelles normalisées détaillées pour le nettoyage l’équipement avant son utilisation. Ensuite, il le configure (température, temps, ingrédients, etc.) en conséquence pour le prochain lot de bière.

Sans procédure opérationnelle normalisée pour effectuer cette tâche, l’opérateur court le risque d’utiliser les mauvais ingrédients, de régler la machine à la mauvaise température ou de produire la bière dans des conditions insalubres. Toute anomalie dans le processus pourrait avoir de graves répercussions sur le goût et la qualité ou aboutir à la mise au rebut des lots de bière, ce qui entacherait la réputation de l’entreprise ou entraînerait un important manque à gagner.

Solution : Utiliser des PON visuelles

Si les PON existent depuis longtemps, nous assistons à une véritable redéfinition du concept et de la manière dont il peut être mis en œuvre. Par le passé, la création des PON passait par des outils tels que Microsoft Word ou Excel, puis leur diffusion se faisait dans un format papier riche en texte.

Toutefois, cette approche de gestion des PON présente de nombreux inconvénients: Les documents papier peuvent se perdre, devenir facilement obsolètes ou se salir, ce qui les rend plus difficiles à exploiter. Les procédures opérationnelles normalisées contenant trop de texte sont difficiles à comprendre et à retenir. De nombreuses personnes préfèrent l’apprentissage avec des supports visuels, tels que des images et des vidéos. La création des PON dans Microsoft Word ou Excel peut être longue et fastidieuse.

Grâce aux progrès des technologies numériques, les logiciels d’instructions de travail permettent désormais aux PON d’être plus visuelles, interactives et de communiquer avec leur environnement d’une manière innovante. Le déploiement de ces logiciels offre de nouvelles possibilités d’interaction entre les opérateurs de l’atelier et leurs PON.

Défi no 2 : Entretien et réparation

Pour revenir à l’exemple de la brasserie, notons que toute machine ou pièce d’équipement nécessite en réalité un entretien et une réparation continus pour fonctionner correctement. Par ailleurs, l’entretien préventif est important, car il permet d’éviter des pannes dont la réparation pourrait coûter des milliers de dollars ou entraîner l’arrêt de votre usine pendant plusieurs jours.

Si nous reprenons l’exemple précédent, supposons qu’après 500 heures d’utilisation, les cuves et la chaîne de production complète pour brasser la bière phare de notre entreprise nécessitent une inspection et un entretien préventif. Dans ce scénario, lorsque le système de contrôle de l’entreprise détecte que 500 heures de production ont été effectuées, une demande d’entretien ou un bon de travail est créé pour réaliser l’entretien préventif.

Entretien et réparationC’est à ce moment que notre technicien a recours aux procédures opérationnelles normalisées pour travailler. Après avoir reçu la notification, le personnel d’entretien suit des étapes détaillées pour arrêter l’équipement, le nettoyer, le dépanner, inspecter ses pièces et le remettre en marche afin qu’il reprenne le brassage de la bière. Comme vous pouvez l’imaginer, ces étapes sont TRÈS essentielles. Si vous omettez une étape, vous risquez de provoquer un nouveau problème ou de compromettre l’objectif initial de l’entretien.

Dans cet exemple, nos PON sont essentielles à la réussite de cette entreprise. Sans ces procédures, l’entreprise se fierait uniquement à la mémoire des techniciens pour s’assurer que tout se passe correctement. Les informations qui se trouvent dans la mémoire des techniciens constituent ce que l’on appelle les connaissances tribales. Toutefois, même si elles sont beaucoup prisées, il est peu probable que vous souhaitiez que votre entreprise s’y appuie sans les consigner au préalable.

En effet, que se passera-t-il si cet employé prend sa retraite ou tombe malade? Étant donné que votre « champion » ne possède pas le don de l’ubiquité, que se passera-t-il si vous souhaitez doubler la production et devez embaucher de nouveaux employés?

Autant de questions auxquelles il existe pourtant une réponse simple : consigner vos procédures opérationnelles normalisées dans un format numérique afin que votre équipe puisse s’en servir pour exécuter convenablement et efficacement toute tâche.

Solution : Utiliser des PON pour l’entretien préventif et la réparation

Notre brasserie peut désormais rendre les PON de configuration de machines plus visuelles en utilisant des images et des vidéos. Elle peut également demander aux opérateurs de confirmer des détails spécifiques avant de passer à une étape donnée. Cela contribue à accroître le contrôle des processus, la traçabilité et la responsabilisation.

En outre, des formulaires intelligents peuvent être intégrés aux procédures opérationnelles normalisées. Grâce à cette intégration, si une erreur se produit sur la cuve ou sur la chaîne de production, l’opérateur peut cliquer sur un formulaire, identifier ce qui s’est passé et avertir automatiquement les personnes adéquates en temps réel.

Par ailleurs, notre PON 2.0 (VKS) offre désormais au technicien des éléments visuels lui indiquant comment effectuer l’inspection et l’entretien. Lors de l’exécution de ces tâches, l’opérateur peut entrer des données sur la base de ses conclusions, puis la PON réagira automatiquement et guidera l’opérateur vers des étapes spécifiques à suivre en fonction de ces nouvelles informations.

Cette capacité permet à nos PON de rendre les processus plus intelligents, tout en éliminant les risques et le temps perdu à chercher des réponses.

Défi no 3 : Formation

Comme dans la plupart des entreprises manufacturières, les nouvelles recrues de notre fameuse brasserie doivent suivre un certain nombre de formations avant d’entrer dans l’atelier. Ces formations permettent de s’assurer que l’employé comprend les valeurs, les processus opérationnels ainsi que les protocoles de santé et de sécurité de l’entreprise avant de faire partie de la main-d’œuvre. La formation des nouvelles recrues contribue grandement à favoriser leur intégration dans l’entreprise.

Comme vous l’avez peut-être déjà deviné, les PON de formation des nouveaux employés facilitent la communication au sein de la brasserie.

Une fois dans l’atelier, le nouvel employé trouvera différents types de PON pour l’aider dans ses tâches quotidiennes, notamment les procédures de configuration et d’entretien de machines mentionnées plus tôt. Bien que ces PON fournissent des renseignements et des rappels essentiels concernant les tâches qu’elles régissent, il existe certains éléments fondamentaux que les employés doivent connaître dès le départ.

Dans cet exemple, après l’embauche de notre nouvel employé, l’une des PON de formation qu’il rencontre sont des règles en matière de santé et de sécurité dans l’atelier. Grâce à ces procédures opérationnelles normalisées, notre nouvel employé apprend que chaque fois qu’il entre dans l’atelier, il doit porter l’équipement de protection individuelle. Il doit notamment mettre des lunettes de sécurité et des bottes à embout d’acier et, lorsqu’il se rend à son poste de travail, il doit rester dans les zones de marche désignées du plancher de l’atelier, lesquelles sont identifiables par un ruban adhésif à code couleur. Avec ces nouvelles PON de formation d’employés, notre brasserie marque un pas important pour garantir la réussite professionnelle de ses nouvelles recrues au sein de l’entreprise, ainsi que le renforcement de la sécurité de tout le personnel.

Un conseil utile sur les PON de formation : incluez dans ces PON une note indiquant que chaque opération dans l’atelier aura son propre ensemble de PON afin de guider l’opérateur dans l’exécution de ses tâches quotidiennes. Cette note permettra de rassurer vos nouveaux employés lorsqu’ils commenceront à apprendre les tenants et les aboutissants de leur nouvel emploi. Elle contribuera également à garantir un niveau élevé de conformité aux processus, car les nouveaux membres du personnel savent que votre organisation attend d’eux qu’ils suivent certaines étapes clés lorsqu’ils effectuent leur travail.

Formation d’un ouvrier du secteur de la fabrication

Solution : Exploiter la puissance de l’apprentissage interactif

Comme nous l’avons vu dans nos deux exemples précédents, l’interactivité des PON de formation les rend plus visuelles et plus efficaces. De plus, vous pouvez ajouter des questionnaires directement dans les PON afin de poser des questions aux nouveaux employés pour confirmer leur compréhension d’un concept donné. Nous expliquons cela dans l’article Quatre façons de gérer la formation dans le secteur de la fabricationCette capacité permet à l’auteur de la PON de définir différentes réactions en fonction des réponses aux questions.

Par exemple, si un nouvel employé répond correctement à toutes les questions, il peut passer à la formation suivante. L’auteur de la PON peut la configurer de telle sorte qu’en cas de réponse incorrecte de la part de l’employé, ce dernier soit redirigé aux étapes adéquates pour réviser les informations relatives à cette question avant de retourner y répondre de nouveau.

Ce type de fonctionnalité aide le service des ressources humaines à garantir que les nouveaux employés comprennent l’équipement de travail avant d’entrer dans l’atelier.

Défi no 4 : Vérification et conformité en matière d’ESS

Un autre élément important de toute opération est la vérification. En un mot, la principale fonction de tout type de vérification est de s’assurer que vos pensées correspondent parfaitement à la réalité concrète. Cela peut notamment inclure la vérification de la conformité aux normes en matière d’environnement, de santé et de sécurité (ESS), la vérification de la conformité au processus, voire la vérification du respect des fameuses règles de l’ARC relatives aux déclarations de revenus.

Si nous revenons à la fabrication, et plus précisément à notre brasserie, la même logique s’applique : la vérification est une activité essentielle pour assurer le fonctionnement adéquat des opérations. Il existe différents types de vérification que la brasserie peut effectuer, mais aux fins du présent article, nous nous concentrerons sur un en particulier : les vérifications de processus.

Dans notre brasserie, il existe certaines étapes clés que chaque employé doit suivre. Comme nous l’avons déjà mentionné, les employés doivent suivre une formation sur un certain nombre d’éléments fondamentaux avant de commencer à travailler. Ils doivent respecter certaines exigences lors de la configuration et de l’entretien de l’équipement, et s’assurer que le nettoyage se fait selon les normes applicables. Les vérifications permettent ainsi de s’assurer que tout se déroule normalement.

Un ouvrier du secteur de la fabricationPassons maintenant à la création des PON de vérifications. Dans cet exemple, les PON indiqueront les détails clés sur les éléments à vérifier et où les trouver. Elles fourniront également des exemples de ce qui est acceptable ou non. Ces informations serviront à garantir que la personne qui effectue la vérification valide tous les éléments nécessaires et relève tout écart pour demander des mesures de suivi. La vérification est très importante pour notre brasserie, car en tant qu’entreprise du secteur des aliments et des boissons, elle doit suivre certains protocoles sanitaires et réglementaires pour garantir la sécurité de ses clients finaux. Si jamais l’entreprise était prise en flagrant délit de violation des lignes directrices relatives à l’application de la Norme ISO 22000 aux industries de l’alimentaire et des boissons, elle pourrait subir de graves conséquences, voire perdre sa licence d’exploitation.

Solution : Utiliser des logiciels de vérification

Dans notre dernier exemple décrivant les avantages de l’utilisation des PON pour la vérification, nous pouvons également constater que l’interactivité de ces PON garantit de précieux gains.

Lorsque nous utilisons des outils traditionnels comme Microsoft Word et Microsoft Excel pour créer des documents, en version papier ou numérique, qui permettent d’effectuer des vérifications, nous sommes bien sûr en mesure de transmettre notre message. Toutefois, nous courons le risque de manquer des informations ou de noter des détails de façon incorrecte.

Avec VKS, nous pouvons suivre la même procédure de vérification, mais utiliser des fonctionnalités intelligentes et des règles de sorte que le vérificateur puisse poursuivre son travail si l’élément vérifié est correct, ou déclencher des actions de suivi s’il décèle une non-conformité.

Le module DataConnect repousse les limites encore plus loin en permettant de configurer les PON afin qu’elles interrogent automatiquement un système de contrôle en temps réel (par exemple, la température de la cuve, le pH des eaux usées, etc.) et récupèrent les résultats avec un signal tout-ou-rien.

En intégrant de tels contrôles dans vos procédures, vous pouvez contribuer à assurer la collecte de toutes les données pertinentes, ce qui augmente la traçabilité et permet à l’entreprise de mettre en œuvre l’amélioration continue de manière plus efficace.

En résumé, les procédures opérationnelles normalisées constituent une bouée de sauvetage sur laquelle les entreprises du secteur de la fabrication peuvent compter. En normalisant les pratiques exemplaires, les entreprises peuvent accroître la productivité, réduire le gaspillage et augmenter la satisfaction des employés.

Nous publierons sous peu la deuxième partie de cette série d’articles. Dans ce prochain volet, nous nous focaliserons sur quelques applications des procédures opérationnelles normalisées dans un environnement de fabrication différent, afin de mettre en évidence la polyvalence et l’importance des PON dans l’ensemble de l’industrie manufacturière.

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