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Comment créer des instructions de travail pour des environnements de travail allégés

Par: Virginia Shram

January 11, 2023

Woman reads digital work instructions in woodshop

Comment vous décririez la façon de faire votre travail correctement ?

Les instructions de travail standard sont un outil pour faire exactement cela. Il existe de nombreux types d'instructions de travail, comme spécifique à la fabrication, visuel, et étape par étape, pour n'en citer que quelques-uns.

Si votre entreprise suit une philosophie simple, vous aurez peut-être du mal à trouver la quantité optimale d'informations à inclure dans vos instructions.

Même si votre entreprise ne souscrit pas aux principes lean, les instructions de travail lean peuvent être un excellent premier moyen d'établir la qualité tout au long de votre processus.

Quoi qu'il en soit, la frontière est mince entre la microgestion et le fait de laisser trop de place à l'interprétation personnelle, et lorsque l'objectif ultime est de produire des produits de qualité, sans défaut et dans les délais, il vaut la peine de prendre le temps de bien faire les choses.

Heureusement, il n'est pas difficile d'optimiser vos instructions de travail pour une production allégée.

Allons-y !

Les 3 objectifs de la production allégée

La production allégée est une méthodologie robuste, mais pour l'instant, concentrons-nous sur les trois principaux objectifs qu'elle permet d'atteindre :

  1. Minimiser les déchets
  2. Valeur ajoutée
  3. Moins de défauts

Ensemble, ces trois qualités incarnent ce que l'on appelle la "qualité à la source". Il s'agit d'une expression de la philosophie "lean", qui signifie que le contrôle de la qualité est intégré au processus dès le début, et non pas contrôlé séparément par la suite.

L'avantage de la qualité à la source est double. Premièrement, elle permet de gagner du temps, puisque les mesures de qualité sont déployées pendant l'assemblage et la production, et non après, dans le cadre d'un audit séparé.

Deuxièmement, il s'agit d'un meilleur moyen de garantir un minimum de défauts. En effet, toute erreur potentielle dans la production est immédiatement détectée au lieu de passer inaperçue jusqu'à un contrôle de qualité final.

Cela permet d'économiser du temps, de l'argent et des ressources, tout en garantissant un résultat de meilleure qualité que s'il fallait improviser. Utile, non ?

C'est là qu'intervient la difficulté : parfois, lorsque les gens veulent "alléger" leurs opérations, au lieu de faire le difficile travail d'analyse et d'optimisation, ils adoptent les mots à la mode de l'allégé. Il est facile d'ajouter un marqueur Andon, mais beaucoup plus délicat d'établir les meilleures pratiques et les possibilités de mise en œuvre de la philosophie Andon.

Le lean n'est pas seulement une collection de stratégies de marketing de niche : c'est un état d'esprit. Par conséquent -

Dissipons d'emblée une idée fausse : ce n'est pas parce que la méthodologie Lean prêche la réduction des déchets que vos instructions de travail doivent être aussi courtes que possible !

Cela peut sembler un peu évident au premier abord, mais vous seriez surpris de voir combien de fois les gens confondent le Lean avec un nettoyage de printemps trop agressif. Avant que vous ne le sachiez, vos instructions de travail sont trop minces pour fournir une direction faisant autorité aux employés.

Femme lisant des instructions numériques sur un poste d'assemblage

Identifier la perspective Lean au sein de SWI

Pour que vos instructions de travail standard suivent les principes de la production allégée, vous devez considérer chaque aspect comme une partie d'un tout.

Imaginez un robot ou un automate, quelque chose comme les prototypes créés par Boston Dynamics : chaque membre peut être optimisé séparément, mais il doit l'être dans le contexte de l'ensemble assemblé. Vous pouvez programmer un genou pour qu'il se plie, mais le robot ne peut sauter ou courir que si toutes les pièces bougent en coordination les unes avec les autres. Cela nécessite un regard cohérent sur l'ensemble.

De même, le lean est une philosophie répartie sur quatre domaines qui sont maintenus en équilibre :

  1. Séquence - c'est l'ordre des opérations, le processus étape par étape dans l'ordre.
  2. Timing - c'est la coordination des actions et des pièces mobiles impliquées dans la production.
  3. Flux - le flux de travail ou l'agencement est la coordination des différents secteurs de production au sein d'une usine.
  4. Inventaire - il s'agit de la cartographie et du stockage des unités afin de stabiliser les poussées de production.

La clé de la rédaction d'instructions de travail allégées est de relier ces quatre facteurs afin qu'ils coexistent en harmonie. Les instructions de travail allégées lient délibérément ces domaines aussi étroitement que possible, ce qui réduit les pertes de temps, d'argent et de main-d'œuvre.

Si vous avez du mal à identifier comment rendre vos instructions de travail allégées, concentrez-vous sur l'un de ces quatre aspects de la production et demandez-vous s'il existe des possibilités de normalisation.

Quand utiliser des instructions de travail allégées

Même si vous ne travaillez pas dans une entreprise axée sur la production allégée, les instructions de travail allégées peuvent constituer des éléments cruciaux de votre processus de production.

Vous pouvez utiliser des instructions de travail allégées à tout moment, mais voici quelques scénarios dans lesquels elles sont particulièrement utiles.

Prototypage

Les instructions de travail allégées sont particulièrement utiles lorsque vous passez de la phase de prototypage à l'assemblage initial. À ce stade du développement du produit, la conception a été examinée de près et les matériaux ont été trouvés ; il est temps de tester les réalités pratiques de la production en temps réel.

Lors du prototypage, il est préférable de se heurter à autant de défis imprévus que possible - de cette façon, vous pouvez modifier la configuration et la conception si nécessaire pour vous assurer qu'ils ne se produisent pas une fois que la production avance à toute vapeur.

pro tip

Conseil de pro : L'automatisation est votre amie ! L'utilisation de plateformes logicielles d'instructions de travail comme VKS vous décharge de la mise à jour manuelle de vos instructions de travail pour chaque variation de votre calendrier de production. Par exemple, vous souhaitez alléger vos instructions de travail afin que les employés chevronnés puissent gagner du temps en n'ayant pas besoin de revoir des étapes qu'ils connaissent déjà par cœur ? Grâce à des fonctionnalités telles que le mode expert, vous pouvez affiner l'accessibilité de certains utilisateurs afin de refléter au mieux leur niveau d'expérience.

Turnover (perte de connaissances tribales)

Lorsque les employés partent à la retraite ou changent d'entreprise, vous subissez une perte de connaissances tribales, c'est-à-dire la familiarité de vos travailleurs avec vos processus et matériaux. Réduisez l'impact négatif du turnover en rédigeant des instructions de travail allégées.

Reliez la séquence des étapes et le flux de travail opérationnel plus important. De cette façon, les nouveaux employés auront plus de facilité à voir toutes les parties mobiles "en un coup d'œil". Il sera plus rapide d'embarquer et de former si vous donnez un aperçu du processus plus large.

pro tip

Conseil pro : Encouragez la formation croisée et le flux interdépartemental pour profiter des opportunités spontanées. Ainsi, vous n'avez pas à attendre les approbations ou les blocages administratifs ou fonctionnels. Lorsque les membres de l'équipe portent plusieurs casquettes, ils peuvent également déployer une résolution de problèmes plus intelligente en sortant des sentiers battus.

Un homme lit des instructions de travail numériques tout en construisant des wagons de train

Nouveaux contrats avec niveau discret de défauts ppm

Et si vous obtenez un nouveau contrat pour produire un article, et que l'une des spécifications est un seuil de défauts plus strict ? Vous n'avez pas besoin de jeter vos instructions de travail habituelles et d'en réécrire de nouvelles à partir de zéro. Les instructions de travail allégées équilibrent les quatre aspects de la méthodologie allégée en tenant compte de tous les éléments en jeu.

En d'autres termes, les instructions de travail allégées seront capables de compenser le changement de priorités. Si la modification de la séquence des étapes d'assemblage entraîne une diminution globale des défauts parce que les travailleurs prennent plus de temps et effectuent des contrôles de conformité supplémentaires, cela se reflétera dans le flux de travail ajusté de l'ensemble de l'usine.

Les travailleurs seront conscients des changements apportés non seulement à la séquence de production, mais aussi au flux de production, et il y aura moins d'arrêts entre les postes de travail.

pro tip

Conseil de pro : Donnez à chaque membre d'une équipe effectuant un travail commun une feuille de papier ligné et un stylo. Demandez-leur de noter les étapes de leurs instructions de travail qui aideraient à orienter un nouvel employé. Ensuite, examinez-les tous ensemble pour voir les différences dans la façon dont ils décriraient leur approche. Y a-t-il des étapes que les gens interprètent différemment et qui pourraient entraîner des problèmes de normalisation ? Y a-t-il des étapes que certains ont tendance à négliger ?

Identifier les goulots d'étranglement

Une dernière occasion idéale d'introduire des instructions de travail allégées consiste à identifier les goulots d'étranglement tout au long de la production. Disons que votre séquence d'étapes est claire pour vos travailleurs, que le temps d'achèvement de l'assemblage est dans les limites normales, et que votre flux de travail a été réorganisé pour réduire le désordre et le mouvement. Et si votre production s'arrête toujours au même endroit et que les personnes qui y sont affectées sont débordées ?

C'est un bon signe que vous n'avez pas été suffisamment "lean" - votre opération "lean" est déséquilibrée. Essayez d'ajuster les exigences (rendement ou main-d'œuvre, par exemple) dans vos instructions de travail pour atteindre un équilibre lean et vous aplanirez les problèmes pour la production future.

pro tip

Conseil de pro : Développez les chefs d'équipe en tant que résolveurs de problèmes pour résoudre efficacement les problèmes sur le terrain. Lorsque des problèmes surviennent, les leads peuvent les traiter Just In Time avec peu de dommages collatéraux sur le flux de travail plus important

.

Intégrer la croissance allégée dans votre processus

Ces conseils et les autres façons d'envisager vos instructions de travail ne pourront qu'améliorer votre production. Rappelez-vous que pour être lean, vous devez considérer l'ensemble cohésif, la collaboration des forces qui entrent dans votre processus entier.

Soyez clair et concis, mais ne coupez pas trop, car vous risqueriez de vous retrouver avec trop peu pour équilibrer toutes les parties mobiles de votre processus de production.

Moins, c'est peut-être plus, mais le lean, c'est mieux !

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