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Wie man Arbeitsanweisungen für schlanke Arbeitsumgebungen erstellt

Geschrieben von: Virginia Shram

January 11, 2023

Woman reads digital work instructions in woodshop

Wie würden Sie beschreiben, wie Sie Ihre Arbeit richtig ausführen?

Standardarbeitsanweisungen sind ein Instrument, um genau das zu tun. Es gibt viele verschiedene Arten von Arbeitsanweisungen, z. B. herstellungsspezifische, visuelle und Schritt-für-Schritt-Anweisungen, um nur einige zu nennen.

Wenn Ihr Unternehmen eine schlanke Philosophie verfolgt, werden Sie möglicherweise Schwierigkeiten haben, die optimale Menge an Informationen für Ihre Anleitungen zu finden.

Auch wenn Ihr Unternehmen nicht den Lean-Prinzipien folgt, können schlanke Arbeitsanweisungen ein hervorragendes erstes Mittel sein, um die Qualität Ihres gesamten Prozesses sicherzustellen.

In jedem Fall ist es ein schmaler Grat zwischen Mikromanagement und zu viel persönlicher Interpretation, und wenn das Endziel darin besteht, qualitativ hochwertige, fehlerfreie Produkte in einem angemessenen Zeitrahmen zu produzieren, ist es Ihre Zeit wert, es richtig zu machen.

Glücklicherweise ist es nicht schwer, Ihre Arbeitsanweisungen für eine schlanke Produktion zu optimieren.

Auf geht's zur schlanken Produktion!

Die 3 Ziele der schlanken Produktion

Die schlanke Produktion ist eine robuste Methode, aber konzentrieren wir uns zunächst auf die drei Hauptziele, die damit erreicht werden:

  1. Verschwendung minimieren
  2. Wertschöpfung
  3. Weniger Fehler

Gemeinsam verkörpern diese drei Qualitäten die so genannte "Qualität an der Quelle" - ein Lean-Schlagwort, das bedeutet, dass die Qualitätskontrolle von Anfang an in den Prozess eingebettet ist und nicht erst im Nachhinein überprüft wird.

Die Qualität an der Quelle hat einen doppelten Vorteil. Erstens spart sie Zeit, da die Qualitätsmaßnahmen während der Montage und der Produktion durchgeführt werden und nicht nachträglich in einem separaten Audit.

Zweitens erweist es sich als ein besseres Mittel, um minimale Fehler zu gewährleisten. Denn mögliche Fehler in der Produktion werden sofort erkannt und bleiben nicht bis zu einer abschließenden Qualitätsprüfung unbemerkt.

Das spart Zeit, Geld und Ressourcen UND garantiert eine höhere Qualität als bei einer reinen "winging it"-Produktion. Hilfreich, nicht wahr?

Und hier kommt die Schwierigkeit ins Spiel: Wenn Menschen ihre Abläufe "verschlanken" wollen, übernehmen sie manchmal schlanke Schlagworte, anstatt die schwierige Arbeit des Analysierens und Optimierens zu machen. Es ist leicht, eine Andon-Markierung hinzuzufügen, aber viel schwieriger, die besten Praktiken und Möglichkeiten zur Umsetzung der Andon-Philosophie zu ermitteln.

Lean ist nicht nur eine Ansammlung von Nischenmarketingstrategien: Es ist eine Denkweise. Deshalb

Lassen Sie uns gleich mit einem Missverständnis aufräumen: Nur weil die Lean-Methodik die Reduzierung von Verschwendung predigt, bedeutet das nicht, dass Ihre Arbeitsanweisungen so kurz wie möglich sein sollten!

Das mag auf den ersten Blick einleuchtend erscheinen, aber Sie wären überrascht, wie oft Lean mit einem übermäßig aggressiven Frühjahrsputz verwechselt wird. Ehe Sie sich versehen, sind Ihre Arbeitsanweisungen zu dünn, um den Mitarbeitern eine verbindliche Orientierung zu geben.

Frau liest digitale Anweisungen am Montagearbeitsplatz

Identifizierung der Lean-Perspektive innerhalb der SWI

Damit Ihre Standardarbeitsanweisungen den Lean-Prinzipien folgen, müssen Sie jeden Aspekt als Teil eines Ganzen betrachten.

Stellen Sie sich einen Roboter oder Automaten vor, so wie die Prototypen von Boston Dynamics: jedes Glied kann einzeln optimiert werden, aber sie müssen im Kontext der gesamten montierten Einheit optimiert werden. Man kann ein Knie so programmieren, dass es sich beugt, aber der Roboter kann nur springen oder laufen, wenn sich alle Teile koordiniert bewegen. Dies erfordert eine zusammenhängende Betrachtung des Ganzen.

In ähnlicher Weise ist Lean eine Philosophie, die sich über vier Bereiche erstreckt, die in einem sorgfältigen Gleichgewicht gehalten werden:

  1. Sequenz - das ist die Reihenfolge der Arbeitsschritte, der schrittweise Prozess in der Reihenfolge
  2. Timing - das ist die Koordination der Aktionen und der beweglichen Teile in der Produktion
  3. Fluss - der Arbeitsablauf oder das Layout ist die Koordination der verschiedenen Produktionsbereiche innerhalb einer Fabrik
  4. Bestandsaufnahme - dies ist die Zuordnung und Lagerung von Einheiten, um die Produktionsschübe zu stabilisieren

Der Schlüssel zur Erstellung schlanker Arbeitsanweisungen liegt darin, diese vier Faktoren so miteinander zu verknüpfen, dass sie harmonisch nebeneinander bestehen. Bei schlanken Anweisungen werden diese Bereiche so eng wie möglich miteinander verknüpft, um Verschwendung von Zeit, Geld und Arbeitskraft zu vermeiden.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, herauszufinden, wie Sie Ihre Arbeitsanweisungen schlank gestalten können, dann zoomen Sie auf einen dieser vier Produktionsaspekte und fragen Sie sich, ob es Möglichkeiten für eine Standardisierung gibt.

Wann sollte man schlanke Arbeitsanweisungen verwenden?

Auch wenn Sie nicht in einem schlankheitsorientierten Unternehmen tätig sind, können schlanke Arbeitsanweisungen entscheidende Elemente Ihres Produktionsprozesses sein.

Sie können Lean-Arbeitsanweisungen jederzeit einsetzen, aber hier sind einige Szenarien, in denen sie besonders hilfreich sind.

Prototyping

Schlanke Arbeitsanweisungen sind besonders hilfreich, wenn Sie von der Prototyping-Phase zur Erstmontage übergehen. Zu diesem Zeitpunkt der Produktentwicklung ist das Design geprüft und die Materialien sind beschafft worden; es ist an der Zeit, die praktischen Realitäten der Produktion in Echtzeit zu testen.

Beim Prototyping ist es am besten, so viele unvorhergesehene Herausforderungen wie möglich zu bewältigen - auf diese Weise können Sie die Einrichtung und das Design bei Bedarf optimieren, um sicherzustellen, dass sie nicht auftreten, wenn die Produktion mit Volldampf voranschreitet.

pro tip

Pro-Tipp: Automatisierung ist Ihr Freund! Der Einsatz von Softwareplattformen für Arbeitsanweisungen wie VKS entlastet Sie von der manuellen Aktualisierung Ihrer Arbeitsanweisungen für jede Änderung in Ihrem Produktionsplan. Sie möchten zum Beispiel Ihre Arbeitsanweisungen verschlanken, damit erfahrene Mitarbeiter Zeit sparen, weil sie die Schritte, die sie bereits auswendig kennen, nicht mehr wiederholen müssen? Mit Funktionen wie dem Expertenmodus können Sie die Zugänglichkeit für bestimmte Benutzer so anpassen, dass sie deren Erfahrungsstand am besten entspricht.

Fluktuation (Verlust von Stammeswissen)

Wenn Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen wechseln, verlieren Sie Stammeswissen, d. h. die Vertrautheit Ihrer Mitarbeiter mit Ihren Prozessen und Materialien. Verringern Sie die negativen Auswirkungen der Fluktuation, indem Sie schlanke Arbeitsanweisungen erstellen.

Verknüpfen Sie die Reihenfolge der Arbeitsschritte und den gesamten Arbeitsablauf. Auf diese Weise fällt es neuen Mitarbeitern leichter, alle beweglichen Teile "auf einen Blick" zu sehen. Die Einarbeitung und Schulung geht schneller, wenn Sie einen Einblick in den Gesamtprozess geben.

pro tip

Pro-Tipp: Fördern Sie die Querausbildung und den abteilungsübergreifenden Austausch, um spontane Gelegenheiten zu nutzen. Auf diese Weise müssen Sie nicht auf Genehmigungen oder administrative oder funktionale Verzögerungen warten. Wenn Teammitglieder viele Hüte tragen, können sie auch intelligentere Problemlösungen einsetzen, indem sie über den Tellerrand hinausschauen.

Mann liest digitale Arbeitsanweisungen beim Bau von Eisenbahnwaggons

Neue Verträge mit diskreter Fehlerquote ppm

Was ist, wenn Sie einen neuen Auftrag für die Produktion eines Artikels erhalten und eine der Spezifikationen einen strengeren Schwellenwert für Fehler vorsieht? Dann müssen Sie Ihre regulären Arbeitsanweisungen nicht über Bord werfen und von Grund auf neue verfassen. Lean-Arbeitsanweisungen halten die vier Aspekte der Lean-Methodik im Gleichgewicht, indem sie alle Aspekte berücksichtigen.

Mit anderen Worten: Schlanke Arbeitsanweisungen sind in der Lage, die Verschiebung der Prioritäten zu kompensieren. Wenn eine Änderung der Reihenfolge der Montageschritte insgesamt zu weniger Fehlern führt, weil sich die Arbeiter mehr Zeit nehmen und zusätzliche Kontrollen durchführen, dann wird sich dies im angepassten Arbeitsablauf der gesamten Fabrik widerspiegeln.

Die Arbeiter werden sich der Änderungen nicht nur in der Produktionsreihenfolge, sondern auch im Produktionsfluss bewusst sein, und es wird weniger Zwischenstopps zwischen den Arbeitsstationen geben.

pro tip

Pro-Tipp: Geben Sie jedem Mitglied eines Teams, das eine gemeinsame Aufgabe hat, ein Stück liniertes Papier und einen Stift. Bitten Sie sie, ihre Arbeitsanweisungen aufzuschreiben, die einem neuen Mitarbeiter die Orientierung erleichtern würden. Gehen Sie diese dann gemeinsam durch, um zu sehen, wie unterschiedlich sie ihre Vorgehensweise beschreiben würden. Gibt es Schritte, die von den Mitarbeitern unterschiedlich interpretiert werden, was zu Problemen bei der Standardisierung führen könnte? Gibt es Schritte, die von einigen eher übersehen werden?

Engpässe identifizieren

Eine letzte ideale Möglichkeit, schlanke Arbeitsanweisungen einzuführen, besteht in der Identifizierung von Engpässen in der Produktion. Nehmen wir an, die Abfolge der Arbeitsschritte ist Ihren Mitarbeitern klar, die Zeit für die Fertigstellung der Montage liegt im normalen Rahmen, und Ihr Arbeitsablauf wurde so umgestaltet, dass weniger Unordnung und Bewegung entsteht. Was aber, wenn die Produktion immer noch an derselben Stelle stoppt und die dort eingesetzten Mitarbeiter überfordert sind?

Das ist ein gutes Zeichen dafür, dass Sie nicht schlank genug gearbeitet haben - Ihr schlanker Betrieb ist aus dem Gleichgewicht geraten. Versuchen Sie, die Anforderungen (z. B. Leistung oder Arbeitskräfte) in Ihren Arbeitsanweisungen zu optimieren, um ein schlankes Gleichgewicht zu erreichen, und Sie werden die Probleme für die künftige Produktion ausgleichen.

pro tip

Pro-Tipp: Entwickeln Sie Teamleiter als Problemlöser, damit sie Probleme auch unterwegs effektiv lösen können. Wenn Probleme auftauchen, können sie Just In Time mit wenig Kollateralschaden für den gesamten Arbeitsablauf

gelöst werden.

Schlankes Wachstum in Ihren Prozess einbauen

Diese Tipps und alternativen Sichtweisen auf Ihre Arbeitsanweisungen werden Ihre Produktion nur verbessern. Denken Sie daran, dass Sie, um schlank zu sein, das zusammenhängende Ganze betrachten müssen, die Zusammenarbeit der Kräfte, die in Ihrem gesamten Prozess wirken.

Seien Sie klar und prägnant, aber kürzen Sie nicht zu viel, sonst bleibt zu wenig übrig, um alle beweglichen Teile Ihres Produktionsprozesses auszugleichen.

Weniger ist vielleicht mehr, aber schlank ist besser!

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