Savoir comment faire une marche Gemba est essentiel dans tout plan d’amélioration d’une entreprise. Les marches Gemba permettent aux gestionnaires d’entreprise d’avoir une vision concrète des processus et procédures de leur entreprise tout en établissant un lien avec leurs employés.
Que vous soyez superviseur de première ligne, gestionnaire de service, directeur d’usine ou cadre, le but est le même : se rendre là où le travail est effectué et observer le déroulement des activités, tant dans leur ensemble qu’au plus petit détail.
On appelle cette pratique d’observation la marche Gemba. Ce principe de production allégée consiste à réduire le gaspillage et à maximiser la valeur ajoutée de chaque processus de l’entreprise. Le terme « Gemba » est un mot japonais qui signifie « lieu réel ». Au lieu de vous limiter à évaluer les processus et les données de l’entreprise depuis votre bureau, rendez-vous au Gemba, le lieu réel, où se déroulent les activités créatrices de valeur.
Pour réaliser une marche Gemba, il est indispensable d’avoir un bon plan, une approche adéquate, des personnes compétentes et des outils appropriés. En combinant ces facteurs, votre équipe et vous-même tirerez le meilleur parti de chaque expérience.
Voici 7 pratiques essentielles à garder à l’esprit pour vous aider à préparer votre prochaine marche Gemba.
1. Planifier votre visite
Avant de faire une marche Gemba, pensez à établir un plan et à cibler clairement ce que vous voulez observer et réaliser. Vous devez avoir un objectif défini qui couvre un aspect précis de vos activités et prévoir la manière dont vous allez l’observer. En délimitant la portée ou le thème de chaque marche, vous vous concentrerez sur l’objectif et éliminerez les distractions.
Pour déterminer les zones à observer, commencez par vous pencher sur votre chaîne de valeur et vos IRC pour déterminer où des améliorations sont possibles. Les points de transition dans la chaîne de valeur présentent souvent des inefficacités qui peuvent être améliorées.
2. Inviter des collègues
Effectuer des marches Gemba en équipe n’est pas toujours nécessaire, mais constitue une bonne pratique. En invitant d’autres directeurs de votre entreprise à participer, vous ouvrez la voie à des points de vue variés, ce qui ajoute de la valeur à la marche. En effet, les personnes qui ne connaissent pas bien un certain processus ont tendance à poser des questions différentes. Cela permet de mettre en lumière des points qui pourraient passer inaperçus.
Au moment de convoquer les membres de votre équipe, assurez-vous de leur expliquer le but et les objectifs de chaque marche en les intégrant à votre plan. Discutez préalablement des buts et des objectifs pour que vous et votre équipe soyez plus au fait de la procédure à suivre lors de la marche Gemba.
3. Poser des questions
Vous discuterez avec les employés qui travaillent là où la valeur est créée. Leurs connaissances sont riches et vous aideront à mieux comprendre les défis et les perspectives liés aux activités.
Votre équipe et vous-même avez sans doute une idée préconçue de la manière dont le travail est réalisé. C’est ici que la marche Gemba prend tout son sens : observer les activités de vos propres yeux. Faire tomber les préjugés et poser des questions parfois évidentes permet aux membres de l’équipe et aux employés d’apporter des précisions supplémentaires.
Même si vous poserez sans doute naturellement des questions au cours de la visite, vaut mieux en préparer quelques-unes. Prenez le temps de réfléchir au processus et notez toutes les questions qui apporteront une valeur ajoutée aux activités. Rien ne vous oblige à poser toutes ces questions, mais vous serez mieux outillé en les ayant sous la main.
4. Observer le processus
La marche Gemba n’est pas une évaluation des employés ou un audit, mais plutôt une observation des processus. Les audits ont pour but de vérifier la conformité aux normes établies, tandis que les marches Gemba visent à trouver des moyens d’améliorer l’efficacité des processus et de limiter les pertes.
Pour cette raison, une marche Gemba ne doit pas être une surprise pour les employés. Au contraire, il est important d’en informer les employés et de les impliquer afin qu’ils puissent aussi se préparer à répondre à toutes les questions que vous ou votre équipe pourriez leur poser.
L’objectif d’une marche Gemba est de mieux comprendre le processus, les obstacles et les aspects qui peuvent être améliorés. Les employés doivent fournir des explications honnêtes et approfondies à vos questions, sans nécessairement donner les « bonnes » réponses. Vous cherchez à obtenir de vraies réponses afin de repérer les entraves dans les processus et de voir les possibilités d’amélioration.
Si les employés comprennent qu’il s’agit strictement d’un examen des processus, ils seront plus enclins à parler des inefficacités des processus et des moyens d’améliorer les normes actuelles.
5. Être à l’écoute et prendre des notes
Dans le même ordre d’idées, il faut garder à l’esprit qu’il s’agit ici d’observer les processus et non d’apporter des changements, pour l’instant. Tous les changements de processus devront être apportés après la visite.
Vous pourriez avoir envie de régler un problème immédiatement, voire de vous plonger dans la gestion des tâches, mais évitez autant que possible de le faire. Si la situation n’est pas urgente, mieux vaut simplement observer, poser des questions et prendre le plus de notes possible.
Cela dit, voici quelques conseils et méthodes pour faire le bilan de votre marche Gemba.
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Prenez des notes autant que possible.
- Plus vous recueillerez de renseignements pendant votre visite, plus vous aurez les outils nécessaires pour réfléchir.
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Utilisez le logiciel de VKS pour structurer votre marche Gemba
- Une marche Gemba se déroule comme n’importe quelle autre procédure : vous devez déterminer des étapes et des objectifs. En créant un guide Gemba, vous pouvez structurer vos observations et consigner vos notes au fur et à mesure de votre visite.
- Utilisez des formulaires qui s’ouvriront à chaque étape pour évaluer les aspects observés et prendre des notes.
- En fonction des paramètres définis dans votre guide, des courriels automatiques contenant des remarques et des évaluations peuvent être envoyés aux gestionnaires lorsque certaines étapes sont terminées.
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Prenez des photos des processus ou filmez-les.
- Le recours à des photos et à des vidéos peut s’avérer très utile au moment de passer en revue la visite et vous permettra de revenir sur certaines caractéristiques à l’aide d’un support visuel fiable.
- Si vous utilisez VKS, vous pouvez prendre des photos dans le logiciel. Les notes et les éléments visuels peuvent ainsi être pris et stockés sur la même plateforme.
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Dessinez un diagramme.
- Bien que ce ne soit pas toujours nécessaire, il peut se révéler fort utile de créer un plan de la zone des activités. Vous pourrez ainsi mieux comprendre la position des employés par rapport à l’emplacement des machines et mettre en contexte les possibles inefficacités de déplacement.
6. Planifier des marches Gemba périodiques et à différents moments
La marche Gemba ne doit pas être effectuée qu’une seule fois. Elle fait partie de la philosophie de gestion de production allégée et doit être régulièrement effectuée. Ainsi, votre équipe de gestionnaires et vous-même serez bien au fait de la réalité des lieux où se déroulent les activités créatrices de valeur et vous contribuerez à la culture d’amélioration continue.
La fréquence des marches Gemba dépend de vous et du nombre de processus exécutés dans votre entreprise. Si un nouveau processus a été mis en œuvre ou si un processus existant a été modifié, vous gagnerez à visiter fréquemment le lieu de travail jusqu’à ce que vous disposiez de tous les renseignements dont vous avez besoin pour le moment.
Le moment choisi pour la visite est tout aussi important que la fréquence. Les opérations de fabrication peuvent varier en fonction de la période de la semaine ou même de l’heure de la journée. Si vous n’effectuez des marches Gemba que les jeudis à 14 h, vous n’aurez pas une vision globale de l’ensemble des opérations. Si une équipe travaille de nuit ou en soirée, vous gagnerez à intégrer ces plages horaires dans votre plan de marches Gemba.
Le fait de prévoir des visites à différents moments de la semaine ou de la journée vous permettra de dresser un portrait plus réaliste de l’entreprise. Vous pourrez ainsi intégrer plus d’employés dans les marches Gemba et, de ce fait, recueillir davantage de renseignements et de connaissances.
7. Revisiter les lieux et établir des liens avec les employés
Après avoir effectué la marche Gemba et planifié de nouvelles initiatives, retournez au Gemba et discutez avec les employés clés de l’atelier. Ces derniers voudront connaître les résultats et les observations tout autant que vous, car ces renseignements auront une incidence directe sur leurs procédures.
Même si aucun changement n’est prévu à court terme, le fait d’informer les employés des résultats de la marche Gemba contribuera à améliorer leur compréhension de la situation. De plus, leurs commentaires amélioreront également votre point de vue.
Il est essentiel de communiquer avec les employés et de les tenir au courant. En utilisant notre logiciel d’instructions de travail visuelles, vous pouvez facilement mettre en œuvre des améliorations tout en veillant à ce que votre personnel soit au courant. Grâce à l’intégration d’instructions de travail numériques dans le processus de votre entreprise, tout le monde est au courant des changements apportés. Si de nouveaux changements ont été apportés à un guide existant, les employés en seront informés par le biais d’une notification..
Par où commencer ma marche Gemba?
Une façon idéale de commencer votre expérience de marche Gemba est de voir comment vos employés reçoivent les ordres de travail et accèdent aux instructions de travail et aux procédures opérationnelles normalisées (PON). On ne saurait trop insister sur l’importance d’une documentation fiable, claire et facilement accessible.
Sans la mise en œuvre et la mise à jour appropriées des instructions de travail et des PON, les employés risquent de dévier de la norme requise. Si votre infrastructure actuelle d’instructions de travail est obsolète ou difficile à utiliser, les processus de votre installation risquent d’être incohérents, ce qui crée inévitablement un manque d’uniformité et une mauvaise qualité des produits.
Une marche Gemba bien exécutée peut remédier à cette situation. Vous pourrez déceler la raison de la défaillance d’un processus et déterminer pourquoi les instructions de travail ne sont pas utilisées.
Voici les causes fréquentes de ces défaillances :
Les instructions de travail et les procédures opérationnelles normalisées sont obsolètes: Si les instructions de travail et les procédures opérationnelles normalisées ne sont pas mises à jour chaque fois qu’un changement est apporté à un processus, les employés ne peuvent pas les suivre.
Les instructions de travail actuelles ne sont pas facilement accessibles: Les instructions de travail doivent être faciles à trouver et à lire. Si les instructions de travail ne sont pas accompagnées d’éléments visuels ou si elles contiennent trop de texte, elles seront plus difficiles à lire pour les opérateurs qui effectuent le travail.
Les différentes applications sont trop nombreuses: Fournir une plateforme conviviale tout-en-un incitera les opérateurs à utiliser et à suivre les instructions de travail et les procédures opérationnelles normalisées.
Pour remédier à ces obstacles, vous pouvez mettre en place un logiciel d’instructions de travail efficace. Vous trouverez ci-dessous une brève liste des principaux avantages que les instructions de travail numériques apportent à une entreprise.
Partage des connaissances : Les connaissances tribales sont efficacement transmises à la main-d’œuvre, ce qui atténue la dépendance de l’entreprise à l’égard de ses employés expérimentés. Tous les opérateurs ont facilement accès aux mêmes connaissances et instructions de travail visuelles consignées.
Formation : Les initiatives de formation sont favorisées en offrant un apprentissage en temps réel, au moment et à l’endroit où le travail est effectué.
Cohérence et qualité : La cohérence des processus, des méthodes et des procédures opérationnelles normalisées est assurée dans le cadre des opérations et de la chaîne de valeur. Les coûts de rejet et de reprise sont ainsi réduits.
Vérification de l’utilisation : Le fait de savoir que les employés utilisent et suivent les instructions de travail est un outil de gestion efficace.
Amélioration continue : Le logiciel de VKS est un outil de référence pour kaizen, soit les efforts d’amélioration continue comme l’approche Lean Six Sigma, et représente le meilleur outil pour rapidement mettre à jour et améliorer les processus dans leur intégralité.
Une fois que vous avez mis en place des instructions de travail visuelles, faites une marche Gemba et constatez la différence.
Des instructions de travail bien élaborées et déployées auront des effets positifs sur la productivité et en assurant une formation adéquate de la main-d’œuvre. Votre entreprise en sortira plus efficace et renforcée.
En recourant à une méthode de leadership aussi efficace que la marche Gemba, les entreprises ont le temps d’observer les processus et de réfléchir aux pertes afin de trouver de réelles possibilités d’amélioration.
Avec les contributions de Shannon Bennett.
