Comment la collecte de données sur les employés peut renforcer la confiance du personnel

La collecte de données sur les employés est devenue partie intégrante de la production allégée avec la prédominance de l'industrie 4.0 au cours de la dernière décennie. Les entreprises les plus performantes dans les secteurs à haut volume et à haut rendement attribuent leur succès à la collecte, à l'organisation et à l'interprétation des données relatives à chaque stratégie mise en œuvre, de l'usine au siège social.

Mais si les données agrégées constituent un outil puissant, les employés s'en méfient souvent. En effet, cet outil peut être utilisé de manière abusive à l'encontre de travailleurs qui n'ont jamais eu le pouvoir managérial de résoudre les problèmes.

Du point de vue des ouvriers, c'est un outil qui est toujours utilisé contre eux, et jamais pour eux.

Même les travailleurs hautement compétents craignent qu'une seule erreur soit utilisée par les ordinateurs et les algorithmes pour justifier de manière injuste qu'ils sont des maillons faibles. En particulier sur une chaîne de montage, les performances sont mesurées à l'aide de chronomètres précis et de mesures détaillées. Une évaluation quantitative rigoureuse peut stresser les travailleurs au point de nuire à leurs performances, voire de les pousser à démissionner. Les employeurs ne veulent pas prendre le risque de renvoyer leurs employés sur le marché du travail, mais ils veulent également s'assurer que le travail est optimisé et efficace.

La mise en place d'un système de collecte de données sur les employés sans stratégie claire (et sans communication entre les services !) mettra à rude épreuve les relations entre collègues. Or, ces relations sont essentielles à une culture d'entreprise forte.

Alors, comment collecter les données sur les employés de manière éthique, afin d'encourager ces derniers à donner le meilleur d'eux-mêmes, sans pour autant les surveiller comme un Big Brother capricieux ?

Gardez cette question à l'esprit pendant que nous passons en revue quelques stratégies ci-dessous. Commençons par une vue d'ensemble :

Vous avez peut-être remarqué que nous semblons opposer les employés et les employeurs. Bien sûr, ce n'est pas toujours le cas, mais considérons ici le pire scénario, dans lequel la culture d'entreprise est faible, indéfinissable, en constante évolution, voire inexistante.

Il existe un fossé énorme entre ce que la direction pense que la collecte de données est et ce que les employés pensent que les données seront utilisées. La direction doit changer son approche pour voir la situation du point de vue des employés afin de commencer à instaurer la confiance grâce à la mise en place de procédures opérationnelles standard (SOP).

Communiquer l'objectif réel de la collecte de données sur les employés

Vous pensez peut-être que le but ultime de la collecte de données est de séparer le bon grain de l'ivraie, c'est-à-dire les employés fiables de ceux qui le sont moins. Il s'agit toutefois de la pire utilisation possible de la collecte de données, car elle manque de vision à long terme.

Elle semble utile au premier abord, mais elle ne s'attaque pas au cœur des problèmes organisationnels.

Et si vous licenciez un seul employé peu performant ? Cela ne signifie pas que le prochain employé sera capable de reprendre le travail désorganisé laissé par le premier. La collecte de données ne concerne PAS les employés, mais les systèmes dans lesquels ils travaillent et sur lesquels ils s'appuient.

L'objectif n'est pas de mettre une pression excessive sur quelques personnes pour qu'elles se mettent au niveau, mais de mettre en place des systèmes qui rationalisent et optimisent le travail, les habitudes et les normes d'assurance qualité des employés.

En fin de compte, de bonnes données mettent toujours en évidence un problème, quel que soit l'employé qui occupe le poste. Vous devez réfléchir à long terme au renforcement de la culture d'entreprise par la standardisation de la main-d'œuvre.

Supposons que les données collectées sur les employés mettent en évidence des goulots d'étranglement dans la production. Plutôt que de blâmer la personne responsable de ce poste de production, les responsables devraient reconsidérer le fonctionnement de ce poste au sein de la chaîne.

N'oubliez pas que nous visons une analyse systémique. Si un employé rencontre un problème avec un processus, il ne fait aucun doute que d'autres rencontrent également des problèmes qui doivent être résolus par le biais de procédures opérationnelles standardisées.

En se référant aux rapports SaaS automatiques, les responsables peuvent immédiatement voir que ce "problème isolé" est en réalité un problème insidieux. Une fois identifié, la direction peut immédiatement s'atteler à le résoudre à l'échelle de l'entreprise.

Les employés se sentent alors libres de signaler les améliorations potentielles sans craindre que le fait de soulever des problèmes ne mette leur emploi en danger. Tout le monde y gagne !

Quelles données dois-je collecter et comment ?

La collecte de données ne se limite pas au suivi de la présence quotidienne des employés. D'autres types de données peuvent être collectées au départ, comme le temps/les ressources utilisés par élément à chaque étape de la production, ou encore le temps total consacré à la préparation, à l'élaboration de stratégies d'équipe, aux tâches de rattrapage, ou les ressources économisées grâce à de nouvelles stratégies créatives mises en place sur le terrain.

En gros, tout peut être traduit en données !

Étant donné que l'objectif global de la collecte de données sur les employés est de mettre en évidence les problèmes et les gaspillages cachés disséminés dans l'ensemble du processus de fabrication, vous ne savez parfois même pas par où commencer ni ce que vous devez rechercher. N'ayez crainte !

Il existe de nombreuses façons de collecter des données si vous n'êtes pas vous-même un génie des mathématiques. Le SaaS (Software as a service) est devenu un outil infrastructurel de premier plan dans la planification et l'analyse des effectifs, car il est disponible "à la demande" lorsque vous en avez besoin : vous n'avez pas besoin de démarrer et d'arrêter un chronomètre pour chaque article qui passe sur une chaîne de montage.

Les systèmes automatiques tels que les logiciels d'instructions de travail peuvent vous aider à identifier et à établir des procédures opérationnelles standardisées plus solides grâce à la collecte de données. Les solutions SaaS garantissent la rationalisation du travail et l'accès instantané aux rapports pour des résultats dynamiques. Mais surtout, elles sont optimisées pour être faciles à utiliser et peuvent être personnalisées en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, quelle que soit sa taille.

Renforcez la confiance de vos employés grâce à des incitations liées aux SOP

Ironiquement, même si la collecte de données sur les employés peut sembler intimidante pour ces derniers, les meilleurs commentaires négatifs sont ceux qui sont basés sur des données. Il est parfois nécessaire de souligner les efforts individuels pour améliorer l'équipe dans son ensemble.

Supposons que l'employé X ne respecte pas les normes de qualité à son poste d'assemblage. Quelle critique serait-il plus enclin à accepter ?

a) "Employé X, vous semblez passer beaucoup de temps à ne rien faire et vous avez beaucoup de travail en retard, plus que les autres. Peut-être que vos performances seraient meilleures si vous faisiez plus attention aux détails. Continuez comme ça !"

b) "Employé X, les rapports du [poste d'assemblage] montrent que la qualité a baissé plus rapidement que dans les autres postes. Comme vous travaillez régulièrement à ce poste, vous pourriez peut-être nous donner des informations importantes sur la manière d'améliorer la chaîne. Avez-vous des idées ?"

RÉPONSE : L'option A semble accusatrice et suppose que l'employé X est négligent, ce qui peut nuire à sa fierté et à sa motivation au travail. Cependant, l'option B présente les problèmes de qualité comme une défaillance dans l'application des procédures opérationnelles standard par tous les employés de ce poste. Elle positionne la résolution des problèmes comme un effort collaboratif qui renforce la confiance au travail.

Conseil de pro : après tout, que se passerait-il si le problème était étrangement simple ? Peut-être que l'employé X a des problèmes de qualité à la station d'assemblage parce qu'il aide l'employé Y à la station suivante, et l'introduction d'une station intermédiaire dans la chaîne de montage serait une solution parfaite et facile.

Vous pouvez intégrer à vos SOP de nombreuses mesures incitatives qui faciliteront la collecte de données (et non, il ne s'agit pas de soirées pizza ou de primes de Noël). Si les employés savent que le fait de signaler des problèmes dans le flux de travail favorise la collaboration, les améliorations et même les promotions, ils n'hésiteront pas à le faire. Vous obtiendrez ainsi des données plus dynamiques et plus pertinentes qui vous permettront de clarifier les problèmes à l'aide de l'analyse du lieu de travail.

Les possibilités sont pratiquement infinies, mais voici quelques mesures incitatives efficaces à intégrer dès le départ dans vos SOP :

• Investissez dans la formation croisée des ouvriers d'usine afin qu'ils puissent facilement changer de poste pour lutter contre l'ennui ;
• Engagez-vous dans une stratégie de recrutement interne qui permet aux employés de connaître leur potentiel de croissance ;
• Offrez des possibilités de développement professionnel, telles que des cours et des certifications pertinents, à ceux qui souhaitent approfondir leurs compétences et leurs connaissances ;
• Récompensez les employés qui signalent les problèmes de production à leurs supérieurs plutôt que de les réprimander pour avoir ralenti le rythme de travail ;
• Organisez régulièrement des séances de feedback en face à face afin d'encourager personnellement vos employés ;
• Répartissez les employés en petites équipes pour accomplir les tâches et nommez parmi eux des responsables dotés de l'autorité nécessaire

Nécessité future de la collecte de données sur les employés

En fin de compte, la collecte de données n'est pas une fin en soi, mais un outil à utiliser à des fins plus profondes et plus structurelles, telles que l'amélioration de l'efficacité de la chaîne de production et la fidélisation des employés. Ces objectifs sont nécessairement plus structurels et font davantage partie intégrante des opérations à long terme que quelques individus peu performants, et la direction doit clairement communiquer cette vision d'ensemble afin de rassurer les employés.

Maintenant que nous avons passé en revue certaines méthodologies, revenons à la question que nous avons posée plus haut :

La collecte de données sur les employés peut sembler intimidante au premier abord, mais en associant des systèmes de collecte automatique de données à une culture d'entreprise fondée sur la coopération, le dévouement et l'encouragement, vous obtiendrez des résultats. En effet, vous aurez combiné des données quantitatives et une approche qualitative pour élaborer un plan d'action parfaitement étudié.

Alors que le monde de la fabrication continue de progresser à grands pas grâce aux avancées technologiques, veillez à suivre le rythme afin que toute votre équipe puisse avancer avec vous en toute confiance.