Die Erfassung von Mitarbeiterdaten ist mit der Dominanz von Industrie 4.0 im letzten Jahrzehnt zu einem integralen Bestandteil der schlanken Produktion geworden. Spitzenunternehmen in hochvolumigen, hocheffizienten Branchen führen ihren Erfolg auf das Sammeln, Organisieren und Interpretieren von Daten über jede Strategie zurück, die von der Fabrikhalle bis zum Hauptsitz umgesetzt wird.
Doch obwohl aggregierte Daten ein mächtiges Werkzeug sind, sind die Mitarbeiter oft misstrauisch. Der Grund dafür ist, dass es sich um ein Instrument handelt, das auf unfaire Weise gegen Arbeitnehmer eingesetzt werden kann, die nie die Macht hatten, Probleme zu lösen.
Aus der Sicht der Arbeiter in den Fabriken ist es ein Instrument, das immer gegen sie und nie für sie eingesetzt wird.
Selbst hochkompetente Arbeitnehmer befürchten, dass ein einziger Fehler von Computern und Algorithmen benutzt wird, um zu rechtfertigen, warum sie schwache Glieder sind. Vor allem am Fließband wird die Leistung durch präzises Timing und detaillierte Messungen gemessen. Eine strenge quantitative Bewertung kann die Arbeitnehmer so sehr belasten, dass sie ihre Leistung nicht mehr erbringen oder sogar kündigen. Die Arbeitgeber wollen nicht riskieren, dass die Arbeitnehmer auf den Arbeitsmarkt zurückgedrängt werden, aber sie wollen auch sicherstellen, dass die Arbeit optimiert und effizient ist.
Die Einführung einer Mitarbeiterdatenerfassung ohne klare Strategie (und unternehmensübergreifende Kommunikation!) wird die positiven Beziehungen zwischen den Mitarbeitern belasten. Diese wichtigen Beziehungen sind die Wurzel einer starken Unternehmenskultur.
Wie sollten Sie also auf ethische Weise Mitarbeiterdaten auf eine Art und Weise sammeln, die die Mitarbeiter dazu ermutigt, ihr Bestes zu geben, und die nicht wie ein wankelmütiger Big Brother über der Fabrikhalle schwebt?
Behalten Sie diese Frage im Hinterkopf, wenn wir im Folgenden einige Strategien erläutern. Betrachten wir zunächst das große Ganze:
Situation: Sie müssen umfangreiche Daten sammeln, um herauszufinden, wo die systemischen Probleme an Ihrem Arbeitsplatz liegen.
Problem: Ihre Mitarbeiter sehen in der Datenerfassung eine Beeinträchtigung ihrer Fähigkeiten, ihres Talents und ihrer Autorität, unter Druck Entscheidungen zu treffen. Sie befürchten, dass die Daten auf sie selbst als das zu lösende systemische Problem hinweisen.
Vielleicht ist Ihnen jetzt aufgefallen, dass wir Arbeitnehmer und Arbeitgeber als gegensätzliche Kräfte im Konflikt zu sehen scheinen. Das ist natürlich nicht immer der Fall, aber betrachten wir einmal das Worst-Case-Szenario, in dem die Unternehmenskultur schwach, undefinierbar, im ständigen Wandel begriffen oder sogar völlig fehlend ist.
Es klafft eine große Lücke zwischen dem, was die Unternehmensleitung unter Datenerfassung versteht, und dem, was die Arbeitnehmer unter der Verwendung von Daten verstehen. Die Unternehmensleitung muss ihren Ansatz ändern und die Situation aus der Sicht der Arbeitnehmer betrachten, um durch die Einführung von Standardarbeitsanweisungen (SOP) Vertrauen aufzubauen.
Den wahren Zweck der Mitarbeiterdatenerfassung kommunizieren
Man könnte meinen, das eigentliche Ziel der Datenerhebung sei es, die Spreu vom Weizen zu trennen, d. h. die zuverlässigen Mitarbeiter von den weniger zuverlässigen. Dies ist jedoch die schlechteste Anwendung der Datenerfassung, weil sie kurzsichtig ist.
Auf den ersten Blick scheint sie hilfreich zu sein, aber sie dringt nicht zum Kern der organisatorischen Probleme vor.
Was ist also, wenn Sie einen einzigen Mitarbeiter mit schlechten Leistungen entlassen? Das bedeutet nicht, dass der nächste Mitarbeiter in der Lage sein wird, das Chaos zu beseitigen, das der erste Mitarbeiter hinterlassen hat. Bei der Datenerfassung geht es NICHT um die Mitarbeiter, sondern um die Systeme, in denen die Mitarbeiter arbeiten und auf die sie sich verlassen.
Das Ziel besteht nicht darin, übermäßigen Druck auf einige wenige Mitarbeiter auszuüben, damit sie sich schlauer machen, sondern darin, Systeme einzurichten, die die Arbeits-, Gewohnheits- und Qualitätssicherungsstandards der Mitarbeiter rationalisieren und optimieren.
Letzten Endes weisen gute Daten immer auf etwas hin, das ein Problem darstellt, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter diesen Posten innehat. Sie sollten langfristig über die Stärkung der Unternehmenskultur durch die Standardisierung der Belegschaft nachdenken.
Angenommen, die gesammelten Mitarbeiterdaten weisen auf Engpässe in der Produktion hin. Anstatt die Schuld auf die Person zu schieben, die diese Produktionsstelle leitet, sollten die Manager überdenken, wie diese Produktionsstelle innerhalb der Produktionslinie funktioniert.
Denken Sie daran, dass wir eine systemische Analyse anstreben. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem mit einem Prozess hat, dann gibt es zweifellos auch bei anderen Probleme, die durch SOPs behoben werden müssen.
Anhand der automatischen SaaS-Berichte können Manager sofort erkennen, dass es sich bei diesem "isolierten Problem" in Wirklichkeit um ein heimtückisches handelt. Sobald es erkannt ist, kann das Management sofort daran arbeiten, es unternehmensweit zu beheben.
Die Mitarbeiter fühlen sich dann ermächtigt, auf potenzielle Verbesserungen hinzuweisen, anstatt befürchten zu müssen, dass das Ansprechen von Problemen ihren eigenen Arbeitsplatz gefährden könnte. Eine Win-Win-Situation!
Welche Daten sollte ich sammeln und wie?
Das Sammeln von Daten umfasst mehr als nur die Erfassung der täglichen Anwesenheit der Mitarbeiter. Andere Arten der anfänglichen Mitarbeiterdatenerfassung umfassen die Zeit/Ressourcen, die pro Artikel in jeder Produktionsphase verbraucht werden, oder auch die Gesamtzeit, die für Vorbereitungen, Teamstrategien, Nachholarbeiten oder Ressourceneinsparungen aufgrund kreativer neuer Bodenstrategien aufgewendet wird.
Im Grunde gibt es keine Grenzen, was Sie in Daten umsetzen können!
Profi-Tipp: Genchi genbutsu *Genchi genbutsu* ist ein japanischer Begriff aus dem Bereich der schlanken Produktion, der bedeutet, dass man die Arbeitsabläufe sehr detailliert und aus der Nähe beobachtet, während sie laufen. Kurz gesagt, **"gehen und sehen"**. Sie brauchen keinen Datensatz, um sich die Hände schmutzig zu machen, also betrachten Sie den Schritt in die Produktion als einen soliden ersten Schritt zum Verständnis Ihres Arbeitsablaufs. Während Sie weiterhin Daten durch automatische Systeme sammeln, entwickeln Sie *genchi genbutsu* Techniken weiter, um ein proaktiver Führer zu bleiben.
Da das Ziel der Mitarbeiterdatenerfassung darin besteht, die Probleme und versteckten Verschwendungen im gesamten Produktionsprozess zu ermitteln, weiß man manchmal gar nicht, wo man anfangen oder wonach man suchen soll. Doch keine Angst!
Es gibt viele Möglichkeiten der Datenerfassung, wenn Sie selbst kein Mathegenie sind. SaaS (Software as a Service) hat sich zu einem führenden Infrastruktur-Tool für die Personalplanung und -analyse entwickelt, weil es "auf Abruf" zur Verfügung steht, wenn Sie es brauchen: Sie müssen nicht für jedes Stück, das über ein Fließband läuft, eine Stoppuhr starten und anhalten.
Automatische Systeme wie Software für Arbeitsanweisungen können Ihnen dabei helfen, mithilfe der Datenerfassung bessere SOPs zu ermitteln und zu erstellen. SaaS-Lösungen sorgen dafür, dass die Arbeit rationalisiert wird und Berichte für dynamische Ergebnisse sofort abgerufen werden können. Am wichtigsten ist vielleicht, dass sie für eine einfache Nutzung optimiert sind und an Ihre spezifischen Bedürfnisse als Hersteller jeder Größe angepasst werden können.
Steigern Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter mit SOP-Incentives
Ironischerweise ist die beste Art von negativem Feedback datenbasiert, auch wenn die Erhebung von Mitarbeiterdaten auf die Mitarbeiter einschüchternd wirken kann. Manchmal ist es notwendig, die Bemühungen des Einzelnen hervorzuheben, um das Team als Ganzes zu verbessern.
Nehmen wir an, Mitarbeiter X schafft es nicht, die Qualitätsstandards an seiner Montagestation einzuhalten. Welche Kritik würde Mitarbeiter X eher akzeptieren?
a) "Mitarbeiter X, Sie sehen aus, als stünden Sie viel herum und hätten viel mehr Arbeit als die anderen. Vielleicht wäre deine Leistung besser, wenn du dich mehr um die Details kümmern würdest. Bleiben Sie so energisch!"
b) "Mitarbeiter X, die Berichte von [Montagestation] zeigen, dass die Qualität schneller gesunken ist als an anderen Stationen. Da Sie regelmäßig an dieser Station arbeiten, können Sie vielleicht wichtige Hinweise geben, wie wir die Linie verbessern können. Haben Sie eine Idee?"
ANTWORT: Option A klingt anklagend und geht davon aus, dass Mitarbeiter X nachlässig ist, was seinem Stolz und seiner Arbeitsmotivation schaden kann. Bei Option B hingegen werden die Qualitätsprobleme als ein Versagen bei der Anwendung der Standardarbeitsanweisungen für alle Mitarbeiter an dieser Station betrachtet. Sie stellt die Problemlösung als eine gemeinschaftliche Anstrengung dar, die das Vertrauen am Arbeitsplatz stärkt.
Profi-Tipp: Was aber, wenn das Problem seltsam einfach ist? Vielleicht hat Mitarbeiter X Qualitätsprobleme an der Montagestation, weil er Mitarbeiter Y an der nächsten Station hilft, und die Einführung einer Zwischenstation in der Montagelinie wäre eine perfekte und einfache Lösung
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Es gibt viele Anreize, die Sie in Ihre Arbeitsabläufe einbauen können und die sich gut auf die Datenerfassung auswirken (und nein, es handelt sich nicht um Pizza-Partys oder Weihnachtsgeld). Wenn die Mitarbeiter darauf vertrauen können, dass das Aufzeigen von Problemen im Arbeitsablauf zur Zusammenarbeit, zu Verbesserungen und sogar zu Beförderungen in Bezug auf Titel oder Verantwortung führt, werden sie dies bereitwillig tun. Infolgedessen werden Sie dynamischere, reaktionsfreudigere Daten erhalten, die Probleme mithilfe von Arbeitsplatzanalysen klären.
Die Möglichkeiten sind praktisch endlos, aber hier sind einige wirksame Anreize, die Sie von Anfang an in Ihre SOPs einbauen können:
- Investieren Sie in Cross-Training für die Mitarbeiter in der Fabrik, so dass sie ohne weiteres den Arbeitsplatz wechseln können, um die Langeweile zu vertreiben;
- Das Unternehmen sollte eine Einstellungsstrategie verfolgen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihr Wachstumspotenzial zu erkennen;
- Bieten Sie denjenigen, die ihre Fähigkeiten und ihr Wissen vertiefen möchten, Weiterbildungsmöglichkeiten wie einschlägige Kurse und Zertifizierungen an;
- Belohnen Sie Mitarbeiter, die Führungskräfte auf Produktionsprobleme aufmerksam machen, anstatt sie für die Verlangsamung des Arbeitsflusses zu bestrafen;
- Planen Sie regelmäßige, persönliche Feedbackgespräche, um die Mitarbeiter persönlich zu ermutigen;
- Aufteilung der Mitarbeiter in kleine Teams zur Erledigung von Aufgaben und Ernennung von Führungskräften mit entsprechender Autorität
Zukünftige Notwendigkeit der Mitarbeiterdatenerfassung
Letztlich ist die Datenerhebung kein Selbstzweck, sondern ein Instrument, das für tiefer gehende, strukturelle Zwecke wie die Verbesserung der Effizienz der Produktionslinie und die Erhöhung der Mitarbeiterbindung eingesetzt werden kann. Diese Ziele sind notwendigerweise struktureller und integraler für den langfristigen Betrieb als ein paar leistungsschwache Einzelpersonen, und die Unternehmensleitung muss diese Übersicht klar kommunizieren, um die Arbeitnehmer zu beruhigen.
Nachdem wir nun einige Methoden durchgesprochen haben, lassen Sie uns noch einmal auf die oben gestellte Frage zurückkommen:
Situation: Sie müssen umfangreiche Daten sammeln, um herauszufinden, wo die systemischen Probleme an Ihrem Arbeitsplatz liegen.
Problem: Ihre Mitarbeiter sehen in der Datenerfassung eine Beeinträchtigung ihrer Fähigkeiten, ihres Talents und ihrer Autorität, unter Druck Entscheidungen zu treffen. Sie befürchten, dass die Daten auf sie selbst als das zu lösende systemische Problem hinweisen.
Lösung: Stellen Sie das Problem auf den Kopf, indem Sie den Arbeitnehmern versichern, dass die Erhebung von Mitarbeiterdaten **auf Teamebene angewandt wird, indem SOPs für alle Arbeitnehmer erstellt werden**. Die gesammelten Daten kommen allen zugute und werden nicht dazu verwendet, einzelne Mitarbeiter ins Visier zu nehmen oder auszugrenzen.
Die Erhebung von Mitarbeiterdaten kann zunächst abschreckend wirken, aber wenn Sie automatische Datenerfassungssysteme mit einer Unternehmenskultur der Zusammenarbeit, des Engagements und der Ermutigung verbinden, werden Sie Ergebnisse sehen. Das liegt daran, dass Sie quantitative Daten mit einem qualitativen Ansatz zu einem vollständig recherchierten Spielplan verbunden haben.
Da sich die Welt der Fertigung mit technologischen Upgrades ständig weiterentwickelt, sollten Sie sicherstellen, dass Sie mit einem Tempo Schritt halten, bei dem Ihr gesamtes Team zuversichtlich an Ihrer Seite arbeiten kann.
