Schritt-für-Schritt-Anweisungen mit Bildern und Videos erstellen

Was wäre, wenn Sie die Erstellung visueller Arbeitsanweisungen standardisieren könnten? In der Fertigung und im Betrieb haben wir die unglaubliche Wirksamkeit der Verfahrensstandardisierung mit visuellen Arbeitsanweisungen erlebt. Aber wie wäre es, wenn wir noch weiter gingen und sagen würden, dass es einige Best Practices für die Erstellung der Anleitungen selbst gibt? Die Umsetzung einiger dieser Best Practices wird Ihnen helfen, neue Verfahren in der Produktion schneller und effizienter umzusetzen.

Das Umschreiben von Anweisungen oder das Anbringen von Notizen im Fertigungsbereich, um auf eine neue Verfahrensänderung hinzuweisen, ist keine praktikable Lösung, insbesondere wenn diese Notizen so leicht verloren gehen, verschmutzt oder zerstört werden können. Sie müssen in der Lage sein, Ihre Verfahren so schnell und so effizient wie möglich zu aktualisieren.

Lassen Sie mich erklären, wie ich zu einigen Best Practices für die schnelle und effiziente Erstellung präziser und überzeugender digitaler Arbeitsanweisungen gekommen bin.

Die 3 Stadien eines Verfahrens vor visuellen Arbeitsanweisungen

Ich denke, dass die Fertigungsverfahren vor der Einführung von visueller Arbeitsanweisungssoftware in 3 verschiedenen Stadien existieren. Am Anfang ist es wichtig, sich bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen auf das richtige zu konzentrieren. Diese sind:

1. Wie Sie den Job ausgeführt haben möchten;
2. Wie Sie glauben, dass der Job ausgeführt wird;
3. Wie der Job tatsächlich ausgeführt wird.

Es ist gut, bei der Entwicklung Ihrer Arbeitsanweisungen alle drei zu berücksichtigen, jedoch ist eine wichtiger als die anderen.

Welche?

Wenn Sie Ihre Arbeitsanweisungen von Grund auf neu entwickeln wollen, ist es nicht der Zeitpunkt, Ihre Prozesse umzustrukturieren. Denken Sie daran, dass Sie schnell sein wollen und dass neue Prozessänderungen leicht nachträglich vorgenommen werden können. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie und andere Kollegen neue Ideen für einen bestehenden Prozess haben, und Sie sollten sich die entsprechende Zeit dafür nehmen, wenn Sie an diesem Punkt angelangt sind.

Zurzeit sind wir jedoch dabei, Arbeitsanweisungen für den bestehenden Prozess zu erstellen.

Sie denken vielleicht auch, dass Sie wissen, wie ein Prozess abläuft, aber ich garantiere Ihnen, dass es nicht genau so ist, wie Sie es sich vorstellen. Wenn dies Ihre einzige Referenzquelle ist, werden unweigerlich Probleme auftreten.

Bleibt also noch das dritte Stadium: Wie der Job tatsächlich ausgeführt wird. Sie müssen es selbst sehen und verstehen, was tatsächlich geschieht. Deshalb ist „Go to the Gemba“ (an den Ort des Geschehens gehen) eine so wichtige Grundkomponente von Lean Manufacturing. Gemba ist ein japanischer Begriff, der übersetzt so viel wie „realer Ort“ bedeutet. Es empfiehlt sich, in den Fertigungsbereich zu gehen, um sich selbst ein Bild von dem „realen Ort“ zu machen.

In den Fertigungsbereich gehen

Wenn Sie eine bestimmte Aufgabe über einen längeren Zeitraum hinweg wiederholen, stoßen Sie unweigerlich auf Mängel im Prozess. Erfahrene Mitarbeiter, die sich seit Jahren mit dieser Aufgabe befassen, wissen, warum und wie es zu diesen Mängeln kommt! Sie wissen, was zu Qualitätsmängeln führen kann, und haben einige Arbeitstechniken entwickelt, um Fehler zu vermeiden.

Sie sollten diese Techniken, die im Fertigungsbereich in den Prozess integriert wurden, zur Kenntnis nehmen. Ihre Arbeitsanweisung wird ein Tool sein, das von den Maschinenbedienern genutzt wird. Wenn sie nicht die genaue Methode vermitteln, die angewandt wird, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass in Ihrer Einrichtung eine Prozessdissonanz entsteht.

Wenn die Schritte nicht so befolgt werden können, wie sie angezeigt werden, wie können Ihre Mitarbeiter dann dem Rest der Anweisungen oder den neuen Methoden vertrauen, die Sie schließlich einführen werden?

Nachdem wir unseren Prozess eingerichtet haben und er im Fertigungsbereich läuft, können wir uns die Zeit nehmen, den Prozess zu verbessern. Wir sollten uns IMMER um eine kontinuierliche Verbesserung bemühen.

Wo Verbesserungsbedarf besteht, wird deutlicher, wenn VKS Pro beginnt, automatisch nützliche Daten zu generieren.

In der Zwischenzeit können Sie sich an Ihre Teamleiter oder die Maschinenbediener mit der meisten Erfahrung wenden, die Sie Schritt für Schritt durch den aktuellen Prozess führen.

Weitergabe der Methode

Das Visuelle steht im Vordergrund

Um einen Prozess zu vermitteln, gibt es nichts Besseres als hochwertiges visuelles Material. „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ ist nicht nur eine Floskel, es ist auch absolut wahr. Sie sollten versuchen, lange Texte so weit wie möglich zu reduzieren. Wenn Sie einem neuen Mitarbeiter Arbeitsanweisungen geben, sollten Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, ob er den Text versteht oder nicht. Sie wollen, dass sie genau das reproduzieren, was sie sehen!

Sie müssen jemanden anweisen, eine Taste zu drücken? Zeigen Sie das Bild eines Fingers, der diese Taste drückt.

Es gibt einen Grund, warum LEGO-Anleitungen keine Wörter enthalten. Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Bildern sind so leicht zu verstehen, dass selbst Kinder die Aufgaben erledigen können. Das bedeutet, dass Ihre Anleitungen eine Reihe von Bildern und/oder Videos mit den wesentlichen Maßnahmen enthalten sollten, die ein Maschinenbediener durchführen muss. Denken Sie daran, das Foto oder Video immer aus der Sicht des Maschinenbedieners aufzunehmen.

Natürlich sollten Sie Ihre visuellen Schritt-für-Schritt-Anweisungen mit Text ergänzen, um einen komplexen Prozess zu erläutern, aber eine visuelle und interaktive Darstellung ist ein nützliches Hilfsmittel für Ihre Mitarbeiter. Mit unserer Arbeitsanweisungssoftware können längere Erklärungen auf der Seite gespeichert und bei Bedarf nachgeschlagen werden.

Sie müssen sich also keine Sorgen machen, dass Sie zu viele Schritte haben. Wenn Sie VKS verwenden, können vertraute und erfahrene Maschinenbediener jederzeit in den „Expert“-Modus wechseln, um einfache Schritte zu überspringen, die für neuere Mitarbeiter vorgesehen sind.

Den Prozess mit Fotos dokumentieren

Es ist wichtig, Fotos von dem Prozess zu machen, den Sie dokumentieren, da sie eine visuelle Darstellung der Ausführung der Arbeit liefern.

Da Ihre Anweisungen aber mehr als nur Fotos sind, müssen Sie auch Notizen machen. Sie könnten die Arbeitsanweisungen live neben dem Prozess erstellen, was Ihnen etwas Zeit spart, aber dies kann für die Maschinenbediener manchmal zeitaufwändig sein, da der Prozess langsamer abläuft.

Darüber hinaus können fehlende Angaben dazu führen, dass Sie den Maschinenbediener erneut konsultieren und/oder den Prozess erneut durchgehen müssen. Dies kann dazu führen, dass Sie keine weiteren Anweisungen mehr erstellen können, da der betreffende Prozess möglicherweise nicht mehr aktiv ist, wenn Sie die Zeit haben, in den Produktionsbereich zurückzukehren. Wir möchten den gesamten Prozess in einer Aufnahme festhalten.

Aufzeichnung des Prozesses auf Video

Die Aufnahme von Videos für Ihre Arbeitsanweisungen kann von großem Nutzen sein, da Sie damit den gesamten Prozess festhalten können. Darüber hinaus kann jeder komplexe Schritt in Ihren Anweisungen, der von einem Video profitieren würde, mit einem Abschnitt der Aufzeichnung versehen werden, um einen klareren Zusammenhang herzustellen. Doch etwas Entscheidendes fehlt … die Bilder!

Sie können versuchen, Screenshots aus dem Video zu erstellen, aber diese Bilder sind von geringerer Qualität und möglicherweise unscharf. Auch wird es viel Zeit kosten, wenn Sie erst einmal vor dem Computer sitzen, das Video immer wieder anzuhalten, um Screenshots von den Bildern zu machen, die Sie für Ihre Anweisungen benötigen.

Lösung: Eine Kombination von Fotos und Videos

In diesem Fall können wir das Beste aus beidem herausholen, indem wir eine Kombination aus Fotos und Videos empfehlen. Während des Filmens kann der Verfasser, wenn er ein Telefon, eine Kamera oder ein Tablet verwendet, das diese Option zulässt, die Fototaste drücken, um während der Videoaufzeichnung hochwertige Fotos aufzunehmen.

Sehen Sie einen Punkt im Prozess, der den nächsten Schritt in der Anweisung perfekt darstellen würde? Machen Sie während der Videoaufzeichnung ein qualitativ hochwertiges Foto.

Der Verfasser kann dem Maschinenbediener während des Prozesses Fragen stellen und alles wird aufgezeichnet. Durch eine derartige Dokumentation des Prozesses entfällt die Notwendigkeit, zeitaufwändige Notizen zu machen, und die Produktivität des Maschinenbedieners wird weniger beeinträchtigt.

Wenn die Arbeit erledigt ist, gehen Sie zurück zu Ihrem Computer, übertragen Ihre Fotos in die Arbeitsanweisungssoftware und hören sich das Video an, während Sie es erstellen. So können Sie Informationen schneller und effizienter erfassen und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Details übersehen.

Selbst wenn Sie einige Fotos vergessen haben, können Sie als letzten Ausweg immer noch Screenshots aus dem Video machen. So vermeiden Sie, dass Sie die bereits geleistete Arbeit wiederholen müssen.

Wenn sich ein Teil des Prozesses in Ihrer Schritt-für-Schritt-Anweisung mit Fotos als recht komplex erweist, fügen Sie einen Teil des Videos als Anweisungsschritt hinzu. Dies ist leicht möglich, wenn Sie eine digitale Lösung für die Arbeitsanweisungen wie VKS verwenden.

Der Einsatz von Arbeitsanweisungssoftware reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung und Weitergabe visuell ansprechender und benutzerfreundlicher Arbeitsanweisungen. Wenn Sie Ihren Prozess standardisieren und diese Best Practices bei der Erstellung Ihrer Arbeitsanweisungen anwenden, können Sie Ihre Produktionszeit verkürzen und effektives Material erstellen, auf das sich Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen verlassen können.