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Wie man visuelle Arbeitsanweisungen wie ein Profi erstellt

Geschrieben von: Ben Baldwin

December 22, 2022

Wie holen Sie das Beste aus Ihren visuellen Arbeitsanweisungen heraus?

**Die Antwort lautet: durch Überlagerung.

Bilder sind zwar der Hauptbestandteil visueller Arbeitsanweisungen, aber die besten Arbeitsanweisungen schichten verschiedene visuelle Elemente übereinander, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter 100 % der erforderlichen Informationen sehen und aufnehmen.

Wenn die Mitarbeiter nur 80 % bis 90 % der Informationen verstehen, die Sie ihnen geben, dann bedeutet das, dass 10 % bis 20 % Ihres wichtigen Wissens ins Leere laufen.

Dieser Wissensverlust wirkt sich nachteilig auf Ihren Prozess aus.

Mit digitalen und visuellen Werkzeugen, die fortschrittliche visuelle Informationen überlagern, erhält jedoch jeder Mitarbeiter ein vollständiges Verständnis seiner Aufgaben und Verantwortlichkeiten bei jedem Schritt des Prozesses.

Erstens: Warum visuelle Arbeitsanweisungen?

Visuelle Arbeitsanweisungen sind in der Fertigung sehr beliebt, denn sie entsprechen der Art und Weise, wie Menschen neues Wissen aufnehmen. Das menschliche Gehirn verarbeitet visuelle Informationen als erstes - bis zu 60.000 Mal schneller als Text allein. Hinzu kommt, dass Menschen nur etwa 20 % des Gelesenen behalten.

Die Umsetzung von Anweisungen ist zwar gut, aber wenn Sie Arbeitsanweisungen in Textform verwenden, hat Ihre Belegschaft in zweierlei Hinsicht Probleme:

  1. Sie verarbeiten die Informationen nur sehr langsam.
  2. Sie vergessen das meiste von dem, was sie gelesen haben, kurz nach dem Lesen.

Diese beiden Faktoren können zu Qualitäts Fehlern, langsamer Produktion, Verschwendung und Prozess Unzufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern führen. Und können Sie es ihnen verdenken? Wer will schon den ganzen Tag lang zwischen seiner Arbeit und einfachen Text Anweisungen hin- und herwechseln?

Da visuelle Arbeitsanweisung Software jedoch den Vorteil des schnellen Verständnisses bietet, können Unternehmen von folgenden Vorteilen profitieren:

  • Verfahrensbezogene Informationen werden sehr schnell verarbeitet - 60.000 Mal schneller.
  • Die Mitarbeiter verstehen die Informationen und behalten sie länger im Gedächtnis.
  • Die Informationen sind leicht auf dem neuesten Stand zu halten.
  • Die Mitarbeiter können über ein interaktives System bei der Datenerfassung mitwirken.

Visuelle Arbeitsanweisungen tablet

5 Wege, visuelle Arbeitsanweisungen wie ein Profi zu nutzen

Wie wir bereits erwähnt haben, sind gute visuelle Arbeitsanweisungen mit verschiedenen Tools und Bildern ausgestattet, um die Informationen in den Anweisungen zu optimieren. Durch diese visuelle Aufteilung erhalten Ihre Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit.

Wenn Sie eine Arbeitsanweisung Software wie VKS verwenden, wird der Prozess der Schichtung von visuellen und unterweisenden Elementen schnell, einfach und effektiv. Mit diesen Fähigkeiten im Hinterkopf, gibt es 5 wichtige Möglichkeiten für Sie, visuelle Arbeitsanweisungen wie ein Profi zu erstellen.

1. Klare Bilder hinzufügen

Bilder sind die Grundlage für Ihre visuellen Arbeitsanweisungen. Sie helfen dabei, Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Informationen und Kenntnissen in einem benutzerfreundlichen und verständlichen Format zu vermitteln.

Es gibt 4 hilfreiche Tipps und Tricks, um das Beste aus Ihren Bildern herauszuholen

  1. Einfach halten: Obwohl digitale Bilder ein hervorragendes Instrument zur Dokumentation und Demonstration von Wissen sind, ist die Erstellung großartiger Bilder ein einfacher Prozess, also achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viel darüber nachdenken. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern zeigen müssen, wie man eine Taste drückt, machen Sie ein Foto von einem Mitarbeiter, der eine Taste drückt.

  2. Auf die Perspektive achten: Achten Sie darauf, dass das Bild aus der Perspektive des Bedieners aufgenommen wird. Dieser wichtige Blickwinkel ist besonders wichtig, wenn Sie mit kleineren Bauteilen arbeiten, die sich während der Montage bewegen.

  3. Schrecken Sie nicht davor zurück, mehrere Fotos zu machen: Wenn Sie über eine gute Quelle von Fotos verfügen, können Sie Ihre visuellen Arbeitsanweisungen gleich beim ersten Mal richtig umsetzen. Gehen Sie nah heran oder treten Sie einen Schritt zurück, wenn es nötig ist.

  4. Räumen Sie Platz für zusätzliche Informationen ein: Gute visuelle Arbeitsanweisungen sind mehr als nur Bilder. Überlegen Sie sich daher, wo Ihre zusätzlichen visuellen Anweisungen Platz finden sollen. Werden Sie Anmerkungen oder Links in Ihr Dokument einfügen? Müssen Sie einen bestimmten Teil des Bildes heranzoomen?

pro tip

Pro-Tipp: Wussten Sie, dass Sie einen Prozess live während der Produktion dokumentieren können? Nutzen Sie die Kamera Ihres Tablets, um direkt von VKS aus Bilder zu machen und fügen Sie unterwegs Ihre zusätzlichen visuellen Elemente hinzu!

2. Präzise Anmerkungen schreiben

Während Bilder eine enorme Menge an Informationen schnell vermitteln, können Autoren von visuellen Arbeitsanweisungen durch verschiedene Bild- und Textanmerkungen präzise Aktionen festlegen. Diese zusätzlichen Elemente werden über Ihre Bilder gelegt, um detailliertere Anweisungen und Kontext zu liefern.

In unserer Software für Arbeitsanweisungen können die Benutzer zwischen verschiedenen Arten von Kommentaren wählen, um ihre Anweisungen optimal zu vermitteln.

annotations

  • Paragraphen-Anmerkung: Dieses Textfeld ermöglicht es Ihnen, jedem Foto klare Text Anweisungen hinzuzufügen. Alles, was Sie in schriftlicher Form angeben möchten, kann an einer beliebigen Stelle des Produktionsschritte platziert werden.

  • Etiketten-Anmerkung: Verwenden Sie dieses Werkzeug, um bestimmte Elemente in Ihren Fotos zu identifizieren. Die Beschriftung verfügt über einen integrierten Pfeil, mit dem Sie auf wichtige visuelle Hinweise hinweisen können.

  • Bild-in-Bild-Anmerkung: Mit dieser Anmerkung können Sie bestimmte Elemente in einem Bild heranzoomen oder zusätzliche visuelle Informationen zu einem einzelnen Schritt hinzufügen.

  • Linien-Anmerkung: Erstellen Sie Pfeile und Linien, um auf bestimmte Elemente in Ihren Bildern hinzuweisen.

  • Umriss-Anmerkung: Verwenden Sie diese Anmerkungen, um bestimmte Inhalte in Ihren Bildern hervorzuheben und Links zu anderen Reiseführern und Webseiten hinzuzufügen.

  • Tropfen-Anmerkung: Verwenden Sie Tröpfchen Anmerkungen, um die Schritte für jeden Vorgang fortlaufend zu nummerieren. Diese Annotationen können auch in Verbindung mit ToolConnect IoT verwendet werden, um Ihre intelligenten Werkzeuge zu verbinden.

Visuelle Arbeitsanweisungen

pro tip

Pro-Tipp: Wussten Sie schon, dass VKS eine Sofort Übersetzungsfunktion hat? Unsere Software für Arbeitsanweisungen kann Ihre Anweisungen und Anmerkungen in mehr als 27 Sprachen übersetzen, so dass Einrichtungen rund um den Globus dieselben visuellen Arbeitsanweisungen nutzen können.

Wenn Sie Ihren visuellen Arbeitsanweisungen Text hinzufügen, sollten Sie 3 Regeln befolgen

  1. Kurz und bündig halten: Achten Sie darauf, dass Ihr Text kurz und prägnant ist. Da Ihre Anweisungen mit Bildern versehen sind, verfügen Ihre Mitarbeiter bereits über den größten Teil des Kontexts, den sie benötigen. Ihr Text dient nur noch der Feinabstimmung der Anweisungen.

  2. Schreiben Sie unter Berücksichtigung des Kenntnisstandes des Bedieners: Beim Hinzufügen von Anmerkungen oder beim Verfassen von Anweisungen ist es wichtig, dass Sie das Qualifikationsniveau Ihrer Zielgruppe kennen. Ihre Arbeitsanweisungen müssen anders aussehen, wenn Ihre Belegschaft aus Ingenieuren oder Anfängern in der Fertigung besteht.

  3. Beibehaltung einer standardisierten Sprache: Es ist wichtig, dass Sie für alle Ihre Anweisungen eine einheitliche Sprache verwenden. Verwenden Sie dieselben Namen und Bezeichnungen für alle Werkzeuge, Teile, Artikel, Komponenten und Prozesse.

Adrian Riojas, KONE Coal Valley Manufacturing Engineer, bemerkte, wie großartig es war, eine einheitliche Sprache mit der Verwendung von visuellen Arbeitsanweisungen in Gang zu bringen.

"Unser Einarbeitungsprozess hat sich auf ein Viertel der Zeit verkürzt, die er früher benötigte. VKS hilft uns dabei, neuen Mitarbeitern zunächst einen Bezugspunkt zu geben, damit sie die Terminologie auf der Etage kennen und sich mit ihr vertraut machen können. Es war ein Geschenk des Himmels, eine einheitliche Sprache zu etablieren."

Adrian Riojas, KONE Coal Valley Manufacturing Engineer

3. Video hinzufügen

Ein Bild mag mehr sagen als tausend Worte, aber ein Video ist mehr wert als eine Million. Videos brauchen zwar Zeit zum Anschauen, aber sie können den Bedienern zeigen, wie man komplexe Bewegungen ausführt, die sich nur mit Bildern schwer darstellen lassen.

Justin Hart, Projektadministrator bei Watchfire Signs, erzählte, wie sehr sein Team es genießt, Videos zu den visuellen Anleitungen für ihre hochwertigen LED-Plakatwände und -Schilder hinzuzufügen.

"Sowohl die Prozesse als auch die Bediener haben wirklich von der Videofunktion profitiert. Wir können jemandem zeigen, wie er die Arbeit ausführt, und sind nicht so sehr auf eine Beschreibung des Verfahrens angewiesen. Das gibt uns die Freiheit, einen breiteren Kontext für komplexe Aufgaben zu schaffen."

Justin Hart, Watchfire Signs Project Admin Engineer

Wenn Sie Ihren Leitfäden Videos hinzufügen, können Sie 3 wichtige Regeln befolgen

  1. Halten Sie die Videoclips kurz: Je kürzer ein Clip ist, desto besser, denn Videos brauchen Zeit zum Anschauen. GIFs eignen sich hervorragend, um Bedienern wiederholt zu zeigen, wie sie bestimmte Bewegungen oder Aufgaben ausführen.

  2. Beschränken Sie die Anzahl der Gespräche: Wir sagen nicht, dass Reden schlecht ist, aber in einer lauten Produktionsumgebung kann es für die Mitarbeiter schwierig sein, einen lehrreichen Dialog zu hören. Aus diesem Grund ist es am besten, sich auf visuelle und möglichst keine auditiven Hinweise zu verlassen.

  3. Aufnahme aus der Perspektive des Bedieners: Genau wie bei Bildern sollte das, was auf dem Bildschirm zu sehen ist, das widerspiegeln, was der Bediener in der Realität sieht.

4. Verknüpfen und integrieren Sie zusätzliche visuelle Materialien

Manchmal gibt es nützliche visuelle Elemente, wie z. B. Blaupausen oder CAD-Zeichnungen, die für Ihre Mitarbeiter zugänglich sein müssen. Diese Elemente müssen jedoch nicht ständig präsent sein.

Wie können Sie diese Elemente einbinden und gleichzeitig dafür sorgen, dass sie nur dann angezeigt werden, wenn sie benötigt werden?

VKS ermöglicht es den Autoren von Reiseführern, dynamische Informationen durch eingebettete Links in den Reiseführer zu integrieren.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie bauen Aufzugskabinen.

Sie haben zwar einen genauen Verfahrensleitfaden, aber Ihre Ingenieure müssen manchmal die Spezifikationen eines bestimmten Teils nachprüfen.

Beim Zusammenbau einer neuen Kurbelwelle möchte Ihr Ingenieur die 3D-CAD-Zeichnungen prüfen, um sicherzustellen, dass das vom Lieferanten gelieferte Teil den Spezifikationen entspricht. Durch die Verknüpfung von Bildmaterial ist dieser Prozess schnell und einfach. Bediener und Ingenieure brauchen nur auf den Link zu klicken, und schon werden sie zum entsprechenden CAD-System und/oder zu den Zeichnungen weitergeleitet.

Weiterlesen: Mitsubishi Elevators nutzt VKS, um die Qualität und Produktivität seiner Montagelinien zu steigern und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

5. Anleitungen für Anfänger und Experten erstellen

Einer der Hauptvorteile von visuellen Arbeitsanweisungen ist die Möglichkeit, neue Mitarbeiter von Anfang an zu unterweisen und anzuleiten. Bei minimaler Einarbeitung benötigen neue Mitarbeiter weniger Zeit für die Einarbeitung, da sie über detaillierte Anweisungen verfügen, die sie bei jedem Schritt begleiten.

Aber was ist, wenn Sie erfahrene Mitarbeiter haben, die die Arbeit auf Expertenebene verstehen? Einige Anleitungsschritte für Anfänger könnten ihre Produktivität beeinträchtigen, da sie nur bei den entscheidenden Arbeitsschritten angeleitet werden müssen.

**Unsere Software für visuelle Arbeitsanweisungen ermöglicht es den Autoren von Leitfäden, Anleitungen für Anfänger und Experten in einem Leitfaden zu kombinieren.

Mitarbeiterprofile

Ermöglicht wird dies durch Mitarbeiterprofile und Expertenmodus-Zugang in VKS. Wenn ein erfahrener Mitarbeiter Zugriff auf den Expertenmodus hat, überspringt VKS automatisch die Anleitungen für Anfänger und konzentriert sich nur auf die kritischen Schritte des Prozesses.

Diese Fähigkeit ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Erfahrungsstufen in jede visuelle Arbeitsanweisung einzubauen und jedes Mitglied ihres Teams zu stärken.

Bonus: Beginnen Sie jetzt mit der Erstellung Ihrer visuellen Arbeitsanweisungen

Visuelle Arbeitsanweisungen jetzt erstellen

Es gibt ein Sprichwort, das besagt: "Der beste Zeitpunkt zum Anfangen war gestern, aber der zweitbeste Zeitpunkt ist jetzt."

Der beste Weg, visuelle Arbeitsanweisungen wie ein Profi zu nutzen, ist, eher früher als später damit zu beginnen. Ganz gleich, ob Sie Text Anweisungen in Word, einen alten, verstaubten Ordner mit gedruckten SOPs oder gar nichts haben, es ist nie zu spät, mit der Erstellung visueller Arbeitsanweisungen zu beginnen, die Ihren Mitarbeitern mehr Informationen und Wissen vermitteln.

Wenn Sie bereits über Arbeitsanweisungen in Microsoft Word, PDF-Dateien oder einer anderen Plattform verfügen, können wir Ihnen dabei helfen, diese Dateien in unsere Plattform für Arbeitsanweisungen zu übertragen, damit Sie immer einen Schritt voraus sind und mit den besten Prozessen der Branche wachsen können.

Weiterlesen: Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie die besten visuellen Arbeitsanweisungen erstellen können? Lesen Sie die 10 einfachen Schritte zu guten Arbeitsanweisungen, oder buchen Sie eine kostenlose Demo mit einem Mitglied unseres engagierten Teams!

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