Deuxième partie : Nouvelle approche pour maximiser le RCI dans le secteur de la fabrication (avec des exemples)

Il est impossible de calculer le rendement du capital investi idéal dans le secteur de la fabrication sans instructions de travail numériques. Par rapport aux procédures opérationnelles normalisées papier, les logiciels d’instructions de travail offrent des économies et des avantages nettement supérieurs.

Nous allons examiner quelques exemples d’attributs mesurables qui peuvent aider à démontrer pourquoi toute entreprise doit passer au numérique.

Paperasse partout! Paperasse pour tout!

Grâce aux instructions de travail numériques, vous pouvez éliminer une grande quantité de papier de votre atelier. En outre, en recourant à la saisie de données et aux listes de contrôle numériques, vous pouvez également éliminer tous ces documents d’assurance qualité qui disparaissent souvent. Dans les exemples ci-dessous, nous commençons par une entreprise de fabrication de taille moyenne, puis nous nous intéressons à une grande entreprise de production médicale.

Exemple 1 : Fabricant de tôles

L’entreprise X est un fabricant à façon accompli qui fournit des pièces en tôle pour les produits de ses clients. Elle produit environ 50 000 sous-composants chaque mois, lesquels se retrouvent dans environ 150 produits vendus.

Chaque sous-composant commence sa vie comme une gamme de fabrication. Une gamme de fabrication comprend un dessin (ou deux), une liste d’opérations et un groupe de cases de validation permettant de garantir le respect du processus.

En général, la gamme de fabrication comprend les éléments suivants :

• 2 dessins imprimés sur du papier A3
• 3 pages décrivant les opérations et imprimées sur du papier A4
• 11 pages d’instructions de travail et d’approbation imprimées sur du papier A4

Cela représente un total de 100 000 feuilles de papier A3 et 700 000 feuilles de papier A4 imprimées par mois, rien que pour les sous-composants!

Après les sous-composants, nous avons les assemblages. Chacun des 150 produits finaux correspond à environ 7 500 assemblages. Chaque gamme d’assemblage et les gammes de fabrication d’articles finaux peuvent entraîner la consommation moyenne de papier suivante :

• 5 dessins imprimés sur du papier A3
• 1 page décrivant les opérations et imprimée sur du papier A4
• 11 pages d’instructions de travail et d’approbation imprimées sur du papier A4

Pour les gammes d’assemblage et les gammes de fabrication d’articles finaux, cela représente un total de 38 250 pages A3 et 91 800 pages A4 pour chaque assemblage.

Avantages économiques du numérique

Si notre entreprise X éliminait complètement le papier en passant à un logiciel d’instructions de travail numériques, elle éviterait d’imprimer 138 250 pages sur du format A3, et 791 800 sur du format A4. Prenez votre calculette… Cela signifie qu’elle économiserait environ :

4 598,20 $ (A3) + 9 501,60 $ (A4) = 14 099,80 $ par mois (60 $ pour 5 000 feuilles A4 - 83 $ pour 2 500 feuilles A3)

L’entreprise réaliserait ainsi des économies considérables. Qui plus est, nos estimations ne prennent pas en compte les dépenses liées aux améliorations des processus ainsi qu’aux mises à jour des gammes de fabrication et des instructions de travail. De telles opérations sont en effet très fréquentes dans les usines.

Le simple fait de passer à des gammes de fabrication et des instructions de travail au format numérique permet donc de réaliser des économies substantielles.

Là encore, nous parlons uniquement de l’abandon du papier au profit du numérique. Nous ne prenons pas en considération les autres avantages qui découlent de l’élimination du papier de votre atelier. Nous y reviendrons dans quelques exemples ci-dessous.

Exemple 2 : Fabricant de matériel médical

L’entreprise Z est un fabricant d’équipement médical d’origine. Elle produit environ 15 000 produits par mois qui doivent répondre aux exigences du Secrétariat américain aux produits alimentaires et pharmaceutiques (FDA).

Chaque produit doit avoir un dossier complet de lot d’un dispositif, y compris les approbations et la documentation d’essai. Par conséquent, chaque appareil peut se retrouver avec une grosse pile de paperasse (ce qui, dans le meilleur des cas, correspond à 150 documents au format A4!). Par ailleurs, tous ces documents doivent être archivés pour référence future dans le cycle de vie du produit.

L’entreprise Z doit manipuler plusieurs classeurs de documents papier pour CHAQUE produit et le coût du papier à lui seul est d’environ 27 000 $ par mois.

Elle doit ensuite archiver la documentation. Ces documents sont emballés en toute sécurité dans des cartons qui sont stockés dans une installation de stockage qui semble sortie tout droit du film Les Aventuriers de l’arche perdue. Bref, vous aurez besoin d’une bonne dose de chance pour y retrouver un document précis.

Si vous tenez compte des coûts de l’installation de stockage, le passage au numérique s’impose comme la solution logique. Contrairement aux documents papier, les instructions de travail numériques peuvent être sauvegardées en toute sécurité à un emplacement facilement accessible.

Inconvénients des documents Word et PDF

Supposons que votre entreprise a complètement éliminé le papier et que toutes vos instructions de travail sont au format numérique. Le seul problème est que vous utilisez Microsoft Word, Google Docs, ou tout autre logiciel similaire.

Or, ce n’est pas l’idéal, car vous effectuez probablement beaucoup de copier-coller pour obtenir les résultats que vous recherchez.

Après avoir modifié la taille des images, ajouté le texte et enregistré le fichier au format PDF, le document n’est plus modifiable. Ce n’est pas tout. Vous disposez maintenant d’un dossier rempli de fichiers d’instructions de travail, mais, au fait, quelle est la version la plus récente?

Il serait beaucoup plus facile d’utiliser un logiciel d’instructions de travail spécialement conçu avec une gestion de versions et un accès intégrés. Avec chaque module de notre logiciel, par exemple, la taille des images est automatiquement ajustée à la taille idéale et seule la dernière version approuvée des instructions de travail est accessible par l’atelier.

Logiciels d’instructions de travail et autres éditeurs de documents

Imaginons un ami, Bob, qui fabrique des battes de baseball. Quand il n’est pas occupé à la fabrication, il accomplit plutôt des merveilles en créant des instructions de travail et en les distribuant rapidement dans l’atelier en quelques clics.

Dans le passé, Bob utilisait Microsoft Word et passait des heures à copier, coller et éditer des images. Étant donné que la sécurité était et demeure la priorité de Bob, il ajoutait une image requise par l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) à toutes les pages de ses instructions de travail pour garantir que chaque ouvrier sache quel équipement de protection il doit porter, ainsi que les dangers liés à chaque processus. La fabrication de ses battes de baseball comportait 10 processus, chacun d’eux nécessitant qu’il passe 3 minutes à ajouter les images qu’exige l’OSHA.

Aujourd’hui, grâce aux instructions de travail numériques, Bob prend 10 secondes pour effectuer la même tâche. Il économise 28 minutes par batte juste pour ce qui est de l’ajout des images.

Par ailleurs, Bob a nettement amélioré sa productivité et fabrique beaucoup plus de battes. Il crée désormais environ 20 instructions de travail par jour. Cela représente un gain de temps d’environ une heure par jour.

Imaginez que vous gagnez une heure chaque jour au travail!

Dans l’exemple ci-dessus, nous nous sommes concentrés sur l’un des avantages de la création d’instructions de travail dans un logiciel spécialement conçu à cette fin. Dans la plupart des cas, l’utilisation de l’outil adéquat permet d’économiser environ 75 % du temps consacré à la création des instructions de travail.

En effet, la plupart des activités que vous devez effectuer ne sont pas uniquement liées à la création des instructions de travail. Lorsque vous utilisez un système entièrement automatisé, vous économisez beaucoup de temps et d’énergie. Vous n’avez plus besoin de perdre du temps à chercher et à remplacer l’ancienne version des instructions de travail ou à vous promener dans l’atelier pour informer tout le personnel qu’une mise à jour des instructions est disponible. En outre, vous n’avez plus besoin de mettre à jour les liens et les URL dans vos autres systèmes.

Tout est désormais automatique.

Si nous revenons au premier exemple qui porte sur le RCI du fabricant à façon, nous constatons que, chaque année, l’entreprise produit environ 50 000 sous-composants qui nécessitent chacun cinq opérations en moyenne.

Cela représente 200 000 tâches individuelles, chacune nécessitant ses propres instructions de travail. En utilisant la méthode traditionnelle de création d’instructions de travail, l’entreprise devrait consacrer 60 minutes à chacune de ces tâches. Par contre, avec un logiciel d’instructions de travail, chaque tâche prendrait moins de 15 minutes.

Cela correspond à une économie d’environ 150 000 heures de travail par an!

Rendement du capital investi et efficacité

Les instructions de travail numériques aident à réaliser d’excellentes économies de temps et de papier. Toutefois, qu’en est-il de l’exécution? Les solutions entièrement numériques offrent de nombreux avantages. Par exemple, vos opérateurs n’ont pas à rechercher la bonne information, car elle s’affiche sur une interface utilisateur intuitive. Voyons ce qui s’est passé lorsqu’un opérateur expérimenté, connaissant bien toutes les subtilités de l’assemblage, s’est retrouvé avec un employé débutant. Les résultats ne sont pas ceux auxquels on pourrait s’attendre.

Exemple 3 : Opérateur chevronné et nouvel employé

La magie des instructions de travail numériques réside dans le fait qu’il y a des confirmations automatiques qui demandent à l’opérateur de valider tout élément critique lors de l’assemblage.

Pour illustrer notre exemple, nous avons préparé deux opérateurs comme suit :

Tout d’abord, nous avons fourni à un nouvel employé des instructions de travail numériques avec toutes les pièces nécessaires clairement identifiées. Cette personne n’avait jamais rien assemblé de sa vie auparavant.

Ensuite, nous avons fourni à un assembleur chevronné et respecté des dessins et des gammes de fabrication traditionnels sur papier, avec là aussi toutes les pièces clairement identifiées.

Les deux ouvriers ont commencé le même travail au même moment et nous avons chronométré le temps nécessaire à chacun pour l’assemblage du même produit.

Le nouvel employé a réalisé des progrès en suivant de près les instructions de travail. Il a effectué les validations, collé les étiquettes et emballé les pièces finies dans des cartons. Pendant ce temps, après un début timide, l’employé chevronné a gagné en rapidité.

Une fois que les deux employés ont terminé l’assemblage, nous avons comparé les résultats.

Lequel des deux assembleurs a été le plus rapide?

Le nouvel employé a réalisé un temps de 10 minutes par pièce. Pour rappel, nous avons chronométré à la fois le temps nécessaire à l’exécution de la tâche entière et le temps nécessaire pour chaque pièce.

Quant à l’employé expérimenté qui a commencé lentement, mais accéléré ensuite, il a réalisé un temps de 11 minutes par pièce.

Du point de vue de l’efficacité, le nouvel employé a montré une amélioration de 10 % grâce à des instructions de travail numériques claires et faciles à comprendre.

Imaginez une amélioration de 10 % de l’efficacité dans tous vos services.

Dans notre exemple, l’assemblage des pièces était relativement simple. Si vous augmentez ensuite la complexité des produits ou du processus, vous pouvez gagner encore plus en efficacité grâce aux instructions de travail numériques.

Nous avons également mené une expérience similaire en utilisant l’origami. Un groupe devait plier un morceau de papier pour en faire une grue en suivant des instructions sur papier, tandis que l’autre groupe a reçu des instructions numériques. Pouvez-vous deviner quel groupe a échoué et lequel a réussi?

Rendement du capital investi et amélioration de la qualité

La qualité est reine et une qualité médiocre coûte cher! Grâce aux instructions de travail numériques, vous pouvez intégrer la qualité directement dans vos processus. Pour ce faire, il suffit d’ajouter des invites conviviales pour valider les dimensions et confirmer que les pièces adéquates sont assemblées dans l’ordre approprié.

Revenons à l’exemple des deux employés ci-dessus.

Une fois que chaque employé a terminé l’assemblage, les cartons étaient prêts pour l’expédition aux clients qui les attendaient avec impatience. Cependant, au lieu de les expédier directement aux clients, il a fallu d’abord procéder à un contrôle qualité. Examinons les résultats.

Résultats du contrôle de la qualité

Le nouvel employé, qui a suivi des instructions de travail numériques concises et intégrant des contrôles de qualité a obtenu un excellent taux de 100 % d’approbation! Comme vous vous en doutez, cet employé était aux anges!

L’employé chevronné a malheureusement apposé une étiquette à l’envers sur chaque pièce. Par conséquent, il a fallu déballer toutes les pièces, enlever les étiquettes (les décoller n’était pas une partie de plaisir…) pour placer de nouvelles étiquettes correctement.

Mécontent, l’employé chevronné a pointé du doigt l’absence d’instructions de travail électroniques comme cause de sa maladresse. Bien sûr, ce n’était pas la faute de l’employé!

Toute entreprise qui se respecte doit fournir les meilleurs outils à chacun de ses employés pour qu’ils puissent réaliser d’excellents résultats.

Ainsi, toute entreprise a besoin d’instructions de travail numériques pour maximiser le RCI.

Par ailleurs, les instructions de travail numériques garantissent un processus stable grâce auquel vous pouvez continuer à fabriquer des produits de meilleure qualité.

En général, les entreprises qui passent aux instructions de travail numériques obtiennent immédiatement des améliorations. Il est également important de se rappeler que les résultats varient d’une entreprise à l’autre. Alors qu’une entreprise bien établie qui utilise déjà des instructions de travail papier ou numériques peut constater des améliorations allant jusqu’à 20 %, une entreprise de fabrication qui n’utilise aucune instruction de travail constatera des améliorations de la qualité allant jusqu’à 90 %.