Teil 2: Ein neuer Ansatz zur Fertigungs-ROI (mit Beispielen)

Ohne digitale Arbeitsanweisungen ist es unmöglich, die ideale ROI in der Fertigung zu berechnen. Die Einsparungen und Vorteile, die die Arbeitsanweisungssoftware bietet, liegen meilenweit entfernt von der üblichen Standardmethode für die Verwendung von Standardarbeitsanweisungen auf Papier.

Wir werden uns einige Beispiele für messbare Attribute ansehen, mit denen gezeigt und bewiesen werden kann, warum jedes Unternehmen digitalisiert werden muss.

Papier! Überall Papier!

Mit digitalen Arbeitsanweisungen können Sie viel Papier aus Ihrer Produktionsstätte entfernen. Durch die Verwendung von Datenerfassung und Genehmigungen können Sie außerdem alle QS-Dokumente entfernen, die die Angewohnheit haben zu verschwinden. In den folgenden Beispielen beginnen wir mit einem mittelständischen Fertigungsunternehmen und schauen uns dann ein großes medizinisches Produktionsunternehmen an.

ROI Beispiel 1: Blechhersteller

Firma X ist ein versierter Auftragsfertiger, der Blechkomponenten für die Produkte seiner Kunden liefert. Sie produzieren jeden Monat ungefähr 50.000 Unterkomponenten, die sich zu ungefähr 150 Verkaufsprodukten zusammenfügen.

Jede Unterkomponente beginnt ihr Leben als Arbeitsplan. Jeder Arbeitsplan besteht wiederum aus einer Zeichnung (oder zwei), einer Liste von Vorgängen und einer Gruppe von Freizeichnungsfeldern, die die Einhaltung des Prozesses demonstrieren.

Ein durchschnittlicher Arbeitsplan besteht aus folgenden Teilen

• 2 Zeichnungen gedruckt auf A3-Papier
• 3 Betriebsseiten gedruckt auf A4-Papier
• 11 Arbeitsanweisungen und Genehmigungsseiten gedruckt auf A4-Papier

Allein für die Unterkomponenten kommen da insgesamt 100.000 gedruckte A3-Blätter und 700.000 gedruckte A4-Blätter pro Monat zusammen!

Nach den Unterkomponenten kommen die Baugruppen. Für jeden der 150 verkauften Artikel können ungefähr 7.500 Baugruppen nötig sein. Jeder Arbeitsplan für Baugruppen und Verkaufsartikel kann den folgenden durchschnittlichen Papierverbrauch aufweisen:

• 5 Zeichnungen gedruckt auf A3-Papier
• 1 Betriebsseite gedruckt auf A4-Papier
• 11 Arbeitsanweisungen und Genehmigungsseiten gedruckt auf A4-Papier

Für die Baugruppen und die Arbeitspläne für die Verkaufsartikel sind dies insgesamt 38.250 A3-Seiten und 91.800 A4-Seiten für jede einzelne Baugruppe.

Geld sparen durch Digitalisierung

Wenn unser Unternehmen X durch den Wechsel zur Arbeitsanweisungssoftware papierlos wird, spart es 138.250 Seiten auf A3-Papier und 791.800 auf A4-Papier, die nicht gedruckt werden. Das bedeutet, dass es ungefähr sparen würde:

4.598,20 USD (A3) + 9.501,60 USD (A4) = 14.099,80 USD pro Monat (60 USD für 5000 A4 - 83 USD für 2500 A3).

Das ist eine riesige Menge Papier. Und diese Berechnung basiert darauf, dass jedes Mal alles perfekt ist. Die täglichen Prozessverbesserungen und Aktualisierungen von Arbeitsplänen und Arbeitsanweisungen werden dabei ignoriert.

Durch einfaches Umstellen Ihrer Papierarbeitspläne und -arbeitsanweisungen auf ein digitales Format kann viel Geld gespart werden.

Auch hier wird nur die einfache, direkte Übertragung von Papier auf Digital veranschlagt. Alle anderen Vorteile, die sich aus der Reinigung Ihrer Werkstatt ergeben, werden dabei ignoriert. (Sie werden später thematisiert)

ROI Beispiel 2: Hersteller medizinischer Geräte

Firma Z ist ein OEM-Hersteller medizinischer Geräte. Sie liefert Geräte, die den FDA-Anforderungen entsprechen müssen, und produziert ungefähr 15.000 Produkte pro Monat. Jedes Produkt muss über eine vollständigen Gerätehistorie einschließlich Zulassungen und Testdokumentation verfügen.

Jedes Gerät kann zu einem großen Stapel Papier führen. Jedes Produkt muss über eine vollständige Gerätehistorie einschließlich Zulassungen und Testdokumentation verfügen. Jedes Gerät kann zu einem großen Stapel Papier führen (im besten Fall 150 A4-Seiten!), der integral archiviert werden muss, um später den Lebenszyklus des Produkts nachschlagen zu können.

Im Fall der Firma Z kommen mehrere Ordner Papier für JEDES Produkt zusammen, und die Papierkosten allein betragen ungefähr 27.000 USD pro Monat.

Das Unternehmen muss dann die Dokumentation archivieren. Sie werden sicher in Kartons verpackt, die in einem Lagerhaus vom Typ Jäger des verlorenen Schatzes aufbewahrt werden. Man braucht schon viel Glück, um dort etwas zu finden.

Wenn man die Kosten für die Lagerung hinzuzählt, ist ein digitaler Ansatz nur die logische Lösung. Im Gegensatz zu Papierausdrucken können digitale Arbeitsanweisungen an einem anderen Ort sicher aufbewahrt werden.

Die Nachteile von Word-Dokumenten und PDF-Dateien

Stellen wir uns vor, Ihr Unternehmen ist jetzt vollständig papierlos geworden und alle Ihre Arbeitsanweisungen existieren in einem digitalen Format. Das einzige Problem ist, dass Sie Microsoft Word, Google Text & Tabellen oder ein anderes ähnliches Programm verwenden.

Dies ist nicht optimal, da Sie wahrscheinlich sehr häufig mit Kopieren und Einfügen sicherstellen, dass alles korrekt ist.

Nachdem Sie Ihre Bildgröße angepasst, Ihren Text hinzugefügt und als PDF gespeichert haben, kann das Dokument nicht mehr geändert werden. Jetzt haben Sie einen Ordner voller Arbeitsanweisungen, aber welche ist die neueste Version?

Es wäre viel einfacher, eine speziell entwickelte Arbeitsanweisungssoftware mit integrierter Versions- und Zugriffkontrolle zu verwenden. Beispielsweise werden die Bildgrößen in jedem Modul unserer Software automatisch auf die beste Größe angepasst, und für die Produktion ist nur die neueste genehmigte Version der Arbeitsanweisung verfügbar.

Arbeitsanweisungssoftware im Vergleich zu anderen Dokumenteditoren

Lassen Sie uns annehmen, dass unser Freund Bob Baseballschläger baut. Und wenn er gerade nicht damit beschäftigt ist, wirkt er stattdessen Wunder, indem er Arbeitsanweisungen erstellt und diese mit nur wenigen Mausklicks schnell in der ganzen Werkstatt verteilt.

In der Vergangenheit hat Bob Microsoft Word verwendet, um Bilder zu kopieren, einzufügen und zu bearbeiten. Da Bobs Hauptaugenmerk auf Sicherheit lag und liegt, stellte er durch ein OSHA-Bild auf jeder Seite seiner Arbeitsanweisung sicher, dass jeder die notwendige Schutzausrüstung und die mit jedem Prozess verbundenen Gefahren kannte. Seine Schläger durchliefen 10 Prozesse. Und bei jedem verbrachte er 3 Minuten damit, die OSHA-Bilder hinzuzufügen.

Durch die Verwendung digitaler Arbeitsanweisungen benötigt Bob jetzt 10 Sekunden, um dieselbe Aufgabe auszuführen. Er spart beim Hinzufügen der Bilder 28 Minuten pro Schläger.

Habe ich schon erwähnt, dass Bob VIELE Schläger produziert? Er erstellt ungefähr 20 Arbeitsanweisungen am Tag. Das summiert sich zu einer Zeitersparnis von etwa einer Stunde pro Tag.

Können Sie sich vorstellen, jeden Tag bei der Arbeit eine Stunde zu sparen?

Im obigen Beispiel haben wir uns auf einen der Vorteile der Erstellung einer Arbeitsanweisung in einer speziell entwickelten Software konzentriert. In den meisten Fällen spart die Verwendung des richtigen Tools für den Job etwa 75% der Zeit beim Erstellen von Arbeitsanweisungen.

Das liegt daran, dass viele der Aktivitäten, die Sie ausführen müssen, nicht nur mit der Erstellung der Arbeitsanweisung zusammenhängen. Wenn Sie ein vollautomatisches System verwenden, sparen Sie viel Zeit und Energie. Sie brauchen die alte Version nicht mehr zu suchen und zu ersetzen oder durch die Werkstatt zu gehen, um alle wissen zu lassen, dass eine neue verfügbar ist. Außerdem brauchen Sie die Links und Webadressen in Ihren anderen Systemen nicht mehr zu aktualisieren.

Das wird alles für Sie erledigt.

Wenn wir auf das erste ROI-Beispiel des Auftragsfertigers zurückblicken: Sein Unternehmen verarbeitet jedes Jahr etwa 50.000 Unterkomponenten, von denen jede durchschnittlich 5 Vorgänge erfordert.

Das sind 200.000 einzelne Aufgaben, für die jeweils eine eigene Arbeitsanweisung erforderlich ist. Bei Verwendung der altmodischen Methode zum Erstellen von Arbeitsanweisungen würden man jeweils 60 Minuten dafür benötigen. Nach der Digitalisierung ist man mit jeder von ihnen weniger als 15 Minuten beschäftigt.

That’s savings of about 150,000 labor hours a year!

Das sind Einsparungen von rund 150.000 Arbeitsstunden pro Jahr!

Durch die Umstellung auf digitale Arbeitsanweisungen lassen sich sowohl Zeit als auch Papier sparen. Aber was ist mit der Ausführung? Bei Verwendung einer vollständig digitalen Lösung gibt es verschiedene Möglichkeiten zum Speichern. Ihre Bediener müssen nicht nach den richtigen Informationen suchen, da diese in einer intuitiven Benutzeroberfläche dargestellt werden. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was passiert, als sich ein langjähriger Mitarbeiter, der sich mit den Feinheiten des Aufbaus einer Baugruppe auskennt, mit einem Anfänger-Mitarbeiter misst. Die Ergebnisse werden nicht Ihren Erwartungen entsprechen.

Beispiel 3: Erfahrener Arbeiter im Vergleich zu neuem Mitarbeiter

Die Magie digitaler Arbeitsanweisungen besteht darin, dass es automatische Pop-ups gibt, die den Bediener auffordern, einen kritischen Gegenstand während der Montage zu validieren und zu bestätigen.

Um unser Beispiel zu demonstrieren, haben wir zwei Mitarbeiter folgendermaßen ausgestattet:

Zunächst haben wir einem neuen Mitarbeiter digitale Arbeitsanweisungen gegeben und alle erforderlichen Teile klar identifiziert. Diese Person hat bis zu diesem Moment in ihrem Leben noch nie etwas zusammengebaut.

Dann haben wir einem langjährigen und hoch angesehenen Monteur altmodische Zeichnungen, Arbeitspläne in die Hand gedrückt und klar identifizierte Teile gegeben.

Beide Mitarbeiter haben zur gleichen Zeit den gleichen Job begonnen, und wir haben mit einer Stoppuhr aufgezeichnet, wie lange sie brauchen würden, um das gleiche Produkt zu bauen.

Der neue Mitarbeiter machte eifrig Fortschritte und befolgte die Arbeitsanweisungen genau. Er führte Validierungen durch, brachte Etiketten an und verpackte die fertigen Teile in Kartons. In der Zwischenzeit gewann der langjährige Mitarbeiter an Dynamik, obwohl er zunächst langsam begonnen hatte.

Nachdem beide Mitarbeiter fertig waren, haben wir die Ergebnisse verglichen.

Wer hat schneller zusammengebaut?

Der neue Mitarbeiter erreichte eine Stückrate von 10 Minuten pro Teil. Beachten Sie, dass die Software sowohl die Zeit für die Ausführung des gesamten Auftrags als auch die Zeit für jedes Teil überwacht hat.

Der langjährige Mitarbeiter begann langsam und nahm dann Fahrt auf. Am Ende seines Produktionslaufs erreichten sie eine Stückrate von 11 Minuten pro Teil.

Unter dem Gesichtspunkt der Effizienz erzielte ein neuer, frischer Mitarbeiter mit digitalen Arbeitsanweisungen, die klar und leicht verständlich waren, eine Effizienzsteigerung von 10%.

Stellen Sie sich eine Effizienzsteigerung von 10% in allen Abteilungen vor.

Das in diesem Beispiel verwendete Teil war eine einfache Baugruppe. Wenn Sie dann die Komplexität der Produkte oder des Prozesses erhöhen, können Sie mit digitalen Arbeitsanweisungen noch mehr Effizienzverbesserungen erzielen.

Wir haben auch ein ähnliches Experiment mit Origami durchgeführt. Eine Gruppe wurde gebeten, ein Stück Papier unter Berücksichtigung der gedruckten Anweisungen in einen Papierkranich zu falten, während die andere Gruppe digitale Anweisungen erhielt. Können Sie sich vorstellen, welche Gruppe gescheitert ist und welche erfolgreich war?

ROI für Qualitätsverbesserung

Qualität ist König und schlechte Qualität kostet viel Geld! Mit digitalen Arbeitsanweisungen können Sie Qualität direkt in die Prozesse einbauen. Das kann erreicht werden, indem nahtlose Pop-ups zur Überprüfung der Abmessungen hinzugefügt werden und bestätigt wird, dass die richtigen Teile in der richtigen Reihenfolge zusammengebaut worden sind.

An diesem Beispiel ist das leicht zu sehen. Erinnern Sie sich an die beiden oben genannten Mitarbeiter?

Am Ende der Arbeiten waren die Kisten für den Versand an die sehnlichst wartenden Kunden bereit. Aber anstatt sie direkt an die Kunden zu senden, haben wir zuerst eine Qualitätsprüfung durchgeführt. Schauen wir uns die Ergebnisse an.

Ergebnisse der Qualitätsüberprüfung

Der neue Mitarbeiter, der präzise digitale Arbeitsanweisungen mit integrierten Qualitätsüberprüfungen befolgte, erzielte eine fantastische 100% OK-Rate! Das Gefühl des Stolzes dieses Mitarbeiters war großartig!

Der langjährige Mitarbeiter hat leider das Etikett verkehrt herum auf die Teile geklebt. Alle Teile mussten ausgepackt werden, die Etiketten mussten entfernt werden (Sie wissen, diese wirklich schwer zu entfernenden Etiketten…) und neue mussten korrekt platziert werden.

Obwohl der alte Hase nicht erfreut war, sah er ein, welchen Wert die elektronische Arbeitsanweisung für den Nachweis des Fehlers hat. Das war natürlich nicht das Problem des Mitarbeiters!

Jedes Unternehmen mit Selbstachtung muss die besten Tools bereitstellen, damit es mit jedem einzelnen seiner Mitarbeiter großartige Dinge erreichen kann.

Aus diesem Grund benötigt jedes Unternehmen digitale Arbeitsanweisungen, um die ROI zu maximieren.

Auf einer anderen Ebene bieten die digitalen Arbeitsanweisungen einen stabilen Prozess, mit dem man kontinuierlich bessere Produkte in höherer Qualität herstellen kann.

Im Durchschnitt erzielen Unternehmen, die digitale Arbeitsanweisungen einführen, sofort Verbesserungen. Es ist auch wichtig zu bedenken, dass verschiedene Unternehmen unterschiedliche Ergebnisse sehen werden. Während ein erfahrenes Unternehmen, das bereits einige Papier- oder digitale Arbeitsanweisungen verwendet, Verbesserungen von bis zu 20% feststellen kann, stellt ein Fertigungsunternehmen ohne Arbeitsanweisungen möglicherweise Qualitätsverbesserungen von bis zu 90% feststellt.