Créer des instructions étape par étape avec des photos et des vidéos

Et si vous pouviez normaliser la façon dont vous créez des instructions de travail visuelles? Dans le domaine de la fabrication et des opérations, nous avons vu l’incroyable puissance de la normalisation des processus grâce aux instructions de travail visuelles. Mais si nous allions plus loin et que je vous disais qu’il existe des pratiques exemplaires pour créer les instructions elles-mêmes? La mise en œuvre de certaines de ces pratiques vous aidera à mettre en place de nouveaux processus dans l’atelier plus rapidement et plus efficacement.

Rayer des instructions ou afficher des notes dans l’atelier pour signaler un nouveau changement de processus n’est pas une solution viable, surtout lorsque ces indications peuvent facilement être égarées, salies ou détruites. Vous devez être en mesure de mettre à jour vos processus aussi rapidement et efficacement que possible.

Permettez-moi de vous expliquer comment j’en suis arrivé à quelques pratiques exemplaires pour ainsi créer des instructions de travail numériques précises et stimulantes.

Les trois énoncés d’un processus avant les instructions de travail visuelles

J’aime à penser que les procédés de fabrication sont fondés sur trois énoncés différents avant d’être mis en œuvre au moyen d’un logiciel d’instructions de travail visuelles. Au moment de créer vos instructions de travail, il est essentiel de se concentrer sur le bon énoncé. Ces énoncés sont les suivants :

1. La façon dont vous souhaitez que le travail soit effectué;
2. La façon dont vous pensez que le travail est effectué;
3. La façon dont le travail est réellement effectué.

Bien qu’il soit important de tenir compte des trois lors de l’élaboration de vos instructions de travail, l’un d’entre eux prime sur les autres.

Lequel?

Lorsque vous êtes sur le point de commencer à créer vos instructions à partir de zéro, ce n’est pas le moment de restructurer vos processus. N’oubliez pas que le but est d’être rapide et que des révisions des nouveaux processus peuvent toujours être effectuées plus tard. Il y a de fortes chances que vous et d’autres collègues aurez de nouvelles idées pour un processus existant et vous devriez y accorder le temps nécessaire au moment opportun.

Pour l’instant, nous voulons revoir les instructions de travail pour un processus déjà en place.

Aussi, vous pensez peut-être savoir comment le processus est effectué, mais je vous garantis qu’il n’est pas exactement comme vous l’imaginez. S’il s’agit de votre unique source de référence, vous rencontrerez inévitablement des problèmes.

Il nous reste donc le troisième énoncé : La façon dont le travail est réellement effectué. Vous devez le voir de vos yeux et le comprendre par vous-même. C'est pourquoi « aller à Gemba » est un élément fondamental de la fabrication allégée. Gemba est un terme japonais qui renvoie au « lieu réel », au « terrain ». Il est ainsi recommandé d’aller soi-même sur le terrain (dans l’atelier).

Se présenter à l’atelier

Lorsque vous répétez une tâche donnée, vous vous rendez inévitablement compte de défaillances dans le processus. Les employés expérimentés qui effectuent une même tâche depuis des années savent pourquoi et comment ces défaillances se produisent! Ils savent ce qui causera un problème de qualité à la fin de la chaîne et ont développé des méthodes de travail pour éviter les erreurs.

Prenez en note ces méthodes qui ont été intégrées au processus dans l’atelier. Votre instruction de travail sera utilisée par les opérateurs. Si elle n’indique pas la méthode exacte que ces derniers emploient, il y a de fortes chances que votre installation présente des différences dans le processus.

Si les étapes ne peuvent pas être suivies tel qu’elles sont affichées, comment vos employés peuvent-ils faire confiance au reste de l’instruction ou aux nouvelles méthodes que vous mettrez éventuellement en place?

Une fois que notre processus est fonctionnel dans l’atelier, nous pouvons prendre le temps de l’améliorer. En fait, nous devrions TOUJOURS nous efforcer de nous améliorer continuellement.

Vous comprendrez plus aisément les aspects à améliorer lorsque VKS Pro commencera à générer automatiquement des données utiles.

En attendant, vous pouvez vous tourner vers vos chefs d’équipe ou les opérateurs les plus expérimentés pour vous guider dans le processus actuel pour vos instructions étape par étape.

Transmettre la méthode

Tout est dans les images

Pour transmettre un processus, rien ne vaut des éléments visuels de qualité. L’expression « une image vaut mille mots » peut être prise au sens littéral. Vous devez chercher à réduire autant que possible la longueur du texte. Lorsque vous transmettez des instructions de travail à de nouveaux employés, vous ne voulez pas vous demander s’ils comprendront le texte. Vous voulez qu’ils reproduisent exactement ce qu’ils voient!

Vous devez demander à quelqu’un d’appuyer sur un bouton? Utilisez l’image d’un doigt appuyant sur ce bouton.

Il y a une raison pour laquelle les instructions de LEGO ne contiennent pas de mots. Elles sont détaillées étape par étape avec des images faciles à comprendre, même pour les enfants. Cela signifie que vos instructions doivent contenir des images ou des vidéos qui reproduisent les gestes clés qu’un opérateur doit effectuer. N’oubliez pas de toujours prendre la photo ou la vidéo du point de vue de l’opérateur.

Bien sûr, vous voudrez tout de même ajouter du texte à vos instructions détaillées et des images pour mieux expliquer un processus complexe, mais fournir à vos opérateurs une représentation visuelle et interactive est très utile. Grâce à notre logiciel d’instructions de travail, les longues explications peuvent être accessibles sur le côté et consultées au besoin.

Vous n’avez pas non plus à vous soucier d’avoir trop d’étapes. Si vous utilisez VKS, les opérateurs d’expérience et de confiance peuvent toujours passer en mode « Expert » pour sauter les étapes simples qui ont été détaillées pour les nouveaux employés.

Documenter le processus avec des photos

Prendre des photos pour documenter le processus est essentiel, car elles représentent visuellement la manière dont le travail doit être effectué.

Mais comme vos instructions seront plus que de simples photos, vous devrez prendre des notes. Vous pouvez créer des instructions de travail simultanément, qui sont affichées à côté du processus, pour vous faire gagner du temps. Cependant, le processus pourrait être plus lent, ce qui pourrait ralentir les opérateurs.

En outre, s’il manque des détails, vous pourriez devoir consulter à nouveau les opérateurs ou revoir le processus. La création des instructions s’en trouverait retardée, car ce processus en particulier pourrait ne pas être fonctionnel au moment où vous retournerez dans l’atelier de production. Il est donc préférable de saisir l’ensemble du processus en une seule fois.

Enregistrer une vidéo du processus

Il peut être très utile d’enregistrer des vidéos pour vos instructions de travail, car elles vous permettent de saisir l’ensemble du processus. De plus, toute étape complexe peut être accompagnée d’un extrait de la vidéo afin d’être mise en contexte. Par contre, il manque quelque chose d’essentiel… les photos!

Vous pouvez faire des captures d’écran à partir de la vidéo, mais ces images n’auront pas une bonne qualité et pourraient être floues. De plus, lors du montage, suspendre plusieurs fois la vidéo pour faire des captures d’écran des images que vous souhaitez utiliser dans vos instructions vous prendra beaucoup de temps.

La solution : une combinaison de photos et de vidéos

La situation est propice au meilleur des deux mondes : une combinaison de photos et de vidéos. Certains téléphones, appareils photo et tablettes permettent de prendre des photos de grande qualité pendant l’enregistrement d’une vidéo.

Si vous trouvez qu’un moment de la vidéo représente bien l’étape suivante des instructions, prenez une photo de bonne qualité pendant l’enregistrement.

Pendant que vous enregistrez la vidéo, vous pouvez poser des questions à l’opérateur qui fait le processus. Ainsi, vous n’aurez pas à prendre des notes, ce qui ne ralentira pas les opérateurs pendant le processus et n’aura pas d’incidence sur la productivité.

Une fois que vous avez terminé dans l’atelier, retournez à votre ordinateur, téléversez vos images dans le logiciel d’instructions de travail et visionnez la vidéo pendant le montage. Vous serez en mesure de saisir l’information plus rapidement et plus efficacement tout en vous assurant de ne rater aucun détail important du processus.

Si vous avez oublié de prendre des photos, vous pouvez toujours, en dernier recours, faire des captures d’écran de la vidéo. Cela vous évitera d’avoir à refaire le travail.

Si une partie du processus s’avère assez complexe dans vos instructions étape par étape avec images, ajoutez-y un extrait de la vidéo. Vous pouvez facilement le faire à l’aide d’une solution d’instructions de travail numériques comme VKS.

Un logiciel d’instructions de travail permet de créer et de transmettre rapidement des instructions de travail visuellement attrayantes et conviviales. En normalisant votre processus et en mettant en œuvre ces pratiques exemplaires lors de la création de vos instructions de travail, vous serez en mesure d’accélérer la production et de produire de la documentation efficace pour vos employés et votre entreprise.