Dans notre ère industrielle actuelle, les défis de la fabrication moderne sont au premier plan, depuis les perturbations de la chaîne d'approvisionnement et les revers environnementaux jusqu'aux pénuries de main-d'œuvre liées aux pandémies.
Cependant, avant de succomber à la morosité, rappelez-vous que tout n'est pas noir : les innovations modernes de l'industrie 4.0 nous font avancer à pas de géant sur le plan technologique, et les solutions d'usine intelligente sont encore plus abordables et applicables que jamais pour les fabricants et les petites entreprises.
Mais comment un chef d'entreprise est-il censé opérer dans des conditions idéales de fabrication allégée lorsque les cycles de production sont globalement imprévisibles ? La méthodologie lean ne repose-t-elle pas fatalement sur des infrastructures régulières et bien entretenues ? Comment peut-on s'attendre à ce que des plans 5S stricts donnent encore des résultats ?
Pour être honnête, le 5S aurait peut-être besoin d'être un peu secoué.
Si les techniques de gestion traditionnelles vous semblent un peu trop dépassées (voire clichées) pour votre prochaine étape d'amélioration continue, essayez cette nouvelle approche des principes des 5S. Vous découvrirez peut-être qu'une petite "étincelle de joie" vous inspire sur la voie de l'amélioration continue.
Voyons ce que nous pouvons tirer de cette "mise en ordre" des différences méthodologiques. Tout d'abord, nous reviendrons sur le 5S, puis nous présenterons son équivalent potentiel : la méthode KonMari. Cet engouement pour le rangement de la maison, dont la marque est déposée, a réellement attiré l'attention des gens au cours de la dernière décennie, et sa créatrice, Marie Kondo, est rapidement devenue une célébrité internationale. Ses idées vont au-delà de l'aménagement de la maison et offrent une méthode intelligente, nouvelle et originale pour gérer des lieux de travail allégés.
5S : Un outil de production allégée
La plupart des gens connaissent probablement déjà la méthodologie 5S de Lean Manufacturing. Il s'agit d'une méthode d'organisation du lieu de travail qui repose sur cinq principes japonais (cités ci-dessous) visant à simplifier et à alléger les processus pour les rendre plus faciles et plus efficaces.
Seiri - Trier tous les articles et retirer ceux qui ne sont pas nécessaires de l'emplacement
Le tri est un investissement préliminaire qui s'avère payant par la suite en réduisant les distractions et les pertes de temps liées à la recherche d'articles mal classés. Le tri permet de mieux prendre conscience de l'ampleur de l'opération dans son ensemble et des types de matériel physique et des limitations d'espace qui doivent être évalués.
Seiton - Mettre en ordre les éléments nécessaires à un fonctionnement optimal du lieu de travail
La mise en ordre de tous les éléments est essentielle pour préparer les étapes suivantes. Les éléments nécessaires sont aplanis et fixés aux endroits appropriés, à proximité des travailleurs et des équipements nécessaires. Cette étape est très importante pour atteindre l'objectif des 5S, à savoir la gestion du contrôle visuel.
Seiso - Lustrer, balayer et nettoyer souvent le lieu de travail, les outils et les machines
Lustrer, balayer et nettoyer l'équipement qui vous entoure n'est pas seulement une question d'entretien régulier, c'est aussi une question de fierté à l'égard de son environnement et de garantie d'un environnement de travail sûr et agréable pour une efficacité optimale.
Seiketsu - Normaliser les processus utilisés pour trier et ordonner le lieu de travail
La normalisation est l'étape au cours de laquelle le nouveau système développé est intégré dans la culture et l'infrastructure de l'entreprise, par l'établissement de procédures, de calendriers, de contrôles visuels et de listes de contrôle d'audit, entre autres. Les systèmes d'exécution de la fabrication ou les logiciels tels que VKS Enterprise peuvent contribuer à la normalisation par le biais d'instructions de travail numériques assorties de capacités de création de rapports.
Shitsuke - Soutenir le développement par l'autodiscipline
Il est essentiel de maintenir les résultats obtenus grâce au processus des 5S pour créer un changement durable qui conduira à une amélioration continue au fil du temps. Pour ce faire, des formations et des audits réguliers sont organisés.
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La méthode KonMari
La créatrice de la méthode KonMari n'est autre que Marie Kondo, une consultante japonaise en organisation qui a connu un grand succès avec son premier livre, La magie du rangement qui change la vie, qui est devenu un best-seller en 2011 dans le monde entier.
Peu après, en 2014, Mme Kondo a commencé à animer une série Netflix basée sur son livre. Elle a repris quelques autres émissions et écrit d'autres livres, avec un succès si retentissant qu'elle a été classée parmi les 100 personnes les plus influentes par le Time. Aujourd'hui célèbre animatrice de télévision, auteure et experte en organisation, Marie Kondo trouve sa propre passion en aidant les autres à trouver leurs joies dans le rangement.
La méthode de rangement de Marie Kondo est le plus souvent utilisée à la maison, mais ses principes peuvent être appliqués à d'autres concepts, tout comme les 5S, qui étaient à l'origine un outil de fabrication et qui se sont récemment étendus aux applications dans les domaines de l'informatique, de la santé, de l'éducation et de l'économie de la connaissance.
1. S'engager à ranger
“Se fixer l'intention de ranger sérieusement - et décider d'y consacrer le temps et les efforts nécessaires - est la première règle du rangement. En abordant votre festival de rangement avec une vision claire et une attitude positive, vous trouverez l'énergie et la motivation nécessaires pour ranger toutes vos affaires en une seule fois.” Marie Kondo, Fondatrice de la méthode KonMari
La première étape de la méthode KonMari est un défi à la fois mental et administratif à relever. L'"intention" de nettoyer à laquelle Kondo fait référence est double, car il s'agit d'un engagement émotionnel et d'une liste exhaustive de toutes les tâches qui doivent être rangées ou réorganisées. Il est important d'avoir un plan d'action complet, détaillé et segmenté pour les étapes à venir, sinon vous risquez de perdre l'élan émotionnel que vous avez acquis au début. Nous allons nous alléger à long terme, alors préparez-vous à ranger!
2. Imaginez votre mode de vie idéal
“Lorsque vous imaginez votre style de vie idéal, vous clarifiez réellement la raison pour laquelle vous voulez ranger et vous envisagez votre meilleure vie. Le processus de rangement représente un tournant - réfléchissez donc sérieusement au mode de vie idéal auquel vous aspirez.” Marie Kondo, Fondatrice de la méthode KonMari
Imaginer votre "idéal" est l'endroit idéal pour commencer à réfléchir à un plan stratégique à long terme pour votre entreprise. En général, les chefs d'entreprise se concentrent sur la réduction des marges déjà faibles en raison des mises à jour détaillées qui interviennent tout au long du processus de production. Toutefois, il est tout aussi important d'envisager votre point final idéal. Vous devez améliorer les processus que vous exécutez déjà, dans leur état actuel, tout en explorant de nouvelles solutions et de nouveaux systèmes auxquels vous aspirez à terme.
3. Finir de se défausser en premier
“Se débarrasser... est une partie importante du processus car cela permet de tirer des leçons de vos expériences passées. Une réflexion approfondie sur chaque objet dont vous vous débarrassez influencera votre façon de vivre et d'acquérir de nouvelles choses à l'avenir..” Marie Kondo, Fondatrice de la méthode KonMari
Se laisser distraire par un trop grand nombre de tâches simultanées est un moyen infaillible de tirer un trait sur votre plan d'organisation avant qu'il ne soit opérationnel. Cela semble évident à première vue, mais vous seriez surpris de voir combien de personnes tentent d'installer une nouvelle solution de flux de travail avant d'avoir libéré l'espace nécessaire en se débarrassant de l'ancienne. En outre, si la solution allégée introduite n'est pas entièrement mise en œuvre avant l'étape suivante du processus, d'autres personnes risquent d'être désorientées par le changement ou de continuer à utiliser un protocole obsolète dans l'intervalle, étant donné le manque de clarté des instructions relatives aux étapes suivantes.
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4. Ranger par catégorie, pas par emplacement
“On range souvent le même type d'objet à plusieurs endroits. En rangeant chaque endroit séparément, on répète le même travail à plusieurs endroits. On ne peut jamais appréhender le volume global de chaque type d'objet que l'on possède... Le résultat est que l'on s'enferme dans un cycle de rangement sans fin.” Marie Kondo, Fondatrice de la méthode KonMari
Si vous visez une amélioration continue et allégée de vos activités de fabrication, il est logique d'aplanir les difficultés une à une. Il serait trop confus, par exemple, d'optimiser un site d'usine à la fois, alors que les cycles de production doivent rester synchronisés. En revanche, il serait judicieux de mettre à jour tous les sites de production en réorganisant d'abord la gestion des stocks, puis en actualisant la plate-forme logicielle interne de l'ensemble de l'entreprise, et enfin en évaluant l'évolution des données de production pour juger de l'efficacité des mesures d'allègement, par exemple.
5. Suivre le bon ordre
Selon la méthode KonMari, il existe un ordre optimal des opérations de rangement : d'abord les vêtements, puis les livres, les papiers, les komono (objets divers) et enfin les objets sentimentaux.
“En commençant par les vêtements (relativement facile) et en terminant par les objets sentimentaux (difficile), vous affinez votre capacité à prendre des décisions au fur et à mesure ; à la fin, le choix des objets à conserver vous semble simple.” Marie Kondo, Fondatrice de la méthode KonMari
Ce "bon ordre" est peut-être spécifique à l'amélioration de l'habitat, mais il y a toujours une vérité à en tirer. Votre usine ne traite peut-être aucun des articles énumérés dans cette étape de la méthode KonMari, mais elle devrait tout de même suivre le conseil de Kondo de commencer par le tri "relativement facile" et de terminer par les décisions "difficiles". Cela permettra aux employés de garder le moral pendant le processus laborieux de rangement.
6. Demandez-vous si elle suscite de la joie
“Dans la méthode KonMari, vos sentiments sont la norme pour la prise de décision - en particulier, savoir ce qui suscite de la joie. Pour le savoir en rangeant, il suffit de prendre chaque objet un par un et de se demander tranquillement : "Est-ce que cela vous procure de la joie ? Soyez attentif à la réaction de votre corps... vous pourrez ainsi identifier précisément ce que vous aimez - et ce dont vous avez besoin.” Marie Kondo, Fondatrice de la méthode KonMari
Ce dernier principe est peut-être un peu délicat, car il semble reposer entièrement sur une prise de décision basée sur les émotions plutôt que sur des données irréfutables. Dans un espace domestique, la règle de Kondo consistant à "faire jaillir la joie" est tout à fait logique, mais il suffit de la modifier légèrement pour l'adapter au modèle de fabrication. Une bonne façon de remarquer la joie qui émane d'un objet ou d'un système est de considérer la valeur ajoutée qu'il apporte à l'ensemble de l'opération. Les choses qui suscitent la joie dans la vie d'une personne lui apportent bonheur, motivation et satisfaction. De la même manière, les choses qui suscitent la joie dans une entreprise sont celles qui ajoutent de la valeur et de l'efficacité au processus de production.
La prochaine fois que vous envisagerez de supprimer un programme ou de revoir un système d'inventaire, réfléchissez... Le système en question suscite-t-il de la joie (c'est-à-dire de la valeur ajoutée) au sein de l'entreprise ? Si vous parvenez à identifier la valeur ajoutée de vos processus et de vos équipements, vous aurez fait un pas de plus vers la réduction du gaspillage et la mise en œuvre d'un véritable système allégé.
L'avenir du Lean dans l'industrie 4.0
Les 5S enseignent l'importance d'une gestion visuelle et d'un flux de travail fluide.
KonMari nous apprend à chérir les objets que nous choisissons de garder et à faire de la place pour ce que nous aimons (et qui apporte de la valeur).
Ensemble, nous disposons d'un éventail d'outils et de techniques d'organisation plus riche qu'auparavant. Être allégé ne signifie pas nécessairement être austère et vide, se contenter de l'essentiel après avoir jeté tout ce qui n'est pas nécessaire ; devenir allégé peut signifier chérir et louer les choses qui apportent de la joie et de la valeur à votre équipe, et se concentrer sur l'avenir idéal plutôt que sur les erreurs problématiques du passé.
À l'avenir, suivez les sages conseils de Marie Kondo et considérez votre structure organisationnelle comme un projet de nettoyage optimiste plutôt que comme un vieux système qu'il faut encore raser pour l'alléger. Associez la pleine conscience et l'introspection à des objectifs sectoriels ciblés et votre chaîne de production pourra commencer à se mettre au diapason d'un rythme allégé.
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