Le rôle essentiel de la gestion des connaissances pendant la pandémie

Par: Margarita Deviakovitch

22 avril 2020

Knowledge Management During Pandemic

Aujourd’hui plus que jamais, la pandémie de coronavirus révèle une nette tendance à la hausse : l’industrie 4.0 n’est plus la voie de l’avenir, c’est désormais la nouvelle réalité. Les entreprises doivent soit s’adapter et intégrer la technologie dans leurs processus, soit faire face à des contraintes.

Il est plus que jamais temps de faire une introspection et de se poser la question suivante : à quel point mon usine est-elle intelligente? Si la pandémie a complètement bouleversé notre mode de vie normal plus vite que quiconque aurait pu l’imaginer, elle a également mis en lumière la fragilité des chaînes d’approvisionnement et des opérations de fabrication dans le monde entier.

Les conséquences de la pandémie sur l’industrie manufacturière devraient perdurer, mais avec l’industrie 4.0 qui est déjà en plein essor, il est désormais impératif que les entreprises évaluent et adoptent de nouvelles technologies de production si elles veulent rester efficaces. Le concept de travailleurs connectés, qui améliore l’efficacité de la main-d’œuvre en mettant à sa disposition des informations cruciales, est le moteur du changement dans la fabrication et les opérations.

Comme nous l’avons évoqué dans l’article « Qu’est-ce que la gestion des connaissances et pourquoi est-elle importante », la documentation de vos pratiques actuelles permet d’apporter de petites améliorations qui ont un effet considérable. Voyons plus en détail le rôle crucial que joue la gestion des connaissances en temps de crise et comment les entreprises peuvent surmonter l’incertitude.

Défi no 1 : gérer efficacement plusieurs sites

Lorsqu’on examine la meilleure façon de gérer plusieurs sites, le premier conseil est toujours la normalisation des tâches et l’établissement de voies de communication ouvertes. Plus vous simplifiez les tâches quotidiennes, plus il est facile de les transférer ensuite vers un nouvel emplacement ou de partager des connaissances sur plusieurs sites avec rapidité et efficacité.

Si tous vos processus sont déjà mis en place sur un seul site, il n’est pas raisonnable de recommencer à zéro ou de se démener pour fusionner tous les documents requis. C’est encore pire si toutes les instructions papier requises sont rangées quelque part dans un classeur et n’ont pas vu la lumière du jour depuis qu’elles ont été saisies (ou rédigées à la main) il y a de nombreuses années. Maintenant, imaginez si ces informations étaient disponibles sous forme numérique sur votre propre serveur ou stockées dans une solution infonuagique, de sorte que vous puissiez transférer les données en un clic. Cela éliminerait la nécessité d’envoyer de précieux employés sur un autre site, d’engager des frais de déplacement ou de consacrer du temps à la formation des nouvelles recrues.

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Défi no 2 : incohérence de la qualité

Les gens ont des compétences, des passions et des expériences acquises différentes. Lorsque l’assemblage d’un produit se fait sans instructions de travail visuelles, les incohérences dans le résultat final sont très significatives. Comme le souligne Jeanine Burket, responsable de l’amélioration des processus et de la logistique chez Gerber Gear, dans l’étude de cas Quatre défis relevés pour Gerber Gear, « Lorsque vous avez affaire à un objet fabriqué à la main et qu’une douzaine de spécialistes sont impliqués dans sa fabrication, ils le sont tous chacun à sa manière. »

Mettre l’accent sur la régularité de la qualité des produits doit donc être votre priorité absolue, non seulement pour les résultats de votre entreprise, mais aussi pour responsabiliser votre personnel et renforcer la confiance dans l’atelier.

Défi no 3 : perte de connaissances

Redoutez-vous le jour où votre employé le plus important et le plus chevronné prendra sa retraite? La perte de connaissances tribales est un problème très réel qui touche les fabricants du monde entier. Comme nous le montre la COVID-19, la retraite n’est pas le seul problème à craindre, car les pénuries de main-d’œuvre constituent également un autre défi majeur en période de crises mondiales imprévues.

Personne ne s’attendait à une évolution aussi rapide de la pandémie, mais elle met également en évidence un autre problème important. Votre entreprise peut-elle survivre si elle perd subitement l’employé le plus important et le plus chevronné? Si vous continuez à vous appuyer sur des dessins, des documents et des instructions au format PDF pour montrer aux nouveaux ou anciens employés comment effectuer une tâche, alors vous avez un sérieux handicap à surmonter pour évoluer.

Défi no 4 : incapacité de travailler à domicile

C’est un fait établi que le travail à domicile dans l’industrie manufacturière n’est tout simplement pas une option; ou peut-être l’est-elle? Comme nous l’avons démontré dans le guide au télétravail avec le logiciel VKS, la création de nouvelles instructions de travail est possible à domicile et, plus important encore, elle peut être réalisée en quelques minutes avec du texte en clair, des images de modèles 3D, des vidéos ou toute autre information explicative. Les formulaires intelligents sont configurables pour recueillir des données et, combinés à notre moteur de règles, ils permettent de créer un questionnaire qui évalue immédiatement le niveau d’apprentissage d’une personne.

L’accessibilité à distance au logiciel d’instructions de travail est également importante dans la gestion de plusieurs sites, car elle peut permettre de transférer facilement la production d’un site à un autre.

Réagir rapidement aux crises mondiales

Au cours des premières semaines de l’incertitude née de la pandémie de coronavirus, d’innombrables entreprises manufacturières ont dû fermer leurs portes parce qu’elles étaient considérées comme non essentielles. Comble de l’ironie, même la bière Corona n’a pas été épargnée : le gouvernement mexicain a ordonné l’arrêt de sa production. Certes, bon nombre de ces entreprises pourront se remettre de la perte de revenus, mais beaucoup d’autres devront rester définitivement fermées.

Tous les éloges du monde vont aux travailleurs de première ligne qui se battent pour sauver des vies et contenir le coronavirus. Cependant, il importe également de saluer les efforts des nombreuses entreprises manufacturières qui ont réorienté leur production pour fabriquer l’un des multiples produits touchés par les pénuries résultant de la pandémie et des décennies de délocalisation. Par exemple, le fabricant d’aspirateurs Dyson s’est reconverti dans la fabrication de respirateurs et de grandes marques de mode fabriquent actuellement des masques et des blouses. Sans un processus rationalisé de partage des connaissances, ces usines n’auraient pas été en mesure de changer de vitesse aussi rapidement.

L’adaptation de la production à un produit totalement différent est plus difficile qu’il n’y paraît, mais elle est grandement facilitée par l’adoption de technologies par ces entreprises bien avant la pandémie.

Élimination du papier

Nous sommes au 21e siècle, votre usine continue-t-elle vraiment à gérer toutes ses opérations à l’aide de documents papier? Lorsque les opérations se déroulent sans problème depuis longtemps et qu’il y a une certaine fiabilité associée à la quantité et à la qualité de la production, la plupart des entreprises craignent généralement d’adopter de nouvelles technologies ou de nouvelles méthodes de travail. En général, cela nait de la conviction qu’il n’est pas raisonnable de tout changer lorsque les opérations se déroulent sans heurts depuis des années. Il est difficile de sacrifier la fiabilité des procédures déjà mises en œuvre (qu’elles soient efficaces ou non), mais il est important de tenir compte des avantages incroyables et immédiats de l’élimination du papier.

Nous avons constaté que dès le début de l’abandon du papier, les entreprises réduisent le temps nécessaire à la formation des employés, augmentent la productivité d’un pourcentage important et réduisent les défauts des produits.

Normalisation du travail

Plus important encore, le fait d’abandonner le papier au profit d’instructions de travail numériques résout également le paradigme de la gestion des connaissances en temps de crise en normalisant le travail. S’il est vrai que la plupart des gens apprennent par la pratique, il n’en demeure pas moins que notre apprentissage est amélioré avec des instructions de travail visuelles. Si vous avez déjà essayé d’assembler des meubles sans instructions, alors vous saurez de quoi je parle. Assembler des meubles pour votre maison est une chose, mais qu’en est-il de faire fonctionner une machine d’une valeur d’un million de dollars sans instructions? Le simple fait de penser que quelqu’un opère un de ces appareils en se fiant uniquement à sa mémoire suffit à provoquer un malaise.

En réalité, nos mémoires ne sont pas toujours fiables. Même si vous pensez savoir comment effectuer une tâche sans aide visuelle, il est prouvé que le fait de disposer d’une référence visuelle aide dans la production, même pour le travailleur le plus expérimenté.

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