Die zentrale Rolle des Wissensmanagements während der Pandemie

Geschrieben von: Margarita Deviakovitch

22. April 2020

Knowledge Management During Pandemic

Die Coronavirus-Pandemie macht eines sehr deutlich: Die Industrie 4.0 ist nicht mehr der Weg der Zukunft – es ist jetzt der Weg der Gegenwart. Unternehmen müssen sich entweder anpassen und die Technologie in ihren Prozessen implementieren oder sich auf Einschränkungen einstellen.

Jetzt ist es mehr denn je an der Zeit, nach innen zu schauen und sich die Frage zu stellen: Wie intelligent ist meine Fabrik? Nicht nur, dass die Pandemie unsere normale Lebensweise schneller völlig erschüttert hat, als irgendjemand für möglich gehalten hätte, sie hat auch die Fragilität der Lieferketten und Produktionsbetriebe auf der ganzen Welt in den Fokus gerückt.

Die Folgen der Pandemie für das verarbeitende Gewerbe werden anhalten, aber da Industrie 4.0 bereits in vollem Gange ist, ist es für Unternehmen jetzt auch unvermeidlich, neue Produktionstechnologien zu evaluieren und einzuführen, wenn sie am Ball bleiben wollen. Vorreiter bei Veränderungen in Fertigung und Betrieb ist das Konzept der vernetzten Arbeitnehmer, das die Effektivität der Belegschaft verbessert, indem es sie an wichtige Informationen anbindet.

Wie wir in „Was ist Wissensmanagement und warum ist es wichtig“ erwähnt haben, führt die Dokumentation Ihrer aktuellen Praktiken zu kleinen Verbesserungen, die große Auswirkungen haben. Lassen Sie uns die entscheidende Rolle des Wissensmanagements in Krisenzeiten und die Frage, wie jedes Unternehmen die Unsicherheit überwinden kann, weiter aufschlüsseln.

Herausforderung Nr. 1: Mehrere Standorte effektiv verwalten

Bei der Frage, wie mehrere Standorte am besten verwaltet werden können, ist die Standardisierung und die Einrichtung offener Kommunikationskanäle immer die Empfehlung, die an erster Stelle steht. Je mehr Sie alltägliche Aufgaben vereinfachen können, desto einfacher ist es, sie auf einen neuen Standort zu übertragen oder Wissen über mehrere Standorte hinweg schnell und effizient zu teilen.

Wenn Sie bereits alle Prozesse an einem Ort eingerichtet haben, ist es nicht sinnvoll, von vorne zu beginnen oder sie durcheinanderzubringen, um alle erforderlichen Dokumentationen zusammenzuführen. Es ist noch schlimmer, wenn alle erforderlichen Anweisungen auf Papier irgendwo in einem Aktenschrank verstaut und nicht mehr angefasst worden sind, seitdem sie vor vielen Jahren getippt (oder von Hand geschrieben) wurden. Stellen Sie sich nun vor, Sie hätten die Informationen in einem digitalen Format entweder auf Ihrem eigenen Server verfügbar oder in einer Cloud gespeichert, sodass Sie Informationen auf Knopfdruck übertragen könnten. Dies würde bedeuten, dass keine wertvollen Mitarbeiter mehr an einen anderen Standort geschickt werden müssten, keine Reisekosten anfielen und weniger Zeit für die Schulung der neuen Belegschaft aufgewendet werden müsste.

Herausforderung Nr. 2: Qualitätsschwankungen

Menschen haben unterschiedliche Fähigkeiten, Leidenschaften und erlernte Erfahrungen. Wenn ein Produkt ohne visuelle Arbeitsanweisungen zusammengebaut wird, kommt es häufig zu Inkonsistenzen im Endergebnis. Jeanine Burket, Gerber Gear Process Improvement and Logistic Manager, betonte in „4 von VKS gelösten Herausforderungen“: „Wenn Sie sich mit einem handgefertigten Gegenstand befassen und ein Dutzend Leute haben, die auf den Bau spezialisiert sind, sind alle auf ihre Weise Spezialisten.“

Die Betonung einer gleichbleibenden Produktqualität muss daher Ihre oberste Priorität sein – nicht nur für das Endergebnis Ihres Unternehmens, sondern auch für die Stärkung Ihrer Belegschaft und die Stärkung des Vertrauens in den Betrieb.

Herausforderung Nr. 3: Verlust von Know-how

Fürchten Sie den Tag, an dem Ihr Star-Veteran in den Ruhestand geht? Der Verlust von Wissen ist ein sehr reales Problem, das Hersteller auf der ganzen Welt betrifft. Wie COVID-19 gezeigt hat, ist der Ruhestand nicht das einzige zu befürchtende Problem, da Arbeitskräftemangel auch in Zeiten unerwarteter Weltkrisen eine weitere große Herausforderung darstellt.

Niemand hat erwartet, dass die Pandemie so schnell voranschreitet, wie sie es getan hat. Aber dadurch rückt auch ein anderes wichtiges Thema ins Rampenlicht. Kann Ihr Unternehmen überleben, wenn Ihr erfahrenster Mitarbeiter morgen plötzlich nicht mehr kommt? Wenn Sie sich immer noch auf Zeichnungen, Papiere und PDF-Anweisungen verlassen, um neuen und erfahrenen Mitarbeitern zu zeigen, wie sie eine Aufgabe erfüllen sollen, sind Sie in Zukunft ernsthaft benachteiligt.

Herausforderung Nr. 4: Unfähigkeit, von zu Hause aus zu arbeiten

Es ist bekannt, dass Arbeiten von zu Hause aus einfach keine Option ist, wenn es um die Fertigung geht – oder etwa doch? Wie wir in unserem Leitfaden zur Fern-Arbeit mit VKS gezeigt haben, ist das Erstellen neuer Arbeitsanweisungen von zu Hause aus möglich und was noch wichtiger ist: es kann innerhalb von Minuten mit einfachem Text, Bildern von 3D-Modellen, Videos oder anderen erklärenden Informationen erledigt werden. Smart Forms (intelligente Formulare) können zum Sammeln von Daten konfiguriert werden und bieten in Kombination mit unserer Regel-Engine die Möglichkeit, einen Fragebogen zu erstellen, der das Lernniveau einer Person sofort bewertet.

Der Fernzugriff auf die Arbeitsanweisungssoftware kann auch mit der Verwaltung mehrerer Standorte verbunden werden, da die Produktion so problemlos von einem Standort auf einen anderen verlagert werden kann.

Schnell auf globale Krisen reagieren

In den ersten Wochen der Unsicherheit des Coronavirus mussten unzählige produzierende Unternehmen schließen, weil sie als nicht systemrelevant angesehen wurden. Ironischerweise ist dies bei Corona-Bier der Fall, wo die mexikanische Regierung die Anweisung erteilte, die Produktion einzustellen. Während sich viele dieser Unternehmen von den Umsatzverlusten erholen können, werden viele weitere ihre Türen für immer geschlossen halten.

Das ganze Lob der Welt geht an diejenigen, die an vorderster Front darum kämpfen, Leben zu retten und das Coronavirus in Schach zu halten. Die Anerkennung gilt auch den vielen produzierenden Unternehmen, die die Produktion umgestellt haben, um eines der vielen Produkte herzustellen, die infolge der Pandemie und des jahrzehntelangen Offshoring von Engpässen betroffen sind. Zum Beispiel hat der Staubsaugerhersteller Dyson auf Beatmungsgeräte umgestellt und große Modemarken stellen jetzt Masken und Krankenhauskittel her. Ohne einen optimierten Prozess zum Wissensaustausch wären diese Fabriken nicht in der Lage gewesen, so schnell umzuschalten, wie sie es getan haben.

Die Anpassung der Produktion an ein anderes Produkt ist insgesamt schwieriger, als es sich anhört. Sie wird jedoch erheblich dadurch erleichtert, dass diese Unternehmen bestimmte Technologien eingeführt haben, und das lange vor dem Ausbruch der Pandemie.

Papierlos werden

Wir schreiben das 21. Jahrhundert. Läuft Ihr Betrieb wirklich noch mit Papierunterlagen? Wenn der Betrieb seit Langem reibungslos läuft und die Quantität und Qualität der Produktion eine gewisse Zuverlässigkeit aufweist, haben die meisten Unternehmen natürlicherweise Angst, neue Technologien oder Arbeitsweisen einzuführen. Diese beruht normalerweise auf der Überzeugung, dass es keinen Sinn macht, alles zu ändern, wenn der Betrieb seit Jahren reibungslos läuft. Es ist schwer, die Zuverlässigkeit bereits implementierter Verfahren aufzugeben (unabhängig davon, ob sie effektiv sind oder nicht), aber es ist wichtig, den unglaublichen und unmittelbaren Nutzen eines papierlosen Betriebs zu berücksichtigen.

Wir haben sofort, nachdem wir uns von Papier verabschiedet haben, festgestellt, dass sich für die Unternehmen die Zeit für die Schulung von Mitarbeitern verkürzt hat, die Produktivität um einen signifikanten Prozentsatz gesteigert und Fehler reduziert wurden.

Arbeit standardisieren

Noch wichtiger ist, dass das papierlose Arbeiten mit digitalen Arbeitsanweisungen auch das Wissensmanagement-Paradigma in Krisenzeiten durch Standardisierung der Arbeit löst. Zwar gilt für die meisten Leute Learning by Doing, dennoch ist es eine Tatsache, dass unser Lernen durch visuelle Arbeitsanweisungen verbessert wird. Wenn Sie jemals versucht haben, Möbel ohne Anleitung zusammenzubauen, wissen Sie, was wir meinen. Das Zusammenbauen von Möbeln für Ihr Zuhause ist eine Sache, aber was ist mit dem Betrieb einer Millionen-Dollar-Maschine ohne Arbeitsanweisung? Der einfache Gedanke, dass jemand eines dieser Geräte aus dem Gedächtnis heraus bedient, reicht aus, um jeden mit Unbehagen zu erfüllen.

Leider kann unser Gedächtnis von Zeit zu Zeit unzuverlässig sein. Selbst wenn wir zu wissen glauben, wie man eine Aufgabe ohne visuelle Hilfsmittel ausführt, hat sich herausgestellt, dass eine visuelle Referenz selbst für den erfahrensten Arbeiter eine Produktionshilfe bietet.

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