Arbeitsweisungen und Betriebsanweisungen im Vergleich: Was brauchen Sie?

Geschrieben von: Simon Spencer

25. März 2020

Work Instructions vs SOP

Die Fertigungsdokumentation kann sehr unterschiedlich aussehen. Auch der spezifische Dokumententyp und sein Zweck können je nach Fertigungslinie variieren. Wie entscheiden Sie, welches von beiden Sie benötigen, wenn Sie SOPs (Betriebsanweisungen) und Arbeitsanweisungen miteinander vergleichen? Da dies zwei der am häufigsten verwendeten Anweisungsarten sind, ist es wichtig, die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und stellen Sie sich vor, wie Sie durch Ihr Unternehmen gehen. Was fällt Ihnen auf?

Sehen Sie, dass viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden, aber verschiedene Probleme lösen sollen? In den Werkshallen werden jede Minute High-Mix-Low-Volume-Fertigungen (HMLV) oder Low-Mix-High-Volume-Fertigungen (LMHV) durchgeführt. Gleichzeitig laufen in den obersten Etagen kreative Prozesse wie das Zusammenstellen von Messepräsentationen oder Diskussionen über Produktinnovationen ab.

Schauen wir uns einmal die Rollen der beteiligten Personen an. Es gibt Produktingenieure, Buchhalter, Techniker, Anlagenbediener und viele andere. Sie alle verfügen über spezifisches Know-how, das in Arbeitsanweisungen erfasst und an Ihre anderen Mitarbeiter weitergegeben werden soll.

Man könnte vermuten, dass die Prozesse und Verfahren, die all diese verschiedenen Abläufe vorgeben und steuern, bereits gut dokumentiert wären. Damit können Sie bei einigen Situationen richtig liegen, bei vielen anderen dafür eher nicht.

Wenn Sie sich im „Eher nicht“-Lager befinden und gerade erst festzustellen, dass die mangelnde Dokumentation zu Qualitäts- und Produktivitätsproblemen führt, können Sie versichert sein, dass Sie damit nicht allein sind.

Vielen Unternehmen fehlt die erforderliche Dokumentation. Genau aus diesem Grund existiert VKS überhaupt. Bevor wir uns jedoch in die Untiefen der Dokumentation begeben (hier kann sich bei mangelnder Dokumentation ein wahrer Abgrund auftun), sollten wir einen Punkt klären, der selbst bei dem erfahrensten Fachmann zu allgemeiner Verwirrung führen kann.

Worin besteht der Unterschied zwischen Arbeitsanweisungen und SOPs?

Und was noch wichtiger ist: Wie finden Sie heraus, was von beidem Ihr Unternehmen benötigt?

Der Einfachheit halber werden wir die Gegenüberstellung von Arbeitsanweisung und SOP mithilfe eines Fertigungsunternehmens veranschaulichen und diesem hypothetischen Hersteller einen zufälligen Namen geben – Seat of Your Pants Inc. oder kurz SOYP Inc.

SOYP Inc. ist seit fast 100 Jahren erfolgreich in der Herstellung von Jeansshorts. Aber heute wird sich alles ändern. Heute ist Stephanie, eine neue Mitarbeiterin, zur Tür hereingekommen. Stephanie hat gerade Ihren College-Abschluss an einer führenden Ingenieurschule absolviert und innerhalb von Minuten nach dem Betreten des Betriebs sieht sie die ersten Probleme. Personen mit der gleichen Arbeit verrichten diese auf unterschiedliche Art und Weise. Das führt zu uneinheitlichen Ergebnissen, wodurch die Umsetzung von Kaizen (die Veränderung zum Besseren) so gut wie unmöglich ist.

Als Stephanie die Mitarbeiter an der Fertigungslinie nach ihren Verfahren fragt, haben sie keine Ahnung, wovon sie spricht. Als sie den Vorgesetzten bittet, ihr die Verfahren zu zeigen, wird ihr ein Ordner mit Betriebsanweisungen (SOPs) vorgelegt. Stephanie wird schnell klar, dass, obwohl die SOPs vollständig und genau und WER, WAS and WANNfür alle Betriebsvorgänge korrekt angeben sind, etwas ganz Wichtiges fehlt. Das WIE.

Anlagenbetrieb

Die Mitarbeiter an den Fertigungslinien bei SOYP Inc. müssen das Wer, Was und Wann für den Betrieb ihres Fachgebiets, ihrer Fertigungslinie usw. verstehen, aber ohne die Definition des Wie lässt die Werksleitung großen Spielraum für die Interpretation oder Ansichten darüber, wessen Methode die beste, schnellste, sicherste usw. ist.

Das fehlende „Wie“ sind Arbeitsanweisungen, die Schritt für Schritt detaillierte Anweisungen auf Aufgabenebene enthalten. Die Arbeitsanweisungen für den Betrieb von SOYP Inc. werden mehr umfassen, als nur dem Mitarbeiter, der für die Heftmaschine zuständig ist, zu erklären, dass die Anzahl der Stiche pro Zoll zwischen 18 und 20 liegen und stündlich überprüft werden muss.

5 Vorteile der Digitalisierung

Mit VKS Lite, können Arbeitsanweisungen so konfiguriert werden, dass für eine Produktionslinie die genauen Schritte angezeigt werden, die zum Einrichten der Maschine erforderlich sind, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Jeder hinzugefügte Schritt oder jede hinzugefügte Einstellung wird dann jedes Mal in der richtigen Reihenfolge abgespielt. Dabei werden Bilder und Videos verwendet, um den Vorgang weiter zu vereinfachen und eindeutiger zu gestalten.

Für SOYP Inc. und jedes Unternehmen wie dieses bietet die Implementierung detaillierter Arbeitsanweisungen für die Fertigung fünf leistungsstarke Vorteile:

  1. Kaizen ist jetzt möglich: Stephanie kennt den aktuellen Produktionsstand und beginnt mit dem Fertigungsteam zu arbeiten, indem sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördert und schrittweise Verbesserungen mit dokumentierten Arbeitsanweisungen vornimmt, die im gesamten Werk eingesetzt werden.
  2. Hervorragende Ergebnisse: Qualität und Produktivität werden einheitlicher und vorhersehbarer, wenn bekannte Best Practices im gesamten Werk dokumentiert und implementiert werden.
  3. Schnellere Schulungen: Es gibt jetzt Schulungen für neue Mitarbeiter und übergreifende Schulungen für das bestehende Team, die nun sowohl detaillierter als auch kostengünstiger sind.
  4. Vorschläge erwünscht: Es gibt jetzt eine einfachere Methode, um Feedback zu geben und Vorschläge aus dem Betrieb zu erhalten.
  5. Verbessertes Verständnis: Die Arbeitsabläufe werden sowohl von den Ingenieuren als auch vom Management besser verstanden, da sie jetzt standardisiert sind.

Stephanie erkannte, wie wichtig Arbeitsanweisungen sind und dokumentierte detailliert und wenn möglich mit Bildern, wie jede Aufgabe ausgeführt wird. Die Mitarbeiter an den Fertigungslinien waren zunächst zögerlich, begannen jedoch zu verstehen, wie wichtig es ist, Methoden zu standardisieren und Kaizen zu implementieren, da dies im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosteneinsparungen führt..

Bald läuft SOYP Inc. wie geschmiert. Standardisierte Arbeitsabläufe und Kaizen haben den Betrieb zu einem effizienten Qualitätshersteller gemacht. Stephanie wurde schnell zum COO befördert.

Mit ihrer neu erworbenen Rolle und dem neuen Status von SOYP Inc. als weltweit renommierter Hersteller beschließt Stephanie, die Produktionsanstrengungen des Unternehmens auf weitere Sektoren auszuweiten.

Schließen der Lücke zwischen Arbeitsanweisungen und SOPs

Benötigen Sie nun Arbeitsanweisungen oder SOPs? Um diese Frage zu beantworten, müssen wir sie abgleichen. Obwohl die anfängliche Investition in digitale Arbeitsanweisungen nur wenig Zeit für die Implementierung erfordert, wird Ihr Unternehmen die unmittelbaren und quantifizierbaren Einsparungen mit Sicherheit schnell erreichen.

Infolgedessen benötigen Sie sowohl Arbeitsanweisungen als auch Betriebsanweisungen (SOPs), jedoch mit geringfügigen Abweichungen. Diese müssen visuell und elektronisch sein, um mit den sich ständig ändernden Vorschriften und Best Practices Schritt zu halten.

Wir hoffen, dass Sie mit diesem einfachen und dennoch amüsanten Beispiel besser verstehen konnten, wie sich Arbeitsanweisungen und SOPs unterscheiden und was in Ihrem eigenen Betrieb fehlt. Wenn Sie nun Ansatzpunkte für die Implementierung besserer Arbeitsanweisungen und einem besseren SOP-Management-System festgestellt haben, teilen wir unser Wissen und unsere Tools gerne im Rahmen einer Demonstration unserer Software.

Lesen Sie als Nächstes: Was haben VKS und SOPs gemeinsam?

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