Was ist Wissensmanagement und warum ist es wichtig?

Geschrieben von: Simon Spencer

1. April 2020

Knowledge Management

Wissensmanagement bezieht sich auf die Erfassung, Steuerung, Weitergabe und den effizienten Umgang mit Informationen und Ressourcen einer Organisation. Es ermöglicht dem Unternehmen, sein Wissen in einem multidisziplinären Ansatz zu nutzen, um seine Ziele effektiv und effizient zu erreichen.

Bevor wir aufzeigen, warum Wissensmanagement für den Erfolg im Jahr 2020 von größter Bedeutung ist, wollen wir die Anfänge des Wissensaustauschs anhand seines Paradigmas und seiner logischen Schlussfolgerung diskutieren. Jedes Unternehmen muss einen konzertierten Ansatz implementieren, um sein organisatorisches Wissen zu erfassen, das Wissen zu teilen und zu erweitern, um sicherzustellen, dass es den Wettbewerbern einen Schritt voraus ist.

Mundpropaganda

Eine Geschichte des Wissensaustauschs

Es war sehr ineffizient …

In der Vergangenheit war Mundpropaganda der einzige Weg, um Informationen zu vermitteln. Sie war sehr ineffizient und während die Botschaft von Person zu Person ging, verwandelte sie sich oft in etwas völlig anderes. Wir haben wahrscheinlich alle als Kinder solche Spiele gespielt, oft mit sehr humorvollen Ergebnissen. Können Sie sich vorstellen, ein Unternehmen auf diese Weise zu führen?

Dann kam das geschriebene Wort und natürlich die Notwendigkeit, lesen zu können. Informationen könnten jetzt auf sehr genaue Weise bereitgestellt werden. Im Großen und Ganzen hat sich diese Kommunikationsmethode laut UNESCO-Bericht „Die Vergangenheit lesen, die Zukunft schreiben“, in der Weltbevölkerung erst von 1950 bis 1985 durchgesetzt. Zu diesem Zeitpunkt stieg die Alphabetisierungsrate bei den Erwachsenen , die lesen und schreiben können, von 55,7% auf 86,2%. Wenn man bedenkt, dass 1985 noch gar nicht so lange her ist, wird deutlich, dass Wissen Macht ist. Es werden auch die wichtigsten Hauptgegner des Wissensmanagements deutlich.

Im Jahr 2020 sind bereits 58,7% der Bevölkerung auf die eine oder andere Weise miteinander verbunden.

Jetzt sind wir im einundzwanzigsten Jahrhundert. Laut Internet World Stats, haben derzeit 58,7% der Weltbevölkerung Zugang zum Internet. Wird es weitere 35 Jahre dauern, bis 85% erreicht sind? Das ist eine Frage für später. Überflüssig zu erwähnen, dass Informationen jetzt jedem zur Verfügung stehen, der ein Mobiltelefon, ein Tablet, einen Computer oder sogar eine Smartwatch besitzt.

Wissen, das einst eine Bastion der Gelehrten oder Mächtigen war, steht heute vielen zur Verfügung. Jetzt können die richtigen Informationen zur richtigen Zeit mit der richtigen Person verwendet werden, um jede Situation zu nutzen oder zu entschärfen, vorausgesetzt, das Wissen wurde entsprechend erfasst und weitergegeben.

Das erfasste Wissen muss validiert und bestätigt werden, bevor es in Ihre Prozesse und Ihr Unternehmen einfließt.

Ein Hinweis zu Fehlinformationen – Wie Sie sich vorstellen können, können Fehlinformationen auch viel Macht haben. Es kann Menschen in eine ganz andere Richtung leiten und tatsächlich zu massiven Fehlern führen. Zum Beispiel können Fake News real erscheinen und sehr subtil ausgeführt sein, genauso wie die Do-it-yourself-Tipps und Tricks, die den Gegenstand, den Sie retten möchten, tatsächlich zerstören können. Selbstverständlich muss jedes erfasste Wissen validiert und bestätigt werden, bevor es in Ihre Prozesse und Ihr Unternehmen einfließt.

Mangel an Wissensmanagement

Warum kann ein Mangel an Wissensmanagement ein Problem sein?

Dem richtigen Wissen wird kein Wert beigemessen.

Um wirklich zu verstehen, warum Wissensmanagement von größter Bedeutung ist, oder genauer gesagt, warum es 2020 ein Problem ist, wenn Wissen nicht richtig verwaltet wird, müssen Sie zuerst den Wert von Wissen in Ihrem Unternehmen erkennen. Unternehmen sind wirklich gut darin, Werte, Abschreibungen und andere Finanzzahlen physischen Vermögenswerte wie Fahrzeuge, Gebäude, Maschinen usw. zuzuordnen, aber in Wirklichkeit ist es viel schwieriger, Wissen zu bewerten. Es ist sogar noch komplexer, als nur das Wissen zu bewerten, das derzeit in den Gehirnen Ihrer Mitarbeiter gespeichert ist, da damit der kumulierten oder zukünftigen zusammengesetzten Wert des Wissens für das Unternehmen nicht berücksichtigt wird.

Es werden nicht die richtigen Techniken verwenden, um den Verlust nicht erfassten Wissens zu bewerten.

Lassen Sie uns eine Sekunde darüber nachdenken. Ein Unternehmen stellt einen neuen Mitarbeiter direkt nach dem Abitur ein, um eine einzelne Aufgabe in der Fabrik auszuführen. Über einen Zeitraum von 10 Jahren wird dieser Mitarbeiter in 5 anderen Bereichen des Betriebs ausgebildet. Ich denke, wir alle würden sagen, dass dieser hypothetische Mitarbeiter für das Unternehmen und sein Team einen Wert darstellt. Ein Manager könnte theoretisch die in die Schulung des Mitarbeiter investierten Stunden aufsummieren und diese mit seinem / ihrem Stundensatz multiplizieren, um einen ungefähren Wert zu erhalten. Einfach, nicht wahr? Nein. Die offizielle Ausbildung des Mitarbeiters ist nur der Anfang. Dieser Mitarbeiter hat viel mehr Wissen über den Job, den Prozess, die Werkzeuge, die Bürokratie, die Menschen usw. erworben, als ihm beigebracht wurde. Noch wichtiger: dieses ganze Wissen hat einen zukünftigen Wert. Wenn es nicht ordnungsgemäß dokumentiert und verwaltet wird, gehen neue Mitarbeiter 10 Jahre später denselben Weg wie diese ursprüngliche Person. Sie werden nicht nur für alle offiziellen Aufgaben neu ausgebildet, sondern müssen das gleiche Stammeswissen wie der Veteran langsam erwerben.

Nicht von einem ordnungsgemäßen Wissensmanagement profitieren können.

Der neue Mitarbeiter beginnt bei null, wenn das nicht erforderlich sein sollte. Der zukünftige Wert des Stammeswissens des Veteranen wird noch verstärkt, da Mitarbeiter 2 später in der Zeitleiste anfangen kann. Das wird wieder zusammengezählt, weil Mitarbeiter 3 mit dem gesammelten Wissen der 2 Vorgänger beginnen kann und so weiter. Der Wert des Wissens ist wirklich schwer zu quantifizieren und Sie wissen wahrscheinlich nicht einmal, dass Sie ihn verlieren, wenn Sie sich nicht etwas Zeit nehmen, um über das Problem nachzudenken. Die gute Nachricht ist, dass es nicht so sein muss.

Wissen ist Macht

Das Paradigma des Wissensmanagements

Das Paradigma ist alt, wir haben es alle schon einmal gehört: „Wissen ist Macht“. Warum um alles in der Welt sollte ich mein Wissen dokumentieren? Jeder könnte Zugriff darauf haben. Was mich von anderen unterscheidet, ist mein Wissen, warum sollte ich es einfach weggeben? Diese Ideologie ist auf allen Ebenen der Gesellschaft verbreitet, insbesondere im Arbeitsumfeld.

Ich bin der Einzige, der die Maschine reparieren kann, wenn sie ausfällt. Es ist ein klassisches Beispiel, in dem ein Mitarbeiter seine Position in einem Unternehmen schützt, indem er sich selbst unverzichtbar macht. Wenn es sein Wissen dokumentieren würden, könnte jeder die Maschine reparieren und er würden dann durch jemanden ersetzt, der in der Lohnskala niedriger angesiedelt ist.

Auf einer anderen Ebene, mit genau der gleichen Begründung. Ein Geschäftsinhaber hat eine branchenführende Technik entwickelt, die das Unternehmen an die Spitze der Technologie bringt. Der Vorteil des Unternehmens würde verschwinden, wenn es dokumentiert werden würde. Das Unternehmen würde überhaupt nicht profitieren, wenn ein Mitarbeiter weggehen und ein anderes Unternehmen mit diesen wertvollen Informationen gründen würde.

Es ist dieses Problem, das Unternehmen davon abhält und immer wieder dieselben Probleme aufwirft. Sie verbessern sich niemals schrittweise und sie fallen langsam hinter ihre Konkurrenten zurück. In der Hoffnung, dass der nächste Durchbruch plötzlich eintritt.

Die Denkweise ändern

Ändern Sie Ihre Denkweise

Wenn uns die Geschichte etwas gelehrt hat, dann ist es, dass jeder wichtige Schritt der Menschheit auf die Anhäufung vieler winziger Schritte zurückzuführen ist. Die Menschen haben das Internet nicht einfach über Nacht erfunden. Es waren viele tausend kleine Verbesserungen an Ideen und Methoden erforderlich, um dorthin zu gelangen, wo wir heute sind.

Es ist ja in jeder Art von Unternehmen wahr, dass die Dokumentation Ihrer aktuellen Praktiken dazu führen wird, dass Einzelpersonen eine kleine Verbesserung erfinden, die sofort angewendet werden kann. Was wieder zu neuen Ideen und Ansätzen führt. Alle werden dokumentiert, damit ein anderes Gehirn über den nächsten Verbesserungsschritt nachdenken kann.

Was Wissensmanagement ist

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement mag ein Oberbegriff sein, bezieht sich jedoch in verschiedenen Branchen, Unternehmen und sogar bei verschiedenen Personen wahrscheinlich auf etwas sehr Spezifisches. Es geht nicht nur um die Dokumentation und Verwaltung eines statischen Wissenszustands. Es ist weder ein Schnappschuss noch eine kurze Notiz. Effektives Wissensmanagement ist eine Denkweise, ja sogar eine Kultur. Wenn es einfacher wäre, wäre es nicht so wichtig. Das häufigste Versagen bei Initiativen zum Wissensmanagement ist das Versagen, den vollen Umfang einer guten Vorgehensweise zu verstehen.

Wie bereits erwähnt, ist Schnappschuss kein treffender Begriff dafür. Wissen ist nicht statisch. Wissen ist genau wie Ihre Organisation ein lebendiges, atmendes Etwas. Es entwickelt sich von Minute zu Minute in Ihren Produktionsstätten, in den Gängen der Arbeitsplätze, an denen Ihre Ingenieure und IT-Mitarbeiter arbeiten. Menschen passen sich Problemen und Hindernissen an, mit denen sie ständig konfrontiert sind, was bedeutet, dass sie ständig lernen. Sie lernen, wie man Dinge einfacher, schneller und billiger macht, was dem Unternehmensergebnis hilft. Wie im Abschnitt „Die Denkweise ändern“ dieses Artikels erwähnt, ist das Erkennen des Werts dieser sich ständig weiterentwickelnden Wissensbasis der erste wichtige Schritt.

Lesen Sie unbedingt: „Ständige Verbesserung und warum Ihre Organisation diese Denkweise übernehmen muss“.

Wissensmanagement bedeutet, zuverlässige Systeme aufzubauen, die speziell dafür entwickelt wurden, dieses Stammeswissen oft, regelmäßig und wiederkehrend zu erfassen. Das beinhaltet die Aktualisierung des bereits dokumentierten Wissens, was mit VKS Lite mühelos möglich ist. Es wird den Transfer des Stammeswissens sowie dessen Management auf einer einfacheren und zugänglicheren digitalen Plattform für zukünftige Mitarbeiter erleichtern. Ohne ein solches System werden diese Bemühungen, wie alle anderen Bemühungen, die nicht gut verstanden und mit Ressourcen ausgestattet sind, scheitern. Und auf den hart umkämpften globalen Märkten der heutigen Wirtschaft ist dies keine Option.

3 Tipps zum Wissensmanagement im Jahr 2020

Wir alle wissen, dass der Einstieg oft der schwierigste Teil eines Projekts ist, und das wird hier nicht anders sein. Die gute Nachricht ist, dass Sie die Notwendigkeit erkannt haben, etwas zu tun. Unterschätzen Sie nicht den Wert der Tatsache, dass Sie es erkannt haben. Viele Organisationen werden es nicht tun und es später bereuen.

Also, hier endlich das WIE. Wie kann es komplex sein, wenn Sie zu früh zu detailliert werden? Wir werden dies also vermeiden. Außerdem soll dieses Papier nicht so detailliert sein. Sie kennen Ihr Team, Ihre Einrichtungen und Richtlinien, sodass wir die Details Ihnen überlassen. Lassen Sie uns damit ein wenig allgemein sprechen.

Die erste Frage ist: wie oder wo fangen Sie an? Erstens zeugt es von Führerschaft in der Organisation, wenn Sie das Folgende anerkennen:

  • Ihre Mitarbeiter sind der Schlüssel zu Ihrem Erfolg. Wenn Sie das nicht zuallererst anerkennen, betrachten Sie Ihre Mitarbeiter möglicherweise eher als physische Vermögenswerte wie Maschinen oder Lastwagen, die im Laufe der Zeit an Wert verlieren.

  • Das Stammeswissen ist Ihr wertvollster Wettbewerbsvorteil. Ihre Konkurrenten verwenden dieselben Prozesse, Werkzeuge, Maschinen usw., haben jedoch nicht die Einsichten Ihrer Mitarbeiter.

  • Die Dokumentation dieses Wissens ist eine Investition in die Zukunft des Unternehmens. Dies sollte automatisch gefolgert werden, wenn Sie die ersten beiden Einsichten gewonnen haben. Wenn das nicht der Fall ist, sind Sie möglicherweise nicht startbereit.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Prozesse dokumentieren, können Sie auch unseren Blog-Beitrag „5 Möglichkeiten zum Erstellen effektiver Arbeitsanweisungen“ lesen.

Über diese Anerkennung hinaus, die übrigens für viele Organisationen eine massive Hürde darstellt, muss die Führungsebene zu Folgendem bereit sein:

Ressourcen langfristig für diese Arbeit einsetzen, weil sie wichtig ist.
Unzureichende Ressourcen erhöhen zu jedem Zeitpunkt, aber besonders zu Beginn der Arbeit, die Ausfallwahrscheinlichkeit dramatisch.

Integrieren Sie diese Arbeit in die Struktur der Unternehmenskultur
Ein Unternehmen steht und fällt mit seiner Kultur, und der Wert von Wissen muss ein Teil von ihr sein.

Machen Sie die Führung dafür verantwortlich, dass sie das zu ihrer Priorität machtr
Die Führung auf allen Ebenen sollte dieser Arbeit Priorität einräumen. Wenn es für die Unternehmensführung nicht wichtig ist, warum sollte es dann für andere wichtig sein?

Erstellen und implementieren Sie die Prozesse, die die Erfassung von Wissen rationalisieren und systematisieren..

  • Implementieren Sie Systeme, die das Erfassen von Wissen vereinfachen. Dies können LMS- (Learning Management System) Anwendungen oder Anwendungen für digitale Arbeitsanweisungen wie Visual Knowledge Share (VKS) sein; betten Sie diese in jedes Team ein.

  • Erstellen Sie SMART-Projektziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden), die Teams für die Erreichung der Projektziele in die Pflicht nehmen. Dies beinhaltet die Priorisierung und Organisation der Informationen, die gesammelt werden müssen.

  • Fördern Sie die Teilnahme. Wir alle wissen, dass Stammeswissen als Wettbewerbsvorteil für die Personen angesehen werden kann, denen es gehört. Dies wirkt sich nachteilig auf die Organisation aus, sodass Sie die beiden Aspekte trennen müssen. Helfen Sie Ihren Teams dabei, zu verstehen, dass das Unternehmen davon profitiert, wenn sich alle Teams verbessern, und binden Sie die Leistung des Unternehmens an Anreize.

  • Und zu guterletzt: machen Sie sich an die Arbeit. Führen Sie Ihren SMART-Plan aus und hören Sie nicht damit auf. Denken Sie daran, dies ist kein 6- oder 12-monatiges Projekt. Das ist eine dauerhafte Veränderung in Ihrer Organisation und Kultur.

Ein letztes Wort zum Wissensmanagement

Mit der Revolution von Industrie 4.0 und der zunehmenden Bedeutung der Datenmanipulation ist Wissensmanagement im Jahr 2020 nicht nur eine Modeerscheinung. Ein grundlegender Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens besteht darin, das sorgfältig gesammelte Wissen zu erfassen, zu bewahren und darauf aufzubauen.

Es gibt einen Grund, warum „How-to-Videos“ und „How-to-Websites“ für jede erdenkliche Frage oder jedes Problem zu finden sind. Die Gesellschaft hat einen Weg gefunden, die besten Wege zu kommunizieren, um Aufgaben zu erledigen und hunderttausenden Menschen das Leben zu erleichtern. Ich kann garantieren, dass jede Person, die diesen Artikel liest, einen Artikel gesehen oder gelesen hat, um etwas zu reparieren, was kaputt gegangen ist. Wenn Sie, die allgemeine Bevölkerung, massive Vorteile beim Wissensmanagement und -austausch sehen, was hält Ihr Unternehmen davon ab, dasselbe zu tun?

* Geschrieben in Zusammenarbeit mit Shannon Bennett

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