Wie ein Gemba Walk aussieht: 7 wesentliche Praktiken

Zu wissen, wie man einen Gemba Walk macht, ist ein wesentlicher Bestandteil des Verbesserungsplans eines jeden Unternehmens. Gemba Walks helfen Unternehmensleitern, eine echte Perspektive auf ihre Geschäftsprozesse und -verfahren zu gewinnen und gleichzeitig mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten.

Ob Sie nun Vorgesetzter, Abteilungsleiter, Betriebsleiter oder Geschäftsführer sind, die Herausforderung ist dieselbe: Gehen Sie dorthin, wo die Arbeit gemacht wird, und beobachten Sie, wie Ihr Unternehmen funktioniert – vom großen Ganzen bis hin zu kleinen Details.

Diese Art der Beobachtung wird als Gemba Walk bezeichnet. Es ist ein Prinzip des Lean Manufacturing und konzentriert sich auf die Reduzierung von Verschwendung und die Maximierung des Mehrwerts für jeden Unternehmensprozess. Der Begriff „Gemba“ ist ein japanisches Wort und bedeutet „realer Ort“. Anstatt die Unternehmensprozesse und -daten nur vom Büro aus zu bewerten, ist es sehr wertvoll, sich an den Gemba zu begeben, den realen Ort, an dem die wertschöpfende Arbeit stattfindet.

Ein Gemba Walk in 7 Schritten

Bei der Durchführung eines Gemba Walk sind der richtige Plan, die richtige Einstellung, die richtigen Leute und die richtigen Tools entscheidend. Wenn Sie diese Faktoren aufeinander abstimmen, werden Sie und andere das Beste aus allen Erfahrungen herausholen.

Um Sie bei der Vorbereitung Ihres nächsten Gemba Walks zu unterstützen, finden Sie hier 7 wichtige Praktiken, die Sie beachten sollten.

1. Einen Plan machen

Bevor Sie sich auf einen Gemba Walk begeben, ist es wichtig, dass Sie einen Plan haben und genau wissen, was Sie sehen und erreichen wollen. Sie sollten ein definiertes Ziel haben, das auf einen bestimmten Bereich Ihres Betriebs abzielt, und einen allgemeinen Plan, wie dieses Ziel zu erreichen ist. Indem Sie den Umfang oder das Thema jedes Walk begrenzen, können Sie konzentriert bleiben und Ablenkungen vermeiden.

Bei der Suche nach zu beobachtenden Bereichen sollten Sie zunächst Ihren Wertstrom und Ihre Leistungskennzahlen untersuchen, um festzustellen, wo Verbesserungen möglich sind. Oft sind die Übergangspunkte im Wertstrom anfällig für Ineffizienzen, die verbessert werden können.

2. Andere Personen einladen

Auch wenn Gemba Walks nicht immer in Teams durchgeführt werden müssen, ist dies eine gute Übung. Wenn Sie andere Führungskräfte aus Ihrem Unternehmen zur Teilnahme einladen, können Sie verschiedene Perspektiven einbringen und den Walk letztlich wertvoller machen. Diejenigen, die mit einem bestimmten Verfahren nicht vertraut sind, werden wahrscheinlich andere Fragen stellen. Dadurch werden Bereiche beleuchtet, die möglicherweise unbemerkt bleiben können.

Stellen Sie bei der Zusammenstellung Ihres Teams sicher, dass Sie jedem den Zweck und die Ziele des Walk mitteilen, indem Sie sie in den Plan einbeziehen. Wenn Sie die Ziele im Vorfeld besprechen, können Sie und Ihr Team besser einschätzen, wie ein Gemba Walk abläuft.

3. Fragen stellen

Sie werden mit Mitarbeitern sprechen, die dort arbeiten, wo die Wertschöpfung stattfindet. Sie verfügen über eine Fülle von Kenntnissen, die Ihnen helfen werden, die Herausforderungen und Möglichkeiten des Betriebs besser zu verstehen.

Sie und Ihr Team haben vielleicht Vermutungen darüber, wie die Verfahren durchgeführt werden, aber genau aus diesem Grund gehen Sie auf den Gemba Walk – um es mit eigenen Augen zu sehen. Indem Sie Annahmen aus dem Weg räumen und potenziell offensichtliche Fragen stellen, ermöglichen Sie es Teammitgliedern und Mitarbeitern, mehr Klarheit zu schaffen.

Auch wenn während des Walk natürlich Fragen auftauchen werden, ist es eine gute Idee, Fragen im Voraus vorzubereiten. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um über den Prozess nachzudenken, und schreiben Sie alle wichtigen Fragen auf, die für den Vorgang wertvoll sind. Sie müssen nicht alle Fragen stellen, aber vorbereitete Fragen können Ihnen helfen, den Überblick zu behalten.

4. Es geht um Prozessbeobachtung

Jeder sollte verstehen, dass es sich nicht um eine Mitarbeiterbewertung oder ein Audit handelt, sondern um eine Prozessbeobachtung. Bei einem Audit wird die Einhaltung bestehender Standards überprüft, während bei einem Gemba Walk nach Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozesseffizienz und zur Verringerung von Verschwendung gesucht wird.

Aus diesem Grund sollte ein Gemba Walk die Mitarbeiter nicht überraschen. Im Gegenteil, es ist gut, die Mitarbeiter zu informieren und einzubeziehen, damit sie sich auch auf Fragen vorbereiten können, die Sie oder Ihr Team haben könnten.

Der Zweck eines Gemba Walk ist es, ein echtes Verständnis des Prozesses, der Hindernisse und der verbesserungswürdigen Bereiche zu erlangen. Die Mitarbeiter sollten Ihre Fragen mit ehrlichen, ausführlichen Erklärungen beantworten und nicht unbedingt mit den „richtigen“ Antworten. Sie wollen echte Antworten von den Mitarbeitern, damit Sie eventuelle Prozesshindernisse oder Verbesserungsmöglichkeiten erkennen können.

Wenn die Mitarbeiter verstehen, dass es sich um eine reine Prozessüberprüfung handelt, werden sie eher bereit sein, über ineffiziente Prozesse und Möglichkeiten zur Verbesserung der aktuellen Standards zu sprechen.

5. Nur dokumentieren und zuhören

In diesem Sinne ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass es hier um Beobachtung und noch nicht um die Umsetzung von Prozessänderungen geht. Alle Prozessänderungen sollten nach dem Walk umgesetzt werden.

Es mag verlockend sein, sich sofort um ein auftauchendes Problem zu kümmern oder sich sogar ins Management von Aufgaben zu stürzen, aber versuchen Sie, dies so weit wie möglich zu begrenzen. Wenn die Situation nicht kritisch ist, ist es am besten, einfach zu beobachten, Fragen zu stellen und so viel wie möglich zu dokumentieren.

Nachfolgend finden Sie einige Tipps und Methoden, um Ihren Gemba Walk aufzuzeichnen.

• Dokumentieren Sie so viel wie möglich.

  • Je mehr Informationen Sie während des Walk erhalten, desto besser wird Ihre Reflexion nach dem Walk sein.

• Verwenden Sie die VKS Software, um Ihren Gemba Walk zu strukturieren.

  • Ein Gemba Walk ist ähnlich wie jedes andere Verfahren, und es gibt Schritte und Ziele, die Sie sich setzen werden. Indem Sie ein Gemba-Handbuch erstellen, können Sie Ihre Beobachtungen strukturieren und Notizen festhalten, während Sie vorankommen.
  • Verwenden Sie die Formulare, die sich nach jedem Schritt öffnen, um die beobachteten Bereiche zu bewerten und Notizen zu machen.
  • Abhängig von den in Ihrem Handbuch festgelegten Parametern können automatische E-Mails mit Notizen und Bewertungen an Führungskräfte verschickt werden, wenn bestimmte Schritte abgeschlossen sind.

• Machen Sie Fotos oder Videos.

  • Dies kann sehr nützlich sein, wenn Sie den Walk im Nachhinein noch einmal Revue passieren lassen und sich bestimmte Merkmale noch einmal genau vor Augen führen.
  • Wenn Sie VKS verwenden, können Sie Bilder aus der Software aufnehmen. So können Notizen und Bildmaterial auf derselben Plattform aufgenommen und gespeichert werden.

• Zeichnen Sie ein Diagramm.

  • Auch wenn es nicht immer notwendig ist, kann es sehr nützlich sein, einen Lageplan des Arbeitsbereichs anzufertigen. Auf diese Weise können die Positionen der Mitarbeiter in Bezug auf die Maschinenplatzierung dokumentiert und ineffiziente Bewegungen kontextualisiert werden.

6. Planen Sie Gemba Walks regelmäßig und zu verschiedenen Zeiten

Ein Gemba Walk ist keine einmalige Sache. Es handelt sich um eine Lean Management-Philosophie, die regelmäßig durchgeführt werden sollte. Dies wird Ihnen und Ihrem Management Team helfen, den Durchblick zu behalten, wo wertschöpfende Arbeit geleistet wird, und eine Kultur der ständigen Verbesserung zu fördern.

Wie oft Sie einen Gemba Walk durchführen, ist Ihnen überlassen und hängt stark davon ab, wie viele Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen. Wenn ein neues Verfahren eingeführt oder ein altes Verfahren geändert wurde, ist eine aktive Präsenz hilfreich, bis Sie alle Informationen haben, die Sie für diesen Zeitpunkt benötigen.

Genauso wichtig wie das „Wie oft“ ist die Frage nach dem „Wann“. Die Fertigungsabläufe können sich je nach Wochentag oder sogar Tageszeit ändern. Wenn Gemba Walks nur donnerstags um 14.00 Uhr durchgeführt werden, erhalten Sie keinen vollständigen Überblick über den gesamten Betrieb. Wenn es eine Nacht- oder Abendschicht gibt, ist es sinnvoll, diese Zeiten in den Plan für den regelmäßigen Gemba Walk einzubeziehen.

Wenn Sie verschiedene Zeitpunkte in der Woche oder am Tag einplanen, können Sie sich ein vollständigeres Bild von den Vorgängen machen. Auf diese Weise können Sie mehr Mitarbeiter in den Gemba Walk einbeziehen und erhalten mehr Feedback und Wissen.

7. Rückkehr und Austausch mit Mitarbeitern

Nachdem der Gemba Walk durchgeführt und neue Initiativen geplant wurden, ist es hilfreich, zum Gemba zurückzukehren und sich mit den Hauptakteuren im Fertigungsbereich auszutauschen. Diese werden ebenso wie Sie an den Ergebnissen und Beobachtungen interessiert sein, da sich diese unmittelbar auf ihre Vorgehensweisen auswirken werden.

Selbst wenn in unmittelbarer Zukunft keine Änderungen vorgenommen werden, wird die Mitteilung der Ergebnisse des Gemba Walk die Perspektive der Mitarbeiter verbessern. Darüber hinaus wird deren Feedback auch Ihre Perspektive erweitern.

Mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und sie auf dem Laufenden zu halten, ist unerlässlich. Mit unserer visuellen Arbeitsanweisungssoftware ist es ein Leichtes, Verbesserungen umzusetzen und gleichzeitig die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie digitale Arbeitsanweisungen in Ihre Unternehmensprozesse einbinden, bleibt niemand bei Änderungen auf der Strecke. Wenn neue Änderungen an einem bestehenden Handbuch vorgenommen wurden, wird eine Benachrichtigung angezeigt, um die Mitarbeiter über die Änderungen zu informieren.

Wo soll ich mit meinem Gemba Walk beginnen?

Ein guter Ausgangspunkt für Ihren Gemba Walk ist die Überprüfung der Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter Arbeitsaufträge erhalten und auf Arbeitsanweisungen und SOPs zugreifen. Die Bedeutung einer genauen, klaren und leicht zugänglichen Dokumentation kann nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Wenn Arbeitsanweisungen und Standardarbeitsverfahren (SOPs) nicht ordnungsgemäß umgesetzt und gepflegt werden, können die Mitarbeiter vom geforderten Standard abweichen. Wenn Ihre derzeitige Infrastruktur für Arbeitsanweisungen veraltet oder nicht benutzerfreundlich ist, wird Ihre Einrichtung wahrscheinlich eine Prozessdissonanz erleben. Dies führt unweigerlich zu Inkonsistenz und schlechter Qualität.

Ein gut durchgeführter Gemba Walk kann in dieser Situation helfen, indem er den Grund für einen Prozessausfall aufzeigt und identifiziert, warum Arbeitsanweisungen nicht verwendet werden.

Die Ursachen liegen oft in einigen wenigen häufigen Fehlern. Diese sind:

• Veraltete Arbeitsanweisungen und SOPs: Wenn Arbeitsanweisungen und SOPs nicht bei jeder Prozessänderung aktualisiert werden, können sie nicht befolgt werden.

• Die aktuellen Arbeitsanweisungen sind nicht leicht zugänglich: Arbeitsanweisungen müssen leicht zu finden und leicht zu lesen sein. Wenn die Arbeitsanweisungen nicht visuell ausgerichtet sind oder zu viel Text enthalten, beeinträchtigt dies die Lesbarkeit, während die Maschinenbediener die Arbeit ausführen.

• Zu viele separate Anwendungen: Die Bereitstellung einer einfachen All-in-One-Plattform wird den Willen zur Nutzung und Befolgung von Arbeitsanweisungen und SOPs fördern.

Diese Prozesshindernisse können durch die Einführung einer effektiven Arbeitsanweisungssoftware behoben werden. Im Folgenden finden Sie eine kurze Auflistung der wesentlichen Vorteile, die digitale Arbeitsanweisungen für jedes Unternehmen mit sich bringen.

• Geteiltes Wissen: Undokumentiertes Wissen wird effektiv an die Mitarbeiter weitergegeben. Dadurch wird die strikte Abhängigkeit eines Unternehmens von erfahrenen Mitarbeitern verringert. Alle Maschinenbediener haben einfachen Zugang zu denselben dokumentierten Kenntnissen und visuellen Arbeitsanweisungen.

• Weiterbildung: Unterstützt Weiterbildungsinitiativen durch die Bereitstellung von Lerninhalten in Echtzeit, wenn und dort wo die Arbeit ausgeführt wird.

• Konsistenz und Qualität: Stellt sicher, dass konsistente Prozesse, Methoden und Standardbetriebsverfahren für den Betrieb und den Wertstrom angewendet werden. Dadurch werden die Kosten für Ausschuss und Nacharbeit weiter gesenkt.

• Überprüfung der Verwendung: Zu wissen, dass die Mitarbeiter die Arbeitsanweisungen verwenden und befolgen, ist ein wirksames Managementinstrument.

• Ständige Verbesserung: VKS-Software bildet die Grundlage für Kaizen oder ständige Verbesserungsmaßnahmen wie Lean Six Sigma und ist die beste Methode für schnelle und umfassende Prozessaktualisierungen und Verbesserungen.

Wenn Sie visuelle Arbeitsanweisungen eingeführt haben, machen Sie einen Gemba Walk und überprüfen Sie, welchen Unterschied es macht.

Richtig entwickelte und eingesetzte Arbeitsanweisungen haben positive Auswirkungen, da sie die Produktivität steigern und für gut ausgebildete und vorbereitete Arbeitskräfte sorgen. All dies führt zu einem schlankeren und stärkeren Unternehmen.

Der Einsatz eines leistungsfähigen Führungsinstruments wie den Gemba Walk gibt Unternehmen die Zeit, Verschwendungspotenziale zu beobachten und zu bedenken und echte Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.