Standardisierung von Fernarbeit in der Ära von WFH

Seit der COVID-Pandemie im Jahr 2020 melden Unternehmen eine steigende Zahl von Mitarbeitern, die entweder aus der Ferne arbeiten oder sich die Möglichkeit wünschen, von zu Hause aus zu arbeiten. Natürlich war dies angesichts der unbekannten Komplikationen einer weit verbreiteten Pandemie für alle sinnvoll.

Viele Unternehmensleiter hatten jedoch den Eindruck, dass der Wunsch, von zu Hause aus zu arbeiten, ausschließlich mit gesundheitlichen Bedenken zusammenhängt; sie haben den wachsenden Trend zur Telearbeit vernachlässigt, ein Trend, der nicht erst seit der Pandemie, sondern seit der Verbreitung von Cloud Computing Software explosionsartig an Popularität gewonnen hat.

Unabhängig davon, ob Sie sich für ein WFH-Modell (Arbeit von zu Hause aus) oder ein hybrides Telearbeitsmodell entscheiden, sollten Sie die Vorteile einer solchen Umstellung bedenken.

Vorteile beim Testen von Fernarbeitsmodellen

Auch wenn die Einführung von Telearbeit sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringt, sind die allgemeinen Vorteile der Telearbeit zahlreich:

• Rückläufige Fehlzeiten, da die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich auszuruhen oder von zu Hause aus zu arbeiten, wenn sie krank oder erschöpft sind.

• Größeres Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, wenn Sie die Freiheit und die Verantwortung für die Arbeit von zu Hause aus anbieten

• Ermöglicht es den Mitarbeitern, für die eigene Gesundheit und Sicherheit einzutreten, so dass sie sich wohler fühlen, wenn sie ihre Bedürfnisse erklären und ein gemeinsames Ziel erreichen.

• Flexibilität im Krankheitsfall, denn mit einer rotierenden Belegschaft im Büro werden die Verantwortlichkeiten breiter verteilt, falls jemand für jemand anderen einspringen muss

• Erzwingt eine bessere Kommunikation zwischen den Teams und Abteilungen, da die räumliche Nähe und der Austausch am Water-Cooler wegfallen

• Kostenersparnis bei der Anmietung von Büroräumen, die auch die Kosten für Strom, Unterkunft, Parkplätze, Lebensmittel und Büromaterial umfassen

• Schaffung besserer Genehmigungskanäle für Arbeitsprojekte, denn es muss einen klaren, wortwörtlichen Prozess geben, um Projekte oder Anfragen vom oberen Management genehmigen zu lassen, und ein klar definiertes Ticketsystem oder -programm kann diesen Prozess rationalisieren

• Größerer Einstellungspool mit besseren Talenten, da Ihr Team nicht mehr in engem physischen Kontakt stehen muss und von theoretisch jedem Land aus rund um den Globus arbeiten kann

• Es ist paradox, aber Mitarbeiter sind besser produktiv, wenn sie aus der Ferne arbeiten, weil sie ihre eigene Umgebung mit weniger oder mehr Lärm, Komfort und Anpassungen nach Bedarf kontrollieren können, die in einer Büroumgebung nicht unbedingt verfügbar sind

• Fernarbeit ist umweltfreundlich, denn sie spart das Benzin für den Arbeitsweg und kann Ihrem Unternehmen helfen, sich den Netto-Null-Emissionsstandards anzunähern

Grundlegende Dinge, die bei standardisierter Fernarbeit zu beachten sind

Unabhängig davon, welches Modell der Fernarbeit/Büroarbeit Sie entwickeln, gibt es einige grundlegende Punkte zu beachten, wenn es darum geht, einen Standard für Sie und Ihr Team anzupassen:

Flexibilität

Überlegen Sie, inwieweit der endgültige Plan von Fall zu Fall je nach Mitarbeiter und Abteilung flexibel ist. Wie viel Flexibilität ist erlaubt, und wie kommuniziert der Teamleiter Änderungen im Zeitplan?

Wenn es gängige Praxis ist, dass Mitarbeiter ihren Zeitplan in letzter Minute ändern, könnte dies zu einer Unterbrechung geplanter persönlicher Besprechungen führen. Wenn der Zeitplan für die Fernarbeit jedoch zu starr ist, könnten die Mitarbeiter wenig bis gar keinen Nutzen aus der versprochenen Freiheit ziehen, die die Arbeit von zu Hause aus mit sich bringt.

Erforderliche Werkzeuge und Zubehör

Erkundigen Sie sich, welche Geräte und Hilfsmittel Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen können, z. B. einen Laptop oder einen Zuschuss für einen Steharbeitsplatz.

Auch der technische Support ist für Mitarbeiter im Büro und außerhalb des Büros unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass Ihr IT-Team innerhalb der Arbeitszeiten erreichbar ist, damit Mitarbeiter, die von unterwegs arbeiten, Probleme leicht beheben können.

Arbeitsablauf

Überlegen Sie, wie und wie oft Besprechungen durchgeführt werden sollen. Wird Ihr Unternehmen ein einziges Programm wie Zoom verwenden? Oder wird es Audioanrufe über Slack verwenden? Dies sind gute Details, die Sie klären sollten, damit es keine Verwirrung gibt, wenn es darum geht, die Arbeit zu erledigen.

Berücksichtigen Sie die Auswirkungen der Fernarbeit auf den Arbeitsablauf und die Bedürfnisse der Kunden.

Ein Kundenbetreuer kann beispielsweise effizient von zu Hause aus arbeiten, während ein Vertriebsmitarbeiter an bestimmten Tagen in der Woche wegen Networking und Konferenzen im Büro sein muss. Einige Stellen eignen sich besser für die Arbeit aus der Ferne als andere, und das muss festgelegt werden, damit das Management nicht versehentlich eine Bevorzugung vornimmt.

Versuchen Sie, obligatorische wöchentliche oder zweiwöchentliche Besprechungen mit den Teammitgliedern einzuführen. Selbst wenn sie nur fünfzehn Minuten dauern, kommen Sie so mit Ihren Kollegen ins Gespräch und Sie werden überrascht sein, wie viele "kleine" Probleme auftauchen, die sich später als größere Probleme herausstellen können.

Aufrechterhaltung einer Routine

Wie viele bestehende Standards können so bleiben, wie sie sind?

Sie möchten Ihre organisatorischen Abläufe optimieren und standardisieren, aber Sie möchten auch nicht alles auf einen Schlag ändern, denn das könnte für die Mitarbeiter zu viel Veränderung bedeuten. Ziehen Sie in Erwägung, den Komfort und die Nutzung Ihrer Programme zu erhalten, um Ihren Mitarbeitern den Übergang zu einem neuen Arbeitsmodell zu erleichtern.

Behalten Sie das aktualisierte Arbeitspensum Ihrer Mitarbeiter im Auge, um sicherzustellen, dass sie die Zusammenarbeit erhalten, die sie brauchen, und dass sie nicht übermäßig viele Überstunden machen, weil sie sich sonst selbst ausbrennen.

Klassische (veraltete) Standardisierungspolitik für die Arbeit von zu Hause aus

Das klassische hybride/bürolastige WFH-Modell ist extrem restriktiv, und die Mitarbeiter können es aufgrund der intensiven Überwachung, die es in der Regel mit sich bringt, nur schwer annehmen. Das klassische, überholte Modell sieht so aus:

• Wenig Flexibilität bei den Arbeitszeiten und obligatorische Verfügbarkeit von 9 bis 17 Uhr
• Die überwachte Bildschirmnutzung fühlt sich wie ein Eingriff in die Privatsphäre an
• Übertriebene Produktivitätsanforderungen ersticken phantasievolle Lösungen und erhöhen den Stress

Warum veraltete WFH-Modelle nicht funktionieren

Das veraltete hybride WFH-Modell ist für die moderne Arbeitsumgebung, in der wir heute leben, einfach nicht förderlich. Es liegt nicht daran, dass die Mitarbeiter versuchen, der Arbeit zu entfliehen, sondern daran, dass sich die fehlende Flexibilität bei den Arbeitsgewohnheiten auf diese Weise einschränkend anfühlt:

1. Es untergräbt das Vertrauen in Ihre Mitarbeiter, ihre Zeit und ihre Projekte selbst zu verwalten.
2. Erhöht den Verwaltungsaufwand mit geringem Gewinn an Freiheit
3. Isolation für diejenigen, die WFH betreiben, weil die "Kultur" immer noch sehr stark im physischen Büro verwurzelt ist
4. Fühlt sich manchmal wie eine Bestrafung an, wenn WFH noch möglich ist, aber stark davon abgeraten wird
5. Normalerweise aktualisiert das Management Anfragen oder Projektabläufe nicht grundlegend, was die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern untergräbt.

Neues & verbessertes Standardisierungsmodell durch Softwareanwendungen

Das neue und verbesserte Fernarbeitsmodell hat ein Geheimnis, das stupide einfach ist: WFH baut auf den cloudbasierten Softwareprotokollen auf, die das Unternehmen derzeit verwendet.

Mit anderen Worten, die Einführung eines Fernarbeitssystems erfordert nicht unbedingt eine völlige Umstellung Ihrer Arbeitsabläufe, sondern nur ein oder zwei Software-Upgrades, um einen breiteren Zugriff von außerhalb des Unternehmens zu ermöglichen. Ein Beispiel für eine dieser Lösungen ist VKS' Arbeitsanweisungssoftware, die in ihrem Basispaket standardisierte, digitale Arbeitsanweisungen beherbergt, aber auch ein stärker integriertes Digitales Ökosystem für Unternehmen bietet, die IoT-Geräte intern und die Vernetzung außerhalb des Standorts weiter einführen möchten.

Warum SaaS-Lösungen für WFH-Modelle von Vorteil sind

Es scheint einfach zu sein, aber das neue Zeitalter der Fernarbeit ist dem digitalen Zeitalter, in dem wir leben, sehr zuträglich. Es macht nur Sinn, kritisch "mit dem Strom zu schwimmen", um Ihre Mitarbeiter optimal zu unterstützen und die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Hier erfahren Sie, warum das neue SaaS-Modell am besten für die Fernarbeit geeignet ist:

• Bessere Sicherheit/Privatheit durch lizenzierte Softwareoptionen
• Mehr Punkte für persönliches Engagement: Zielsetzung, Teambildung, Anerkennung, E-Learning und Networking-Einladungen und -Gelegenheiten
• Aufbauend auf einer bereits etablierten, sicheren Infrastruktur
• Cloud-basierte Datenspeicherung, Zugriff von überall
• Geringer operativer Wechsel zwischen Büroarbeit und Fernarbeit
• Skalierbar und leicht mit anderen Plattformen über APIs integrierbar

Beste Tools und Anwendungen für die Fernarbeit

Es gibt unendlich viele Tools und Softwareprogramme, die Ihnen bei der Organisation der neuen Hybrid- oder Remote-Struktur Ihres Unternehmens helfen; hier sind einige der besten:

• Slack ist großartig für einen Mega-Kanal für Instant Messaging;
• Asana hat seine Nische der Organisation perfektioniert; Trello ist ebenfalls beliebt für diejenigen, die ein etwas ästhetischeres Layout wünschen;
• Teams, Zoom oder Meet sind beliebte Tools für visuelle Videokonferenzen;
• Für Fertigungsbetriebe, die eine Kombination aus persönlichem Bedienpersonal und externen Echtzeitanalysen benötigen, ist VKS Pro ein Beispiel für ein All-in-One-MES, das über APIs verfügt, um die Lücken in der Plattform Ihres Unternehmens zu schließen.