Teil 2: Überwindung Ihres Widerstands gegen Veränderungen mit Arbeitsanweisungen

In Ihrem Unternehmen laufen Tausende von Prozessen ab. Einige sind dokumentiert, während viele andere in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter herumschwirren. Die Frage ist: Wie um alles in der Welt können Sie die Erfassung dieser undokumentierten Prozesse für Ihr Unternehmen angesichts des Widerstands gegen Veränderungen priorisieren?

In Teil 1 der Reihe, Wie Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter behalten, bevor Sie es verlieren, haben wir darüber gesprochen, wie Sie Know-how verlieren und wie Sie am besten verhindern können, dass sich das negativ auf Ihr Unternehmen auswirkt.

In diesem Folgeartikel konzentrierenwir uns darauf, die Angst zu überwinden, die mit der Priorisierung, Planung und endgültigen Ausführung der Bemühungen, das Wissen festzuhalten, verbunden ist.

Angst vor den Hindernissen

Widerstand gegen Veränderungen, Angst vor der Umsetzung… Egal wiedie Bezeichnung lautet, es kann eine intensive Erfahrung sein. Unsernatürlicher Wunsch, dieses Unbehagen zu vermeiden, kann positive Veränderungen verzögern oder sogar verhindern.

In Bezug auf die Dokumentation vonProzessen und die Verhinderung vonWissensverlust gibt es sehr klare Hindernisse. Oder was wir liebevoll als Fortschrittsmonster bezeichnen können, die Angst und Zögern auslösen. Diese müssen überwunden werden, wenn wir uns überhaupt auf den Weg machen wollen.

Kommt Ihnen davon etwas bekannt vor?

• Das Team ist bereits mit anderen Projekten ausgelastet.
• Das Projekt wird bis zum Abschluss einfach zu lange dauern
• An dem Projekt sind viele Mitarbeiter im gesamten Unternehmen beteiligt
• Wir sind jetzt schon erfolgreich, warum müssen wir dieses Projekt übernehmen?
• Das Führungsteam versteht den Wert nicht klar

Den Widerstand gegen Veränderungen überwinden

Die Überwindung und der Sieg über Ihre Angst vor der Implementierung ist für den Sieg über das Fortschrittsmonster entscheidend. Für Unternehmen kann es jedoch besonders schwierig sein, alle dieseZustände gleichzeitig zu erleben.

Abgesehen davon werden Sie jetzt sehen, wie jedes einzelne dieser Hindernisse mit den anderen zusammenhängt und wie ein intelligenter Umgang mit dem Ansatz Ihnen helfen kann, den Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden:

1. Priorisieren Sie zunächst jedes Hindernis so, dass frühzeitig eine Dynamik entsteht. Mit anderen Worten, schnappen Sie sich die niedrig hängenden Früchte. Das Fortschrittsmonster wird das überhaupt nicht mögen.
2. Stellen Sie dann fest, wo diese Bemühungen in bestehende Projekte passen. Ein Fehler besteht darin, Dokumentationsprozesse als separates Projekt zu betrachten, obwohl es in Wirklichkeit wahrscheinlich Bestandteil von laufenden Arbeiten ist.
3. Konzentrieren Sie sich dann darauf, Führungskräfte mit ins Boot zu holen; erklären ihnen, wie effektiv wir die unvermeidliche Arbeiten vereinfachen und festlegen konnten. Als letzter und wichtigster Aspekt gilt es, die Opportunitätskosten zu verstehen, die entstehen, wenn Sie das Fortschrittsmonster gewinnenlassen, indem Sie nichts tun.

Was passiert, wenn Sie der Angst nachgeben?

Wenn es darum geht, die Produktivität zu steigern und Prozesse zu optimieren, wird normalerweise das Konzept von Lean Six Sigma verwendet. Damit kommen auch 8 Verschwendungen ins Spiel mit denen als Werkzeugen das Fortschrittsmonster die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens drückt – wenn wir annehmen, dass sie es gewinnen lassen!

Jede der acht kann durch schlechte Prozessdokumentation direkt oder indirekt verstärkt werden. Denken Sie an diese 8 Verschwendungen in Lean, wenn wir tiefer in die Überwindung des Widerstands gegen Veränderungen eintauchen:

1. Mängel
2. Überproduktion
3. Suboptimal genutztes Talent
4. Transport
5. ILagerbestand
6. Zusätzliche Bearbeitung
7. Warten
8. Bewegung

Produktivität

Im Durchschnitt benötigt ein Mitarbeiter 10 bis 14 Monate, um sich in einem Unternehmen auf den neuesten Stand zu bringen. Sie müssen alle Informationen aufnehmen, die sie von jeder Person, der sie begegnen, erhalten. Sie müssen auch herausfinden, welcher Prozess tatsächlich korrekt ist, und dann mit seiner Anwendungbeginnen. In den letzten 10 Jahren betrug die durchschnittliche Fluktuationsrate im US-amerikanischen verarbeitenden Gewerbe 27,2 %. Wenn Sie diese Quote fast erreichen, werden Sie mit Sicherheit diese Lernkurve durchlaufen und jedes Jahr 3 von 10Mitarbeitern verlieren.

Aus Sicht der Produktivität auf den neuesten Stand bringen

Auch wenn die Fluktuationsrate bei Ihnen nicht so hoch ist (Sie Glückspilz!), kann die Produktivität dennoch gesteigert werden.

Nehmen wir an, Sie nehmen zwei Ihrer besten Mitarbeiter, die beide über das gleiche Maß an Erfahrung, Können und Fachwissen verfügen, und geben ihnen den gleichen Job. Geben Sie jetzt dem ersten Mitarbeiter Arbeitsanweisungen; dem zweiten Mitarbeiter geben Sie überhaupt keine Anweisungen.

Im Durchschnitt werden Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter, derArbeitsanweisungen verwendet, eine Produktivität von 89,4 % pro fertiggestelltem Teil erzielt; der Mitarbeiter ohne Anweisungen erzielt dagegen nur 74,5% Produktivität. Und denken Sie daran, das sind Ihre besten Mitarbeiter!

Was ist der Unterschied zwischen dem Arbeiten mit Arbeitsanweisungen und dem Arbeiten vollständig ohne Arbeitsanweisungen? Mit Arbeitsanweisungen haben Sie klar dokumentierte, präzise Anweisungen, die Ihren Mitarbeiterngenau sagen, was wann zu tun ist.

Es gibt nichts mehr, was man sich merken müsste. Es geht keine Zeit dafür verloren, Zeichnungen zu durchforsten oder Fragen zu stellen.Selbst wenn 3 von 10 Mitarbeitern pro Jahr wechseln, wird Ihr Unternehmen immer noch eine durchschnittliche Produktivität von 92% erzielen!

Anstatt Know-how zu verlieren, bauen Sie Wissen auf und verbessern sich kontinuierlich. Durch die Dokumentation Ihrer Prozesse können Sie Ihre Gesamtproduktivität um ca. 15 % steigern.

Noch wichtiger ist, dass Ihr Unternehmen den Input eines jedenMitarbeiters erhält. Das bedeutet, dass Sie nicht nur Arbeitsanweisungen erhalten, sondern auch Ihre Best Practices. In beiden Fällen bietet es Ihnen große Vorteile, neue Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen, ihre Effizienz zu maximieren und Ihre Prozesse zu dokumentieren. Vergessen Sie nicht, dass es auch wichtig ist, zu überlegen, was eine Arbeitsanweisung ist und was nicht.

Qualität

Wenn wir zu unserem vorherigen Beispiel zurückkehren, in dem Ihre beiden besten Mitarbeiter jeweils mit und ohne Anweisungen den gleichen Job machen, gibt es einen weiteren Vorteil, den Sie bei der Überwindung Ihres Widerstands gegen Veränderungen berücksichtigen sollten.

In der Realität hätte der Mitarbeiter ohne Arbeitsanweisung einen integralen Bestandteil des Jobs übersehen. Dies bedeutet, dass alleTeile von den Kunden abgelehnt worden und zurückgekommen wären und nachgearbeitet werden müssten.

Die konkreten Kosten dafür sind einfach zu berechnen: die Kosten für den Versand der Teile von und zu Ihrem Kunden, die Kosten für dasAuspacken, Prüfen, Reparieren und Umpacken.

Aber was ist mit den immateriellen Werten? Der Verlust des Vertrauens Ihrer Kunden und das Risiko, dass die nächste Geschäftsgelegenheit an die Konkurrenz geht. Diese Kosten sind sehr schwer zu erfassen, aber eines ist sicher: Sie müssen sie auf eigene Gefahr vermeiden.

Daten eines tatsächlichen Unternehmens, das elektronische Arbeitsanweisungen erfolgreich eingesetzt hat, zeigten, dass die Ausschussrate von 14.250 DPM auf 1.752 DPM gesunken ist.

DPM – Mängel pro Million = (Menge der zurückgewiesenen Teile / Mengeder verkauften Teile) x 1.000.000

Diese beeindruckende Ausschussreduzierung von 88 % ist oberflächlich betrachtet großartig. Berücksichtigen Sie jedoch die kaskadierenden Vorteile für das Unternehmen unter dem Gesichtspunkt der Reparatur und Nacharbeit und die daraus resultierende Steigerung der Rentabilität. Das Unternehmen hat nur wenige Jahre damit verbracht, die bereits vorhandenen Zeichnungen zu übernehmen und effektive Arbeitsanweisungen zu erstellen, die jetzt nur noch gelegentlich aktualisiert werden müssen.

Wie gezeigt führt jeder Schritt zu signifikanten Verbesserungen. Vom Verzicht auf Arbeitsanweisungen und Widerstand gegen Veränderungzur Umstellung auf Papierarbeitsanweisungen bis zu papierlosen Arbeitsanweisungen und schließlich zur, Verbindung mit intelligenten Werkzeugen.

Annahmeverweigerung durch Kunden ist jedoch nur die Spitze desEisbergs „Kosten nicht vorhandener Qualität“. Ungefähr 10 % aller Kosten entfallen auf die Annahmeverweigerung durch Kunden. Die restlichen 90 % der Verweigerungen sind betriebsintern.

Wenn Arbeitsanweisungen Ihren Kunden zugute kommen können, können auch Sie von ihnen profitieren! Ebenso kann die Reduzierung der Ausschussquote um 88 % an jede Abteilung in Ihrer Einrichtung weitergegeben werden. Anstatt Zeit und Geld zu verschwenden, können Sie Zeit und Geld in weitere Verbesserungen investieren.

Was sollten Sie stattdessen wirklich denken?

Können Sie es sich also leisten, Ihren Prozess NICHT zu dokumentieren? Können Sie es sich leisten, dass neue Mitarbeiter ein Jahr brauchen, um sich auf den neuesten Stand zu bringen? Was ist,wenn Sie bedenken, dass die Dokumentation Ihrer Prozesse dieseWeiterbildungszeit auf wenige Monate oder Wochen reduzieren kann? Können Sie es sich leisten, einen Produktivitätsgewinn von 15 % zu verpassen und Ihre besten Mitarbeiter noch besser zu machen?Können Sie es sich leisten, dass schlechte Produkte Ihren Kunden erreichen, anstatt die Verweigerungsquote ihrer Kunden und die interne Ablehnungen um den Faktor zehn zu reduzieren?

Letztlich schadet Ihr Widerstand gegen Veränderungen nur Ihrem Unternehmen. Angesichts der Vorteile digitaler Arbeitsanweisungen müssen Sie dieImplementierung gut dokumentierter Prozesse begrüßen.

In Wirklichkeit sollten Sie sich eigentlich vor dem Verzicht auf die Implementierung und den hemmenden Kosten Ihrer Untätigkeit fürchten!

Jeder kleine Schritt schafft eine massive Veränderung.

Wie das beliebte Sprichwort sagt: „Wenn Sie immer das tun, was Sie immer getan haben, werden Sie immer das bekommen, was Sie immer bekommen haben.“

Wenn alles gesagt und getan ist, ist es immer besser, kleine Verbesserungen vorzunehmen, als sich Veränderungen zu widersetzen und nichts zu tun. Anstatt Veränderungen zu befürchten, müssen Sie vorankommen.

Der beste Weg, um einen Mammutjob zu beginnen, besteht darin, ihn in kleine Stücke aufzuteilen. Implementieren Sie die Dokumentation Ihrer Prozesse an einem bestimmten kleinen Ort, z. B.einer einzelnen Abteilung oder einereinzelnen Arbeitszelle. Konzentrieren Sie sich dann darauf, Ihre Prozesse zu verbessern und diekonkreten Vorteile zu berechnen.

Sobald alle die Ergebnisse sehen, können Sie zur nächsten Abteilung wechseln und dann auf Ihre gesamte Einrichtung erweitern. Am Ende laufen die besten Lösungen von alleine.

Hinweise zur Produktivität

Produktivität kann sehr subjektiv sein. Betrachten Sie diese mögliche Formel: 100 % - ((tatsächlich benötigte Zeit - geplante Zeit) /geplante Zeit) x100 %) = Produktivität.

Angenommen, ein Mitarbeiter benötigt 300 Sekunden, um ein Teil mit einer geplanten Zeit von 270 Sekunden herzustellen:

Denken Sie daran, dass alle diese Berechnungen auf Ihrer geplanten Zeit basieren.

Hier liegt Ihr Problem: Ihre geplante Zeit basiert auf Ihren derzeit besten Methoden. Oder in vielen Fällen basiert sie auf schlechten Methoden, weil niemand wirklich sicher ist, wie es geht.

Auch hier kommen die Vorteile der Dokumentation Ihrer Prozesse zum Tragen. Sie kennen Ihren Prozess und wissen, wie lange es dauert, eine Aufgabe zu erfüllen.

Wenn Sie Ihre Prozesse jedes Mal aktualisieren, wenn ein Vorschlag gemacht wird, sehen Sie die Auswirkungen auf Ihre geplante Zeit! Anstatt zu raten, wissen Sie, was Ihre Änderungen bewirken.

Mit Beiträgen von Shannon Bennett.