Améliorer la communication dans l'atelier grâce aux instructions de travail

Par: Margarita Deviakovitch

29 avril 2020

Communiquer avec efficacité est une compétence durement gagnée. Transmettre des façons de travailler efficacement dans l'atelier est encore plus difficile - sauf si vous utilisez des instructions de travail numériques.

Un superviseur d'usine peut être hautement qualifié, mais s’il ne communique pas d’une manière adéquate, les instructions et directives risquent de tomber dans l'oreille d'un sourd. Des incohérences dans les méthodes d'enseignement ou dans la transmission appropriée de la façon d'accomplir une tâche peuvent avoir un effet néfaste sur l'ensemble du processus, notamment lorsque l’on tient compte de la nécessité pour des employés d’accomplir des tâches qu'ils n'ont encore jamais effectuées lors de la réorientation de la production à une nouvelle unité ou lorsqu’un collègue est en congé de maladie.

Jour De Congé? Aucun Problème!

Que des employés s'absentent lorsqu'ils sont malades est inévitable, mais le processus de production n'a pas à être bouleversé lorsque la seule personne à savoir exécuter une tâche spécifique prend congé.

Mais pour que cela puisse fonctionner correctement, d'importants facteurs doivent être pris en compte : quelles sont les étapes précises pour accomplir ce travail et est-il possible que les renseignements deviennent désuets ? Alors, procédons à l'analyse des deux scénarios.

De quelles instructions précises un nouveau venu a-t-il besoin?

Au moment de créer des instructions de travail que n'importe qui peut utiliser immédiatement, il est surtout important d’être très précis et de fournir tous les détails que vous estimez pouvoir être utiles à la réalisation des instructions 1 à 22 (ou du nombre d'étapes spécifiées) sans avoir à appeler le superviseur.

Une des meilleures manières de créer des instructions de travail à toute épreuve est de les envisager comme si elles figuraient sur une liste de contrôle. En utilisant le logiciel d'instruction de travail VKS Lite, vous pouvez créer des instructions de travail en glissant-déposant des images, du texte et plus encore. Au besoin, vous pourrez également les étoffer et ajouter de l'information et des instructions supplémentaires en rendant les annotations cliquables. Puis lorsque l'employé nécessite de plus amples informations, il n’a qu’à cliquer le bouton d'annotation et ensuite lire des explications supplémentaires ou être réorienté ailleurs comme à un autre guide, ou une page externe, etc.

S'assurer que quiconque puisse prendre en charge une tâche à tout moment ne représente que la moitié de la solution. En documentant le savoir, vous vous assurez également qu'un nouvel employé pourra acquérir la connaissance tribale beaucoup plus rapidement qu'il aurait fallu à un employé-vétéran de le faire il y a des décennies.

Une fois que l'employé a atteint un certain niveau de connaissance et qu'il n'est plus obligé de revoir les instructions détaillées, vous pourrez alors activer le mode Expert qui n'affiche que les étapes essentielles.

Comment maintenir à jour vos instructions de travail?

Transmettre des instructions de travail précises est très important. Afin d'éviter des erreurs de production, des défauts et des interruptions de communication, il est essentiel de passer en revue les instructions fréquemment. Il va sans dire que si vos instructions de travail sont imprimées sur papier, la lecture de toutes ces pages devient laborieuse. Bien que la plupart de la documentation soit forcément intemporelle, bien d'autres nécessitent souvent des mises à jour rapides afin qu'elles puissent correspondre aux réglementations changeantes. Si tous vos processus sont en format numérique, il devient alors facile de modifier de multiples guides avec un seul clic.

Réduire les contacts et s’ouvrir à la distanciation sociale

Lorsqu'il est question de la maladie, lors de cette brusque période de distanciation sociale, maintenant plus que jamais il est important de réduire les contacts entre les personnes. Mais la question la plus importante qui nous vient tous à l'esprit est de savoir comment adopter la distanciation sociale dans l'industrie manufacturière. C'est très certainement un dilemme de taille, mais que nous sommes capables de surmonter. En commençant par l’utilisation du marquage au sol « 5S » pour visualiser facilement les chemins, et les quarts de travail décalés, plusieurs solutions peuvent être mises en œuvre rapidement, comme nous l'avons précisé dans 8 Conseils Pratiques pour les Fabricants Durant la Pandémie COVID-19.

Les rappels peuvent s’avérer très utiles. Il nous arrive tous de négliger les directives affichées dans la salle de bains du lieu de travail qui soulignent l’importance de se laver les mains soigneusement pendant au moins 20 secondes, en s'assurant de bien se nettoyer les ongles.

Avec la pandémie du coronavirus qui évolue rapidement, personne n'avait prévu la nécessité de devoir vraiment prêter attention à de telles directives.

Au moment où nous quittons nos demeures pour reprendre nos activités, il sera maintenant plus important que jamais d'imposer des méthodes appropriées de nettoyage et d'hygiène. Mais comment le faire dans une société qui a l'habitude de filtrer l'information importante de manière sélective?

Avec VKS Pro par exemple, il est possible de configurer des messages automatisés pour rappeler aux employés de se laver les mains toutes les heures. Vous pouvez même créer une liste de vérification personnelle pour inciter chaque employé à vérifier eux-mêmes leur état de santé et déceler la présence possible des symptômes du coronavirus. Si l'une des réponses entraîne un échec, un superviseur est immédiatement alerté et l'employé doit alors rentrer à la maison et subir d'autres tests afin d'éviter que le virus soit transmis à quelqu'un d'autre.

Quoi qu’il en soit, vous pouvez également utiliser des formulaires pour créer des listes de contrôle de la qualité et saisir toutes les données nécessaires, du mesurage essentiel des produits, des températures, des délais d'exécution, et plus encore.

Transférer La Production Entre Les Sites

En fin de compte, l’expansion est le but ultime de toute entreprise. Lorsqu'il est question de la fabrication, il n'est tout simplement pas rentable de transférer des ressources précieuses et des employés d’une unité de production à une autre. Avec l'avènement de Industry 4.0 et de l'internet des objets, il existe de meilleurs moyens moins coûteux et plus rapides de rendre une nouvelle unité de production fonctionnelle en seulement quelques mois.

Il n'y a qu'un seul moyen d'optimiser l'efficacité et la productivité rapidement et c'est en documentant les processus, la connaissance tribale et l'information essentielle correctement.

Même si votre usine fonctionne depuis quelques années ou décennies, il n'est jamais trop tard pour passer au numérique et renoncer au papier. Il est sensiblement plus rapide de créer des instructions numériques qu'il ne l'est de rédiger un document en format Word ou PDF et de gaspiller de l'argent pour les imprimer sur papier pour des employés de l'unité de production qui les placeront dans un classeur et finiront par les oublier. Pire encore, lorsque des mois ou des années plus tard un nouvel employé reçoit ce document d'instructions de travail, et qu’ensuite il se rend compte que les pages 4, 23, et 33-35 sont manquantes. Malheureusement, l'information manquante engendre immédiatement de la méfiance, de sorte que même les nouveaux employés mettent de côté les instructions et apprennent à travailler à leur manière.

Et comme nous le savons, c'est précisément ainsi que des difficultés surviennent et perdurent dans la plupart des entreprises.

En documentant vos processus et en créant des plans de production, vous pouvez plutôt accroître la confiance des employés dans l'atelier de production tout comme l'a fait la société Gerber Gear lorsqu'elle a accéléré la production et réduit le gaspillage.

Si l'ensemble de votre flux opérationnel est déjà documenté numériquement à un emplacement, il est alors facile de partager cette information avec une autre installation sans avoir à dépenser une fortune en frais de voyage et de formation.

Déplacer La Production Plus Rapidement

S'il y a une leçon à tirer de la pandémie du coronavirus, c'est que tout peut arriver à tout moment et qu'il faut prévoir l'inattendu. En plus de standardiser le travail et de renoncer au papier, l’habileté de réagir rapidement lors d'une crise mondiale est l'un des principaux avantages de la gestion de la connaissance durant une pandémie. On n’est jamais trop préparé et il est impératif d’avoir un plan d'urgence additionnel au plan déjà en place.

Si un événement de mobilisation mondiale survenait, comme lorsque plusieurs sociétés de fabrication ont été déclarées non essentielles et ont dû attendre quotidiennement le moment où elles auraient la permission de rouvrir. Dans le monde de la fabrication, le temps perdu est préjudiciable à bon nombre de facteurs, comme le revenu, la production, la qualité de produit, ainsi qu’au moral de la main d'œuvre!

Dans cette optique, avoir une solution numérique en place et être prêt à réorienter les activités de production sur-le-champ est essentiel à la survie de l'entreprise. Quand un logiciel d'instruction numérique fonctionne déjà dans votre atelier, il est beaucoup plus simple de réorienter la production à un produit complètement différent. La pandémie nous a permis de constater à quel point ce processus peut être facile alors que plusieurs des entreprises les plus importantes ont réorienté leur production. Le célèbre fabricant de jouets Little Tikes a entrepris la fabrication des masques de ventilation, le fabricant de chaussures de renommée mondiale New Balance a réorienté ses activités à la production de masques, etc.

Qu'il s'agisse de grande ou de petite production, la réorientation n'est pas facile, surtout lorsqu'elle est inattendue et que l'entreprise ne choisirait pas cette spécialité normalement. Mais l'utilisation des instructions de travail pour transmettre des processus vous permet de les uniformiser et de relancer vos activités beaucoup plus rapidement.

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