Verbesserung der Kommunikation im Betrieb mit Arbeitsanweisungen

Geschrieben von: Margarita Deviakovitch

29. April 2020

Effektive Kommunikation ist eine schwer erarbeitete Fähigkeit. Die effiziente Weitergabe von Arbeitsmethoden im Betrieb ist noch schwieriger – wenn Sie keine digitale Arbeitsanweisungen verwenden.

Ein Betriebsleiter verfügt möglicherweise über die höchste Kompetenz für den Job, aber ohne angemessene Kommunikation können Anweisungen und Anordnungen auf taube Ohren stoßen. Inkonsistenzen bei den Lehrmethoden oder der angemessenen Vermittlung der Durchführung einer Aufgabe können sich nachteilig auf den gesamten Prozess auswirken; das gilt insbesondere wenn Mitarbeiter, nach der Übertragung von Produkten auf ein anderes Werk, beim Produktionswechsel oder einfach bei einem Krankheitsfall Aufgaben durchführen müssen, die sie noch nie zuvor durchgeführt haben.

Ein Tag frei? Kein Problem!

Krankmeldungen sind nicht zu vermeiden. Es braucht jedoch nicht den gesamten Produktionsprozess in Unordnung zu bringen, wenn die einzige Person, die weiß, wie man einen bestimmten Job erledigt, mal einen Tag frei nimmt.

Damit dies jedoch ordnungsgemäß funktioniert, müssen wichtige Faktoren berücksichtigt werden: Welche genauen Schritte sind erforderlich, und besteht die Möglichkeit, dass die Informationen veralten? Lassen Sie uns also beide Szenarien aufschlüsseln.

Welche spezifischen Anweisungen benötigt ein Neuling?

Vor allem, wenn Sie Arbeitsanweisungen für alle Mitarbeiter erstellen, damit diese sie einfach nur in Empfang nehmen und ausführen können, müssen Sie sehr spezifisch sein und so viele Details angeben, wie Sie für relevant halten, um die Anweisungen 1 bis 22 ausführen zu können (oder je nach dem, wie viele Schritte nötig sind), ohne dass sie einen Vorgesetzten anrufen müssen.

Eine der besten Möglichkeiten, idiotensichere Arbeitsanweisungen zu erstellen, besteht darin, sie als Checkliste zu betrachten. Mit der Arbeitsanweisungssoftware VKS Lite können Sie Arbeitsanweisungen erstellen, indem Sie Bilder, Text und vieles mehr mit Drag-and-Drop einbauen. Bei Bedarf können Sie auch zusätzliche Informationen und Anweisungen erweitern und hinzufügen, indem Sie Anmerkungen anklickbar machen. Wenn der Mitarbeiter dann weitere Informationen benötigt, kann er einfach auf die Schaltfläche der Anmerkung klicken und entweder zusätzliche Erklärungen lesen oder zur einer anderen Stelle wie z. B. in einen anderen Leitfaden oder auf eine externe Seite usw. weitergeleitet werden.

Es ist nur die halbe Lösung sicherzustellen, dass jeder eine bestimmte Aufgabe im Handumdrehen erledigen kann. Mit der Dokumentation von Wissen stellen Sie auch sicher, dass ein neuer Mitarbeiter undokumentiertes Wissen in viel weniger Zeit erwerben kann, als ein erfahrener Mitarbeiter dafür vor Jahrzehnten benötigt hätte.

Sobald der Mitarbeiter den Punkt erreicht hat, an dem er eine bestimmte Menge an Wissen erworben hat und sich nicht mehr alle detaillierten Informationen anzeigen lassen muss, kann der Expertenmodus aktiviert werden, in dem nur noch die kritischsten Schritte angezeigt werden.

Wie halten Sie Ihre Arbeitsanweisungen auf dem neuesten Stand?

Die Übertragung genauer Arbeitsanweisungen ist von größter Bedeutung. Um Produktionsfehler, Mängel und einen Kommunikationsabbruch zu vermeiden, müssen die Anweisungen regelmäßig überprüft werden. Wenn Ihre Arbeitsanweisungen alle auf Papier gedruckt sind, ist es natürlich unmöglich, jedes einzelne Papier durchzugehen. Während die meisten Dokumentationen zeitlos sein müssen, erfordern viele andere häufig schnelle Aktualisierungen, um den sich ändernden Vorschriften gerecht zu werden. Wenn alle Ihre Prozesse in einem digitalen Format vorliegen, können Sie problemlos mehrere Leitfäden mit nur einem Klick ändern.

Die zentrale Rolle des Wissensmanagements während der Pandemie.

Da wir gerade über Kranksein sprechen: In einer plötzlich aufgetretenen Zeit des Social Distancing ist es heute wichtiger denn je, den Kontakt zu reduzieren. Die größte Frage, die sich alle stellen, ist jedoch, wie man sich im produzierenden Gewerbe sozial distanzieren kann. Es ist sicher ein großes Dilemma, das aber überwunden werden kann. Von der Verwendung von 5S-Bodenmarkierungen zur Identifizierung klarer Wege bis zu Verschiebungen bei den Schichten gibt es viele schnell umsetzbare Lösungen, die wir in unserem Dokument „8 Gesundheitstipps für Produzenten während COVID-19“ beschrieben haben.

Auch Gedächtnisstützen gehen weit. Wir alle ignorieren die Richtlinien auf der Toilette am Arbeitsplatz gedankenlos, dass wir unsere Hände mindestens 20 Sekunden lang sorgfältig zu waschen und dabei sicherzustellen haben, dass wir auch unter unseren Nägeln reinigen sollen. Da die Coronavirus-Pandemie von null auf hundert ging, hat niemand damit gerechnet, solche Richtlinien wirklich beachten zu müssen.

Wenn wir uns aus unseren Häusern in die reale Welt zurück wagen, ist es jetzt wichtiger denn je, die richtigen Reinigungs- und Hygienemethoden durchzusetzen. Aber wie macht man das in einer Gesellschaft, die es gewohnt ist, wichtige Informationen selektiv herauszufiltern?

Mit VKS Pro, können Sie die Mitarbeiter beispielsweise durch automatische Pop-up-Nachrichten daran zu erinnern, sich jede Stunde die Hände zu waschen. Sie können sogar eine Checkliste für die Selbstprüfung der Mitarbeiter auf häufige Coronavirus-Symptome erstellen. Wenn eine der Antworten der Prüfung nicht standhält, wird sofort ein Vorgesetzter benachrichtigt, und der Mitarbeiter kann zu weiteren Tests nach Hause geschickt werden, um eine Übertragung der Krankheit auf andere zu vermeiden.

Außerhalb von Pandemien können Sie mithilfe von Formularen auch Qualitätsprüflisten zur Erfassung aller Daten von wichtigen Produktmessungen bis zu Temperaturen, Zeitrahmen und vielem mehr erstellen.

Die Produktion zwischen Standorten verlagern

Letztlich ist die Skalierung das ultimative Ziel eines jeden Unternehmens. Im Rahmen der Produktion ist es einfach nicht sinnvoll, wertvolle Ressourcen und Mitarbeiter von einem Werk an einen neuen Standort zu entsenden. Mit dem Aufkommen von Industry 4.0 und dem Internet der Dinge gibt es bessere, billigere und viel schnellere Möglichkeiten, innerhalb weniger Monate eine neue Anlage in Betrieb zu nehmen.

Es gibt nur einen Weg für die schnellstmögliche Erreichung von maximaler Effizienz und Produktivität: die ordnungsgemäße Dokumentation von Prozessen, undokumentierem Wissen und kritischen Informationen.

Selbst für bereits seit Jahren oder über Jahrzehnte betriebene Werke ist es nie zu spät, digital und papierlos zu arbeiten. Es ist wesentlich schneller, Anweisungen digital zu erstellen, als sie in einem Word-Dokument oder im PDF-Format aufzuschreiben und dann Geld für Papierbögen zu verschwenden, damit die Mitarbeiter im Betrieb sie einfach in einem längst vergessenen Schrank ablegen können. Noch schlimmer ist es, wenn Monate oder Jahre später ein neuer Mitarbeiter dieses sogenannte gedruckte Arbeitsanweisungsdokument erhält, nur um festzustellen, dass die Seiten 4, 23 und 33–35 fehlen. Leider führen fehlende Informationen zu sofortigem Misstrauen, sodass selbst die neuen Mitarbeiter die Anweisungen ablegen und auf ihre eigene Art und Weise lernen.

Und wie wir wissen, ist genau das der Anfang und die Fortsetzung der Probleme für die meisten Unternehmen.

Im Gegensatz dazu können Sie mit einer Dokumentation von Prozessen und Produktionsplänen das Vertrauen fördern und das Selbstvertrauen im Betrieb stärken, so wie es Gerber Gear getan hat, als das Unternehmen die Produktion beschleunigt und Abfall reduziert hat.

Wenn Ihr gesamter Workflow bereits an einem Standort digital dokumentiert ist, können Sie die Informationen ganz einfach an eine anderes Werk weitergeben, ohne ein Vermögen für Reise- und Schulungskosten ausgeben zu müssen.

Schnellere Verlagerung der Produktion

Eine Lehre aus der Coronavirus-Pandemie ist, dass zu jedem Zeitpunkt alles passieren kann und Sie mit dem Unerwarteten rechnen müssen. Neben der Standardisierung der Arbeit und dem papierlosen Arbeiten ist die Fähigkeit, schnell auf globale Krisen zu reagieren, einer der Hauptvorteile des Wissensmanagements während einer Pandemie.. Sie können nie zu gut vorbereitet sein und ein Sicherungsplan für Ihren Sicherungsplan ist unverzichtbar.

Im Falle eines weltbewegenden Ereignisses wurden beispielsweise viele produzierende Unternehmen für nicht systemrelevant erklärt und mussten Tag für Tag auf den Moment warten, wieder öffnen zu dürfen. Im produzierenden Gewerbe wirkt sich ein derartiger Zeitverlust vom Umsatz über die Produktion bis hin zur Qualität und sogar zur Moral der Mitarbeiter einfach nachteilig auf alles aus!

Vor diesem Hintergrund ist es entscheidend, dass bereits eine digitale Lösung vorhanden ist und die Produktion kurzfristig umgestellt werden kann, um das Überleben zu sichern. Wenn in Ihrem Betrieb bereits eine digitale Anweisungssoftware läuft, können Sie die Produktion mit weniger Aufwand auf einen völlig anderen Artikel umstellen. Die Pandemie hat uns gezeigt, wie einfach das sein kann, denn viele Top-Unternehmen haben die Produktion umgestellt. Der berühmte Kinderspielzeughersteller Little Tikes begann mit der Herstellung von Beatmungsmasken, die weltbekannte Schuhmarke New Balance wechselte zur Herstellung von Gesichtsmasken usw.

Ob groß oder klein, eine Produktionsumstellung ist insbesondere dann nicht einfach, wenn sie unerwartet kommt und einen Artikel betrifft, auf den sich die Fabrik normalerweise nicht spezialisieren würde. Die Verwendung von Arbeitsanweisungen zur Ausrichtung von Prozessen kann jedoch die Arbeit erheblich rationalisieren und es Ihnen ermöglichen, schneller Boden unter die Füße zu bekommen.

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