Que sont les formulaires intelligents ? 5 façons de les utiliser à votre avantage

Que sont les Smart Forms ?

Imaginez le potentiel d'avoir quelqu'un à vos côtés pour recueillir des données précieuses pendant que vous travaillez. Cela simplifierait vos procédures de collecte de données. Pendant que vous effectuez vos tâches quotidiennes, cette autre personne enregistre et transmet les informations. Votre entreprise gagne la capacité de saisir et d'évaluer des données précieuses en temps réel. Essentiellement, c'est ce que font les formulaires intelligents.

Mais si nous pouvions rendre cette technologie de capture de données encore plus intelligente ? Dans notre logiciel d'instruction de travail, les Smart Forms valident les pratiques de qualité, créent des rapports numériques polyvalents, ajustent dynamiquement ce que l'opérateur voit et communiquent des informations précieuses aux bons systèmes et aux bonnes personnes.

Avec ces capacités en tête, répondons à la question : "Que sont les Smart Forms ?" Nous allons également explorer comment les Smart Forms vous aident à impliquer vos employés, à améliorer la formation et à atteindre le potentiel de l'industrie 4.0 à travers votre organisation et votre chaîne d'approvisionnement.

Que sont les formulaires intelligents et comment fonctionnent-ils ?

Les Smart Forms sont des éléments numériques intelligents qui permettent aux utilisateurs de recueillir et de distribuer des informations. Ils sont similaires aux formulaires électroniques (eForms), mais avec une variété de fonctions et de capacités beaucoup plus grande.

Examinons brièvement le fonctionnement des Smart Forms et ce qu'ils permettent aux utilisateurs d'accomplir.

• Recevoir des informations en temps réel : Les Smart Forms sont remplis soit par vos employés dans l'atelier, soit par des systèmes et outils externes. Cela permet aux fabricants d'accroître la précision et la réactivité de leurs données tout en réduisant le temps nécessaire à la collecte de ces informations.

• Capturez et recevez des données quand vous en avez besoin : Les Smart Forms peuvent être programmés pour apparaître à n'importe quel point défini d'une procédure ou l'opérateur peut y accéder manuellement. Cela permet de saisir les données au meilleur moment possible sans gêner l'opérateur.

• Créer une grande variété de méthodes pour saisir et recevoir des informations : Les utilisateurs peuvent choisir dans une liste déroulante, scanner des codes-barres, importer des photos, sélectionner plusieurs options ou simplement taper une réponse. Cela vous donne la possibilité d'adapter votre récupération de données pour qu'elle réponde au mieux aux besoins de chaque procédure tout en facilitant la tâche de vos employés.

• Valider les numéros de série : Certains travaux auront un ensemble spécifique de numéros de série associés à ce travail. Dans VKS, ajoutez une règle qui informera les utilisateurs si leur numéro de série n'est pas dans le format correct pour ce travail. Cette fonction de validation réduit considérablement les risques de saisie erronée d'informations.

Mais ce ne sont là que les bases de ce que peuvent faire les Smart Forms. Cette technologie est si polyvalente qu'elle a une quantité infinie d'applications dans n'importe quel secteur. Utilisez chacune de ces fonctions et avantages pour tirer parti des Smart Forms d'une manière adaptée à votre activité.

5 façons d'utiliser les formulaires intelligents à votre avantage

La réponse la plus simple à la question "Que sont les Smart Forms ?" est qu'il s'agit d'un outil numérique polyvalent utilisé pour collecter et distribuer des données. Mais au sein de notre logiciel d'instruction au travail, ils sont bien plus.

Comme nous l'avons vu, chaque Smart Form peut être adapté aux besoins spécifiques de votre opération. Dans cette optique, explorons les 5 avantages clés que les Smart Forms offrent à vous et à votre équipe.

1. Engagez vos employés

Que sont les formulaires intelligents si ce n'est un moyen d'impliquer les personnes qui travaillent avec eux ? Les Smart Forms sont d'abord et avant tout un moyen d'engager vos employés.

Comme nous l'avons dit à plusieurs reprises sur notre blog, vos travailleurs sont le cœur de votre entreprise. Ce sont eux qui créent de la valeur jour après jour. Chacun de vos travailleurs possède des informations inestimables sur le travail qu'il effectue. En leur donnant un moyen de transmettre ces informations à vous et au reste de l'équipe, vous changez la donne. Vos employés sont une source extraordinaire de connaissances sur les processus et d'idées d'amélioration.

Imaginons un instant que les processus et les procédures qui composent votre entreprise ne soient pas parfaits - il est toujours possible de les améliorer. Pour apporter des améliorations utiles, il est utile de discuter avec votre équipe et de recevoir des commentaires de l'atelier.

Utilisez les Smart Forms pour impliquer vos travailleurs en leur permettant de vous fournir des informations et des commentaires précieux sur des initiatives nouvelles ou existantes. Pendant que les employés effectuent leurs tâches, ils peuvent facilement exprimer leurs suggestions et leurs préoccupations.

Cela est incroyablement utile lors de la mise en œuvre de nouveaux processus ou de l'utilisation de l'approche DMAIC pour améliorer les processus existants. Une fois que vous avez engagé vos opérateurs, vous pouvez apporter des améliorations bien informées qui bénéficieront à vos processus.

2. Capturez et vérifiez des données précieuses

Chaque processus au sein de votre entreprise génère des données. Mais l'enregistrement des données fait-il partie de la culture de votre entreprise ? Votre système génère-t-il automatiquement et efficacement des rapports utiles sur les performances et la qualité ? Avec les Smart Forms placés stratégiquement dans vos guides d'instructions de travail, vous recevez des données opérationnelles en temps réel sans ajouter d'étapes supplémentaires pour vos travailleurs.

Par exemple, imaginez que vous assemblez un boîtier électrique pour un projet aérospatial et que vous devez capturer des mesures de couple spécifiques et d'autres données de qualité à différents moments du processus. Auparavant, vous auriez dû enregistrer ces données à la main ou dans une feuille de calcul séparée. Mais maintenant, les Smart Forms apparaissent à des moments prédéterminés dans le guide et vous saisissez rapidement les données - le tout via un seul système.

Si vous utilisez Smart Tools avec IoT Connect, les données d'assemblage sont capturées et vérifiées automatiquement dans le Smart Form. Il n'est pas nécessaire que l'opérateur saisisse des chiffres manuellement.

Mais que se passe-t-il lorsque les données indiquent qu'il y a un problème de qualité ? Disons que vous effectuez une mesure de la qualité du boîtier électrique, mais que les chiffres sont en dehors de la plage appropriée. Le système effectue automatiquement les opérations suivantes :

1. Afficher un message indiquant à l'opérateur ce qu'il doit faire ;
2. Envoyer un courriel au service de la qualité ;
3. Renvoyer l'utilisateur à l'étape appropriée ;
4. Ouvrir un deuxième formulaire demandant à l'utilisateur de remplir un NCR (rapport de non-conformité).

D'autres systèmes tels que les ERP (Enterprise Resource Planning) et les MES (Manufacturing Execution System) peuvent également remplir de manière autonome les données du Smart Form. Connectez votre logiciel d'instruction de travail avec vos autres systèmes grâce à notre API (Application Programming Interface). VKS Enterprise remplira les données d'inventaire sur les performances, les calendriers de production, les prochains ordres de travail, et ainsi de suite.

Avec cette communication améliorée entre les personnes, les outils et les systèmes, vous disposez d'un vaste écosystème qui travaille ensemble pour capturer les informations les plus récentes.

3. Guidez dynamiquement les travailleurs

Comme nous l'avons dit, avoir des Smart Forms revient à avoir un coéquipier expérimenté qui vous guide dans vos tâches et responsabilités. En fonction des conditions que les utilisateurs saisissent dans leurs Smart Forms, le système guide les travailleurs vers la prochaine étape appropriée.

Dans Instructions de travail dynamiques et pourquoi en avez-vous besoin?, nous avons examiné comment vous pouvez configurer dynamiquement vos guides pour qu'ils soient réactifs dans un environnement ATO (Assemble to Order). Nous avons utilisé l'exemple d'un fabricant de voitures de jouets qui doit construire la même voiture de jouets mais avec différentes variations de produits. Avec l'aide de Smart Forms, l'utilisateur peut préciser quel produit il assemble et VKS le guidera vers les étapes appropriées.

Regardez cette vidéo pour voir comment notre propre Spero Zervos a exploité les Smart Forms pour guider les travailleurs à travers différentes variations de produits :

Cette capacité est possible grâce aux Smart Forms et au Rule Engine au sein de VKS Pro et Enterprise. Grâce à ces deux fonctionnalités, les utilisateurs ont la possibilité de saisir les spécifications de chaque produit et de recevoir l'étape suivante appropriée.

Les Smart Forms sont la base de la façon dont les utilisateurs peuvent tirer parti du Rule Engine et obtenir une ligne de production réactive et dynamique.

4. Améliorer la formation

Tout comme la façon dont une équipe d'employés communique, les Smart Forms communiquent directement avec vos employés. Ceci est incroyablement utile lors de la formation de nouveaux travailleurs qui ont besoin de conseils supplémentaires.

Imaginez que vous êtes un nouvel employé dans une usine de produits alimentaires et de boissons qui fabrique des barres granola coupées à la main. Alors que vous préparez un lot de barres granola Ooey-Gooey Chocolate Lovers Delight, vous constatez que vous n'avez plus de pépites de chocolat. Mais grâce à votre formation, vous savez quoi faire. Vous ouvrez un formulaire intelligent et indiquez le manque de l'ingrédient. Un message pré-écrit vous indique où vous procurer plus de pépites de chocolat et informe les bonnes personnes que les stocks sont bas.

Cela réduit considérablement le temps nécessaire aux nouveaux employés pour être productifs dans n'importe quel environnement. Les travailleurs bénéficient d'un encadrement complet en suivant simplement les étapes de leurs instructions de travail et en répondant aux questions des formulaires. Essentiellement, les Smart Forms et les instructions de travail automatisent toutes les décisions manuelles qu'un utilisateur aurait à prendre.

5. Distribuez les données aux bonnes personnes et aux bons systèmes

Les Smart Forms étant un outil numérique polyvalent, ils distribuent également les données de manière dynamique. Les données recueillies dans les Smart Forms sont automatiquement générées dans divers rapports. Ces rapports peuvent être facilement exportés dans une variété de formats comme Microsoft Excel, des fichiers PDF, etc.

Les informations recueillies sont également envoyées à des systèmes externes comme votre ERP ou MES. Cela permet une libre circulation de l'information vers tous les secteurs nécessaires de l'organisation.

Mais pourrait-on aller plus loin et connecter l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement ?

Disons que vous êtes un fabricant de pièces automobiles pour quelques grandes marques. Ces constructeurs automobiles comptent sur les pièces que vous fabriquez de la même manière que vous comptez sur les matériaux fournis par vos fournisseurs. Lorsque les ouvriers assemblent et fabriquent vos produits, ils scannent les numéros des matériaux dans leurs Smart Forms. VKS communique ensuite l'utilisation des matériaux à votre ERP. Il s'agit d'un moyen rapide et efficace de suivre votre inventaire.

Mais nous pouvons également l'utiliser pour communiquer avec vos fournisseurs. Grâce aux données recueillies par Smart Form, votre système s'est rendu compte que certains stocks de matériaux sont faibles. En réponse à cela, VKS, grâce à la puissance des Smart Forms et du moteur de règles, peut effectuer l'une ou l'autre des deux actions suivantes, ou les deux :

• Informer la gestion des stocks ;
• Commander automatiquement les matériaux dont vous avez besoin.

Vous pouvez également utiliser ce système pour informer vos clients de vos calendriers de production et des dates de livraison prévues. Vous pouvez ainsi partager des données en temps réel avec vos clients au moment où ils en ont le plus besoin. Et ils reçoivent une assurance supplémentaire que vous êtes le bon fournisseur pour leur entreprise.

Grâce à un simple Smart Form et à la puissance de la technologie Industrie 4.0, votre chaîne d'approvisionnement fonctionne comme un écosystème de chaîne d'approvisionnement bien établi.

Les capacités illimitées des formulaires intelligents.

Chacun des avantages et des capacités ci-dessus est destiné à fonctionner ensemble, ajoutant encore un autre niveau de polyvalence et de dynamisme au mélange. Grâce à la puissance des Smart Forms, vous êtes équipé pour impliquer vos travailleurs, collecter des données précieuses, guider les employés, améliorer la formation et distribuer les données aux bonnes personnes et aux bons systèmes. Tirez parti de nos formulaires intelligents pour faire entrer vos opérations dans la prochaine ère industrielle.

Que sont donc les formulaires intelligents et que peuvent-ils faire pour vous ? Les possibilités sont infinies !