5 Vorteile papierloser Fertigungs-Audits

Geschrieben von: Simon Spencer

11. Mai 2020

Paperless Solution

Die Fertigung ist ein kompliziertes Feld, egal wie man es dreht und wendet. Um erfolgreich zu sein, müssen Manager die richtige Mischung aus Menschen, Maschinen und Prozessen in der effizientesten Reihenfolge zusammenbringen, um etwas von Wert zu schaffen. Wie macht man das? Die Antwort lautet: mit papierlosen Fertigungs-Audits.

Aber allzu oft ist Papier das, was diese drei Faktoren zusammenhält. Montagezeichnungen auf Papier, Standardarbeitsanweisungen auf Papier, Anweisungen bestehend aus Papierkram, Checklisten und Audits auf Papier. Papier, Papier, Papier! Mit Papier werden mehr Prozesse notwendig, um das gesamte Papier zu verwalten, was den Vorgang komplexer macht, ohne dass ein Mehrwert geschaffen wird.

Bevor wir hiermit fortfahren, möchten wir Ihnen mitteilen, dass es Sinn und Zweck der VKS-Anwendung ist, Unternehmen beim „Papierloswerden“ zu unterstützen. Wir bieten Herstellern eine Lösung auf elektronischer, mobiler und visueller Basis, damit wir die Vorteile der Digitalisierung von Papier-Audits anhand realer Beispiele demonstrieren können. In diesem Artikel werden wir auch die Vielzahl von Audits erläutern, die in Ihrer Produktionsstätte durchgeführt werden und die Sie bremsen, weil sie auf Papier erstellt, ausgeführt und abgelegt werden.

Wir sprechen sicherlich davon, dass Ihre Teammitglieder die Audits zu Sicherheit, Umwelt, Organisation oder anderen Bedingungen in Ihrem Unternehmen mit Stift und Papier durchführen. Diese könnten direkt mit Ihrem 5S-Programm verknüpft werden oder vollständig davon getrennt sein. Der Punkt ist, dass Sie aus fünf wichtigen Gründen schnell von Audits auf Papier hin zu einer mobilen elektronischen Plattform wechseln sollten:

1. Integration

Wenn wir an das Konzept der Integration aus fertigungstechnischer Sicht herangehen wollen, dann möchten wir ein Tool haben, das alle wertvollen Daten vereint, die bezüglich der Produktionsstätte eingegeben und an sie ausgegeben werden. Da VKS in einer Fabrik geboren wurde, um genau diesen Datenflussanforderungen gerecht zu werden, sind die dringend erforderlichen Audit-Funktionen in die VKS-Anwendung integriert worden. Sehen Sie, was hier passiert? Durch die Integration Ihrer Audit-Funktion in eine andere relevante Anwendung wie VKS werden zwei unterschiedliche Prozessabläufe zusammengeführt und die Verwaltung wird erheblich vereinfacht, während gleichzeitig die Möglichkeit für einen einfacheren Zugriff geboten wird.

Bevor wir fortfahren, ist es wichtig zu erwähnen, dass die Integration ein wesentlicher Vorteil ist, wenn sie auch auf mobiler Ebene erfolgt. Dies bedeutet, dass nicht nur der Manager von seinem Bürocomputer in der obersten Etage aus auf die Anwendung zugreifen kann, sondern dass sie auch für eine Vielzahl von Benutzern auf verschiedenen Geräten verfügbar ist. Wir sprechen dabei von einer webbasierten Anwendung, die lediglich eine Internetverbindung benötigt, um Zugriff auf elektronische Prüfungsformulare zu erhalten, redundante Datenübertragungen zu reduzieren und die Möglichkeit von Dateneingabefehlern zu verringern.

VKS-Audit

2. Rückverfolgbarkeit

Die Rückverfolgbarkeit ist ohne Speicherung nicht möglich und diese zwei Konzepte klingen einfach. Wenn Sie jedoch Audits auf Papier durchführen: Wie einfach ist es für Sie, etwas Bestimmtes zu finden, wenn Sie beispielsweise einen Verstoß festgestellt haben oder es ein Qualitätsproblem mit einem fertigen Produkt gegeben hat, das auf eine Bedingung zurückzuführen war, für die es ein Audit gibt? Wenn Ihr Audit auf Papier vorliegt und in einem Aktenschrank abgelegt ist, kann es schwierig sein, nach einem bestimmten Audit zu suchen, das an einer bestimmten Linie, für ein bestimmtes Produkt, von einer bestimmten Person usw. durchgeführt worden ist.

Zum Beispiel hatte ATM, ein Unternehmen, das für die Luft- und Raumfahrt sowie für die Verteidigungsbranche tätig ist, Probleme damit, diverse Informationen für die einzelnen Komponenten auf dem Fließband rechtzeitig aufzuzeichnen, um die Erwartungen der Kunden erfüllen zu können. Nach der Implementierung der VKS-Lösung lernte der Hersteller den integrierten Berichtssuchfilter zu schätzen, mit dem die Seriennummern, die Namen der Bediener und andere relevante Daten aufgezeichnet werden können.

Lassen Sie uns an die Zeit mit dem Papier zurückdenken. Stellen Sie sich dabei eine Situation vor, in der Sie wussten, dass etwas passiert war, was in einem Audit dokumentiert werden sollte. Aber Sie haben keine Ahnung, wann das war oder wer es gemacht hat. Sie sehen Hunderte oder sogar Tausende von Antworten, wenn Sie versuchen, eine Bemerkung zu finden, die sich auf die Sicherheit oder die Produktqualität ausgewirkt hat. Papierlose Systeme werden nicht nur an einem einzigen elektronischen Ort zentral gespeichert (Tschüss Aktenschränke), sondern diese Berichte und Datenbanken bieten auch noch zwei zusätzliche Vorteile.

  • Erstens: Sie sind durchsuchbar. Damit suchen Sie nach einer bestimmten Bemerkung, sagen wir „Flüssigkeitsaustritt unter Maschine 3“. Sie können in Tausenden von Dokumenten gleichzeitig nach dieser Zeichenfolge suchen.

  • Zweitens: Sie können die Audit-Ergebnisse für Trends und weitere Analysen einfach exportieren. Überlegen Sie, wie aussagekräftig historische Ergebnisse bei der Vorhersage zukünftiger Ergebnisse wären. Dies würde Ihnen die Möglichkeit bieten, diese zu verhindern.

3. Kosteneinsparungen

Die Investition in papierlose Audit-Lösungen kann erheblich sein, aber die relativ neue Verfügbarkeit von browserbasierten Webanwendungen hat diese Vorabinvestition drastisch reduziert und die Anlagerendite deutlicher als je zuvor werden lassen.

Denken Sie eine Minute lang über ein sehr wahrscheinliches Szenario nach. Sie haben ein talentiertes Audit-Team von drei Mitarbeitern, die je 20 Euro pro Stunde verdienen. Zurzeit verbringt dieses Team durchschnittlich eine Stunde pro Tag mit Papierarbeiten. Aktualisieren, Drucken, Kopieren, Ablegen, Nachschlagen usw. In diesem Beispiel investieren Sie mindestens drei Stunden oder 60 Euro pro Tag nur in das Management von Papier-Audits. Keine große Zahl, bis Sie sich das Ganze über ein Jahr hinweg ansehen: Dann summiert sich das Ganze auf 15.600 Euro.

Dies ist eine enorme Investition in Aktivitäten ohne Mehrwert. Und beachten Sie dabei: Das ist nur für das Management der Papierunterlagen. Wenn wir uns die Kosten für den Kauf von Papier, Druckern und Tinte, für Wartungsverträge usw. ansehen, können sich diese Kosten leicht verdoppeln. Betrachten Sie nun die Opportunitätskosten, die aus der mangelnden Sichtbarkeit und Rückverfolgbarkeit des Papiers erwachsen.

Jüngste Studien zeigen eine bessere Auslastung des Anlagevermögens und niedrigere Qualitätskosten, wenn die Effizienz der Digitalisierung zunimmt. Wenn Sie sich also fragen: „Könnte ich nur einen Verstoß oder ein Qualitätsproblem mit zusätzlicher Transparenz für die Audit-Ergebnisse verhindern?“ Die Antwort ist höchstwahrscheinlich: Ja! Es wird kristallklar, dass papierlose Lösungen tatsächlich nur geringe Kosten verursachen, da sie reife Früchte einfahren!

4. Datensicherheit

Sicherheit ist ein wachsendes Anliegen für erfolgreiche Unternehmen, die hoffen, der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein. Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass Sie wichtige Informationen über Ihre Prozesse auf Papier in Aktenschränken lagern. Selbst verschlossene Aktenschränke sind bekanntermaßen leicht zugänglich, was bedeutet, dass Ihre Informationen nicht vor neugierigen Blicken geschützt sind.

Solide papierlose Lösungen steuern den elektronischen Zugriff auf die Informationen über eine mehrstufige Zugriffskontrolle.

  • Zunächst einmal verfügt nur ein kleiner ausgewählter Personenkreis über die erforderlichen Anmeldeinformationen, die sie berechtigen, der Anwendung neue Benutzer hinzuzufügen und ihnen dann eine Benutzerrolle zuzuweisen, die ihre Berechtigungen dann weiter einschränkt oder erweitert. Diese Kontrollebene bietet dem Benutzer eine Reihe von Funktionen. Und das Verhindern des Zugriffs auf vertrauliche Informationen ist so einfach wie das Ändern oder Entfernen des Benutzerkontos.
  • Zusätzlich zur Benutzerzugriffskontrolle verfolgen viele Systeme anschließend den Änderungsverlauf von Dokumenten, sodass alle Änderungen schnell auf die entsprechenden Autoren zurückgeführt werden können.

In der nachstehenden Abbildung sehen Sie deutlich die Funktion zur Rollenzuweisung, die Sie regelmäßig verwenden und aktualisieren sollten.

VKS-Zugriffskontrolle

5. Standardisierung

Die standardisierte Entwicklung und Ausführung von Prozessen reduziert die Variabilität und bietet dem Management viel klarere Einblicke und bessere Vorhersagbarkeit. Das Wissen, dass ein Prozess und insbesondere ein Audit zu demselben Ergebnis führen wird, unabhängig davon, wer eigentlich das Audit durchführt, ist ein großer Vorteil.

Dies beginnt mit Standardantworten auf Audit-Fragen, damit Trends entwickelt und erweitert werden können, bis die Audits jedes Mal zum richtigen Datum und zur richtigen Uhrzeit durchgeführt werden. Wie oft erhalten Sie Papierformulare aus den Abteilungen mit Feldern zurück, in denen Daten fehlen, oder bei denen die Antworten an den falschen Stellen stehen? Was ist mit Unterschriften, der Zeit- und Datumsstempelung? Elektronische Lösungen beseitigen diese Variabilität in Ihrem Audit-Prozess, indem sie Antworten auf bestimmte Fragen erfordern und die Benutzer-, Datums- und Zeitstempel automatisieren.

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Die Leistungsfähigkeit und Flexibilität von Software, insbesondere von Webanwendungen, hat die Einstiegskosten gesenkt und gleichzeitig die Anlagerendite für Produktionsbetriebe angetrieben. Und die besten dieser Anwendungen haben anlagenweite Lösungen in eine einzige Plattform integriert. Dies bedeutet, dass auch kleine Hersteller Zugang zu Werkzeugen haben, mit denen sie Kosten senken und gleichzeitig ihre Position im Wettbewerbsumfeld verbessern können.

Der Fehler, den viele selbstgefällige Herstellungsbetriebe machen werden, besteht darin, dass sie Ineffizienzen übersehen, die die Effektivität des Unternehmens langsam, aber sicher verringern, und die Dinge so akzeptieren, wie sie sind, ohne zu überlegen, wie großartig sie sein könnten. Zukunftsorientierte Herstellungsbetriebe wagen jetzt den Schritt in Richtung papierloser Lösungen. Welche Art von Unternehmen wird Ihres sein?

Mit Beiträgen von Shannon Bennett.

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