Die Einrichtung eines angemessenen Prozesses zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen kann schwierig sein. Arbeitsaufträge bestehen aus mehr als nur der einfachen Ausführung. Zu einem erfolgreichen Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung gehört auch eine Menge an Zeitplanung, Prioritätensetzung und Personaleinsatzplanung.
Bei der Erstellung Ihrer Arbeitsaufträge ist es hilfreich, sich 2 Schlüsselfragen zu stellen:
- Was bringe ich mit meinen Arbeitsaufträgen?
- Wie standardisieren wir die Umsetzung der standardisierten Prozesse?
Bei der ersten Frage geht es um die Ergebnisse. Ihre Arbeitsaufträge müssen zu wiederholbaren Ergebnissen führen und Ihnen gleichzeitig ermöglichen, wertvolle Daten zu gewinnen. Dadurch wird die bloße Ausführung eines Arbeitsauftrags zu einem Werkzeug, das für die kontinuierliche Verbesserung und den betrieblichen Fortschritt genutzt werden kann.
Die zweite Frage scheint sich in sich selbst zu verschlingen, aber es ist wichtig, darüber nachzudenken. Wenn die Standardisierung für einzelne Prozesse und Verfahren in der Werkstatt wichtig ist, dann ist sie sicherlich auch wichtig, wenn sie auf der Ebene der Unternehmensführung angewendet wird.
Aus diesem Grund haben wir die 8 Stufen des Arbeitsauftragsmanagementprozesses entwickelt. Obwohl jeder Betrieb anders ist, gehen wir im Detail darauf ein, wie ein erfolgreicher Arbeitsauftragsmanagementprozess aussieht.
Was ist ein Arbeitsauftragsmanagementprozess?
Ein Arbeitsauftragsmanagementprozess ist eine systematische Methode zur Planung und Ausführung von Arbeitsaufträgen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens. Bei diesem Ansatz hängt jeder Arbeitsauftrag vom WANN, WER, WIE und WAS ab.
- WANN der Arbeitsauftrag ausgeführt wird.
- Wer führt den Arbeitsauftrag aus.
- WIE der Arbeitsauftrag ausgeführt wird.
- WAS ist das Ergebnis (Produkte und Qualitätsdaten)
Um uns dieses Konzept zu vergegenwärtigen, gehen wir ein lustiges Beispiel durch.
Lemonade Empire
Versetzen Sie sich in die einfachere Zeit der Kindheit zurück. Erinnern Sie sich an den Verkauf von Limonade? Erinnern Sie sich daran, ein Franchise-Imperium mit dem Namen "Girls Just Wanna Sell Lemonade" in der ganzen Nachbarschaft zu gründen?
Nun, vielleicht sind das nicht alle unsere Erfahrungen, aber lassen wir uns darauf ein.
Wenn Sie mehrere Limonadenstände mit Limonade beliefern müssten, bräuchten Sie eine schnelle Produktionsmethode, die es Ihnen ermöglicht, Limonade so schnell herzustellen, wie die Kinder in der Nachbarschaft sie verkaufen. Und da es mehrere Geschmacksrichtungen und Getränkemischungen gibt, hat jeder Prozess seine Eigenheiten, die standardisiert und wiederholbar sein müssen.
Bei Ihren Bemühungen, diesen Prozess zu gestalten, beschließen Sie, ein standardisiertes Arbeitsauftragsmanagementsystem einzuführen, damit Ihr Produktionsteam die richtigen Getränke herstellen und liefern kann, wenn jeder Stand sie braucht. Und die Art und Weise, wie Sie diese Arbeitsaufträge implementieren, zuweisen und verfolgen, ist Ihr Arbeitsauftragsmanagementprozess.
Da der Verkauf von Limonade kein Spaß ist, haben Sie in eine fortschrittliche Arbeitsanweisungsplattform investiert, die Ihre Mitarbeiter durch jeden Schritt ihres Lebensmittelservice-Prozesses führt.
Halten Sie sich an dieses Beispiel, denn wir werden es einige Male verwenden, um die 8 Stufen des Arbeitsauftragsmanagementprozesses zu erkunden.
Die 8 Stufen des Arbeitsauftragsmanagementprozesses
Die 8 Stufen des Auftragsmanagementprozesses folgen einer linearen Abfolge. Das bedeutet, dass jeder Schritt dem folgen muss, was der letzte Schritt festgelegt hat.
Zum Beispiel können Sie Ihre Arbeitsaufträge nicht planen, wenn es an einer Priorisierung der Arbeitsaufträge mangelt. Auch die Analyse von Daten wird ohne eine intelligente Methode, mit der Sie während der Produktion Daten sammeln können, schwierig sein.
Jeder Schritt ist für eine erfolgreiche Implementierung von Arbeitsaufträgen entscheidend.
1. Priorisieren Sie, was wichtig ist
Die Priorisierung von Arbeitsaufträgen, die zuerst erledigt werden müssen, erfordert ein gewisses Maß an Einsicht und Wissen.
Welches Limonadengetränk hat sich am besten bewährt, welches wird am stärksten nachgefragt, und welche Stände sollten zuerst drankommen?
Jeder dieser Faktoren trägt dazu bei, welche Arbeitsaufträge priorisiert werden müssen.
Sie könnten auch einen sicherheitsrelevanten Arbeitsauftrag haben, der sich nicht speziell auf die Produktion bezieht. Auch wenn dieser Arbeitsauftrag nicht direkt zur Wertschöpfungsarbeit Ihres Betriebs beiträgt, kann er die höchste Priorität haben.
Nehmen wir unsere Limonadenfabrik als Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie haben mehrere Aufgaben, die erledigt werden müssen. Sie müssen Ihre bestehenden Limonaden-Franchises beliefern und gleichzeitig Ihre Anlagen und Maschinen warten. Obwohl die Produktion normalerweise oberste Priorität hat, haben Wartung und Reinigung der Maschinen Vorrang vor der Produktion.
Sie können jedoch dafür sorgen, dass sich diese Prioritäten leichter vereinbaren lassen, indem Sie einen gut durchdachten Zeitplan erstellen.
2. Erstellen Sie einen Zeitplan
Sobald Sie die Priorität Ihrer Arbeitsaufträge festgelegt haben, können Sie damit beginnen, einen Zeitplan zu erstellen, wann die Arbeitsaufträge ausgeführt werden sollen und wann sie abgeschlossen sein werden. Dies ist ein grundlegender Faktor in den Prozessen der Arbeitsauftragsverwaltung. Eine ordnungsgemäße Planung kann den Unterschied zwischen der rechtzeitigen Fertigstellung von Projekten und dem Verpassen von Fristen ausmachen.
Der Zeitpunkt für die Planung Ihrer Arbeitsaufträge hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören die Verfügbarkeit von Ressourcen, die Liefertermine und die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter und Maschinen.
Wenn Sie die abschließende Qualitätsprüfung Ihrer Limonade für 8:15 Uhr ansetzen und die Produktionsmitarbeiter erst um 8:00 Uhr mit der Arbeit beginnen, dann warten die Qualitätsprüfer unnötig lange auf Abschaltzeiten.
Beobachten Sie stattdessen, wie lange die einzelnen Prozesse dauern. Verwenden Sie VKS Pro und Enterprise, um automatisch Daten wie Fertigstellungszeiten, Fehlerquoten und Produktivitätsberichte zu sammeln, um Ihren Betrieb richtig zu planen.
Darüber hinaus ist die Zeitplanung besonders wichtig, wenn es um Wartungsaufträge geht. Wenn Ihre Zitronensaftpresse gewartet werden muss, müssen Sie diese spezifischen Arbeitsaufträge für einen Zeitraum mit geringem Arbeitsaufkommen einplanen, insbesondere dann, wenn die Maschine voraussichtlich nicht im Einsatz ist.
3. Intelligente Zuweisung von Aufgaben
Nachdem Sie nun Ihre Limonaden-Arbeitsaufträge geplant haben, besteht der nächste Schritt in Ihrem Arbeitsauftragsmanagement darin, die Arbeitsaufträge Ihren Teams zuzuweisen. Wer wird die "Pinkalicious"-Limonade und wer die "Green Lagoon"-Limonade mixen?
Dazu müssen Sie die richtigen Arbeitsaufträge den richtigen Personen zuweisen. Bestimmte Aufgaben können unterschiedliche Qualifikationen und Schulungen erfordern. Verwenden Sie VKS, um genau zu verfolgen, wer für bestimmte Aufgaben qualifiziert ist, um Arbeitsaufträge strategisch an Ihre Mitarbeiter zu vergeben.
Auf diese Weise können Ihre Vorgesetzten und Manager den Prozess der Auftragsvergabe rationalisieren. Sie verfolgen, wer geschult ist und sehen, wer geschult werden muss. Sie können Arbeitsaufträge in Stoßzeiten an erfahrene Mitarbeiter vergeben und in ruhigeren Zeiten zusätzliche Schulungen einplanen. So entsteht eine flexible und sich ständig weiterentwickelnde Belegschaft.
Pro-Tipp: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass nur 1 oder 2 Personen in Ihrem Betrieb bestimmte Aufgaben erledigen. Mit den digitalen Arbeitsanweisungen von VKS erhält jeder Mitarbeiter eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung, so dass er neue Aufgaben genauso gut ausführen kann wie die erfahrensten Mitarbeiter. Das macht die Einarbeitung so einfach wie nie zuvor.
4. Strategische Verteilung der Arbeit
Nachdem Sie nun geplant haben, wer die Arbeiten ausführen soll, müssen Sie einen Weg finden, wie die Arbeitsaufträge die Mitarbeiter in der Werkstatt erreichen. In der Vergangenheit wurden Arbeitsaufträge auf Papier gedruckt oder mündlich weitergegeben. Aber mit der Industrie 4.0 Technologie gibt es jetzt bessere Möglichkeiten, Ihre Arbeitsaufträge zu verteilen.
Mit der Einrichtung von VKS in Ihrer Limonadenanlage greifen die Mitarbeiter digital auf ihre Arbeitsaufträge zu und wählen einfach die Arbeitsaufträge aus, die erledigt werden müssen. Damit entfällt jegliches Rätselraten oder die Verwirrung, die bei einer ausschließlich mündlichen oder papiergestützten Verteilung auftreten kann.
Je nach Betrieb sollten Sie Ihre Arbeitsaufträge nach den verschiedenen Abteilungen Ihrer Einrichtung aufteilen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter die Arbeitsaufträge, die für ihre Abteilung relevant sind, leicht finden.
Wenn wir zu Ihrer Limonadenanlage zurückkehren, können wir dies in Aktion sehen. Im Laufe des Tages müssen mehrere Aufgaben erledigt werden. Dazu gehören:
- Tiefenreinigung von Bottich 12.
- Mischen von 5 Chargen der klassischen Zitronenlimonade "Pucker Up".
- Erforschung der neuen Geschmacksrichtung "Berry Good Limonade".
- Qualitätskontrollen.
- Vorbeugende Wartung der Mixer 2 und 3.
Jede dieser Aufgaben bezieht sich auf eine andere Abteilung. Die Mitarbeiter in jeder dieser Abteilungen greifen auf ihre Arbeitsaufträge zu, indem sie in ihrem Abteilungssegment suchen.
5. Ausführen der Aufträge
Hier ist der Punkt, an dem der Gummi auf die Straße trifft und die Arbeitsaufträge ausgeführt werden. Dieser Schritt könnte als die wichtigste Phase im Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung angesehen werden. Aber ohne die anderen vorangegangenen Schritte könnte diese Phase nicht gelingen. Ordnungsgemäße Ausführung bedeutet ordnungsgemäße Planung.
"Wer nicht plant, plant zu scheitern." - Benjamin Franklin.
Auch die Ausführung ist ein Bereich, der von Planung und intelligenter Standardisierung immens profitiert. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter genau wissen, was zu tun ist und in welcher Reihenfolge. Wenn die Mitarbeiter nicht genau wissen, wie der Arbeitsauftrag auszuführen ist, oder wenn jeder Bediener dieselbe Arbeit auf andere Weise ausführt, sind Unstimmigkeiten und Fehler vorprogrammiert.
Arbeitsanweisungssoftware beseitigt dieses Risiko und ermöglicht es jedem Mitarbeiter, seine Aufgaben gemäß den in Ihrem Unternehmen etablierten best practices auszuführen.
Wenn Sie bei der Herstellung von Limonade alle Zutaten auf einmal mischen, wird das zu anderen Ergebnissen führen, als wenn Sie den richtigen Kochprozess einhalten.
George Englis, Manager of Operational Training bei Chesterton, erzählte dies über die Ausführung eines Arbeitsauftrags für industrielle Gleitringdichtungen.
"Die Dichtungsmontage ist ein relativ komplexer Prozess, und einige unserer Dichtungen erfordern etwa 65 Schritte. Jeder Schritt muss auf eine bestimmte Weise und in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. VKS war eine große Hilfe und wird auch weiterhin eine große Hilfe sein, wenn wir uns weiterentwickeln."
George Englis, Chesterton Manager of Operational Training
6. Erfassen von Daten während des Prozesses
Ihre Mitarbeiter führen die Arbeit aus, die für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden einen Mehrwert darstellt. Jetzt ist es an der Zeit, wertvolle Daten aus Ihrem Betrieb zu erfassen.
Manche Unternehmen bitten ihre Mitarbeiter, ihre Notizen auf Papier aufzuschreiben oder Zeitkarten auszufüllen. Auf diese Weise werden zwar einige Informationen erfasst, aber sie sind bestenfalls unzuverlässig. Vor allem ist es für den Bediener nicht einfach. Deshalb haben Sie sich für eine intelligentere Methode entschieden.
In Ihrer Limonadenfabrik können Sie mit Ihrer Arbeitsanweisungssoftware unabhängig von der Art des Auftrags oder der ausgeführten Arbeit wertvolle Daten direkt aus demselben System erfassen, das auch für die Verwaltung Ihrer Arbeitsaufträge verwendet wird. Dies geschieht durch zwei wichtige Methoden:
- Die Daten werden autonom im Hintergrund gesammelt.
- Die Informationen werden durch direkte Mitarbeiterbeteiligung gesammelt.
Sobald ein Mitarbeiter einen Arbeitsauftrag ausgewählt hat, beginnt VKS mit der Datenerfassung. Ihre Mitarbeiter müssen keine Zeiterfassungsbögen ausfüllen, den Verbrauch von Zutaten aufschreiben oder die Chargenmenge der "Zesty Euphoria" Limonade erfassen. Dies alles wird von VKS autonom erledigt.
Pro-Tipp: Sammeln Sie noch mehr Daten aus Ihrem Betrieb, indem Sie VKS über unsere API mit Ihren anderen Business Intelligence Plattformen verbinden.
Für den Fall, dass Mitarbeiter ihre eigenen wertvollen Erkenntnisse hinzufügen müssen, können sie schnell ein intelligentes Formular öffnen, um Notizen zu machen, E-Mails zu senden oder statistische Prozesskontrolle Werte zu verfolgen. Es besteht keine Notwendigkeit, andere Systeme zu öffnen. Alles ist in einem einzigen intelligenten System erfasst.
7. Abschließen des Arbeitsauftrags
Arbeitsaufträge gelten als abgeschlossen, wenn alle Vorgänge erledigt sind. Was dies bedeutet, hängt vom jeweiligen Arbeitsauftrag ab. Wird ein Arbeitsauftrag vor oder nach der Lieferung abgeschlossen? Führen mehrere Personen verschiedene Phasen desselben Arbeitsauftrags aus? Das hängt davon ab, wie Sie Ihren Betrieb führen.
Nehmen wir an, einer Ihrer Mitarbeiter hat gerade eine Charge der fermentierten Limonade mit dem Namen "Life Limes" fertig gemischt. Der Arbeitsauftrag ist jedoch noch nicht abgeschlossen. Der Mitarbeiter muss die optimale Gärungstemperatur einstellen - zwischen 90 und 95 Grad Celsius über Nacht.
Wenn dieser Vorgang nicht durchgeführt wird, kann der Arbeitsauftrag nicht als abgeschlossen betrachtet werden.
Pro-Tipp: Die Verwendung digitaler Arbeitsanweisungen stellt sicher, dass kein Schritt übersehen oder vergessen wird, egal wie der Prozess aussieht.
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8. Analysieren Sie die Daten
Der letzte Schritt im Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung ist die Analyse. Alles, was Sie bei der Planung von Arbeitsaufträgen, der Verfolgung von Mitarbeiterqualifikationen, der Erfassung wertvoller Daten und der Fertigstellung der letzten Chargen Ihrer preisgekrönten "Be My Zest"-Limonade gelernt haben, können Sie nun zur kontinuierlichen Verbesserung Ihres Prozesses nutzen.
Stellen Sie sich beim Erfassen und Analysieren von Daten die folgenden 5 Fragen:
- Welche Informationen müssen gesammelt werden?
- Woher werden die Daten kommen?
- Wann sollen die Daten ausgelesen werden?
- Wer wird die Daten auswerten?
- Wie werden Entscheidungen getroffen, nachdem die Daten verarbeitet wurden?
Es kann leicht passieren, dass man von der immensen Menge an Daten, die einem zur Verfügung stehen, überwältigt wird. Aber mehr ist nicht immer besser. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Daten, die für Sie am wichtigsten sind, und schaffen Sie eine solide Quelle für diese Informationen. Wählen Sie die richtigen Leute aus, um die Daten zu analysieren, und erstellen Sie dann einen Plan, der es Ihnen ermöglicht, mit den gewonnenen Erkenntnissen weiterzumachen.
Bei der Erstellung eines Prozesses ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Ziele auswählen und einen Plan erstellen, der diese Ziele widerspiegelt. Ihr Prozess zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen sieht vielleicht nicht genau so aus wie unser Beispiel mit dem Limonadenimperium, aber es ist wichtig zu sehen, wie viel ein gut definierter Plan zu bieten hat.
Dies gilt insbesondere dann, wenn er mit fortschrittlicher Technologie gekoppelt ist, die es Ihnen ermöglicht, wiederholbare Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig wertvolles Wissen und Erkenntnisse zu gewinnen.
Übernehmen Sie die besten Verfahren, die zu Ihrem Betrieb passen, und bauen Sie darauf auf. Mit VKS erhalten Hersteller eine solide Grundlage für intelligente Industrie 4.0-Praktiken und sind in der Lage, das Beste aus jedem Arbeitsauftrag herauszuholen.
