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Tipps & Tricks für den Start von Just-in-Time Lernen

Geschrieben von: Virginia Shram

November 7, 2022

POV using a smartphone to access virtual knowledge

Die Hersteller stehen ständig unter dem Druck, die Fähigkeiten und Kenntnisse ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Mit der Einführung digitaler Technologien bietet sich den Herstellern eine noch nie dagewesene Möglichkeit, die Effizienz und Produktivität zu steigern, indem sie Schulungen dann und dort anbieten, wo sie am meisten benötigt werden.

Dies stellt jedoch für viele Unternehmen eine Herausforderung dar: Wie kann man sicherstellen, dass die Mitarbeiter die benötigten Schulungen mit minimalen Ausfallzeiten und klarer Kommunikation erhalten?

In Anlehnung an eine andere beliebte Fertigungsmethode, die Just-in-Time-Produktion, können Hersteller wirksame und nachhaltige Just-in-Time-Lernangebote umsetzen.

Was ist Just-in-Time?

Die Just-in-Time-Produktion ist ein Konzept, das erstmals von der Firma Toyota im Rahmen ihrer Methodik der schlanken Produktion eingeführt wurde. Es beschreibt eine Produktion, die nach Bedarf erfolgt, und nicht eine Produktion, die sofort auf Lager gelegt und von dort abgerufen wird.

Just-in-Time-Standards (kurz: JIT) verringern die Kosten für Lagerbestände und Produktionsabfälle und sorgen für reibungslosere Arbeitsabläufe. Auf diese Weise können die Fabriken Kosten und Verschwendung reduzieren und besser auf die Nachfrage reagieren. Dies wiederum führt zu einer besseren Produktionsqualität.

Unter Verwendung der gleichen Bedeutung von "Just-in-Time" wollen wir nun sehen, wie Hersteller Lernen und qualifizierte Ausbildung auf die effizienteste und effektivste Weise anbieten können.

Just-in-Time Lernen bedeutet, Wissen in leicht verdaulichen Häppchen zur Verfügung zu haben. Es findet nach Bedarf statt und ist leicht - oft sofort - auf bestimmte Arbeitssituationen anwendbar.

Just-in-Time-Lernen ist ein wirksames Mittel zur Verbesserung Ihrer Belegschaft, denn es ermöglicht den Mitarbeitern, aus ihren Fehlern zu lernen, während sie passieren, anstatt zu warten, bis sie wieder einen Fehler machen, bevor sie daraus lernen können. Dies trägt dazu bei, Verschwendung und Kosten im Zusammenhang mit der Umschulung neuer Mitarbeiter zu reduzieren.

Das sofortige Erlernen von fertigungsspezifischem Wissen ist entscheidend für die Erhaltung einer qualifizierten, gesunden Belegschaft. Just-in-Time-Lernen bedeutet, dass das Wissen sofort zur Verfügung steht und nicht erst durch formale Schulungen oder Zertifizierungen erworben werden muss. So können wichtige Lerninhalte mit einem vollen Arbeitsplan in Einklang gebracht werden, was zu einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung führt.

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Beispiele für Just-in-Time-Lernen

Es gibt viele Beispiele dafür, wie sich das Lernen an JIT orientiert hat. Hier sind einige Beispiele, von den gängigsten Fällen bis hin zu solchen, die speziell für Produktionsumgebungen gelten.

Google

Haben Sie sich schon einmal in einer lockeren Unterhaltung befunden, in der Sie plötzlich eine wichtige Information nachschlagen mussten - die Größe eines Prominenten, den ersten Tag der Sommerzeit oder die Warnzeichen einer bevorstehenden Grippe?

Wir leben in einem Zeitalter des technischen Fortschritts, in dem jeder, der über einen Internetanschluss verfügt, eine Frage googeln kann, um sofort eine Antwort zu erhalten. Im Grunde genommen ist das Googeln von Fragen, sobald sie auftauchen, eine Variante des "Just-in-time"-Lernens, da die gefundenen Informationen sofort weitergegeben werden.

Virtuelle Veranstaltungen/Ankündigungen

Abgesehen von stark koordinierten Zoom-Konferenzen können virtuelle Ankündigungen und kurze Veranstaltungen als "Just-in-Time"-Lernen eingestuft werden, wenn sie kleine, aber wichtige Informationen zur sofortigen Anwendung vermitteln.

Nehmen Sie zum Beispiel ein Video, das ein Unternehmen während der täglichen Morgenbesprechung projiziert, um die Mitarbeiter über die neuesten Änderungen der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften zu informieren. Es dauert zwar nur ein paar Minuten, stellt aber sicher, dass das Team bei spontanen Änderungen auf dem Laufenden ist.

Interaktive Arbeitsanweisungen

Interaktive Arbeitsanweisungen sind eine hochspezialisierte Form des JIT-Lernens, die professionelle Standards wie Rückverfolgbarkeit und Qualitätskontrolle gewährleisten.

In der Fertigung beispielsweise kann ein Arbeiter am Fließband, der sich über die Ausrichtung eines Bauteils unsicher ist, mit Hilfe digitaler Arbeitsanweisungen durch Wischen oder Klicken zusätzliche Informationen abrufen und auch Markierungen hinzufügen, die eine sofortige Klärung erfordern.

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Denken Sie daran, dass strukturierte Schulungen und berufliche Weiterbildung nicht JIT sind und auch nicht für JIT-Frameworks angepasst werden sollten.

Warum nicht?

Ganz einfach, weil es einige Arten des Lernens gibt, die nicht einfach in mundgerechte Informationsbrocken zerlegt werden können.

So ist es beispielsweise nicht möglich, mit Just-in-Time-Lernen einen Abschluss in Ingenieurwissenschaften zu erwerben, weil es eine Menge dichter Informationen zu studieren gilt, die für die aktuelle Situation nicht unmittelbar relevant sind.

Im Gegensatz dazu können akkreditierte Ingenieure dennoch vom Just-in-Time-Lernen profitieren, indem sie ihr Wissen durch regelmäßige, kurze Aktualisierungen über Systeme ergänzen, mit denen sie täglich arbeiten.

Vorteile des Just-in-Time-Lernens in der Fertigung

Just-in-Time-Lernen hat eine Reihe von Vorteilen für Hersteller. Zunächst einmal ist es kostengünstiger, effizienter und flexibler als herkömmliche Schulungsstrategien. Es kann an die Bedürfnisse eines einzelnen Mitarbeiters oder einer ganzen Belegschaft angepasst werden. Außerdem können die Mitarbeiter mit den neuesten technologischen Fortschritten Schritt halten, indem sie Schulungen am Arbeitsplatz mit Präsenzveranstaltungen in Ihrem Unternehmen oder online kombinieren.

Es ist auch einfacher für die Mitarbeiter, weil sie nur das bekommen, was sie brauchen, anstatt mit Informationen aus langen Kursen überfrachtet zu werden, die für ihre Arbeit nicht relevant sind. Darüber hinaus ermöglicht Just-in-Time-Learning eine flexible Zeiteinteilung, so dass sie Beruf und Familie unter einen Hut bringen können, ohne wichtige Wachstumschancen innerhalb des Unternehmens zu verpassen.

Just-in-Time-Lernen hilft dabei:

  • Zeit und Geld für Schulungen zu sparen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter mit den neuesten Technologien, Prozessen und Verfahren vertraut sind
  • die Fluktuation** zu verringern, indem Sie Ihren Mitarbeitern das geben, was sie brauchen, wenn sie es brauchen
  • Verbinden Sie Schulung und Leistung für mehr Arbeitnehmerunabhängigkeit.
  • Verbinden Sie Mitarbeiter mit den aktuellsten Informationen
  • Verbessern Sie die Genauigkeit bei der Ausführung bestimmter Aufgaben wie der Montage
  • Beschleunigen Sie das Lernen, indem Sie den Arbeitnehmern die Möglichkeit geben, ihr neues Wissen sofort anzuwenden.
  • Identifizieren und Beheben von Wissens- und Kompetenzlücken innerhalb der Belegschaft
  • Bereitstellung von Echtzeit-Feedback und Leistungsunterstützung
  • Das Engagement der Mitarbeiter in laufenden Projekten erhöhen
  • Verbesserungsvorschläge durch sofortiges Testen rationalisieren

Wie man Just-in-Time-Learning implementiert

Bei der Umsetzung von Just-in-Time-Learning spielen viele Faktoren eine Rolle, und die Entwicklung einer Unternehmensstrategie für die Bereitstellung von Informationen für die Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung. Im Folgenden finden Sie einige Leitprinzipien für den Beginn Ihrer umfassenden Lernreise.

1. Organisieren Sie Themen in Eimern

Trennen Sie zunächst, welche Themen "just-in-time" gelernt werden müssen und welche für später aufbewahrt werden können - nicht alles, was gelernt wird, kann "just-in-time" optimiert werden. Außerdem sollte nicht alles, was gelernt werden soll, auf JIT optimiert werden, weil es auf andere Weise besser vermittelt werden kann.

Organisieren Sie die notwendigen Informationen in Eimern - dies dient der einfachen Indizierung und dem einfachen Zugriff, so dass jeder sofort genau die Informationen finden kann, die er braucht, ohne sich extra Zeit nehmen zu müssen, um danach zu wühlen.

2. Aufbau einer soliden Informationsarchitektur

Binden Sie das Lernen mit Beispielen, Übungen, praktischen Aufgaben und anderen Maßnahmen ein, die für die Art des zu vermittelnden Wissens geeignet sind. Ein Teil der Anziehungskraft des Just-in-Time-Lernens besteht darin, dass das Wissen, das den Mitarbeitern vermittelt wird, besser behalten wird.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Lernmodule entsprechend den im vorherigen Abschnitt ermittelten Bereichen zu strukturieren, können Sie größere Schulungslücken erkennen.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise JIT-Anweisungen für ein Drehmomentwerkzeug benötigt, möchte er vielleicht auch etwas über die Wartung der Drehmomentausrüstung oder über ein anderes Werkzeug lernen, das für den nächsten Schritt in diesem Montageprozess benötigt wird.

3. Wählen Sie Ihre Lehrmethode sorgfältig aus

Legen Sie Indikatoren fest, mit denen die Lernziele gemessen werden können. So stellen Sie sicher, dass die JIT-Schulungen in den SOPs der Mitarbeiter verankert sind.

Das muss nicht schwierig sein - fragen Sie sich einfach, was das Ergebnis der angewandten Lernprinzipien sein sollte. Woran erkennt der Mitarbeiter beispielsweise, dass er die Anweisungen richtig ausgeführt hat, nachdem er sie aufgerufen und umgesetzt hat? Wird eine Kontrollleuchte erlöschen, oder wird sich ein einzelnes Bauteil reibungslos drehen? Vielleicht weiß der Mitarbeiter nach der JIT-Schulung, wie er Daten von automatisierten Maschinen abrufen kann.

Stellen Sie sicher, dass die Werkzeuge, die Sie zur Vermittlung von Informationen verwenden, intuitiv sind. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass die Mitarbeiter das benötigte Wissen zwar erkennen, aber Schwierigkeiten haben, es zu verstehen oder abzurufen.

Viele Unternehmen lassen ihre Manager und Vorgesetzten von Anfang an Schulungspläne für neu eingestellte Mitarbeiter entwerfen. Dies kann hilfreich sein, da es sicherstellt, dass die Mitarbeiter von Anfang an das bekommen, was sie für ihren Erfolg brauchen - aber es bedeutet auch, dass dieser Prozess sehr zeitintensiv ist, weshalb es für die Führungsteams wichtig ist, den Überblick zu behalten.

Anstatt sich mit der Frage zu beschäftigen, welches LMS (Learning Management System) verwendet werden soll, sollten Sie die unbegrenzten Möglichkeiten eingrenzen, indem Sie Systeme testen, die speziell für Hersteller entwickelt wurden. Der VKS-eigene Dienst für digitale Arbeitsanweisungen enthält alles, was ein Hersteller benötigt, ist aber so modular aufgebaut, dass Sie nicht viel Zeit mit der Einrichtung verschwenden müssen, bevor Sie Ergebnisse sehen.

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5 Tipps & Tricks für JIT-Lernanfänger

Just-in-Time-Lernen ist ein todsicherer Weg, um Ihre Mitarbeiter effizienter zu schulen, aber es gibt einige wichtige Dinge zu beachten, wenn Sie die Architektur Ihrer Wissensdatenbank aufbauen. Hier sind fünf schnelle Tipps und Tricks für diejenigen, die gerade erst mit der Implementierung von JIT-Learning beginnen.

  1. Unterstützen Sie eine Unternehmenskultur des Lernens, indem Sie die Neugierde und die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Belegschaft fördern.
  2. Bieten Sie die beste technologische Unterstützung für die Aufgabe. Da ein Großteil des JIT-Lernens einen sofortigen Zugriff erfordert, sollten Sie Ihren Unterricht für mobile und digitale Schnittstellen optimieren.
  3. Holen Sie aktiv das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein, um Schwierigkeiten bei der praktischen Umsetzung und beim Zugriff auf Informationen zu erkennen, wenn diese benötigt werden.
  4. Antizipieren Sie Lernpfade, indem Sie verwandte Module oder gemeinsame Fragen im gleichen Themenbereich vorschlagen.
  5. Wählen Sie die Art der Inhalte sorgfältig aus: Schriftliche Anleitungen und Infografiken können hilfreich sein, aber interaktive digitale Arbeitsanweisungen sind das effizienteste Mittel, um Lerninhalte zu vermitteln und für die Zukunft zu sichern.

Just-in-Time-Lernen ist ein mächtiges Werkzeug für Hersteller. Es ermöglicht ihnen, ihre Mitarbeiter effizienter und zeitnah zu schulen, was die Produktivität erhöht und die Kosten senkt.

Die Vorteile dieser Technik liegen auf der Hand: Sie verbessert die Mitarbeiterbindung, senkt die Fluktuationskosten, erhöht die Absatzchancen, da die Mitarbeiter effektiver verkaufen können, und steigert die Kundenzufriedenheit durch bessere Produktlieferung.

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