Processus de fabrication et procédures : Lesquelles, quand et pourquoi ?

Les processus et les procédures font partie de votre vie quotidienne, même si vous n'utilisez pas ces termes pour les décrire. Que vous vous prépariez pour le travail ou pour le lancement d'une fusée, les actions habituelles avec des mouvements séquentiels sont ces lignes directrices au travail.

En d'autres termes, vos processus de sortie du lit ne sont pas aussi discutables dans un contexte de fabrication - ce sont plutôt les procédures de fabrication et de lancement d'une fusée qu'il faut aborder. Examinons donc les différences particulières entre les processus et les procédures dans un environnement industriel (fusées non requises).

Comment fonctionnent les processus et les procédures ?

Une mise en garde importante : de nombreuses organisations utilisent les termes "processus" et "procédure" de manière interchangeable, en particulier dans les instructions verbales ou les conversations informelles. C'est tout à fait normal et souvent inévitable : les deux termes se chevauchent de manière significative. En outre, certaines entreprises ont décidé en interne qu'ils étaient identiques, afin d'éviter toute confusion.

Dans cet article, cependant, nous entrons dans le détail : notre discussion sur les processus et les procédures a pour but de vous aider à choisir l'application du contrôle managérial qui convient le mieux pour affiner vos opérations quotidiennes dans le cadre d'une production allégée.

La différence entre les processus et les procédures

L'Organisation internationale de normalisation (ISO) décrit un processus comme un "ensemble d'activités interdépendantes ou en interaction qui utilisent des données d'entrée pour produire un résultat escompté". Le processus est donc la première étape qui décrit la manière dont un certain objectif doit être atteint.

La procédure, quant à elle, est l'ensemble des étapes suivantes pour atteindre un objectif proposé. Il s'agit d'une description plus détaillée des étapes à suivre par l'opérateur qui la lit. Elle est généralement appelée procédure opérationnelle standard (POS). Un ensemble de procédures opératoires normalisées pour un travail spécifique à effectuer est appelé guide.

Défis pratiques dans l'industrie manufacturière

Pour éviter toute inadéquation entre la documentation et le public, les entreprises doivent définir clairement le niveau de détail de chaque document et l'adapter au public visé.

Les processus décrivent généralement la situation dans son ensemble et, dans l'industrie manufacturière, ils impliquent probablement de nombreuses personnes dans des rôles et des départements multiples. Ils s'étendent aussi généralement sur des périodes beaucoup plus longues que les procédures et les instructions de travail. En outre, les processus nécessitent de multiples procédures et de nombreux ensembles d'instructions de travail détaillant chaque tâche.

Les procédures sont plus détaillées que les processus, car elles précisent la séquence des tâches ou des activités qui composent un processus. Bien entendu, les organisations ont développé leur propre définition et application interne de chacun de ces termes, mais en général, les descriptions ci-dessus constituent une manière sûre et générique d'aborder cette conversation. En termes de capacité et de valeur réelles de la normalisation, ce ne sont pas les noms de chacun qui importent vraiment, mais l'application et la mise en œuvre individuelles.

En d'autres termes, un PDG perdra un temps précieux à essayer de reconfigurer le flux de travail global en modifiant une procédure individuelle, parce que cette dernière est trop granulaire pour avoir un impact général. De même, un opérateur d'atelier qui n'a qu'une vue d'ensemble des processus actuels éprouvera des difficultés à suivre les guides d'instructions de travail en raison du manque de détails d'un processus.

Politique, processus et procédure

Soyons un peu fous et ajoutons les "politiques" au mélange. Quelle est leur place dans l'équation opérationnelle ?

Exemples de politiques

Une bonne façon d'envisager les politiques est de les considérer comme des "dérogations" nécessaires dans un environnement de fabrication. En d'autres termes, les politiques sont des procédures opérationnelles standard suffisamment strictes pour s'appliquer à tout moment à l'environnement général de l'usine, quelle que soit la tâche en cours.

Un bon exemple de politique est une règle de sécurité telle que "le port du casque et des bottes à embout d'acier est obligatoire à tout moment dans l'atelier", car il s'agit d'une exigence permanente au sein de l'établissement.

Les politiques peuvent également être un peu plus générales, comme "les modifications apportées aux guides d'instructions de travail doivent être confirmées par un responsable de l'équipe d'ingénierie avant d'être appliquées à la base de données centrale". Dans ce cas, il peut y avoir un formulaire officiel à remplir avec les mises à jour recommandées, ou un travailleur peut avoir une brève conversation avec un ingénieur en chef, selon la rigueur avec laquelle l'entreprise souhaite imposer cette politique.

Exemples de processus

Comme nous l'avons vu plus haut, les processus sont des activités qui peuvent être reliées entre elles ou interagir et qui, une fois connectées, produisent un résultat. Oui, cela peut être assez vague et dépend de la manière dont l'entreprise en question souhaite le définir spécifiquement.

Un bon exemple de processus serait une chaîne de production ou une vue d'ensemble du cycle de vie d'un produit. Dans ce processus, il n'est pas nécessaire de mentionner les détails exacts (tels que la taille et le couple de serrage des boulons) de chaque étape ou action. Il s'agit d'une représentation du déroulement prévu du travail à effectuer.

Un exemple de processus pour un produit serait : "Traiter chimiquement les matières premières, rassembler les matières traitées et les autres fournitures, achever l'assemblage et envoyer l'article au contrôle de qualité avant expédition". En plus de ce processus, l'instruction de travail complémentaire ou le manuel d'instructions entrerait dans les détails pour indiquer quelles pièces vont où et dans quelle position, l'ordre d'assemblage, y compris les mouvements manuels, où placer l'article pour qu'il puisse être transporté jusqu'au poste de travail de qualité, etc.

Exemples de procédures

Vous avez très probablement rencontré des procédures dans des scénarios où les choses ont mal tourné ou doivent être corrigées. Par exemple, s'il y a un incendie dans le bâtiment, les procédures opérationnelles standard précisent exactement où les travailleurs doivent se tenir, quand et comment ils doivent sortir du bâtiment, et qui ils doivent alerter pour appeler les pompiers. (Ces informations sont plus détaillées que si nous imaginions un processus pour la même situation, qui ressemblerait à quelque chose comme "arrêtez le travail, quittez la zone, attendez que le feu soit éteint").

Les procédures sont également des éléments importants des instructions de travail. Par exemple, dans le domaine de l'assemblage, il faut plus que de simples processus pour s'assurer que tout est assemblé correctement et de manière identique à tous les autres articles de la chaîne. Alors qu'un processus se contente de stipuler que les pièces doivent être assemblées, une procédure décrit en détail l'ordre d'assemblage, les fixations choisies pour ce travail, les valeurs de couple et autres mesures, les contrôles manuels continus obligatoires de la qualité, etc.

Suggestions de styles de mise en œuvre des processus

Le choix des outils - processus, politiques et procédures - à utiliser dans certains cas dépend fortement de la culture et du style de mise en œuvre de votre entreprise. Quoi qu'il en soit, voici quelques questions clés à poser lorsque vous vous demandez comment améliorer continuellement votre atelier par le biais d'une supervision organisationnelle :

• Où se trouve le goulot d'étranglement de la communication ? Dessinez un organigramme de toutes les ruptures de communication entre les dirigeants, la direction, les chefs d'équipe et les travailleurs de l'atelier. Si l'un des liens est constamment déficient, il serait bon de revoir les procédures propres à cette équipe.
• À quel endroit de votre flux de travail produisez-vous le plus de déchets ? Qu'il s'agisse de gaspillage de temps, de matériaux, de main-d'œuvre, de mouvements ou d'autres choses, la meilleure façon d'alléger vos opérations est d'éliminer ce gaspillage par le biais d'un processus plus efficace.
• Où vos travailleurs demandent-ils le plus d'aide ou donnent-ils le plus d'informations en retour ? Si l'exécution des tâches varie considérablement, si vos employés commettent beaucoup d'erreurs ou demandent de l'aide, c'est le signe que vous devez ajouter des procédures plus détaillées dans vos guides.
• Quels sont les scénarios de production qui ne sont pas pris en compte dans votre documentation ? Essayez de penser à des situations improbables mais possibles qui peuvent se produire du point de vue de la sécurité, du personnel ou du flux de travail (comme des temps d'arrêt imprévus). Ces situations ne sont peut-être pas pertinentes dans l'immédiat, mais il est bon d'avoir des procédures documentées au cas où ce scénario exact se produirait.