Instructions de travail et modes opératoires normalisés : comment choisir ce qui vous convient le mieux ?

Il existe de nombreux types de documentation de fabrication, et la meilleure version diffère en fonction de vos besoins. Il est difficile de trouver l'option optimale pour votre entreprise, en particulier lorsqu'il s'agit de choisir entre les instructions de travail et les modes opératoires normalisés (MON). De laquelle avez-vous réellement besoin ?

Prenez un moment pour vous imaginer en train de parcourir votre entreprise. Que remarquez-vous ?

Dans l'atelier, vous voyez peut-être de nombreuses tâches différentes exécutées simultanément à chaque minute. Peut-être ces actions sont-elles toutes exécutées sur des produits uniques pour des commandes distinctes - ou peut-être des tâches de sous-assemblage qui se rejoignent pour produire une seule ligne de produits à grand volume.

Dans les bureaux rattachés à l'atelier, vous pouvez voir les processus de création et de marketing qui interviennent dans la recherche et le développement des produits. D'autres coordonnent les présentations aux salons professionnels et les calendriers de gestion.

Qu'il s'agisse d'ingénieurs, de comptables, de techniciens, d'opérateurs de ligne, de publicitaires, de réceptionnistes ou de programmeurs, chacun a un travail spécialisé à accomplir. Chaque personne possède une mine de connaissances spécialisées que vous pouvez mettre à profit pour rationaliser les différents aspects de votre activité.

Vous pourriez supposer que les processus et les procédures qui régissent et orientent toutes ces activités sont déjà bien documentés. Mais nous savons tous ce qui se passe lorsque nous nous contentons de "supposer"…

Il est probablement préférable de mettre à jour votre documentation pour améliorer la productivité et la qualité du travail, ce qui commence par la sélection du type de documentation le mieux adapté à vos besoins.

Instructions de travail et modes opératoires normalisés : Quelle est la différence ?

Avant d'entrer dans le vif du sujet et de définir chaque type de documentation, illustrons pourquoi il est important de disposer de différents types de documents en fonction de l'utilisateur et de la situation.

Prenons l'exemple d'une usine fictive - XYZ Inc. - qui est leader dans son secteur depuis plusieurs décennies et dont la marque est très présente. Carol, une ingénieure fraîchement diplômée, vient d'être engagée par XYZ pour réorganiser les contrôles de processus sur site.

Quelques minutes après avoir posé le pied dans l'atelier, Carol commence à voir des fissures métaphoriques dans les fondations : les travailleurs effectuent les tâches d'assemblage selon leurs habitudes individuelles acquises au fil des années passées chez XYZ. Malgré ce manque de normalisation, la qualité est généralement bonne, mais "bonne" signifie qu'il y a des améliorations à apporter.

Carol demande aux opérateurs de lui montrer leurs procédures, mais ils sont confus. Après avoir fait le tour, Carol a une brassée de classeurs à trois anneaux et sa tête nage dans les récits verbaux de processus étape par étape qui diffèrent d'un opérateur à l'autre.

Carol feuillette les classeurs et constate qu'il s'agit de copies complètes et exactes de consignes de sécurité, de nomenclatures et de documents de spécification des produits. Il n'y a qu'un seul problème…

Les classeurs de procédures opératoires normalisées contiennent des informations sur le quoi, le qui et le quand de l'assemblage des produits, mais il manque un élément essentiel : le comment.

Si un nouvel opérateur de ligne qualifié commençait à travailler chez XYZ demain, il aurait peut-être l'expérience nécessaire pour reconnaître les machines et les postes de travail, mais il ne comprendrait pas comment il est censé tout assembler de la même manière que les autres.

Instructions de travail : Le "comment" de la façon de faire

Les instructions de travail sont souvent utilisées de manière interchangeable avec les "meilleures pratiques" ou les "SOP", bien qu'elles aient un objectif légèrement plus ciblé.

Les instructions de travail sont :

• des instructions étape par étape, y compris des actions mineures "évidentes".
• Elles sont souvent compilées dans des "guides" complets par type de travail.
• La position d'un fabricant sur la "bonne" manière d'effectuer une tâche, même si plusieurs manières d'effectuer une tâche pourraient être correctes.
• Très détaillées en fonction du travail à effectuer

Par exemple, une instruction de travail peut être un guide étape par étape qui indique à l'opérateur comment assembler les pièces du produit, dans quel ordre, avec quelles mesures et en utilisant quelles pièces manuelles ou mécaniques, en coordination avec toutes les autres personnes effectuant le même travail.

SOPs : Le cadre sur lequel s'appuyer

Les procédures opérationnelles standard (POS) sont souvent utilisées de manière interchangeable avec les "meilleures pratiques" ou les "instructions de travail", mais avec quelques différences notables.

Les procédures opérationnelles standard sont :

• "le dernier mot sur les politiques ou les lignes directrices
• des normes de sécurité strictes qui doivent être respectées
• Toujours gardées à l'esprit, même lors de tâches indirectement liées
• suffisamment larges pour s'appliquer de manière plus générale à des situations ou à des tâches étrangères à l'entreprise.

Par exemple, une procédure opératoire standard pourrait être une règle générale consistant à toujours vérifier que les commandes de sécurité d'une machine sont accessibles avant de la mettre en marche. Même si un travail n'indique pas explicitement qu'il faut le faire dans ses instructions étape par étape, un travailleur serait bien avisé de procéder à une double vérification de toute façon.

SOPs	Instructions de travail
Politiques et lignes directrices	Instructions étape par étape
Normes et règles générales	Cas d'utilisation spécifiques ou commandes isolées
Applications générales sur la base du meilleur jugement	Mandats détaillés

Comment mettre en place la documentation idéale pour le travailleur

Tout cela est bien beau, mais Carol est toujours là où nous l'avons laissée - des classeurs étalés sur son bureau et la tête pleine d'instructions verbales contradictoires qu'elle a recueillies dans tout l'établissement.

Il n'y a pas assez d'exemplaires des classeurs de procédures opératoires normalisées pour les distribuer, et les travailleurs ne devraient pas arrêter ce qu'ils font pour les étudier. De plus, Carol pense astucieusement que ce n'est pas une bonne utilisation du temps que de monopoliser la photocopieuse pendant des jours alors qu'il existe de meilleures façons de mettre en place une documentation standardisée.

Numérisation accessible des types de documentation

Passons à la numérisation ! La documentation papier est une pratique dépassée qui alourdit inutilement les flux de travail, en particulier dans les ateliers, et les rend inefficaces. Lorsqu'il s'agit de rendre votre documentation numériquement accessible, il existe de légères différences dans la manière dont vous devez présenter les types de meilleures pratiques à vos travailleurs.

Votre logiciel MES ou ERP est le mieux équipé pour vous aider à cet égard. Si vous n'avez ni l'un ni l'autre, vous pouvez commencer par une plateforme d'instructions de travail pour vous assurer que vos normes "lean" sont à la hauteur avant de vous lancer dans des améliorations logicielles automatisées.

Comment numériser les instructions de travail

Les instructions de travail varient nécessairement en fonction du travail auquel elles sont destinées. Cela peut être fastidieux, mais cela vaut vraiment la peine de prendre le temps d'adapter chaque instruction de travail (communément appelée "guide") à un travail particulier, plutôt que de faire un copier-coller pour un assemblage général. Cela permet de s'assurer que les travailleurs suivront les actions exactes avec précision et exactitude.

• Des instructions visuelles (photos ou vidéos) pour chaque étape.
• Éléments interactifs tels que des boutons de confirmation ou des entrées modifiables.
• Incorporer l'avis de l'employé lorsque cela est utile
• Des instructions identiques pour chaque employé afin de garantir une conformité standardisée.

Comment numériser les SOP

Les SOP doivent être intégrées à vos instructions de travail, mais ne pensez pas que si vous incluez une SOP une fois, un travailleur s'en souviendra chaque fois qu'il devra l'utiliser. En plus d'inclure les SOP dans vos instructions de travail, ajoutez-les à d'autres endroits de votre organisation :

• Effectuez des audits réguliers des procédures opérationnelles normalisées en matière de sécurité.
• Organisez des formations régulières sur les procédures opérationnelles standard essentielles.
• Utilisez des Kanban ou d'autres signes visuels pour les procédures opérationnelles standard en matière de sécurité.
• Utilisez des codes-barres ou des capteurs pour vérifier que chaque poste de travail est correctement installé.

Combler les lacunes entre vos documentations

Avez-vous besoin d'instructions de travail ou de procédures opératoires normalisées ? Pour répondre à cette question, nous devons l'examiner du point de vue de la réconciliation. Bien que l'investissement initial dans les instructions de travail numériques ne nécessite qu'un peu de temps pour être mis en œuvre, votre organisation est certaine de réaliser rapidement des économies immédiates et quantifiables.

Par conséquent, vous avez besoin à la fois d'instructions de travail et de procédures opérationnelles normalisées, mais avec une légère variation - celles-ci doivent être visuelles et électroniques pour suivre l'évolution constante des réglementations et des meilleures pratiques telles que les normes ISO et les bonnes pratiques de fabrication actuelles (cGMP).

Le choix de la bonne plateforme logicielle d'instructions de travail augmentera considérablement le potentiel d'amélioration continue au sein de votre organisation, qu'il s'agisse de XYZ Inc. ou d'autre chose.