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Découvrez comment !Par: Virginia Shram | 10 octobre 2023
Passer à un environnement sans papier semble être une tâche intimidante, mais ne vous inquiétez pas, c'est plus simple que vous ne le pensez, surtout lorsque vous disposez d'une feuille de route claire. Créons-en une ensemble en partageant toutes nos ressources les plus utiles pour passer au zéro papier.
Par: Virginia Shram | 10 octobre 2023
La fabrication industrielle est un jeu complexe.
Chaque jour, les responsables s'efforcent d'assurer une coopération sans faille entre les travailleurs, les machines, les matières premières et les divers sous-processus. Avec toutes les avancées technologiques dans l'industrie, il est choquant de voir combien de fabricants dépendent d'une seule et même ressource : les dossiers et la documentation sur papier.
Nous savons tous que la production de papier est un risque environnemental majeur et qu'elle produit des quantités massives de déchets qui se retrouvent dans les décharges : pâte à papier, produits chimiques tels que le soufre et les oxydes, et eau de Javel, pour ne citer que quelques sous-produits. Les produits en papier représentent 26 % des déchets mis en décharge. Sans parler de la déforestation et de la pollution de l'air et de l'eau qui en découle. Il faut entre 2 et 13 litres d'eau, une autre ressource précieuse, pour produire une seule feuille de papier A4.
Mais aussi ? Le papier est difficile à manipuler.
Des plans d'assemblage aux listes de contrôle, des procédures opératoires normalisées aux instructions de travail, aux audits, aux registres de référence et autres, la gestion des feuilles volantes transforme une simple feuille en une pile, puis en un classeur, puis en une armoire à dossiers… Oubliez les tentatives pour garder une trace de tout en un seul endroit, il est déjà assez difficile de ne rien perdre de crucial.
Le passage à un environnement sans papier semble être une tâche intimidante, mais ne vous inquiétez pas, c'est plus simple que vous ne le pensez, surtout lorsque vous disposez d'une feuille de route claire. Créons-en une ensemble en partageant toutes nos ressources les plus utiles pour passer au zéro papier.
Ne passez pas tout de suite à la déchiqueteuse ! Nous avons besoin d'un plan. Quels sont les domaines à améliorer en particulier ? De plus, quels indicateurs utiliserez-vous pour mesurer le succès ou l'échec ? Il est imprudent de commencer sans stratégie. Vous devez donc identifier les exigences fondamentales de vos processus clés avant de vous lancer.
Voici quelques grandes catégories à prendre en considération, qui seront précisées au fur et à mesure :
Ce ne sont là que quelques-uns des domaines que vous pouvez envisager pour vos premières améliorations numériques. L'élaboration d'un plan des domaines clés pour cibler les nouveaux processus, y compris les données pertinentes pour valider tout changement, est une première étape importante vers la réussite. Il est tout aussi essentiel de réunir les bonnes personnes en charge de ces différents domaines. En effet, ces personnes sont au fait du fonctionnement quotidien de l'entreprise et peuvent fournir des informations précieuses sur les indicateurs clés des processus.
Les mises à niveau sont un sujet très vaste, mais elles constituent également l'une des améliorations les plus simples à mettre en œuvre. Voici quelques pistes pour commencer :
Si vous voulez garder les choses simples dès le départ, vous pouvez vous contenter de mettre à niveau votre matériel et vos logiciels, mais vous pouvez également envisager de "mettre à niveau" vos procédures opérationnelles standard (POS) ou d'autres processus clés s'ils sont répétitifs ou gênants. Il peut s'agir d'une redistribution des responsabilités administratives ou d'un déplacement des autorisations du chef d'équipe en temps réel. Découvrez d'autres idées pour améliorer les processus en explorant des façons inattendues de rédiger vos procédures opérationnelles normalisées.
Si vous travaillez sur papier, il y a de fortes chances que la qualité de vos produits ne soit pas aussi élevée qu'elle pourrait l'être. Ne tirez pas sur le messager, nous sommes là pour vous aider. Voici quelques raisons pour lesquelles le papier vous a toujours empêché d'avancer :
En d'autres termes, la variabilité des documents physiques est tout simplement trop importante. Une documentation non standardisée signifie que les chefs d'entreprise travaillent avec des informations non fiables, ce qui entraîne de nombreux types de gaspillage industriel tels que la surproduction et l'utilisation excessive de matériel et de main-d'œuvre.
Les solutions électroniques éliminent les variations en centralisant la saisie des formulaires et en permettant l'application de règles automatiques pour guider la production diligente de rapports sur les données.
Conseil de Pro : Vérifiez que votre logiciel de dématérialisation est capable de partager des documents et de collecter des données en temps réel. Cela améliore l'accessibilité et la précision des rapports numériques. Le filtre de recherche de rapports intégré de VKS en est un exemple : il est convivial et permet d'avoir toute la documentation à portée de main
Certaines tâches sont par nature répétitives. Vous ne voulez PAS vous fier à la commande papier de votre client qui est transmise à la ligne d'inspection de la qualité, marque de contrôle après marque de contrôle. Ce qui prend moins de temps et est plus fiable, c'est une liste de contrôle de qualité numérique : une liste de contrôle numérique ou une feuille de contrôle est validée automatiquement par des invites obligatoires et peut être utilisée simultanément sur tous les postes de travail. Elle peut être utilisée simultanément sur tous les postes de travail. Elle recueille même des données sur les performances des utilisateurs pendant son utilisation. est la validation de l'emballage du produit final, où la liste de contrôle exige que le travailleur vérifie certaines exigences avant d'être expédié.
La numérisation des protocoles d'inspection couramment utilisés signifie que vos performances deviendront plus rapides, plus accessibles et plus fiables dans l'ensemble.
Autoriser les intégrations et l'accessibilité dans l'atelier Pour réussir la mise en œuvre d'un système de gestion numérique dans un environnement de production, il faut choisir un outil logiciel capable de visualiser toutes les données collectées dans l'ensemble de l'installation. Un système central vous permet de voir les détails détaillés dont vous avez besoin et d'avoir une vue d'ensemble de tout ce qui fonctionne ensemble en temps réel.
L'intégration et la centralisation des données nécessitent un mécanisme supplémentaire pour être mises en œuvre avec succès : l'accessibilité. Les données instantanées ne sont utiles que si vous pouvez les obtenir, eh bien… instantanément !
En d'autres termes, John, le chef de l'équipe d'assemblage dans l'atelier, peut accéder aux instructions de travail en cours de processus pour cocher les champs d'un formulaire intelligent, tandis que Sarah, l'ingénieur en chef, peut accéder à la même application depuis son bureau situé de l'autre côté du bâtiment. Votre plateforme devrait donner la priorité à cette fonction pour obtenir des données en temps réel, quel que soit l'endroit où se trouve l'utilisateur et quel que soit l'appareil qu'il utilise, comme un téléphone, une tablette ou un écran d'ordinateur, par exemple.
VKS est l'exemple parfait d'une application web centrale accessible aux fabricants désireux de fournir des audits électroniques, d'accroître l'efficacité des processus et de décimer les erreurs de saisie.
Une feuille de papier est statique.
Le papier a une accessibilité limitée puisqu'il n'est disponible que pour une seule personne à la fois. L'impression de plusieurs copies ne fait qu'ajouter de la confusion et des risques d'erreur, tout en augmentant les coûts.
Outre la saisie initiale des données, votre système doit analyser et traiter ces données afin de devenir un système accessible et utile pour votre personnel. Voici quelques avantages supplémentaires d'une solution logicielle pour les fabricants au lieu d'un simple document Word ou d'un classeur papier :
Conseil de Pro : Le logiciel sans papier de VKS est basé sur la demande réelle car il établit des connexions virtuelles avec un ERP ou directement avec le client pour obtenir les informations les plus précises et les plus récentes sur la production en flux tendu. En disposant de données sur les performances "juste" au "moment" où elles se produisent, il y a plus de possibilités d'ajuster le flux ou les ressources en fonction d'interruptions inattendues dans une chaîne de production allégée, telles que des temps d'arrêt imprévus de l'équipement
Vous pouvez avoir un plan de numérisation génial, mais si vous ne pouvez pas prouver le retour sur investissement aux cadres supérieurs, bonne chance pour obtenir l'approbation de la mise en œuvre. Ne vous inquiétez pas, ce n'est pas aussi difficile que vous le pensez !
Nous allons passer en revue les arguments les plus convaincants pour convaincre vos supérieurs de s'aligner enfin sur les normes de l'industrie numérique.
La première question qui sort de la bouche d'un directeur est inévitablement : "Combien ce logiciel va-t-il nous coûter ?". Heureusement, les solutions de plateforme numérique de pointe ont explosé en popularité et en portée, ce qui signifie que les coûts initiaux ont considérablement diminué ces dernières années. Cela signifie que non seulement les solutions logicielles sont plus facilement accessibles, mais qu'elles sont également plus transparentes en ce qui concerne les options de tarification et les API personnalisées, de sorte que vous pouvez encore économiser de l'argent même avec un minimum d'espace.
Conseil de Pro : Saviez-vous que VKS propose 3 formules de base différentes pour les fabricants ? Nos solutions logicielles Lite, Pro et Enterprise sont conçues sur mesure pour répondre à vos besoins sans grever votre budget. Le plus intéressant est que chaque paquet est modulaire, ce qui signifie que vous pouvez choisir les blocs de construction qui s'appliquent à vous et à votre niche, puis les intégrer naturellement dans votre écosystème.
Pour les employés, l'archivage et le traitement des documents est une tâche ingrate et sans fin. Pour les employeurs, l'entretien de la documentation papier est un gouffre sans fond qui engloutit de l'argent. Voici un exemple concret de cette situation :
Votre équipe administrative est composée de trois personnes, chacune gagnant 20 dollars de l'heure. En moyenne, chaque membre ne passe qu'une heure par jour à manipuler du papier, qu'il s'agisse d'imprimer, de classer, d'estampiller, de rechercher, etc. Cela ne représente peut-être qu'un coût de 60 dollars par jour, mais sur une année, ce chiffre s'élève à 15 600 dollars. C'est beaucoup d'argent pour un système inadéquat.
Il faut compter cinq chiffres rien que pour la maintenance du système de remplissage de papier - sans compter les coûts liés à l'achat de papier, d'imprimantes, d'encre, de télécopieurs, d'armoires à dossiers, d'entreprises chargées du déchiquetage, de la formation des nouveaux employés aux ressources en papier, etc. Ce sont autant de dépenses qui entrent en ligne de compte dans les économies potentielles que vous pouvez réaliser avec un système numérique.
Par exemple, IMEG a réduit le temps de formation de 50 % simplement en adoptant des procédures opératoires normalisées numériques.
Pour en savoir plus sur l'estimation de vos coûts de fabrication, y compris les frais généraux, consultez notre guide pratique, qui décompose les catégories de votre budget en éléments compréhensibles.
Il ne s'agit pas seulement du coût littéral par feuille de papier - essayez de penser de manière un peu plus créative.
Tout d'abord, la traçabilité nécessite un stockage. Dans un environnement industriel où les volumes sont importants et où l'on travaille avec des stocks, l'espace est une ressource précieuse.
Par exemple, Mitsubishi Electric s'est débarrassé de tous ses classeurs d'instructions en papier et a adopté un système VKS digital Smart. Elle utilise désormais la fonction ToolConnect pour intégrer automatiquement les données de traçabilité en saisissant les numéros de série des pièces.
Bonne chance pour trouver un audit papier concernant un travail spécifique effectué par une personne à une date précise dans cette armoire, et ce même si la personne qui vous a précédé l'a classé correctement. C'est un véritable cauchemar de devoir gérer autant de papier, et avoir une vue d'ensemble actualisée de la documentation la plus récente semble être une tâche impossible. En revanche, les entreprises qui ont mis en place des procédures d'audit et d'inspection numériques ont réalisé des économies massives sur les coûts indirects, en réduisant par exemple les délais d'inspection de 75 %.
Grâce à la transformation numérique de vos opérations de fabrication, vous pourrez rechercher le numéro de série d'une pièce et obtenir tous les enregistrements relatifs au moment où cette pièce a été déployée dans l'atelier et à ses performances exactes. La connaissance en temps réel, ou juste à temps, de vos opérations et de votre flux de travail est un atout considérable. Le simple fait de disposer des connaissances dont vous avez besoin au moment précis où vous en avez besoin vous permettra d'économiser du temps et de l'argent, et d'améliorer vos résultats en réduisant les dépenses sans valeur ajoutée.
C'est quelque chose qui n'est tout simplement pas possible avec les systèmes papier. C'est comme essayer d'envoyer un courriel à quelqu'un avec une machine à écrire, c'est tout simplement inefficace.
L'utilisation de plates-formes multifonctionnelles sans papier permet à tous les acteurs de la production - chauffeurs, transporteurs, fournisseurs, ouvriers d'assemblage, responsables - de se coordonner pour obtenir l'écosystème de fabrication le plus efficace. Un excellent exemple concret est celui de KONE, qui a utilisé des solutions numériques et a réduit le temps de production de 75 %.
Lorsque les choses doivent être ajustées rapidement en temps réel pour tenir compte de divergences ou d'erreurs, il est préférable de se tourner vers un système numérique.
Par exemple, vous pouvez rechercher une observation spécifique telle que "Fuite de liquide sous le poste de soudage robotisé" et obtenir des informations comprenant cette chaîne de caractères en un instant, ce qui vous permet de réagir rapidement à la situation. Même s'il n'y a pas de problème nécessitant un ajustement immédiat, la direction peut surveiller les tendances dans les résultats de l'audit qui peuvent être analysées plus en détail. Lorsque la base de données de votre système fournit des informations sur les fuites de liquide de plus en plus fréquentes dans une ligne de production spécifique, vous pouvez repérer les possibilités de prévoir la maintenance et l'entretien.
Bon nombre de ces possibilités d'amélioration de la production sont difficiles à repérer et ne sont certainement pas accessibles dans les armoires métalliques d'un arrière-boutique.
Les mesures de sécurité sont nécessaires à la réussite d'une entreprise, car elles sont essentielles pour garantir le respect de la législation et de la réglementation.
Les systèmes d'organisation sur papier, tels que les classeurs et les dossiers, même s'ils sont sous clé, sont des facteurs de risque critiques qui augmentent les chances d'une violation de la sécurité et enfreignent les meilleures pratiques en matière de sécurité des clients et de respect des normes industrielles. Vos informations ne sont pas en sécurité si elles ne sont pas codées et configurées avec des pratiques d'authentification appropriées. Les solutions logicielles numériques et sans papier contrôlent plusieurs niveaux d'accès à l'information à l'aide d'authentifications multifactorielles et d'un contrôle d'accès en plusieurs étapes. Vous pouvez mettre en place des barrières solides contre les bogues ou les attaques malveillantes en utilisant des fonctions numériques telles que des identifiants pour les tâches administratives critiques ou des privilèges pour l'édition. Les informations sensibles sont ainsi bien mieux cachées qu'au fond d'un placard de l'établissement. Les systèmes numériques permettent également de collecter beaucoup plus d'informations sur la sécurité. Vous pouvez suivre les modifications apportées à votre documentation en consultant l'historique des révisions et avoir une vision plus détaillée de l'historique des utilisateurs en fusionnant automatiquement les données par code d'identification de l'utilisateur.
Les fonctionnalités de VKS telles que les contrôles d'accès, l'authentification SSO et les logins IP de confiance sont entièrement intégrées dans votre système et utilisent différents niveaux de cryptage pour une protection optimale des informations sensibles et exclusives. Votre propriété intellectuelle est protégée lorsque vous utilisez les mêmes protocoles que ceux qui protègent la propriété numérique de géants tels que Google ou le ministère américain de la défense. En employant ces sécurités, votre transformation numérique dispose de l'armure recommandée pour protéger vos actifs contre les menaces modernes.
Les efforts de numérisation ont une finalité qui se profile à l'horizon : la normalisation !
Modifier les procédures opérationnelles normalisées, même celles qui ne sont pas très pratiques, peut représenter un travail considérable. Cependant, une fois que ces processus nouveaux et améliorés sont en place et correctement utilisés, ils se maintiennent d'eux-mêmes. Comment cela se fait-il ? Examinons de plus près l'objectif à long terme de l'amélioration continue de la fabrication.
Le terme "muda" se traduit approximativement par "gaspillage" en japonais. Il s'agit d'un principe clé du système de production Toyota (TPS), un style de fabrication qui a été popularisé dans les années 1980. Semblable à la production allégée, le TPS enseigne que l'élimination des déchets permet d'obtenir des processus plus efficaces et de meilleure qualité. Cette philosophie de la fabrication a fini par révolutionner l'industrie dans le monde entier.
Les types de gaspillage comprennent les irrégularités dans la production et la surcharge des équipements et des ressources.
La réduction de l'utilisation du papier, que ce soit pour des raisons de responsabilité environnementale ou pour des objectifs de coûts, est bénéfique parce qu'elle réduit la production de déchets. Les principes de la production allégée reposent sur des décennies de pratique éprouvée de la fabrication. Le passage au zéro papier est une progression naturelle de ces méthodologies.
Les déchets ne se limitent toutefois pas aux manuels d'instruction physiques. Le mouvement est gaspillé lorsque les travailleurs doivent rechercher des classeurs, le temps est perdu en raison de changements d'équipe inefficaces, le transport est gaspillé lorsque des pièces détachées sont expédiées de manière incorrecte, la surproduction est un gaspillage lorsque l'on produit trop en prévision de la demande, etc.
Les systèmes numériques contribuent à réduire ces gaspillages "cachés" qui sont difficiles à repérer. Les systèmes numériques contribuent à réduire ces gaspillages "cachés" qui sont difficiles à repérer. Des fonctions telles que les instructions de travail allégées peuvent éliminer les variations sur la chaîne de montage, tandis que d'autres, comme la collecte automatique de données ou les prévisions, peuvent identifier les possibilités d'amélioration.
L'amélioration continue est également désignée par le terme "kaizen", qui provient des méthodologies de production allégée et Six Sigma. L'amélioration continue est, à la base, l'étalon-or de la fabrication efficace. Le kaizen est important parce que l'objectif des audits est d'identifier les possibilités d'amélioration dans le cadre de l'effort global visant à rendre les processus plus efficaces pour tous.
Kaizen va de pair avec la normalisation. Tout d'abord, un audit est réalisé pour identifier les domaines susceptibles d'être améliorés. Ensuite, ces domaines sont normalisés afin que les choses soient faites avec précision et en temps voulu. Une fois que de plus en plus de processus sont normalisés et ajustés au fil du temps, il devient plus clair quels sont les domaines qui ont le plus besoin d'être développés. Cette amélioration continue et constante est possible grâce au travail standard, qui élimine les biais, les erreurs et la subjectivité.
Un exemple de processus standard qui alimente le kaizen est un audit numérique qui invite l'auditeur à répondre à des questions spécifiques. Les processus automatiques et numériques peuvent révéler des tendances et des lacunes car, au fil du temps, les données sont collectées avec précision et de manière standard. Créer de nouvelles routines pour les employés est un excellent moyen d'encourager le travail détaillé.
Assurez-vous que vos efforts de numérisation simplifient les tâches quotidiennes de vos travailleurs et les préparent à réussir à l'avenir.
Comme toute amélioration majeure des processus, la transformation numérique peut parfois échouer si l'on ne s'en occupe pas activement. Pour réduire ce risque, il est important d'être proactif plutôt que réactif. Cela demande un peu plus de travail, mais s'avère payant à long terme en termes de gains d'efficacité durables. Voici quelques conseils avancés pour élaborer une stratégie de mise à niveau.
Les chefs d'entreprise se heurtent souvent à la plus grande résistance au changement au sein de leur personnel lorsqu'ils tentent de remanier complètement tous les systèmes en même temps. Il est essentiel de ne pas trop interrompre le statu quo, car vos employés pourraient se sentir désorientés par rapport à leurs responsabilités et à leurs performances. Les êtres humains préfèrent un certain élément de routine ou de stabilité d'un jour à l'autre. Votre usine - tout comme l'industrie 4.0 - est un écosystème numérique en constante évolution. Afin de renforcer l'interaction entre vos employés et leur environnement de fabrication, vous ne devez pas essayer de tout changer en même temps.
Au fur et à mesure que votre processus évolue et s'améliore, vous pouvez trouver de nouvelles solutions ou procédures opérationnelles normalisées cachées dans les piles de données collectées par vos connexions IIoT. Au fil du temps, vérifiez avec votre équipe et mettez l'accent sur une approche graduelle et progressive des améliorations numériques. Pensez-y de la manière suivante : si tous les autres processus ont fonctionné comme prévu, quel est le processus unique qui constitue le maillon faible de la chaîne ? C'est par là qu'il faut commencer. Toutes choses étant égales par ailleurs, votre variable la plus incontrôlée est la plus grande faiblesse à cibler dans le plan d'amélioration de votre entreprise.
N'oubliez pas de prendre votre temps et de faire preuve de stratégie en ce qui concerne les domaines dans lesquels vous souhaitez innover et le moment où vous le ferez, de manière à pouvoir faire face à des interruptions ou à des revers inattendus, le cas échéant.
La transformation numérique ne doit pas se traduire par une simple copie de vos processus antérieurs.
Tout au long de cet article, nous nous sommes concentrés sur le passage de la documentation papier aux systèmes numériques, mais il y a une mise en garde importante : copier mot pour mot les anciennes normes n'améliorera pas de façon spectaculaire votre système dans son ensemble. Vous constaterez peut-être quelques gains de productivité à court terme grâce à la meilleure puissance de traitement des plateformes numériques, mais votre architecture de données sera désordonnée si vous copiez mot pour mot d'anciennes procédures opérationnelles normalisées. Votre équipe se retrouve alors avec des fondations fragiles.
Par exemple, depuis le début de la pandémie de COVID, de nombreuses entreprises ont proposé à leurs employés une option de télétravail partiel ou total. L'établissement de nouvelles directives de normalisation et de procédures opérationnelles normalisées doit donc < ahref="https://vksapp.com/fr/blogue/comment-normaliser-le-teletravail">tenir compte à la fois des travailleurs à distance et des travailleurs sur place.
Si une procédure n'a pas de sens, c'est le moment de réorganiser vos procédures opérationnelles normalisées en même temps que votre transformation numérique. Si cela vous semble trop difficile, rappelez-vous qu'il est préférable de ne cibler qu'un seul domaine d'amélioration à la fois, comme indiqué dans la première section ci-dessus.