Sehen Sie, wie einfach es ist, sich in eine digitale Fabrik zu verwandeln.
Mehr ErfahrenDie neuesten Branchentrends, Best Practices und Einblicke in die intelligente Fertigung.
Schauen Sie es sich an!Erfahren Sie, wie Kunden die VKS-Arbeitsanweisungen an ihre Anlage anpassen!
Erfahren Sie wie!Geschrieben von: Virginia Shram | Oktober 10, 2023
Die Umstellung auf eine papierlose Umgebung scheint eine beängstigende Aufgabe zu sein, aber keine Sorge, es ist einfacher als Sie denken, vor allem wenn Sie einen klaren Fahrplan haben. Lassen Sie uns gemeinsam einen solchen erstellen, indem wir unsere nützlichsten Ressourcen für die Umstellung auf papierloses Arbeiten austauschen.
Geschrieben von: Virginia Shram | Oktober 10, 2023
Die industrielle Fertigung ist ein kompliziertes Spiel.
Manager bemühen sich täglich um eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen menschlichen Arbeitskräften, Maschinen, Rohstoffen und verschiedenen Teilprozessen. Bei all den technologischen Fortschritten in der Branche ist es schockierend, wie viele Hersteller auf eine einzige, alte Ressource angewiesen sind: Papierunterlagen und -dokumentation.
Wir alle wissen, dass die Papierherstellung eine große Gefahr für die Umwelt darstellt und große Mengen an Abfällen produziert, die auf Deponien landen: Zellstoff, Chemikalien wie Schwefel und Oxide sowie Bleichmittel, um nur einige Nebenprodukte zu nennen. Papierprodukte machen 26 % der auf Deponien gelagerten Abfälle aus. Ganz zu schweigen von der Abholzung der Wälder und der damit verbundenen Luft- und Wasserverschmutzung. Für die Herstellung von nur einem A4-Blatt Papier werden zwischen 2 und 13 Liter Wasser, eine weitere wertvolle Ressource, benötigt.
Aber auch? Papier ist umständlich zu handhaben.
Von Montagezeichnungen bis hin zu Checklisten, SOPs, Arbeitsanweisungen, Audits, Referenzprotokollen und vielem mehr - bei der Verwaltung von Loseblattwerken wird aus einem einzigen Blatt ein Stapel, dann ein Ordner, dann ein Aktenschrank… Vergessen Sie den Versuch, alles an einem Ort aufzubewahren, es ist schon schwierig genug, nichts Wichtiges zu verlieren.
Die Umstellung auf eine papierlose Umgebung scheint eine entmutigende Aufgabe zu sein, aber keine Sorge, es ist einfacher als Sie denken, vor allem, wenn Sie einen klaren Fahrplan haben. Lassen Sie uns gemeinsam einen solchen Fahrplan erstellen, indem wir unsere nützlichsten Ressourcen für die Umstellung auf papierloses Arbeiten miteinander teilen.
Holen Sie noch nicht den Schredder! Wir brauchen einen Plan. Welche Bereiche müssen besonders verbessert werden? Anhand welcher Messgrößen wollen Sie Erfolg oder Misserfolg messen? Es ist leichtsinnig, ohne eine Strategie anzufangen, also müssen Sie die Kernanforderungen Ihrer wichtigsten Prozesse ermitteln, bevor Sie loslegen.
Hier sind einige grobe Kategorien, die Sie in Betracht ziehen sollten, und wir werden im Laufe der Zeit immer spezifischer werden:
Dies sind nur einige der Bereiche, die Sie für Ihre ersten digitalen Verbesserungen in Betracht ziehen können. Ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zum Erfolg ist die Erstellung eines Plans für die wichtigsten Bereiche, in denen neue Prozesse angestrebt werden sollen, einschließlich der relevanten Daten zur Validierung der Änderungen. Genauso wichtig für die Planung ist es, die richtigen Verantwortlichen für diese verschiedenen Bereiche zu finden. Denn sie haben den Finger am Puls des Unternehmensalltags und können wertvolle Erkenntnisse über wichtige Prozessindikatoren liefern.
Upgrades sind ein großes Thema, aber auch einige der einfachsten Verbesserungen, die man einführen kann. Hier sind einige Anhaltspunkte für den Anfang:
Wenn Sie die Dinge von Anfang an einfach halten wollen, können Sie nur Ihre Hardware- und Software-Upgrades in Betracht ziehen, aber Sie sollten vielleicht auch ein "Upgrade" Ihrer Standardarbeitsanweisungen (SOPs) oder anderer wichtiger Prozesse in Betracht ziehen, wenn diese sich wiederholen oder umständlich sind. Dies könnte eine Neuverteilung der administrativen Zuständigkeiten oder eine Umschichtung der Berechtigungen von Schichtleitern in Echtzeit bedeuten. Sehen Sie sich weitere Ideen für die Verbesserung von Prozessen an, indem Sie unerwartete Wege zur Formulierung Ihrer SOPs erkunden.
Wenn Sie mit physischem Papier arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Produktqualität nicht so hoch ist, wie sie sein könnte. Schießen Sie nicht auf den Boten, wir sind nur hier, um zu helfen. Hier sind ein paar Gründe, warum Papier Sie die ganze Zeit aufgehalten hat:
Einfach ausgedrückt: Es gibt einfach zu viele Schwankungen bei der physischen Papierarbeit. Nicht standardisierte Dokumentation bedeutet, dass Führungskräfte mit unzuverlässigen Informationen arbeiten, was wiederum zu zahlreichen Arten industrieller Verschwendung wie Überproduktion und übermäßigem Material- und Arbeitseinsatz führt.
Elektronische Lösungen beseitigen diese Schwankungen, indem sie die Eingabe von Formularen zentralisieren und automatische Regeln zur Steuerung einer sorgfältigen Datenberichterstattung ermöglichen.
Profi-Tipp: Vergewissern Sie sich, dass Ihr papierloses Softwaresystem in der Lage ist, alle Dokumente gemeinsam zu nutzen und Daten in Echtzeit zu erfassen. Dies erhöht sowohl die Zugänglichkeit als auch die Genauigkeit der digitalen Berichterstattung. Ein Beispiel dafür ist der integrierte Berichts-Suchfilter von VKS, der benutzerfreundlich ist und alle Dokumente sofort zur Verfügung stellt.
Manche Aufgaben sind von Natur aus repetitiv. Worauf Sie sich NICHT verlassen wollen, ist der Papierauftrag Ihres Kunden, der Häkchen für Häkchen durch die Qualitätsprüfungslinie gereicht wird. Was weniger Zeit in Anspruch nimmt und zuverlässiger ist, ist eine digitale Qualitätscheckliste: Eine digitale Checkliste oder ein digitales Kontrollblatt verfügt über eine automatische Validierung durch obligatorische Eingabeaufforderungen und kann gleichzeitig an allen Arbeitsplätzen verwendet werden. Sie erfasst sogar die Leistungsdaten der Benutzer, während sie verwendet wird. Ein Beispiel für den Einsatz einer Qualitätscheckliste ist die Validierung der Verpackung des Endprodukts, bei der der Mitarbeiter anhand der Checkliste bestimmte Anforderungen überprüfen muss, bevor es versandt wird.
Die Digitalisierung von häufig verwendeten Prüfprotokollen bedeutet, dass Ihre Leistung insgesamt schneller, zugänglicher und zuverlässiger wird.
Wenn wir ein digitales Managementsystem in einer Fertigungsumgebung erfolgreich implementieren wollen, müssen wir ein Softwaretool auswählen, das alle gesammelten Daten in Ihrer gesamten Anlage anzeigen kann. Ein zentrales System bedeutet, dass Sie die benötigten detaillierten Informationen sehen können und einen Überblick über die Zusammenarbeit aller Beteiligten in Echtzeit haben.
Die Integration und Zentralisierung von Daten erfordert einen weiteren Mechanismus, um erfolgreich umgesetzt zu werden: die Zugänglichkeit. Sofortige Daten sind nur dann hilfreich, wenn man sie, nun ja… sofort abrufen kann!
Mit anderen Worten: John, der Leiter des Montageteams in der Werkstatt, kann mitten im Prozess auf Arbeitsanweisungen zugreifen, um Felder in einem Smart-Formular abzuhaken, während Sarah, die leitende Ingenieurin, zur gleichen Zeit von ihrem Eckbüro auf der anderen Seite des Gebäudes auf dieselbe Anwendung zugreifen kann. Ihre Plattform sollte diese Funktion priorisieren, um echte Echtzeitdaten unabhängig vom Standort des Benutzers und unabhängig vom verwendeten Gerät, wie z. B. einem Telefon, Tablet oder Computerbildschirm, zu erhalten.
VKS ist das perfekte Beispiel für eine zugängliche, zentrale, webbasierte Anwendung für Hersteller, die elektronische Audits durchführen, die Prozesseffizienz steigern und Eingabefehler dezimieren möchten.
Ein Blatt Papier ist statisch.
Papier ist nur begrenzt zugänglich, da es jeweils nur für eine Person zur Verfügung steht. Das Ausdrucken mehrerer Kopien führt nur zu mehr Verwirrung und Fehleranfälligkeit und erhöht zudem die Kosten.
Neben der anfänglichen Datenerfassung muss Ihr System diese Daten analysieren und verarbeiten, um ein zugängliches und nützliches System für Ihre Belegschaft zu sein. Hier sind einige zusätzliche Vorteile einer Softwarelösung für Hersteller anstelle eines Word-Dokuments oder eines Papierordners:
Profi-TIpp: Die papierlose Software von VKS basiert auf echtem Bedarf, da sie virtuelle Verbindungen mit einem ERP-System oder direkt mit dem Kunden herstellt, um die genauesten und aktuellsten JIT-Informationen zu erhalten. Durch die Verfügbarkeit von Leistungsdaten "genau" zu dem Zeitpunkt, zu dem sie anfallen, gibt es mehr Möglichkeiten, den Fluss oder die Ressourcen entsprechend unerwarteter Unterbrechungen in einer schlanken Produktionslinie, wie z. B. ungeplante Anlagenstillstände, anzupassen.
Sie können noch so gute Pläne für die Digitalisierung haben, wenn Sie den oberen Führungskräften den ROI nicht nachweisen können, haben Sie Pech bei der Genehmigung der Umsetzung. Keine Sorge, es ist nicht so schwer, wie Sie denken!
Wir gehen auf die überzeugendsten Argumente ein, mit denen Sie Ihre Vorgesetzten davon überzeugen können, sich endlich den digitalen Industriestandards anzupassen.
Die erste Frage, die sich jeder Direktor stellt, ist unweigerlich: "Wie viel wird uns diese Software kosten?" Glücklicherweise haben die modernen digitalen Plattformlösungen in den letzten Jahren stark an Popularität und Umfang gewonnen, was bedeutet, dass die Vorabkosten drastisch gesunken sind. Das bedeutet nicht nur, dass Softwarelösungen leichter zugänglich sind, sondern auch, dass sie offener sind, was die Preisgestaltung und die benutzerdefinierten APIs angeht, so dass Sie auch bei minimalem Platzbedarf noch Geld sparen können.
Profi-Tipp: Wussten Sie, dass VKS 3 verschiedene Basispakete für Hersteller anbietet? Unsere Lite-, Pro- und Enterprise-Softwarelösungen sind maßgeschneidert, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen, ohne das Budget zu sprengen. Das Beste daran ist, dass jedes Paket modular aufgebaut ist, d.h. Sie können die für Sie und Ihre Nische passenden Bausteine wählen und diese dann ganz natürlich in Ihr Ökosystem integrieren.
Für Arbeitnehmer ist die Ablage und Bearbeitung von Unterlagen eine undankbare und nicht enden wollende Aufgabe. Für Arbeitgeber ist die Aufrechterhaltung der Papierdokumentation ein Fass ohne Boden, das Geld verschlingt. Hier ein gutes Beispiel aus der Praxis:
Ihr Verwaltungsteam besteht aus 3 Personen, die jeweils 20 Dollar pro Stunde verdienen. Im Durchschnitt verbringt jedes Mitglied nur 1 Stunde pro Tag mit Papier, sei es zum Drucken, Abheften, Stempeln, Suchen usw. Das sind zwar nur Kosten von 60 Dollar pro Tag, aber über ein Jahr gerechnet sind das 15.600 Dollar. Das ist eine Menge Geld für ein unzureichendes System.
Allein für die Instandhaltung des Papierabfüllsystems müssen Sie mit einem fünfstelligen Betrag rechnen - darin sind noch nicht einmal die Kosten für den Kauf von Papier, Druckern, Tinte, Faxgeräten, Aktenschränken, beauftragten Schredderfirmen, die Schulung neuer Mitarbeiter im Umgang mit Papier usw. enthalten. Dies sind alles Ausgaben, die für Ihre potenziellen Einsparungen durch ein digitales System relevant sind.
So konnte IMEG beispielsweise durch die Umstellung auf digitale SOPs die Schulungszeit um 50 % reduzieren.
Weitere Informationen zur Schätzung Ihrer Herstellungskosten einschließlich der Gemeinkosten finden Sie in unserem praktischen Leitfaden, in dem die Kategorien Ihres Budgets in verständliche Teile zerlegt sind.
Es geht nicht nur um die buchstäblichen Kosten pro Blatt Papier - versuchen Sie, ein wenig kreativer zu denken.
Zunächst einmal erfordert die Rückverfolgbarkeit eine Lagerung. In einer Fabrikumgebung mit hohen Stückzahlen und Lagerbeständen ist Platz eine wertvolle Ressource.
Mitsubishi Electric hat zum Beispiel alle Papieranleitungen abgeschafft und ein digitales Smart-System von VKS eingeführt. Jetzt verwenden sie die ToolConnect-Funktion zur automatischen Integration von Rückverfolgbarkeitsdaten, indem sie die Seriennummern der Teile erfassen.
Viel Glück bei dem Versuch, ein Papier-Audit für eine bestimmte Arbeit zu finden, die von einer Person an einem einzigen Datum in diesem Aktenschrank ausgeführt wurde, und das selbst dann, wenn die Person vor Ihnen sie korrekt abgelegt hat. Es ist einfach ein Albtraum, mit so viel Papier umzugehen, und einen aktuellen Überblick über die letzte Dokumentation zu haben, scheint ein Ding der Unmöglichkeit zu sein. Im Gegensatz dazu haben Unternehmen mit digitalen Audit- und Inspektions-SOPs massive indirekte Kosteneinsparungen erzielt, z. B. eine Verringerung der Inspektionszeiten um 75 %.
Durch die digitale Transformation Ihrer Fertigungsabläufe können Sie die Seriennummer eines Teils suchen und erhalten alle Protokolle darüber, wann dieses Teil in der Werkstatt eingesetzt wurde und wie es genau funktioniert hat. Ihr Echtzeit- oder Just-in-Time-Bewusstsein für Ihre Arbeitsabläufe und Workflows ist ein großer Vorteil. Wenn Sie das Wissen, das Sie benötigen, genau dann haben, wenn Sie es brauchen, sparen Sie Zeit und Geld und verbessern Ihr Endergebnis, indem Sie nicht wertschöpfende Ausgaben reduzieren.
Das ist etwas, das mit Papiersystemen einfach nicht möglich ist. Das ist so, als würde man versuchen, mit einer Schreibmaschine eine E-Mail zu schreiben - das ist schlichtweg ineffizient.
Der Einsatz multifunktionaler, papierloser Plattformen ermöglicht es allen Mitarbeitern in der Produktion - Fahrern, Transporteuren, Zulieferern, Montagearbeitern und Managern -, sich zu koordinieren, um ein möglichst effizientes Produktionssystem zu schaffen. Ein großartiges Beispiel aus der Praxis ist KONE, das digitale Lösungen einsetzt und die Produktionszeit um 75 % verkürzt hat.
Wenn Dinge schnell und in Echtzeit angepasst werden müssen, um Unstimmigkeiten oder Fehler auszugleichen, sollten Sie sich an ein digitales System wenden.
Sie können z. B. nach einer bestimmten Beobachtung wie "Flüssigkeitsaustritt unter der Roboterschweißstation" suchen und haben die Informationen einschließlich dieser Zeichenfolge sofort zur Hand, so dass Sie schnell auf die Situation reagieren können. Selbst wenn kein Problem auftritt, das eine sofortige Korrektur erfordert, kann das Management Trends in den Auditergebnissen erkennen, die dann weiter analysiert werden können. Wenn Ihre Systemdatenbank Aufschluss über immer häufiger auftretende Flüssigkeitslecks in einer bestimmten Produktionslinie gibt, können Sie Möglichkeiten für eine vorausschauende Wartung und Instandhaltung erkennen.
Viele dieser Möglichkeiten für eine schlankere Produktion sind schwer zu erkennen und definitiv nicht in Metallschränken in irgendeinem Backoffice zu finden.
Sicherheitsmaßnahmen sind für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich, da sie für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften entscheidend sind.
Organisationssysteme auf Papier wie Aktenschränke und Ordner - selbst wenn sie unter Verschluss sind - sind kritische Risikofaktoren, die das Risiko eines Sicherheitsverstoßes erhöhen und gegen bewährte Praktiken für die Sicherheit der Kunden und die Einhaltung von Branchenvorschriften verstoßen. Ihre Informationen sind nur dann sicher, wenn sie verschlüsselt und mit den richtigen Authentifizierungsverfahren eingerichtet sind. Digitale und papierlose Softwarelösungen kontrollieren den Zugriff auf Informationen auf mehreren Ebenen mit Hilfe von Multi-Faktor-Authentifizierungen und mehrstufiger Zugriffskontrolle. Sie können starke Barrieren gegen Bugs oder böswillige Angriffe errichten, indem Sie digitale Funktionen wie Berechtigungsnachweise für kritische Verwaltungsaufgaben oder Berechtigungen für die Bearbeitung verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass sensible Informationen weitaus besser versteckt sind als in der hintersten Ecke eines Schranks in der Einrichtung. Außerdem werden mit digitalen Systemen weitaus mehr Sicherheitsinformationen erfasst. Verfolgen Sie Änderungen in Ihrer Dokumentation, indem Sie den Revisionsverlauf einsehen, und verschaffen Sie sich einen detaillierteren Überblick über die Benutzerhistorie, indem Sie die Daten automatisch nach Benutzer-ID-Code zusammenführen.
VKS-Funktionen wie Zugriffskontrollen, SSO-Authentifizierung und vertrauenswürdige IP-Logins sind vollständig in Ihr System integriert und nutzen verschiedene Verschlüsselungsstufen für den größtmöglichen Schutz sensibler und geschützter Informationen. Ihr geistiges Eigentum ist geschützt, wenn Sie die gleichen Protokolle verwenden, die auch das digitale Eigentum von Giganten wie Google oder dem US-Verteidigungsministerium schützen. Durch den Einsatz dieser Sicherheiten verfügt Ihre digitale Transformation über die empfohlene Rüstung, um Ihre Vermögenswerte vor modernen Bedrohungen zu schützen.
Es gibt einen Endpunkt der Digitalisierungsbemühungen, der weit am Horizont liegt - die Standardisierung!
Die Änderung etablierter SOPs, selbst wenn sie umständlich sind, kann viel Arbeit bedeuten. Wenn diese neuen und verbesserten Prozesse jedoch erst einmal eingeführt sind und richtig angewendet werden, halten sie sich von selbst. Und wie? Werfen wir einen genaueren Blick auf das langfristige Ziel der kontinuierlichen Verbesserung in der Fertigung.
Muda" bedeutet auf Japanisch so viel wie Verschwendung und ist ein zentraler Grundsatz des Toyota-Produktionssystems (TPS), das in den 1980er Jahren populär wurde. Ähnlich wie Lean Production lehrte TPS, dass die Beseitigung von Verschwendung zu effizienteren und qualitativ hochwertigeren Prozessen führen würde. Diese Produktionsphilosophie revolutionierte die Branche weltweit.
Zu den Arten von Verschwendung gehören Ungleichmäßigkeiten in der Produktion sowie die Überlastung von Geräten und Ressourcen.
Die Verringerung des Papierverbrauchs, sei es aus Gründen der Umweltverträglichkeit oder aus Kostengründen, ist von Vorteil, weil dadurch die Abfallmenge verringert wird. Die Grundsätze der schlanken Produktion beruhen auf jahrzehntelang bewährten Verfahren in der Praxis. Die Umstellung auf papierlose Produktion ist eine natürliche Weiterentwicklung dieser Methoden.
Verschwendung besteht jedoch nicht nur aus physischen Lehrbüchern. Bewegung wird vergeudet, wenn Mitarbeiter Ordner suchen müssen, Zeit wird durch ineffiziente Schichtwechsel vergeudet, Transport wird vergeudet, wenn Unterteile unsachgemäß versandt werden, Überproduktion ist Verschwendung, wenn in Erwartung der Nachfrage zu viel produziert wird, usw.
Digitale Systeme helfen, diese "versteckten" Verschwendungen, die schwer zu erkennen sind, zu reduzieren. Funktionen wie schlanke Arbeitsanweisungen können Abweichungen am Fließband beseitigen, während andere wie die automatische Datenerfassung oder vorausschauende Prognosen Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen können.
Ein anderes Wort für kontinuierliche Verbesserung ist "Kaizen", das aus den Lean-Produktions- und Six-Sigma-Methoden stammt. Kontinuierliche Verbesserung ist im Kern der goldene Standard einer effizienten Produktion. Kaizen ist wichtig, weil das Ziel von Audits darin besteht, Möglichkeiten für weitere Verbesserungen im Rahmen des allgemeinen Bestrebens, die Prozesse für alle effizienter zu gestalten, zu ermitteln.
Kaizen arbeitet Hand in Hand mit der Standardisierung. Zunächst wird ein Audit durchgeführt, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu finden. Anschließend werden diese Bereiche standardisiert, damit die Dinge genau und rechtzeitig erledigt werden. Sobald im Laufe der Zeit immer mehr Prozesse standardisiert und optimiert werden, wird klarer, welche weiteren Bereiche am meisten Entwicklungsbedarf haben. Diese ständige Verbesserung ist durch Standardarbeit möglich, die Voreingenommenheit, Fehler und Subjektivität ausschließt.
Ein Beispiel für einen Standardprozess, der Kaizen vorantreibt, ist ein digitales Audit, bei dem der Prüfer aufgefordert wird, bestimmte Fragen zu beantworten. Automatische und digitale Prozesse können Trends und Mängel aufzeigen, da die Daten im Laufe der Zeit präzise und auf standardisierte Weise erfasst werden. Die Schaffung neuer Routinen für die Mitarbeiter ist eine gute Möglichkeit, die Detailarbeit zu fördern.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Digitalisierungsbemühungen die täglichen Aufgaben für Ihre Mitarbeiter vereinfachen und sie für den Erfolg in der Zukunft rüsten.
Wie jede größere Prozessverbesserung kann auch die digitale Transformation manchmal scheitern, wenn sie nicht aktiv angegangen wird. Um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass dies geschieht, ist es wichtig, proaktiv statt reaktiv zu handeln. Dies erfordert zwar etwas mehr Arbeit, zahlt sich aber langfristig in Form von dauerhaften Effizienzgewinnen aus. Im Folgenden finden Sie einige fortschrittliche Tipps für die strategische Planung Ihrer Upgrades.
Führungskräfte stoßen bei ihren Mitarbeitern oft auf den größten Widerstand gegen Veränderungen, wenn sie versuchen, alle Systeme auf einmal komplett umzugestalten. Es ist wichtig, den Status quo nicht zu sehr zu unterbrechen, da sich Ihre Mitarbeiter sonst in Bezug auf ihre Aufgaben und ihre Leistung verwirrt fühlen könnten. Menschen bevorzugen ein gewisses Maß an Routine oder Stabilität von Tag zu Tag. Ihre Fabrik ist - genau wie die Industrie 4.0 - ein sich ständig weiterentwickelndes digitales Ökosystem. Um die Interaktion zwischen Ihren Mitarbeitern und ihrer Produktionsumgebung zu stärken, sollten Sie nicht versuchen, alles auf einmal zu ändern.
Wenn sich Ihr Prozess weiterentwickelt und verbessert, finden Sie vielleicht neue Lösungen oder SOPs, die in den Datenbergen versteckt sind, die von Ihren IIoT-Verbindungen gesammelt werden. Sprechen Sie sich mit Ihrem Team ab und legen Sie Wert auf einen schrittweisen, inkrementellen Ansatz für digitale Verbesserungen. Denken Sie einmal so: Wenn alle anderen Prozesse wie erwartet ablaufen, welcher einzelne Prozess ist dann das schwächste Glied in der Kette? Hier sollten Sie ansetzen. Wenn alle anderen Dinge gleich sind, ist die unkontrollierteste Variable die größte Schwachstelle, die Sie im Verbesserungsplan Ihres Unternehmens angehen sollten.
Denken Sie daran, sich Zeit zu nehmen und strategisch zu überlegen, in welchen Bereichen Sie zu welchem Zeitpunkt Innovationen vornehmen, damit Sie bei Bedarf unerwartete Unterbrechungen oder Rückschläge einkalkulieren können.
Die digitale Transformation sollte nicht zu einer bloßen Kopie Ihrer bisherigen Prozesse führen.
In diesem Artikel haben wir uns auf die Umstellung der Dokumentation von Papier auf digitale Systeme konzentriert, aber es gibt einen wichtigen Vorbehalt: Das wortwörtliche Kopieren alter Standards wird Ihr Gesamtsystem nicht dramatisch verbessern. Sie werden vielleicht kurzfristig einige Produktivitätsgewinne aufgrund der besseren Verarbeitungsleistung digitaler Plattformen sehen, aber Ihre Datenarchitektur wird unordentlich sein, wenn Sie alte SOPs wortwörtlich kopieren. Dadurch steht Ihr Team auf einem wackeligen Fundament.
Seit dem Ausbruch der COVID-Pandemie bieten beispielsweise viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, teilweise oder ganz aus der Ferne zu arbeiten. Bei der Erstellung neuer Standardisierungsrichtlinien und Standardarbeitsanweisungen sollten daher sowohl Fernmitarbeiter als auch Mitarbeiter vor Ort berücksichtigt werden.
Wenn ein Verfahren keinen Sinn macht, ist es jetzt an der Zeit, Ihre SOPs zusammen mit Ihrer digitalen Transformation zu überarbeiten. Wenn Ihnen das zu viel ist, denken Sie daran, dass es am besten ist, sich jeweils nur auf einen Bereich der Verbesserung zu konzentrieren, wie im ersten Abschnitt oben erwähnt.