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Ein Leitfaden für die Herstellung von Arbeitsanweisungen in einfachen Worten

Geschrieben von: Virginia Shram

August 31, 2022

an engineer uses an interactive screen to access digital work instructions for machinery

Jeder kennt Anleitungen - vom Kochen über das Stricken bis hin zum Bau von LEGO - und Arbeitsanweisungen sind nur eine formalere Geschäftsmethode.

Aber Fertigungsanweisungen in der industriellen Produktion sind aufgrund der Nische, die sie ausfüllen, einzigartig: Sie sind interaktiv, visuell und benutzerfreundlich und vermitteln gleichzeitig äußerst präzise Anweisungen, die eine Qualitätsschwelle für die Massenproduktion sicherstellen.

Nachdem wir uns mit dem Zweck und den Anwendungen von Arbeitsanweisungen in der Fertigung befasst haben, geben wir einige Beispiele und eine hilfreiche Analogie, um das Wissen zu festigen. Außerdem finden Sie am Ende dieses Artikels eine praktische Checkliste, die Sie bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen unterstützen soll.

Der Zweck von Arbeitsanweisungen in der Fertigung

Arbeitsanweisungen in der Fertigung sollen die Herstellung eines idealen Produkts oder einer idealen Dienstleistung unterstützen. Obwohl es im Detail viele Dinge zu beachten gibt (wie z. B. branchenspezifische ISO9001-Normen), lassen sich die Hauptzwecke von Arbeitsanweisungen in der Fertigung grob in folgende Kategorien einteilen:

  • Die Arbeiter: Sicherheits- und Kompetenztraining
  • Die Fabrik: Prozess- und Systemfluss (d. h. wie jeder Produktionsschritt in den nächsten passt)
  • Das Produkt: standardisierte Qualitätskontrolle

Lean Manufacturing Philosophien

Arbeitsanweisungen für die Fertigung zeichnen sich unter anderem durch die anerkannten Säulen der intelligenten Industrie aus: schlanke Produktionsphilosophien wie Kontinuierliche Verbesserung, und Eliminierung von Verschwendung aus den Zyklen.

Während andere erfolgreiche Arbeitsanweisungen sich nur auf das Benutzererlebnis konzentrieren, wird in der Fertigung das Benutzererlebnis als Mittel zur Herstellung eines Qualitätsprodukts mit möglichst wenigen Fehlern und möglichst wenig Materialverschwendung betrachtet.

Der Schwerpunkt liegt auf Standardisierung, gerade weil die Standards der industriellen Produktion so unglaublich hoch sind - es reicht nicht aus, dass zwei Arbeiter in etwa das gleiche Produkt herstellen können, das Produkt muss sowohl visuell als auch in Bezug auf die Leistung in Mikromessungen ununterscheidbar sein, um erfolgreich zu sein.

Was gehört in eine Arbeitsanweisung für die Fertigung?

Idealerweise sollten Ihre Anweisungen einfach und leicht zu befolgen sein, aber sie müssen auch alle Abweichungen von der Norm berücksichtigen. Wenn beispielsweise ein bestimmtes Material knapp wird oder ein wichtiges Mitglied der Montagelinie ausfällt, sollte nicht der gesamte Betrieb zum Stillstand kommen - zum Glück gibt es in Ihren Arbeitsanweisungen viele Notfallpläne für genau diese Szenarien!

Im Allgemeinen sollte der Hauptrahmen der Betriebsanweisungen Folgendes umfassen:

Bewährte Praktiken

Bewährte Praktiken für die Industrie, einschließlich aktueller Sicherheits- und Spezifikationsanforderungen. Diese sind von Produktionslinie zu Produktionslinie unterschiedlich, aber es handelt sich um allgemeine Richtlinien, die unabhängig von der Art des auszuführenden Arbeitsauftrags befolgt werden sollten.

Visuelle Elemente

Visuelles Design für eine gute Benutzerführung, um Prozesse zu vereinfachen und auch um Prozesse innerhalb des Produktionszyklus zu kontextualisieren. Bilder, Videos und Diagramme wirken Wunder für das Verständnis und die kontinuierliche Mitarbeit.

Interaktive Elemente

Interaktive Elemente mit detaillierten Informationen über Teilprozesse, wenn der Bediener weitere Hilfe benötigt. Wenn etwas unerwartet schwierig ist, sollte es für den Bediener die Möglichkeit geben, weitere Unterstützung durch detailliertere Anweisungen oder die Hilfe eines Vorgesetzten zu erhalten.

Was einem nicht sofort in den Sinn kommt, sind Fehler bei der Befolgung von Anweisungen. Fehler sind jedoch vorprogrammiert, und ein kluger Hersteller wird diese Lösungen berücksichtigen.

Sie müssen jedes mögliche Problem berücksichtigen, auf das ein Arbeiter auf seinem Weg stoßen könnte, sowie die nächsten Schritte, um dieses Problem anzugehen und zu beheben.

pro tip

Pro-Tipp: Gute Arbeitsanweisungen für die Fertigung brauchen Zeit und erfordern mehrere Entwürfe. Wenn Sie nicht weiterkommen, sollten Sie Ihre Arbeitsanweisungen sowohl mit erfahrenen Monteuren als auch mit Nichtfachleuten testen. Da die Menschen unterschiedlich an Probleme herangehen, erhalten Sie einen Einblick in die Art der Fragen, mit denen die Bediener konfrontiert werden, sowie in die Schwierigkeiten, die sie dabei haben.

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Wie schreibt man Arbeitsanweisungen für die Fertigung?

Je nach der ausgeführten Tätigkeit werden Ihre Benutzer Experten für bestimmte Fertigkeiten sein. Sie sollten also nicht von oben herab über Ihre Zielgruppe sprechen, aber auch nicht davon ausgehen, dass Ihre Benutzer alles wissen, was für den Prozess erforderlich ist.

Prioritäten, die Sie bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen für die Fertigung beachten sollten:

  1. Berücksichtigen Sie nicht nur die benötigten Werkzeuge und Materialien, sondern auch die Vorbereitungsarbeiten, die der Benutzer durchführen muss, um seine Station einzurichten - dazu gehören auch all die langweiligen Dinge, wie z. B. wo die Bediener die Werkzeuge einsammeln und wie lange sie zum Umrüsten der Maschinen brauchen. Es macht einen großen Unterschied bei der Koordinierung Ihres Arbeitsablaufs, sowohl flexibel als auch präzise zu sein.
  2. Berücksichtigen Sie bei der Gestaltung und Umsetzung die Rolle des Benutzers: Auf dem Papier mag es zwar sinnvoll sein, in jedem Schritt der Anleitung ausführliche Sicherheitshinweise zu geben, aber ein Benutzer könnte dies als repetitiv empfinden. Sie wurden bereits darauf aufmerksam gemacht und übergehen diese Warnungen automatisch. Das ist das Letzte, was Sie wollen, denn es verringert das Bewusstsein des Bedieners für den Prozess und seine Aufmerksamkeit für Details.
  3. Achtung der Arbeitsanweisungen! Gehen Sie niemals davon aus, dass der Benutzer eine mehrdeutige Anweisung "schon verstehen wird". Denken Sie daran, dass die Arbeitsanweisungen die einzige Autorität für Monteure sind. Die Arbeiter sollten nicht durch einen Mangel an Erklärungen frustriert werden, und alle potenziellen Probleme sollten in der Entwicklung vollständig beseitigt werden.

Montageanleitung im IKEA-Stil mit verschiedenen Teilen und Werkzeugen im Hintergrund

Beispiele für Arbeitsanweisungen für die Fertigung

Nachdem wir nun den Zweck und die Elemente von Arbeitsanweisungen für die Fertigung erläutert haben, ist es an der Zeit, ein wenig tiefer in einige spezifische Beispiele einzutauchen. In der Fertigungsindustrie sind die zu erledigenden Aufgaben manchmal so kompliziert und einzigartig, dass es schwer zu erkennen ist, wo SWIs hilfreich sein könnten.

Wenn Ihnen bei dem Versuch, an Beispiele für wirksame Arbeitsanweisungen zu denken, schwindelig wird, halten Sie sich an die Beispiele aus dem wirklichen Leben, die wir in unseren Fallstudien darlegen - vielleicht gibt es mehr Ähnlichkeiten zu Ihrem Betrieb, als Sie denken.

Leitfäden für Teilbetriebe

Bei Valve Research wird die Software für Arbeitsanweisungen in der Fertigung für Montageprozesse bei der Herstellung von Ventilen für ozeanographische Bohrinseln und andere anspruchsvolle Projekte eingesetzt. Sie sind in der Lage, die Überwachung vieler verschiedener Abteilungen aufzuteilen, von der Spulenmontage, dem Vergießen, Löten, der Elektrik, der Untermontage bis hin zur Endmontage.

Ein Leitfaden erklärt, wie die Spulen von Anfang bis Ende zusammengebaut werden. Andere Abteilungen sind an Unterprozessen beteiligt, so dass ein hergestelltes Teil viele Wege durch die Verarbeitung durchläuft. Arbeitsanweisungen für die Fertigung sorgen dafür, dass die Prozesse nachvollziehbar sind und reibungslos funktionieren.

Weitere Informationen über die Koordinierung und Dokumentation von Arbeitsschritten in Arbeitsanweisungen finden Sie in unserem Leitfaden "Erstellen von Schritt-für-Schritt-Anweisungen mit Bildern und Videos".

Intelligente Formulare für die Materialvorbereitung

Bei KONE, wo Aufzüge hergestellt werden, müssen alle elektrischen und mechanischen Teile an den Arbeitsplatz gebracht werden, sobald die Bediener einen Auftrag abgeschlossen haben. Sobald der Bediener das Smart Form in seiner Arbeitsanweisungssoftware ausgefüllt hat, wird automatisch eine Nachricht an den Vorgesetzten gesendet.

So kann er die benötigten Materialien rechtzeitig für den nächsten Produktionsschritt bereitstellen. Es handelt sich um ein proaktives und reaktionsschnelles System, das interne Wartezeiten für Materialien eliminiert.

Weitere Informationen über die Erstellung von Arbeitsanweisungen für die Fertigung aus der Sicht des Benutzers und mit aussagekräftigen Bildern finden Sie in unserem Leitfaden "How to Write Good Work Instructions."

Unterschied zwischen SWI und SOP

Standardarbeitsanweisungen (SOPs) sind Schritt-für-Schritt-Best-Practices für einzelne Prozesse. Wenn Sie beispielsweise Soldat in der Armee wären, würden Sie SOPs dafür erhalten, wie Sie Ihre Ausrüstung reinigen und warten, aber es gibt keine SOPs dafür, wie Sie sich in Ihrer Rolle als Soldat vollständig verhalten.

*Wenn Sie jedoch für eine bestimmte Operation eingesetzt werden, richten sich Ihre Bewegungen nach den Anweisungen, die Ihr General für diese spezielle Operation erteilt.

Mit anderen Worten: Ihre SOPs sind dazu gedacht, zum festen Stammeswissen zu werden. Wenn du Arbeitsanweisungen für einen Einsatz erhältst (sei es als Soldat oder als Arbeiter am Fließband), wird von dir erwartet, dass du genaue Anweisungen befolgst, aber dennoch dein SOP-Wissen im Hinterkopf behältst.

Während einer Truppenbewegung würde ein Soldat zum Beispiel nicht vergessen, wie er seine Ausrüstung benutzt und die richtigen SOPs für die Wartung kennt. Die SWI für den Einsatz kann sich zwar jedes Mal ändern, aber die SOPs, auf denen er basiert, sind die Grundlage für seinen Erfolg.

**In einem Fertigungsbetrieb kennt ein Schweißer beispielsweise die Sicherheitsanforderungen für die Verwendung seines Schweißbrenners. Wenn das Werk einen neuen Auftrag für den Bau von Frachtcontainern erhält, bekommt der Schweißer neue Standardarbeitsanweisungen und muss trotzdem alle SOPs für die Verwendung des Schweißbrenners in der Werkstatt im Kopf behalten.

Prozesse oder Verfahren sind Teil der Standardarbeitsanweisungen für die Fertigung:

SOP + SOP + SOP + kundenspezifische Spezifikationen = Fertigungs-SWI

Standardarbeitsanweisungen (SWI) in der Fertigung setzen sich aus mehreren SOPs sowie aus prozessübergreifenden Vorgängen unter bestimmten Richtlinien zusammen.

Mit anderen Worten: SOPs zielen auf wiederholte, häufige und isolierte Handlungen ab. SWIs zielen auf mehrstufige Prozesse ab, wie Montageaufträge.

*Hier noch ein Beispiel: Wenn Sie ein LEGO Set bauen, besteht die Standardarbeitsanweisung für das Trennen von zwei zusammengeklebten flachen Teilen darin, das dem Set beiliegende Winkelwerkzeug zu verwenden. Als erfahrener LEGO Baumeister sind Sie mit diesem Werkzeug vertraut, auch wenn Sie mit dem Bau selbst nicht vertraut sind. Deine SOP-Kenntnisse helfen dir jedoch dabei, die LEGO Anleitung zu befolgen, die in dieser Analogie die SWI ist.
SOPs: LEGO-Teile so fest zusammenfügen, dass ein deutliches "Klicken" zu hören ist; Tüten mit Teilen nach Baureihenfolge trennen, um die richtigen Materialien griffbereit zu haben.
SWIs: Wie man einen X-Wing aus LEGO baut

Entwicklung von Arbeitsanweisungen zu digitalen Plattformen

Die Smart Factory - eine Ikone, die das Zeitalter der Industrie 4.0 definiert - hat sowohl die Möglichkeiten von Industriemaschinen als auch die der kontinuierlichen Verbesserung dramatisch verändert. Arbeitsanweisungen waren früher Papierordner, haben sich aber zu interaktiven Softwareanwendungen entwickelt. Darüber hinaus wurde die IoT-Technologie entwickelt, um die SWI-Software in die Maschinen zu integrieren und so für mehr Sicherheit und Präzision zu sorgen.

Vorteile von Software-Standardarbeitsanweisungen (SWI)

Es gibt viele Gründe, digitale Arbeitsanweisungen in der Fertigung einzusetzen:

  • Modularität für Weiterentwicklungen und Grundoperationen gleichermaßen, d.h. Schritte können mit einem Klick bearbeitet, zusammengefügt und für verschiedene Projekte übernommen werden - viel schneller als eine Papieranweisung zu schreiben und dann für jedes Projekt neue Ordner zu erstellen
  • Flexibilität für schwenkbare Produktionsabläufe. Wenn die Mitarbeiter mit dem Rahmen der Arbeitsanweisungen vertraut sind, ist es einfacher, Cross-Skilling und alternative Stationen einzuführen, wenn mehr oder weniger Personal für ein Projekt benötigt wird.
  • Reaktionsfähigkeit** bei der Datenmeldung in Echtzeit, d. h. Fehler oder Maschinenstörungen werden automatisch an den Vorgesetzten gemeldet, der sie sofort beheben kann
  • Präzision bei der Durchführung von Kontrollen bei kleinsten Messungen. Viele digitale Arbeitsanweisungsplattformen erfordern, dass der Bediener Messungen in die Software einträgt, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Qualitätsschritte abgeschlossen wurden. Andernfalls erlauben die Anweisungen dem Benutzer nicht, weiterzumachen.
  • Rechenschaftspflicht für bereits abgeschlossene Arbeitsaufträge zur Qualitätskontrolle. Wenn Sie Papieranleitungen verwenden, lässt sich nicht feststellen, wer sie zum Zeitpunkt der Montage gelesen oder falsch gelesen hat. Bei digitalen Arbeitsanweisungen hingegen lassen sich mit Hilfe von ID-Nummern der Arbeiter und die Station nachverfolgen, und die Aktion wird mit einem Zeitstempel versehen, so dass Qualitätsprobleme leicht bis in die Werkstatt zurückverfolgt werden können.

SWIs in der Fertigung mit Spaghetti-Soße erklären

Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, die Spaghetti-Sauce Ihrer Urgroßmutter nach einem physikalischen Rezept herzustellen.

Gläser mit Spaghettisauce

Im Laufe der Jahre wurde das Rezept Hunderte von Malen zubereitet, und gelegentlich findet sich eine Notiz, die die Anweisungen abändert - "verwenden Sie ¼ Tasse weniger gehackte Zwiebel" oder "ersetzen Sie den Dill durch Fenchel" - aber es ist schwer, die über die Jahre verblasste Handschrift zu lesen.

Wenn Sie die berühmte Spaghettisauce zum ersten Mal zubereiten, wissen Sie vielleicht nicht, welchen Ratschlag Sie befolgen sollen! Wenigstens haben Sie die Notizen, die Sie durch die Schritt-für-Schritt-Anleitung führen.

Aber wissen Sie, was extra hilfreich wäre? Bilder davon, wie die Zwiebeln nach dem Anbraten aussehen sollten.

Oder ein Video, in dem dir jemand genau zeigt, wie du dein Messer halten musst, um die Paprika so fein zu schneiden.

Abgesehen davon, dass Ihre Urgroßmutter Sie buchstäblich persönlich durch den Prozess führt, helfen Ihnen all diese Hilfsmittel dabei, eine verdammt gute Spaghettisauce herzustellen.

Okay, Sie haben mit dem Rezept selbst experimentiert und wollen nun das Rezept Ihrer Urgroßmutter unter Ihrer eigenen Familienmarke in Serie herstellen. Nun muss jede Charge nicht nur gut sein, sondern auch konstant.

**Hier unterscheiden sich die Arbeitsanweisungen in der Fertigung von anderen Arten von Arbeitsanweisungen. Während früher (d. h. bei der Produktion kleiner Mengen) die Sauce gut sein musste, muss sie jetzt bei der Massenproduktion aus Gründen der Qualitätskontrolle *gleichbleibend gut* sein.

ein industrielles Fließband wäscht Tomaten

Ein weiteres Produktionsproblem, mit dem die industrielle Fertigung konfrontiert ist: Sie haben das Rezept für Ihre Spaghetti-Soße inzwischen Hunderte von Malen geübt und beherrschen die Technik. Sie können praktisch im Schlaf kochen - aber Sie sind heutzutage nicht mehr der Einzige, der Tomaten kocht.

In der Produktion gibt es jetzt andere Mitarbeiter, die die Zutaten zur Qualitätskontrolle in genau demselben Maße kochen müssen.

Deshalb muss es eine Form der Standardisierung geben, an die sich alle Beteiligten halten.

Sie sollten damit beginnen, Ihre Produktspezifikationen so detailliert wie möglich festzulegen.

Stellen Sie sich also wieder vor, Sie wären in Ihrer Küche… Was wäre, wenn Ihr Rezept laut zu piepen anfängt, wenn Sie einen Fehler machen oder eine Herdplatte zu lange auf dem Herd lassen, oder wenn sich Ihr Ofen automatisch abschaltet?

**Die *Integrationen* zwischen dem Produktionsprozess und den beteiligten Werkzeugen und Maschinen sind das, was Arbeitsanweisungen in der Fertigung auszeichnet.

Stellen Sie sich das gleiche Szenario in großem Maßstab vor: Ein Produktionsmitarbeiter kocht einen riesigen Bottich mit Tomatenmark und Kräutern, und die Zeitschaltuhr zeigt an, dass die Mischung in einer weiteren Maschine verarbeitet werden muss.

Die internen Mechanismen der Maschine entriegeln das Bedienfeld jedoch erst, wenn der Bottich eine lebensmittelsichere Temperatur erreicht hat, die den Gesundheitsvorschriften entspricht.

Das sind nur ein paar Sekunden, genug für den Arbeiter, um von seinem Pausenplatz aufzustehen und sich um die Maschine zu kümmern, aber es wird getan, um die Anforderungen der Lebensmittelsicherheit zu gewährleisten.

Wie Sie sehen, ist die Konsistenz im Maßstab der Hauptunterschied zwischen Standardarbeitsanweisungen und Arbeitsanweisungen für die Herstellung.

Aufgrund dieser besonderen Belastung für die Hersteller müssen SWI strenger entwickelt werden und den Erfordernissen von Sicherheit, Qualität und Präzision voll Rechnung tragen.

Checkliste für die Erstellung von Arbeitsanweisungen für die Fertigung

Sie haben es geschafft! Jetzt, da Sie mit der Funktionsweise von Arbeitsanweisungen in der Fertigung besser vertraut sind, können Sie mit der Erstellung Ihrer eigenen Arbeitsanweisungen beginnen. Hier finden Sie eine hilfreiche Checkliste, die Sie zu den wichtigsten Elementen anleitet:

Checkliste für die Erstellung von Arbeitsanweisungen

WHO
☐ Wie viele Mitarbeiter werden benötigt und welche Aufgaben haben sie innerhalb des Teams?
☐ Benötigt der Bediener zusätzliche Sicherheitsausrüstung oder Zertifizierungen?
WAS
☐ Welche Art von Maßnahme wird durchgeführt und in wie vielen Schritten?
☐ Welche Werkzeuge werden benötigt?
☐ Welche Sicherheitsvorkehrungen müssen getroffen werden?
☐ Wie bestätigt der Bediener, dass der Schritt korrekt ausgeführt wurde?
Wo
☐ Welche Station ist aus Sicht des Arbeitsablaufs am sinnvollsten zu verwenden?
☐ Was ist, wenn die Einrichtung anders aussieht/verhält?
☐ Wo kommen die Materialien an und wohin werden sie zur Weiterverarbeitung geschickt?
WANN
☐ Wie spielt die Taktzeit in den Produktionszyklus hinein?
☐ Müssen bestimmte Vorgänge zeitlich parallel zu anderen ablaufen?

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